Heb je wel eens een slechte ervaring gehad met het contractmanagement van een bedrijf? Misschien was het ondertekenen van elektronische contracten lastig of kreeg je een oud contract toegestuurd. In dit soort gevallen kan het slechte contractbeheer van een bedrijf de ondergang worden.
Hoewel contracten vaak als een saaie formaliteit worden beschouwd, zijn het cruciale documenten voor een bedrijf. De manier waarop je de contractlevenscyclus beheert, zal dus je klantenwerving en -behoud en merkreputatie maken of breken. Bedrijven verliezen gemiddeld 9,2% van hun omzet als gevolg van slecht contractlevenscyclusbeheer.
Contracten helpen het bedrijf, het merk en de klanten te beschermen. Zonder goed contractlevenscyclusbeheer zullen bedrijven met veel problemen te maken krijgen op het gebied van klantvertrouwen en branding. In dit artikel bekijken we manieren waarop Contract Lifecycle Management (CLM), oftewel contractlevenscyclusbeheer, en CLM-software je kunnen helpen om je klantervaring en merk te verbeteren.
Hoe contract lifecycle management het vertrouwen van klanten verbetert
Laten we eerst eens kijken hoe het gebruik van software voor contractlevenscyclusbeheer in je CLM-processen het vertrouwen van klanten kan verbeteren. Hier zijn vijf manieren waarop CLM-software de klantervaring en het vertrouwen kan verbeteren.
1. Snellere doorlooptijd van documenten
Tools voor het levenscyclusbeheer van contracten helpen de doorlooptijd van documenten te versnellen. Het duurt meestal ongeveer 20-30 dagen voordat een bedrijf een contract heeft voltooid, afgerond en ondertekend. Dit kan een probleem met de klantervaring opleveren, omdat de wachttijd ongeduld en soms frustratie kan veroorzaken bij klanten die haast hebben.
CLM-tools zijn geweldig omdat ze die tijd aanzienlijk kunnen verkorten. Omdat het ook een geweldige tool voor hybride werk is, maakt het niet uit waar de klant of opdrachtnemer zich bevindt. Je kunt documenten online laten voltooien en ondertekenen, wat de snelheid en efficiëntie verhoogt. Hoe sneller contracten en documenten klaar zijn, hoe gelukkiger je klanten zullen zijn en hoe eerder je de relatie kunt beginnen.
2. Gepersonaliseerde service
In bepaalde gevallen kunnen bedrijven problemen krijgen met klanten omdat ze hun gegevens kwijtraken, zoals contactgegevens, adressen, speciale verzoeken, voor welke diensten ze zich hebben aangemeld, betalingsvoorwaarden, enzovoort. Om een gepersonaliseerde ervaring te bieden, moet je deze informatie altijd bij de hand hebben. Een contractmanagementoplossing kan hierbij helpen.
Als je een contract hebt opgeslagen in een cloudgebaseerde oplossing, zoals software voor het beheer van de levenscyclus van contracten, kunnen je vertegenwoordigers op elk moment informatie opvragen. Als je deze informatie gereed hebt, verbeter je de manier waarop je personeel je klanten van dienst is.
3. Zorg voor betrouwbare contracten
Het implementeren van een CLM-systeem zorgt ook voor betrouwbaardere contracten die meer up-to-date zijn. Een klant een verouderd contract geven, brengt veel uitdagingen met zich mee voor de relatie. In het beste geval moet je het bijwerken en de vervelende contractlevenscyclus opnieuw doorlopen. In het slechtste geval heb je een verkeerd contract te pakken, wat problemen kan opleveren voor jou en je klant. Dit heeft invloed op de relatie en het vertrouwen van een klant in jou als dienstverlener.
Lees ook: Waarom Oneflow een contract- automatiseringsplatform voor iedereen is
4. Verplichtingen duidelijk aangeven
Klanten willen vanaf het begin weten wat er van hen wordt verlangd. Dat betekent dat je ze informatie moet geven, zoals wanneer ze moeten betalen, hoe vaak ze contact moeten opnemen, welke informatie ze moeten verstrekken, enzovoort.
Dit kun je allemaal communiceren via een contract. En door ze er op elk moment toegang toe te geven, zou het makkelijker voor hen moeten zijn om het even terug te zoeken en te zien wat hun verplichtingen zouden kunnen zijn. Met CLM-software kun je ze op elk gewenst moment toegang tot een ondertekend contract sturen en hun geheugen opfrissen over wat ze moeten doen om de zakelijke relatie te laten slagen.
5. Vermeld duidelijk de voordelen
Als je klanten hebt die het gevoel hebben dat ze geen waar voor hun geld krijgen als het gaat om de gecontracteerde diensten, kan dat ook zijn omdat ze vergeten zijn op welke voordelen en diensten ze recht hebben. Stel dat je fysiotherapeut bent en ook telemarketingdiensten levert. Door dat meteen beschikbaar te stellen en te vermelden in een contract waar mensen naar terug kunnen gaan, kunnen je klanten gebruik maken van die diensten wanneer ze die nodig hebben.
Als we niet te veel communiceren over de voordelen die mensen krijgen als ze met je samenwerken, bestaat de kans dat ze niet zo tevreden zijn met de dienst. Maar als we het via contracten duidelijk maken, kunnen mensen het op elk moment oppikken en een helder beeld krijgen, en dan heb jij meer tevreden klanten.
Beter contractmanagement komt niet alleen klanten ten goede. Het helpt ook je bedrijf en vooral je merkreputatie. Laten we eens kijken hoe Contract Lifecycle Management je bedrijf kan helpen.
Zo verbetert contract lifecycle management de merkreputatie
De merkreputatie van een bedrijf is een cruciaal aspect. Het beschermen ervan brengt veel voordelen mee voor je bedrijf. Dus door tools voor Contract Lifecycle Management te gebruiken om je merkreputatie te verbeteren, krijg je toegang tot allerlei voordelen. Laten we er een paar bekijken.
1. Groei door mond-tot-mondreclame
Mond-tot-mondreclame blijft een van de beste manieren om een merk te laten groeien. Er zijn een paar manieren waarop je CLM-software je kan helpen de mond-tot-mondreclame te verbeteren. Ten eerste, door uitstekende contractlevenscyclusbeheerprocessen te hebben, verbeter je het klanttraject en geef je mensen meer reden om met hun vrienden te praten over hoe soepel het is om met je te werken.
Ten tweede kun je ook bedrijfsreferenties aan je contract toevoegen om het voor bestaande klanten gemakkelijk te maken je contact door te geven. Je zou op zijn minst ergens in je contracten en formulieren een website moeten hebben. Hier is een lijst met softwaresystemen voor webhostingbeheer die je kunt gebruiken om een website te bouwen.
2. Verbeter de efficiëntie
Door software voor contractlevenscyclusbeheer te gebruiken om de efficiëntie te verbeteren, kun je betere diensten verlenen aan je klanten. Bovendien kan het een cruciaal onderdeel worden van het opbouwen van een positief merk met de mensen met wie je werkt.
Een andere manier om de efficiëntie te verbeteren, is het implementeren van projectmanagement van oplossingen voor klantrelatiebeheer. Een geweldige software die je hiervoor kunt gebruiken, is ConnectWise Manage.
3. Vermijd juridische problemen
Wanneer bedrijven hun contractmanagementpraktijken niet op orde hebben, kan dit leiden tot juridische problemen. Klein of groot, een juridische kwestie kan veel problemen opleveren voor de reputatie van een bedrijf. Projecten en afspraken moeten zwart-wit zijn en zo klaar als een klontje. Met een beter contractlevenscyclusbeheerproces om contractherzieningen en naleving te stroomlijnen, sta je zowel vanuit juridisch als PR-oogpunt sterker.
4. Lessen human error on contracts
Het contractlevenscyclusbeheerproces verwijdert elke menselijke fout die een slechte weerslag zou kunnen hebben op het bedrijf. Of het nu gaat om typografische fouten of een slechte uitleg van begrippen, je kunt ze minimaliseren of vermijden als mensen delen van het contractuitvoeringsproces automatiseren.
5. Verklein het risico op slechte klanten
Als je contracten er alleen zijn voor de ‘formaliteit’, dan verliest je bedrijf een van zijn safeguards tegen slechte klanten die je diensten alleen maar zullen belasteren of misbruiken. Er is een reden waarom dingen op papier zetten zo belangrijk is voor een bedrijf. Het zorgt er namelijk voor dat relaties win-win zijn.
Als je slechte klanten hebt, reflecteert dat niet alleen slecht op de klant. Het kan ook je reputatie als bedrijf schaden. Je klant kan de relatie tegen je gebruiken, of het kan andere klantrelaties die je hebt schaden. Een weloverwogen en efficiënt contractlevenscyclusbeheer helpt je bedrijf tegen dit scenario te beschermen.
Contractlevenscyclusbeheersoftware: een groeiende markt
De software-industrie voor contractlevenscyclusbeheer zou tegen 2027 kunnen groeien tot 4,3 miljard dollar, wat wijst op groei in gebruik in alle sectoren. Meer mensen gebruiken CLM-software omdat het de bedrijfsvoering helpt stroomlijnen. Als je er nog geen gebruikt, dan is het tijd om dit te gaan doen.
