Contract lifecycle management (CLM): Een complete gids

Onderhandelen, opstellen, beoordelen en verwerken van contracten duurt eeuwen – vooral als je alles op de ouderwetse, handmatige manier doet. Hoe groter je wordt, hoe zichtbaarder de problemen. In het ergste geval kunnen ongeoptimaliseerde contractprocessen niet alleen een enorme kostenpost worden, maar ook echte problemen veroorzaken voor een bedrijf – je kunt kansen mislopen, je relaties met bestaande partners verslechteren, enz.

Het antwoord op deze ellende is contractmanagement, maar hoe implementeer je dit zo effectief mogelijk? Op welke aspecten moet je letten en welke tools moet je overwegen? Mijn gids voor contract lifecycle management geeft antwoord op al deze vragen en meer.

Zie ook: Contracten maken: De enige gids die je nodig hebt

Wat is contract lifecycle management?

Hier is Gartner‘s definitie van contract lifecycle management:

“Gartner definieert contract life cycle management (CLM) markt als een oplossing die proactief contracten beheert vanaf het initiëren tot en met het onderhandelen, uitvoeren, naleven en hernieuwen. In deze context is een contract elke overeenkomst of contractueel document dat rechten en plichten bevat die nu of in de toekomst van invloed zijn op een organisatie (bijvoorbeeld een geheimhoudingsovereenkomst). CLM oplossingen stellen organisaties in staat om contracten aan te maken, erover te onderhandelen en ze op te slaan in een centrale opslagplaats. Het gebruik van deze oplossingen helpt organisatorische risico’s te beperken door naleving van regelgeving en beleid mogelijk te maken, governance te bieden over wat er wordt ondertekend en met wie, en rolgebaseerde toegang tot voorwaarden en verplichtingen met derden. CLM oplossingen zorgen voor zichtbaarheid, consistentie en efficiëntie in het contracteerproces binnen een onderneming. Use cases zijn voornamelijk afgestemd op delen van het proces, zoals voor en na ondertekening. Verschillende afdelingen geven vaak prioriteit aan een bepaalde use case op basis van hun betrokkenheid bij het contracteerproces”.

Bij Oneflow zijn we het eens met Gartner. Samengevat gaat contract lifecycle management over het gebruik van gespecialiseerde software om organisaties te helpen hun contractmanagement processen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat ze hun contractuele relaties met klanten, leveranciers, partners en andere stakeholders effectiever kunnen beheren, wat leidt tot lagere kosten, minder risico’s en een betere algehele efficiëntie. Het draait allemaal om het optimaliseren van het hele contracteerproces.

Contract lifecycle management vs contractmanagement

De termen “contract lifecycle management (CLM)” en “contractmanagement” worden soms verkeerd geïnterpreteerd als synoniemen, maar ze zijn in feite verschillend.

Contract lifecycle management is een moderne, allesomvattende methode die volledige zichtbaarheid en end-to-end controle geeft over het contractmanagement proces, van pre-sign tot post-sign activiteiten. Het idee is om elke fase zoveel mogelijk te automatiseren en te optimaliseren met behulp van verschillende geavanceerde tools en technologieën, zoals software voor contract lifecycle management.

Contractmanagement is beperkter in bereik. Het richt zich op verplichtingen na de uitvoering en naleving. Deze methode is beter geschikt voor bedrijven met beperkte budgetten of behoeften. Het kan, en wordt vaak, handmatig gedaan (met behulp van Excel-sheets en Microsoft Word-documenten).

Samengevat is Contract Lifecycle Management een bredere, meer geavanceerde en strategische methode die bedrijven helpt om contracten te beheren en de creatie, editie en analyse ervan te automatiseren. Het stelt bedrijven ook in staat om de workflows van contractteams te optimaliseren (goedkeuringen, aanvragen, onderhandelingen, enz.) om de efficiëntie te verbeteren.

Wat zijn de voordelen van contractmanagement?

HHeb je wel eens een slechte ervaring gehad met het contractmanagement van een bedrijf? Misschien had je moeite met het ondertekenen van digitale contracten, of kreeg je een oude overeenkomst toegestuurd. Contractmanagement systemen zorgen ervoor dat er geen misstappen gebeuren door het stroomlijnen van processen tijdens kritieke fasen van de levenscyclus van een contract.

Heb je nog meer bewijs nodig waarom contractmanagement zo belangrijk is? Hier zijn een paar van de voordelen:

1. Snellere doorlooptijd van documenten: Volgens ons laatste klantenonderzoek zeggen onze klanten dat ze 90% van hun tijd besparen op het invullen, afronden en ondertekenen van contracten. Dat betekent dat ze erin geslaagd zijn om dit terug te brengen van de standaard van 20-30 dagen naar slechts 2-3 dagen.CLM-oplossingen kunnen die tijd aanzienlijk verkorten omdat het hybride werktools zijn . Waar de klant of aannemer zich ook bevindt, ze kunnen het document toch online ondertekenen.
2. Verbeterde efficiëntie: CLM-software stroomlijnt ook het contractproces, verkort de cyclustijden en voorkomt knelpunten (silo processen, trage beoordelingen en goedkeuringen, zichtbaarheidsproblemen enz.) Hierdoor kunnen organisaties hun algehele efficiëntie verbeteren en zich richten op meer strategische taken, zoals het onderhandelen over betere deals of het vinden van nieuwe zakenpartners.
3. Betrouwbaardere contracten: Een CLM systeem verbetert de betrouwbaarheid van contracten en zorgt ervoor dat ze up-to-date zijn. Niemand wil werken aan contracten die niet ondertekend worden en ze ook niet versturen. Een klant een verouderd contract aanbieden kan de relatie onder druk zetten. In het beste geval moet je het bijwerken en de vervelende levenscyclus van een contract opnieuw doorlopen. Anders werk je op basis van een gebrekkig contract, wat later voor grote problemen kan zorgen.
4. Betere mond-tot-mond groei: Mond-tot-mond aanbevelingen blijven een van de beste manieren om een merk te laten groeien. Een CLM-oplossing kan helpen om dit nog beter te doen. Uitstekende processen voor contractmanagement verbeteren het klanttraject en geven mensen meer reden om met hun vrienden te praten over hoe soepel het werken met jou is.
5. Minder menselijke fouten: Automatisering verwijdert de meeste menselijke fouten die anders negatieve gevolgen zouden kunnen hebben voor het bedrijf (bijv. typefouten, slechte uitleg van voorwaarden).
6. Risico’s en nalevingsproblemen beperken: Slechte contractmanagement praktijken leiden soms tot juridische problemen die veel problemen kunnen opleveren voor de reputatie van een bedrijf. Projecten en overeenkomsten moeten glashelder zijn. Contract lifecycle management stroomlijnt contractherzieningen en verbetert de naleving, zodat je er vanuit juridisch en PR-oogpunt beter voor staat.
7. Kostenbesparingen: Goed contractmanagement kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen door contractvoorwaarden te optimaliseren en contractcyclustijden te verkorten. Het helpt gebieden te identificeren waar opnieuw over voorwaarden kan worden onderhandeld en waar deze kunnen worden verbeterd, wat kan leiden tot kostenbesparingen.
8. Betere samenwerking: Een CLM tool vergemakkelijkt een betere samenwerking tussen stakeholders zoals juridische, inkoop- en financiële teams. Het creëert een centrale opslagplaats van overeenkomsten, zodat iedereen er vanaf één locatie toegang toe heeft en het contractmanagement versimpelt.
9. Verbeterde zichtbaarheid: CLM software biedt een verbeterde zichtbaarheid in de hele levenscyclus van contracten, waardoor organisaties de status van contracten kunnen volgen (inclusief de ingangsdatum van het contract), prestaties kunnen controleren en verbeterpunten kunnen identificeren.

Hoe werkt software voor contract lifecycle management?

Volgens G2 Crowd,

“Contract Lifecycle Management (CLM) software wordt gebruikt om het hele levenscyclusproces van contracten te stroomlijnen, van voor ondertekening tot na ondertekening. In tegenstelling tot software voor contractmanagement helpt CLM-software gebruikers bij het beheren van acties na ondertekening (of na uitvoering), inclusief het bijhouden van verplichtingen, prestatie- en nalevingsmanagement en geschillenbeslechting. Dit soort software helpt bedrijven ervoor te zorgen dat alle interne en externe partijen hun contractuele verplichtingen begrijpen en nakomen door alle voorwaarden en communicatie over verplichtingen centraal op te slaan. Daarnaast biedt CLM software inzicht in de prestaties van contracten en risicobeperking bij niet-naleving”.

Om de beste resultaten te krijgen (inclusief de bovengenoemde voordelen), moet je investeren in automatiseringstools voor het optimaliseren van de levenscyclus van contracten. Een goede oplossing moet automatiseringsmogelijkheden bieden, je helpen de naleving te verbeteren, inzichten genereren en features voor workflowoptimalisatie bieden.

Oneflow is een uitstekend voorbeeld van contractmanagement software. Het is intuïtief, zeer gemakkelijk te verbinden met andere systemen en toepassingen en biedt tal van nuttige features:

• Traceren – Volg het contract ondertekeningsproces van voorbereiding tot ondertekening en daarna. Houd bij wanneer en hoe vaak mensen documenten openen, enz. Met de kalender van Oneflow kun je elke cruciale contractgebeurtenis tijdens de levenscyclus in de gaten houden.
• Management – Configureer herinneringen, levenscyclusmeldingen en beheerdersrollen om contractmanagement in jouw bedrijf te stroomlijnen.
• E-handtekeningen – Gebruik juridisch bindende e-handtekeningen die verschillende ondertekeningsmethoden ondersteunen (standaard e-handtekening, handgeschreven handtekening, SMS-verificatie, elektronische identificatie).
• Oneflow AI – Importeer bestaande contracten (één voor één of veel tegelijk), controleer ze op nalevingsproblemen en menselijke fouten en gebruik krachtige zoekopties om snel de informatie te vinden die je nodig hebt.
• Dynamische templates – Gebruik aanpasbare templates (die je kunt delen met anderen) om snel en eenvoudig contracten op te stellen of meldingen en uitnodigingsberichten te versturen.
• Samenwerking – Je teams kunnen samenwerken aan dezelfde documentversie zonder dat ze goedkeuringen hoeven bij te houden of meerdere concepten in de jungle hoeven te zetten. Dit voorkomt dat er lange e-mails moeten worden uitgewisseld en zorgt ervoor dat er geen wijzigingen over het hoofd worden gezien.
• Workspaces – Maak workspaces die expliciet zijn ingericht voor de workflows van jouw bedrijf (en die een passend merk hebben) en gebruik ze om jouw contracten te organiseren. Voer controleproeven uit en gebruik gedeelde videoschermopnames en commentaren om de samenwerking te verbeteren. Configureer triggers en regels om bepaalde secties ontoegankelijk te maken voor onbevoegde gebruikers.
• Analyse – Krijg toegang tot tools voor het bijhouden van contracten om belangrijke KPI’s en data over betrokkenheid (aantal bezoekers, open rate enz.) te controleren.
• Integraties – Gebruik verschillende soorten integraties (waaronder populaire apps zoals Teatailor, Hubspot of Salesforce) om ons systeem aan te passen aan jouw specifieke scenario.

Probeer Oneflow uit met onze 14-daagse gratis proefversie of boek een live demo met ons team.

Wat zijn de fasen van contract lifecycle management?

Afhankelijk van wie je het vraagt en in welke industrie ze werken, kun je iets andere antwoorden krijgen over de fasen van contractmanagement. Over het algemeen zijn er echter zes hoofdstappen:

1. Contractinitiatie: is de eerste fase van de contractlevenscyclus, waarin de behoefte aan een nieuw contract wordt vastgesteld en de contractaanvraag wordt geïnitieerd. Deze stap kan bestaan uit het identificeren van de belangrijkste stakeholders, het verzamelen van eisen en het maken van een business case om het contract te rechtvaardigen.
2. Opstellen van het contract: In deze fase wordt het contract opgesteld. Dit omvat het onderhandelen over de voorwaarden, het bekijken van de wettelijke en regelgevende vereisten en het verkrijgen van goedkeuring van de stakeholders.
3. Contractbeoordeling en goedkeuring: Zodra het contract is opgesteld, wordt het beoordeeld om er zeker van te zijn dat het juridisch in orde is en voldoet aan de eisen van alle betrokken partijen. De overeenkomst kan indien nodig worden herzien of gewijzigd voordat deze definitief wordt goedgekeurd.
4. Uitvoering van het contract: Deze fase omvat de daadwerkelijke ondertekening en uitvoering van het contract, evenals stappen zoals het uitwisselen van handtekeningen, het vastleggen van de overeenkomst in een contractmanagementsysteem en het verspreiden van kopieën aan alle relevante partijen.
5. Uitvoering en controle van het contract: Zodra het contract is uitgevoerd, is het bewaken en beheren van de prestaties ervan essentieel. Dit omvat het bijhouden van belangrijke statistieken, zorgen dat de contractuele verplichtingen worden nageleefd en eventuele problemen aanpakken.
6. Contract beëindigen of hernieuwen: Hoewel er contracten zijn zonder einddatum, houden de meeste op een gegeven moment op te bestaan. Als het contract afloopt, kunnen de partijen besluiten het contract te beëindigen of te hernieuwen. In deze fase gaat het om onderhandelingen, het opstellen van een nieuw contract of het beëindigen van het bestaande contract.

Industrieën die profiteren van een geoptimaliseerd contract lifecycle management proces

Bijna alle industrieën kunnen profiteren van software voor het beheren van de contractlevenscyclus, ongeacht of ze actief zijn in B2B of B2C. Hier volgen een paar voorbeelden:

1. Technologie: Het belangrijkste doel van CLM in de techindustrie is om de manier waarop bedrijven met contracten werken te moderniseren en hun moderne industrie te weerspiegelen. Een goed beheer van de levenscyclus van contracten is essentieel in deze sector, omdat het helpt bij het hernieuwen van contracten, onderhandelingen en meer. Bovendien integreren de beste systemen voor het beheer van de contractlevenscyclus met alle bestaande en veranderende ecosystemen.
2. Consulting: CLM voor consultancy diensten maakt handmatige administratie van klantoffertes, partnerovereenkomsten en inhuur van consultants overbodig. In plaats daarvan kun je op maat gemaakte, interactieve offertes leveren met live bewerkings- en engagement tracking features.
3. Recruitment: De gestandaardiseerde, op logica gebaseerde contracten van Oneflow zorgen ervoor dat contracten van kandidaten altijd compliant, gesynchroniseerd en wettelijk goedgekeurd zijn. CLM software geeft beter inzicht in het wervingsproces met tracking van onderhandelingen.
4. Verzekeringen: Verzekeringsmaatschappijen gebruiken contracten voor alles, van polisovereenkomsten tot leverancierscontracten. Afhankelijk van het acceptatieproces kun je ook contractsjablonen gebruiken om ervoor te zorgen dat je een breed scala aan contracten hebt.
5. Productie: De productie-industrie is afhankelijk van contracten met leveranciers, distributeurs en andere partners. Contract lifecycle management helpt productieorganisaties om deze overeenkomsten effectiever te beheren door meer inzicht te geven in contractvoorwaarden en -verplichtingen, de naleving van contracten te verbeteren en de contractadministratie te stroomlijnen. Productieorganisaties kunnen ook het risico opverstoringen van de toeleveringsketen verminderen en de operationele efficiëntie verbeteren.
6. Financiële dienstverlening: Deze industrie is sterk gereguleerd en naleving is een topprioriteit. Contract lifecycle management kan financiële instellingen helpen om hun contracten te beheren en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de relevante regelgeving en tegelijkertijd de risico’s beperken. Bovendien kunnen tools voor contractmanagement organisaties in de financiële dienstverlening helpen de kosten voor contractmanagement te verlagen door taken als het opstellen, onderhandelen en hernieuwen van contracten te automatiseren.
7. NGO’s: NGO’s moeten vaak internationaal en, afhankelijk van hun werkgebied, op korte termijn veel contracten ondertekenen. Contract lifecycle management omvat dit alles, van fondsenwervingsovereenkomsten tot leverancierscontracten.

Zie ook: Een basisgids over elektronische handtekeningen en wat ze legaal maakt

Beste werkwijzen voor contract lifecycle management

Bij het opzetten van contract lifecycle management kan het een uitdaging zijn om te weten waar je moet beginnen. Hier zijn een paar van onze toptips om je op weg te helpen:

1. Stel een duidelijk contractmanagement proces op – Een goed gedefinieerd proces voor het opstellen, beoordelen, goedkeuren, uitvoeren en beheren van contracten zorgt ervoor dat alle contracten consistent en effectief worden beheerd.
2. Definieer rollen en verantwoordelijkheden – Dit zorgt ervoor dat iedereen verantwoordelijk wordt gehouden en helpt verwarring of misverstanden in teams te voorkomen.
3. Gebruik software voor contractmanagement – Software voor contractmanagement automatiseert en stroomlijnt alle aspecten van het contractmanagementproces, waaronder het opstellen, beoordelen, goedkeuren en bewaken van contracten, en vermindert menselijke fouten.
4. Zet een contractopslagplaats op – Een centrale locatie waar contracten worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn, maakt het bijhouden van de contractstatus, deadlines en andere belangrijke informatie gemakkelijker.
5. Contracten bijhouden en rapporteren – Dit omvat het bijhouden van de contractstatus, deadlines en andere belangrijke mijlpalen.
6. Zorg ervoor dat contracten worden nageleefd – Controleer of contractuele verplichtingen worden nageleefd en onderneem actie als dat nodig is om juridische en financiële risico’s te vermijden.
7. Duidelijke communicatiekanalen opzetten – Ervoor zorgen dat alle partijen die betrokken zijn bij het contractmanagement proces op de hoogte zijn van de contractstatus, wijzigingen etc.

De belangrijkste conclusies

Door een CLM systeem te implementeren, automatiseren organisaties hun contractmanagement processen, verminderen ze de risico’s en kosten in verband met menselijke fouten en verbeteren ze de naleving, samenwerking en efficiëntie. Deze tools verzamelen ook waardevolle data, waardoor contracten kunnen worden geanalyseerd en inzichten worden gegenereerd die toekomstige beslissingen verbeteren.

Het implementeren van een oplossing voor contract lifecycle management in jouw bedrijf kan ontmoedigend zijn, daarom hebben we Oneflow vanaf de eerste dag intuïtief in gebruik gemaakt. Als je CLM features, handige integratieopties en een reeks AI-verbeteringen wilt, probeer Oneflow en al zijn mogelijkheden dan uit met onze gratis, vrijblijvende 14-daagse proefversie.