Contractmanagement is de ruggengraat van elk bedrijf, groot of klein. Daarom kan een efficiënt en betrouwbaar systeem een enorme impact hebben op het succes van je bedrijf.
Dit is waar contractmanagement software om de hoek komt kijken. Deze magische tool is ontworpen om bedrijven te helpen hun contracten op orde te houden, zodat het proces van begin tot eind vlekkeloos verloopt.
Ongeacht in welke sector je actief bent, achter elk aspect van een bedrijf gaan contracten schuil. Van het contracteren van leveranciers, het inhuren van werknemers, het verwerven van middelen, het verkopen van diensten of goederen, enz. Als je er even bij stilstaat, zie je overal contracten!
Dus als we het hebben over contractmanagement, bedoelen we hoe een bedrijf al die contracten beheert. Bovendien omvat het de hele levenscyclus van een contract, van begin tot eind en elke kleine stap daartussenin. Laten we er eens wat dieper in duiken.
Hoe kan software voor contractmanagement jou en jouw bedrijf helpen?
Natuurlijk wil je bij elke vorm van software nadenken over je Return on Investment (ROI). Goede software voor contracten zorgt voor een fantastische ROI.
Een voorbeeld: je hebt een groot marketingbureau in Brussel. Je bent op zoek naar een ontwerper op afstand en je hebt de perfecte kandidaat gevonden in Warschau. Je stuurt het contract door, maar ziet een fout. Het salaris wordt alleen in euro’s weergegeven, in plaats van in zowel euro’s als Poolse Złoty.
Met de juiste contract software kun je die wijziging eenvoudig in real-time doorvoeren, in plaats van dat je het contract handmatig moet bewerken en terugsturen naar de ondertekenaar. Je kunt de gebruiker ook delen van het contract laten bewerken voordat beide partijen tekenen.
Dit is slechts één voorbeeld van hoe de juiste contractsoftware je kan helpen om sneller vooruit te komen, zoals Eurofins ontdekte toen ze hun contracten wilden digitaliseren. Door het gebruik van contractmanagement software waren managers bij Eurofins in staat om beter op de hoogte te blijven, omdat ze meer “het gevoel hadden eigenaar te zijn van hun eigen arbeidsovereenkomsten”.
Kortom, wat zijn de voordelen van contractmanagement software?
Als we het zouden hebben over elk aspect dat deze tool zo geweldig maakt, zouden we hier jaren bezig zijn. In plaats daarvan houden we het kort en bondig en vertellen we je over drie belangrijke voordelen die het je bedrijf kan opleveren.
Voordelen van software voor contractmanagement
- Verlaagt bedrijfsrisico’s
Contractmanagement met de hand is een proces dat vatbaar is voor menselijke fouten, wat zowel financiële als juridische gevolgen kan hebben en het vertrouwen van de ondertekenaar kan schaden.
Geautomatiseerde systemen hebben bewezen het risico op fouten aanzienlijk te verminderen. Bovendien worden alle contracten veilig op één plek opgeslagen en kan de verantwoordelijke persoon beperken en controleren wie er toegang toe heeft.
- Uitzonderlijk tijdbesparend
Elke stap in het proces gaat sneller, van het opstellen van het contract tot het ondertekenen ervan. Volgens Forrester en Aberdeen verkort het gebruik van een contractmanagement systeem de tijd die nodig is om een project goed te keuren gemiddeld met 82%.
Cloud-gebaseerde software voor contractmanagement maakt zelfs real-time onderhandeling mogelijk, waardoor de doorlooptijd nog korter wordt en de deal nog sneller wordt getekend.
- Onmiskenbaar kosteneffectief
Het rapport van Aberdeen over dit onderwerp onthulde hoe goed presterende bedrijven geloven dat het in één keer goed afsluiten van een contract een positieve invloed kan hebben op sales. Niet alleen dat, maar vertragingen in het sluiten van een deal kunnen resulteren in verloren omzet. Kortom, een sneller proces leidt tot een hogere kans op succes en extra tijd om te investeren in het binnenhalen van meer deals.
Software voor contractmanagement heeft bewezen het risico op fouten aanzienlijk te verminderen. Menselijke fouten in contracten kunnen leiden tot hoge juridische kosten, dus foutloze documenten kunnen een bedrijf veel geld besparen.
Hoewel de levenscyclus hetzelfde blijft, of je het proces nu handmatig afhandelt of software voor contractmanagement gebruikt, is de workflow werelden van verschil. Een efficiënt proces bespaart veel tijd en zoals we allemaal weten, betekent tijd geld.
Hoe kies je de juiste software voor contractmanagement?
De juiste software voor contractmanagement hangt af van een aantal factoren en kan per bedrijf verschillen. Maar hier zijn enkele belangrijke dingen die je in overweging moet nemen bij het vinden van de juiste software voor contractmanagement:
- Is het eenvoudig en gebruiksvriendelijk?
- Hoeveel functies zul je waarschijnlijk echt nodig hebben in jouw bedrijf?
Heeft het integraties die passen bij je andere workflows? - Komen de beveiligingsfuncties van het platform overeen met jouw behoeften op het gebied van data?
- Heeft het platform voor contractmanagement AI-mogelijkheden?
Zelfs als je niet zo bekend bent met AI, kan een intuïtief gebouwde functie jouw contractmanagement workflows veel sneller en soepeler laten verlopen.
Software voor contractmanagement: Cloudgebaseerde versus offline oplossingen
Het gebruik van contract software is dus duidelijk beter dan uren verspillen door het handmatig te doen. Maar zijn alle diensten voor contractmanagement hetzelfde?
Hoewel ze allemaal ontworpen zijn om de levenscyclus van contracten vanaf één plek effectief te beheren, het proces te versnellen en het werk te vergemakkelijken, moeten we onderscheid maken tussen cloud-gebaseerde en offline oplossingen.
Cloud-gebaseerde oplossingen zijn toegankelijk via de browser, terwijl offline software geïnstalleerd moet worden op een apparaat. Het gebruik van een cloud-gebaseerd systeem heeft verschillende voordelen ten opzichte van een offline oplossing. Laten we eens kijken welke dat zijn:
- Live bewerken
Versiebeheer kan een probleem zijn als je offline werkt en kan leiden tot misverstanden. Met live bewerken weet iedereen zeker dat ze altijd aan de laatste versie van het contract werken. Contracten worden direct op het platform bewerkt, in realtime. Beide partijen kunnen de wijzigingen en updates dus onmiddellijk bekijken.
- Onmiddellijk onderhandelen
Gebruik opmerkingen direct in het contract om vragen te stellen en te onderhandelen over voorwaarden, in realtime. De andere partij kan het commentaar onmiddellijk zien en erop reageren. Dit maakt communicatie directer en transparanter.
- Onbeperkte opslag
Wanneer software op je apparaat wordt geïnstalleerd, neemt het ruimte in beslag, en na verloop van tijd neemt het steeds meer ruimte in beslag totdat het uiteindelijk geen opslagruimte meer heeft. Cloud-gebaseerde software heeft onbeperkte opslag tot zijn beschikking, dus dat is een ding minder om je zorgen over te maken.
- Toegang op afstand
Een cloudsysteem is niet gebonden aan een locatie of apparaat. Het is overal toegankelijk, via elke browser. De pandemie benadrukte deze noodzaak luid en duidelijk, en nu we het tijdperk van werken op afstand ingaan, zijn cloud-gebaseerde systemen echt de enige logische oplossing.
- Veiliger dan ooit
Het idee dat je overal toegang hebt tot het platform doet misschien wat alarmbellen rinkelen. Welnu, je moet weten dat alleen belanghebbenden met toestemming om een document in te zien dat kunnen doen. En dat niet alleen – alle wijzigingen worden geregistreerd en voorzien van een tijdstempel, zodat je altijd kunt zien wie het document wanneer heeft geopend en welke wijzigingen ze hebben aangebracht.
Zoals je ziet is cloud-gebaseerde software voor contractmanagement een stap vooruit in termen van snelheid en efficiëntie. Het biedt ook meer flexibiliteit en transparantie tijdens het hele proces.
Waar je op moet letten bij het kiezen van software voor contractmanagement
Als je besluit welke tool voor contractmanagement je moet gebruiken, vraag je je waarschijnlijk af waar je op moet letten? En vraag je jezelf of het internet af op welke functies je moet letten? In wezen, wat maakt een goede tool voor contractmanagement? Hier zijn een paar dingen die je in overweging moet nemen bij het evalueren van de overvloed aan opties die er zijn:
- Gebruiksgemak: De tool moet gemakkelijk te gebruiken en te begrijpen zijn. Het moet ook niet te lang duren om het te kunnen gebruiken. Onboarding moet eenvoudig zijn en je proces helpen, niet belemmeren.
- Beveiliging: De tool moet robuuste beveiliging bieden om gevoelige data te beschermen en GDPR compliant zijn.
- Functies: De tool moet functies hebben die relevant zijn voor je workflows en je in staat stellen om te werken op een manier die de efficiëntie verhoogt. Het moet tal van kwaliteitsfuncties hebben die een impact hebben op je werk.
- Kosten: De tool moet een kosteneffectieve oplossing zijn op basis van jouw behoeften en de grootte van je bedrijf.
- Integratie: De tool moet kunnen integreren met andere systemen en toepassingen die je momenteel gebruikt of van plan bent te gebruiken.
Dit zijn slechts enkele van de criteria die je in overweging moet nemen bij het kiezen van een tool voor contractmanagement.
Top 10 software voor contractmanagement
1. Oneflow
Oneflow is een toonaangevende software voor contractmanagement die een uitgebreide set functies biedt om bedrijven te helpen hun contract workflows te automatiseren. Met Oneflow kun je moeiteloos contracten opstellen, beheren en bijhouden. Met de software kun je templates voor contracten aanpassen, samenwerken met stakeholders en zelfs veilig contracten e-handtekenen. Oneflow biedt ook analyses en rapportagetools om inzicht te krijgen in de prestaties van jouw contracten en om datagestuurde beslissingen te nemen.
Over het geheel genomen is Oneflow een robuuste oplossing voor contractmanagement die je tijd kan besparen en je contractmanagement processen kan verbeteren.
2. DocuSign
Als je ooit met contracten te maken hebt gehad, heb je waarschijnlijk wel eens van DocuSign gehoord. Het is een van de populairste software tools voor contractmanagement die vandaag de dag beschikbaar is. Met DocuSign kun je de hele levenscyclus van contracten stroomlijnen, van creatie tot ondertekening en zelfs opslag. De software biedt een gebruiksvriendelijke interface, waardoor het zowel voor jou als voor je klanten eenvoudig is om contracten te ondertekenen en te beheren. DocuSign integreert ook met andere platforms, zoals Salesforce en Microsoft Office, voor een naadloze ervaring.
Met zijn toonaangevende beveiligingsmaatregelen en nalevingscertificeringen zorgt DocuSign ervoor dat jouw contracten veilig en wettelijk bindend zijn. Bovendien geven de geavanceerde analyse- en rapportagefuncties je waardevolle inzichten in jouw contractprestaties.
3. PandaDoc
PandaDoc is een alles-in-één software voor contractmanagement die de hele levenscyclus van contracten vereenvoudigt. Het biedt een scala aan functies, waaronder het opstellen van contracten, samenwerking, e-handtekeningen en zelfs het innen van betalingen. De intuïtieve interface van PandaDoc en de drag-and-drop editor maken het eenvoudig om professioneel ogende contracten te maken zonder technische vaardigheden. Het integreert ook met verschillende CRM- en betalingsplatforms, zodat je je workflows kunt automatiseren en je sales processen kunt stroomlijnen.
Daarnaast biedt PandaDoc robuuste analyse- en rapportagetools waarmee je jouw contractprestaties kunt bijhouden en verbeterpunten kunt identificeren. Met PandaDoc kun je jouw contract efficiënter maken en sneller deals sluiten.
4. GetAccept
GetAccept is software voor contractmanagement die zich richt op het mogelijk maken van sales en het bijhouden van documenten. Het biedt functies zoals het maken van documenten, e-handtekeningen en zelfs tools voor sales automation. Met GetAccept kun je jouw contracten personaliseren, activiteiten van ontvangers bijhouden en contracten gemakkelijk opvolgen. De software bevat ook AI-mogelijkheden die je kunnen helpen bij het voorspellen van jouw contract succespercentage en het nemen van data-gedreven beslissingen.
Dankzij de integratie van GetAccept met populaire CRM- en verkoopplatforms kun je jouw contracten synchroniseren en je verkoopprocessen stroomlijnen. Het biedt ook uitgebreide analyses en inzichten om je te helpen inzicht te krijgen in jouw contractprestaties en je sales strategie te optimaliseren.
5. HelloSign
Als je op zoek bent naar eenvoudige en gebruiksvriendelijke software voor contractmanagement, dan is HelloSign het overwegen waard. Met HelloSign kun je naadloos jouw contracten opstellen, ondertekenen en verzenden. De software biedt een schone en intuïtieve interface, waardoor het eenvoudig is om te navigeren en jouw contracten te beheren. HelloSign integreert ook met populaire cloudopslagplatforms, zoals Google Drive en Dropbox, om je documentbeheerprocessen te stroomlijnen.
Naast de functies voor contractmanagement biedt HelloSign ook templates, tools voor teambeheer en geavanceerde beveiligingsmaatregelen. Of je nu een klein bedrijf of een grote onderneming bent, HelloSign kan je helpen jouw contract workflows te stroomlijnen en je productiviteit te verbeteren.
6. Contractsafe
Contractsafe is cloud-gebaseerde software voor contractmanagement, ontworpen om contractmanagement voor bedrijven van elke grootte te vereenvoudigen. Met Contractsafe kun je jouw contracten veilig opslaan en beheren op één centrale locatie. De software biedt geavanceerde zoekmogelijkheden, zodat je gemakkelijk specifieke contracten of clausules binnen contracten kunt vinden. Contractsafe biedt ook aanpasbare workflows, herinneringen en waarschuwingen om ervoor te zorgen dat je nooit belangrijke deadlines voor jouw contracten mist.
Met zijn gebruiksvriendelijke interface en robuuste beveiligingsmaatregelen is Contractsafe een uitstekende keuze voor bedrijven die hun contractmanagement processen willen stroomlijnen en de risico’s van contractmanagement willen beperken.
7. Juro
Juro is software voor contractmanagement die zich richt op het stroomlijnen van het maken van contracten en samenwerkingsprocessen. Met Juro kun je contracten in realtime samenstellen en bewerken. De software biedt een scala aan contractsjablonen en aanpassingsopties, waardoor het eenvoudig is om snel professionele contracten op te stellen. Juro biedt ook goedkeuringsworkflows voor contracten en mogelijkheden voor e-handtekeningen om het ondertekeningsproces naadloos te laten verlopen.
Een van de opvallendste functies van Juro zijn de contractanalyses en inzichten. De software biedt tools voor datavisualisatie waarmee je inzicht krijgt in jouw contractprestaties en knelpunten kunt identificeren. Met Juro kun je jouw contractmanagement processen optimaliseren en je algehele contractefficiëntie verbeteren.
8. Scrive
Scrive is software voor contractmanagement die gespecialiseerd is in e-handtekeningen en documentautomatisering. Met Scrive kun je contracten elektronisch verzenden, ondertekenen en beheren, waardoor handmatig papierwerk overbodig wordt. De software biedt geavanceerde functies zoals mobiel ondertekenen, het volgen van documenten en aangepaste brandingopties. Dankzij de integratiemogelijkheden van Scrive kun je het met andere systemen verbinden en jouw contract workflows automatiseren.
De robuuste beveiligingsmaatregelen van Scrive, zoals twee-factor authenticatie en audit trails, zorgen ervoor dat jouw contracten veilig en compliant zijn. Of je nu een klein bedrijf of een grote onderneming bent, met Scrive kun je jouw contractprocessen stroomlijnen en de administratieve overhead verminderen.
9. Adobe Sign
Adobe Sign is software voor contractmanagement en biedt een complete oplossing voor het elektronisch beheren van contracten. Met Adobe Sign kun je eenvoudig contracten opstellen, verzenden en ondertekenen op elk apparaat. De software integreert met verschillende platforms, zoals Microsoft Office en Salesforce, voor een naadloze ervaring. Adobe Sign biedt ook geavanceerde functies zoals het maken van formulieren, het bijhouden van documenten en aanpasbare workflows.
Een van de unieke functies van Adobe Sign is de integratie met Adobe Document Cloud, waarmee je jouw contracten veilig kunt opslaan en openen. De software biedt ook gedetailleerde analyse- en rapportagetools waarmee je de voortgang van jouw contracten kunt bijhouden en verbeterpunten kunt identificeren.
10. SignNow
Last but not least is SignNow een software voor contractmanagement die zich richt op eenvoud en gebruiksgemak. Met SignNow kun je moeiteloos contracten opstellen, verzenden en ondertekenen. De software biedt een gebruiksvriendelijke interface en een intuïtieve ondertekenervaring, waardoor zowel jij als je klanten het ondertekenproces gemakkelijk kunnen voltooien. SignNow biedt ook functies zoals documentsjablonen, realtime samenwerking en geavanceerde beveiligingsmaatregelen.
Of je nu onderweg contracten moet ondertekenen of een grote hoeveelheid contracten moet beheren, SignNow kan je helpen je contractmanagement processen te stroomlijnen en je algehele efficiëntie te verbeteren.
Let op deze specifieke features
Bij het kiezen van een tool voor contractmanagement zijn er een paar belangrijke features waar je op moet letten.
Dat zijn onder andere:
- Geautomatiseerde workflows: Geautomatiseerde workflows helpen het contractproces te stroomlijnen, verminderen handmatige fouten en besparen tijd en geld.
- Analytics: Analytics bieden waardevolle inzichten in de prestaties van contracten en helpen organisaties om weloverwogen beslissingen te nemen.
- Rapportage: Rapportage biedt inzicht in de contractprestaties en helpt organisaties om hun contracten op orde te houden.
- Beveiliging: De tool moet robuuste beveiliging bieden om gevoelige data te beschermen.
- Integratie: De tool moet kunnen integreren met andere systemen en applicaties.
Dit zijn de belangrijkste functies die je moet zoeken in een tool voor contractmanagement, maar er zijn er nog veel meer. Sommige zijn relevanter voor jou en je werkstromen dan andere. Dit gezegd hebbende, is het tijd om je onze aanbevelingen te geven over welke tools je het beste kunt gebruiken.
Lees ook: Voordelen van contractmanagement voor jouw bedrijf
Stap in de toekomst en bereik nieuwe hoogten
Bedrijven steken vaak eindeloos veel middelen en geld in het precies goed krijgen van hun marketing, terwijl de manier waarop contracten worden afgehandeld vaak over het hoofd wordt gezien en ze blijven worstelen met verouderde systemen.
Als dit je bekend in de oren klinkt, dan is het tijd voor verandering. Geniet van pure efficiëntie, verhoog je winst en zie je bedrijf groeien. Met de juiste software voor contractmanagement is de sky the limit!
