La gestión de contratos es la columna vertebral de cualquier empresa, grande o pequeña. Como tal, adoptar un sistema eficaz y fiable puede tener un enorme impacto en el éxito de tu empresa.
Aquí es donde entra en juego el software de gestión de contratos. Esta herramienta mágica está diseñada para ayudar a las empresas a controlar sus contratos, facilitando el proceso de principio a fin.
Pero demos un paso atrás para entender qué es la gestión de contratos y cada etapa del proceso, antes de echar un vistazo a cómo puede lanzar tu empresa hacia un futuro más brillante.
1. ¿Qué significa gestión de contratos?
Según Law Insider:
Por “Gestión de Contratos” se entiende el proceso de gestionar de forma sistemática y eficaz la creación, ejecución y análisis de contratos con el fin de maximizar el rendimiento financiero y operativo y minimizar el riesgo”.
Por tedioso que pueda resultar, la gestión de contratos forma parte de las operaciones cotidianas de toda empresa. Como dijo el Comité del Premio Nobel 2016: “Las economías modernas se mantienen unidas por innumerables contratos”.
Independientemente del sector en el que operes, detrás de cada aspecto de una empresa se esconden contratos. Desde la contratación de proveedores, la contratación de empleados, la adquisición de recursos, la venta de servicios o bienes, etc. Si te paras a pensarlo, ¡verás contratos por todas partes!
Por tanto, cuando hablamos de gestión de contratos, nos referimos a cómo gestiona una empresa todos esos contratos. Es más, abarca todo el ciclo de vida de un contrato, de principio a fin y cada pequeño paso intermedio. Profundicemos un poco más.
2. Gestión del ciclo de vida del contrato paso a paso
Cuando se avecina un nuevo contrato, el gestor o el equipo de contratos tienen una enorme tarea por delante. Al fin y al cabo, son responsables de cada paso del ciclo de vida de un contrato, lo que puede ser una perspectiva desalentadora.
Si no estás familiarizado con el ciclo de vida de un contrato, aquí tienes un resumen de lo que implica el proceso estándar:
- Crea el contrato
- Envía el contrato al cliente
- Recibir la opinión del cliente
- Negociar ida y vuelta con el cliente
- Edita el contrato en función de lo que acordéis
- Firma el contrato
- Esperar a que el cliente firme el contrato
- Guarda el contrato de forma segura
- Archivar y/o rescindir el contrato
Sólo con ver estos pasos, es fácil ver lo compleja y larga que puede ser esta tarea. Utilizando el método tradicional de gestionar un contrato manualmente, se podría tardar semanas, si no meses, en cerrar el trato.
¿Y qué te queda? Montones de papeles, una bandeja de entrada repleta de correos electrónicos de negociación y el deseo ardiente de unas vacaciones.
Además, un proceso lento puede afectar al resultado de un acuerdo. En el Informe sobre el Estado de la Gestión de Contratos 2018 de SpringCM, el 66% de los participantes declararon que creían que el proceso de aprobación de contratos provocaba retrasos en el cierre de tratos, y otro 21% declaró que era un “gran problema” para cerrar tratos.
No es de extrañar que un número cada vez mayor de empresas hayan recurrido a los programas informáticos para que les ayuden a hacer su trabajo.
3. ¿Cómo puede ayudarte a ti y a tu empresa el software de gestión de contratos?
Naturalmente, cuando contratas cualquier tipo de software, quieres pensar en tu Retorno de la Inversión (ROI). Un gran software de contratos permite un ROI fantástico.
He aquí un ejemplo: diriges una agencia de marketing a gran escala con sede en Bruselas. Buscas un diseñador a distancia, y has encontrado al candidato perfecto en Varsovia. Envías el contrato, pero te das cuenta de un error. El salario sólo aparece en euros, en lugar de en euros y en złoty polaco.
Con el software de contratos adecuado, puedes hacer fácilmente ese cambio en tiempo real, en lugar de tener que editarlo manualmente, y luego devolver el contrato al firmante. Alternativamente, puedes dejar que el usuario edite partes del contrato antes de que ambas partes lo firmen.
Éste es sólo un ejemplo de cómo un software de contratos adecuado puede ayudarte a avanzar más rápidamente, como descubrió Eurofins cuando intentó digitalizar sus contratos. Al utilizar un software de contratos, los directivos de Eurofins pudieron estar más al tanto de todo, ya que tenían un mayor “sentido de la propiedad sobre sus propios acuerdos laborales”.
¿Puede Oneflow ayudarte a ahorrar tiempo y dinero?
Utiliza nuestra calculadora y responde a cinco preguntas para estimar cuánto le cuestan a tu empresa los procesos contractuales manuales.
4. En resumen, ¿cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión de contratos?
Si tuviéramos que hablar de todos y cada uno de los aspectos que hacen que esta herramienta sea tan fantástica, estaríamos aquí durante años. En lugar de eso, seremos breves y te hablaremos de tres ventajas clave que puede aportar a tu empresa.
Ventajas del software de gestión de contratos
- Reduce el riesgo empresarial
Gestionar los contratos manualmente es un proceso propenso al error humano, que puede tener implicaciones tanto financieras como legales, además de entorpecer la confianza del contrafirmante.
Se ha demostrado que los sistemas automatizados reducen significativamente el riesgo de errores. Además, todos los contratos se almacenan de forma segura en un único lugar y la persona responsable puede restringir y controlar quién tiene acceso a ellos.
- Ahorro de tiempo excepcional
Cada paso del proceso es más rápido, desde la creación del contrato hasta su firma. Según Forrester y Aberdeen, utilizar un sistema de gestión de contratos reduce el tiempo de aprobación de un proyecto en un 82% de media.
El software de gestión de contratos en la nube permite incluso la negociación en tiempo real, lo que reduce aún más los tiempos de tramitación y agiliza la firma del acuerdo.
- Innegablemente rentable
El informe de Aberdeen sobre este tema reveló cómo las empresas con mejores resultados creen que cerrar bien el contrato a la primera puede tener un impacto positivo en las ventas. No sólo eso, sino que los retrasos en el cierre de un acuerdo pueden suponer una pérdida de negocio. En resumen, un proceso más rápido conlleva mayores posibilidades de éxito, así como tiempo extra para invertir en conseguir más acuerdos.
Se ha demostrado que el software de gestión de contratos reduce significativamente el riesgo de errores. Los errores humanos en los contratos pueden dar lugar a costosos gastos legales, por lo que unos documentos sin errores pueden ahorrar mucho dinero a una empresa.
Aunque el ciclo de vida sigue siendo el mismo tanto si gestionas el proceso manualmente como si utilizas un software de gestión de contratos, el flujo de trabajo es muy distinto. Un proceso eficiente ahorra mucho tiempo y, como todos sabemos, el tiempo significa dinero.
5. Software de gestión de contratos: Soluciones en la nube frente a soluciones offline
Por tanto, utilizar un software de contratos es claramente mejor que perder horas haciéndolo manualmente. Pero, ¿todos los servicios de gestión de contratos son iguales?
Aunque todas están diseñadas para gestionar eficazmente el ciclo de vida de los contratos desde un solo lugar, agilizando el proceso y facilitando el trabajo, debemos distinguir entre las soluciones basadas en la nube y las que no lo están.
Se puede acceder a las soluciones basadas en la nube desde el navegador, mientras que el software offline necesita instalarse en un dispositivo. Utilizar un sistema basado en la nube tiene varias ventajas frente a una solución offline. Veamos cuáles son:
- Edición en directo
El control de versiones puede ser un problema cuando se trabaja fuera de línea y puede dar lugar a malentendidos. Con la edición en directo, todo el mundo puede estar seguro de que está trabajando en la última versión del contrato, en todo momento. Los contratos se editan directamente en la plataforma, en tiempo real. Así, ambas partes pueden ver los cambios y actualizaciones inmediatamente.
- Negociar sobre la marcha
Utiliza los comentarios directamente en el contrato para hacer preguntas y negociar las condiciones, en tiempo real. La otra parte podrá ver el comentario inmediatamente y responder. Esto hace que la comunicación sea más directa y transparente.
- Almacenamiento ilimitado
Cuando el software se instala en tu dispositivo, ocupa espacio, y con el tiempo ocupará cada vez más hasta que finalmente se quede sin almacenamiento. El software basado en la nube dispone de almacenamiento ilimitado, por lo que es una cosa menos de la que preocuparse.
- Acceso remoto
Un sistema basado en la nube no está vinculado a una ubicación o dispositivo. Se puede acceder a él desde cualquier lugar, a través de cualquier navegador. La pandemia puso de relieve esta necesidad alto y claro, y a medida que entramos en la era del trabajo a distancia, los sistemas basados en la nube son realmente la única solución lógica.
- Más seguro que nunca
La idea de poder acceder a la plataforma desde cualquier lugar puede hacer saltar algunas alarmas. Pues bien, debes saber que sólo las partes interesadas con permiso para acceder a un documento podrán hacerlo. Y no sólo eso: todos los cambios se registran y se estampan con fecha y hora, de modo que siempre puedes ver quién abrió el documento y cuándo, así como los cambios que hizo.
Como puedes ver, el software de gestión de contratos en la nube está un paso por delante en cuanto a rapidez y eficacia. También ofrece más flexibilidad y transparencia en todo el proceso.
6. Qué buscar al elegir un software de gestión de contratos
Cuando estás decidiendo qué herramienta de gestión de contratos deberías utilizar, probablemente te estés preguntando qué deberías buscar. Y preguntándote a ti mismo, o a Internet, ¿a qué características deberías prestar atención? En esencia, ¿qué hace que una herramienta de gestión de contratos sea buena? Aquí tienes un par de cosas a tener en cuenta cuando evalúes la plétora de opciones que existen:
- Facilidad de uso: La herramienta debe ser fácil de usar y entender. Tampoco debe llevar demasiado tiempo ponerse en marcha para usarla. La incorporación debe ser fácil y ayudar, no entorpecer, tu proceso.
- Seguridad: La herramienta debe proporcionar una seguridad robusta para proteger los datos sensibles y cumplir la GDPR.
- Funciones: La herramienta debe tener funciones que sean relevantes para tus flujos de trabajo y te permitan trabajar de forma que aumente la eficacia. Debe tener numerosas funciones de calidad que repercutan en tu trabajo.
- Coste: La herramienta debe ser una solución rentable en función de tus necesidades y del tamaño de tu empresa.
- Integración: La herramienta debe poder integrarse con otros sistemas y aplicaciones que utilices actualmente o tengas previsto utilizar.
Estos son sólo algunos de los criterios que debes tener en cuenta al seleccionar una herramienta de gestión de contratos.
7. Presta atención a las características específicas
Al seleccionar una herramienta de gestión de contratos, hay algunas características clave que debes buscar.
Entre ellas están:
- Flujos de trabajo automatizados: Los flujos de trabajo automatizados ayudan a agilizar el proceso de contratación, reduciendo los errores manuales y ahorrando tiempo y dinero.
- Analítica: La analítica proporciona información valiosa sobre el rendimiento de los contratos y ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas.
- Informes: Los informes proporcionan visibilidad sobre el rendimiento de los contratos y ayudan a las organizaciones a mantenerse al tanto de sus contratos.
- Seguridad: La herramienta debe proporcionar una seguridad robusta para proteger los datos sensibles.
- Integración: La herramienta debe poder integrarse con otros sistemas y aplicaciones.
Estas son las principales características clave que hay que buscar en una herramienta de gestión de contratos, aunque hay muchas más. Algunas son más relevantes para ti y tus flujos de trabajo que otras. Dicho esto, ha llegado el momento de contarte nuestras recomendaciones sobre qué herramientas utilizar.
Lee también Ventajas de la gestión de contratos para tu empresa
8. Avanza hacia el futuro y alcanza nuevas cotas
A menudo, las empresas invierten infinidad de recursos y dinero en conseguir que su marketing sea perfecto, mientras que la forma en que se gestionan los contratos se suele pasar por alto y se deja luchando con sistemas anticuados.
Si esto te resulta familiar, es hora de cambiar. Disfruta de la eficiencia pura, aumenta tus beneficios y observa cómo crece tu empresa. Con el software de gestión de contratos adecuado, ¡el cielo es el límite!
