Sopimusten hallinta on jokaisen yrityksen, niin suuren kuin pienenkin, selkäranka. Tehokkaan ja luotettavan järjestelmän käyttöönotolla voi olla valtava vaikutus yrityksesi menestykseen.
Tässä kohtaa sopimushallinnan ohjelmisto tulee kuvaan mukaan. Tämä työkalu on suunniteltu auttamaan yrityksiä pitämään sopimukset kontrollissaan ja tekemään prosessista sujuvan alusta loppuun.
Olipa toimialasi mikä tahansa, liiketoiminnan jokaisen osa-alueen takana on sopimuksia. Toimittajien sopimuksista, työntekijöiden palkkaamisesta, resurssien hankkimisesta, palvelujen tai tavaroiden myynnistä jne. Jos pysähdyt miettimään asiaa, näet sopimuksia kaikkialla!
Kun puhumme sopimusten hallinnasta, tarkoitamme sitä, miten yritys hallinnoi kaikkia näitä sopimuksiaan. Lisäksi se kattaa sopimuksen koko elinkaaren alusta loppuun, ja jokaiseen pieneen vaiheeseen siltä väliltä. Sukelletaanpa hieman syvemmälle.
Miten sopimushallintaohjelmisto voi auttaa sinua ja yritystäsi?
Kun hankit minkä tahansa ohjelmiston, haluat luonnollisesti miettiä sijoitetun pääoman tuottoa (ROI). Hyvät sopimusohjelmistot tuottavat fantastisen ROI:n.
Tässä esimerkki: sinulla on Brysselissä sijaitseva laaja-alainen markkinointitoimisto. Etsit etäsuunnittelijaa, ja olet löytänyt täydellisen ehdokkaan Varsovasta. Lähetät sopimuksen, mutta huomaat virheen; palkka on ilmoitettu euroina eikä Puolan złotyina.
Oikean sopimushallinnan ohjelmiston avulla voit helposti tehdä muutoksen reaaliajassa myös sopimuksen lähettämisen jälkeen sen sijaan, että sinun pitäisi muokata sitä manuaalisesti ja lähettää sopimus takaisin allekirjoittajalle. Vaihtoehtoisesti voit antaa käyttäjän muokata sopimuksen osia ennen kuin molemmat osapuolet allekirjoittavat sen.
Tämä on vain yksi esimerkki siitä, miten oikeanlainen sopimushallinnan ohjelmisto voi auttaa sinua pääsemään nopeammin eteenpäin. Näin huomasi myös Eurofins, kun se digitalisoi kaikki sopimuksensa. Sopimusohjelmiston avulla Eurofinsin johtajat pystyvät myös pysymään paremmin ajan tasalla, koska saavat enemmän omistajuuden tunnetta omista työsopimuksistaan.
Mitkä ovat lyhyesti sopimushallinnan ohjelmiston käytön edut?
Jos puhuisimme jokaisesta yksittäisestä asiasta, joka tekee tästä työkalusta niin hienon, olisimme täällä vuosia. Pidetään sen sijaan asia lyhyenä ja ytimekkäänä, ja käydään seuraavaksi läpi kolmes keskeisestä etua, joita se voi tuoda yrityksellesi.
Sopimusten hallintaohjelmiston edut
- Vähennä liiketoimintasi riskejä
Sopimusten manuaalinen hallinnointi on prosessi, joka on altis inhimillisille virheille. Tällä voi olla sekä taloudellisia että oikeudellisia vaikutuksia, jotka voivat vaikuttaa negatiivisesti luottamukseen.
Automatisoidut järjestelmät ovat todistetusti vähentäneet virheriskiä merkittävästi. Lisäksi kaikki sopimukset tallennetaan turvallisesti yhteen paikkaan, ja vastuuhenkilö voi rajoittaa ja valvoa, kenellä on pääsy niihin.
- Säästä aikaa
Prosessin jokainen vaihe on nopeampi aina sopimuksen laatimisesta sen allekirjoittamiseen asti. Forresterin ja Aberdeenin mukaan sopimushallinnan ohjelmiston käyttö lyhentää projektin hyväksymisaikaa keskimäärin 82 prosenttia.
Pilvipohjaiset sopimushallinnan ohjelmistot mahdollistavat jopa reaaliaikaiset neuvottelut, mikä lyhentää käsittelyaikoja entisestään ja saa sopimuksen allekirjoitettua vielä nopeammin.
- Valitse kustannustehokas ratkaisu
Aberdeenin raportissa tästä aiheesta kävi ilmi, että huippusuorittavat yritykset uskovat, että sopimuksen tekeminen oikein ensimmäisellä kerralla voi vaikuttaa myönteisesti myyntiin. Sopimuksen tekemisen viivästyminen voi sen sijaan johtaa kaupan menetykseen. Lyhyesti sanottuna nopeampi prosessi lisää onnistumismahdollisuuksia ja antaa lisäaikaa uusien kauppojen tekemiseen.
Sopimushallinnan ohjelmistot vähentävät todistetusti merkittävästi virheiden riskiä. Inhimilliset virheet sopimuksissa voivat johtaa kalliisiin oikeudenkäyntikuluihin, joten virheettömät asiakirjat voivat säästää yritykselle paljon rahaa.
Vaikka elinkaari pysyy samana riippumatta siitä, hoidatko prosessin manuaalisesti vai käytätkö sopimushallinnan ohjelmistoa, työnkulut eroavat toisistaan. Tehokas prosessi säästää paljon aikaa, ja kuten kaikki tiedämme; aika on rahaa.
Miten valita sinulle sopiva sopimushallintaohjelmisto?
Juuri sinulle sopiva sopimushallinnan ohjelmisto riippuu monista tekijöistä, ja se voi vaihdella yrityksestä toiseen. Seuraavassa on kuitenkin muutamia tärkeitä asioita, jotka on syytä ottaa huomioon, kun etsit itsellesi sopivaa sopimushallintaohjelmistoa:
- Onko se simppeli ja käyttäjäystävällinen?
- Kuinka montaa sen ominaisuutta todennäköisesti tarvitset yrityksessäsi realisesti?
- Sisältyykö siihen integraatioita, jotka sopivat muihin työkaluihisi?
- Vastaavatko alustan tietoturvaominaisuudet omia standardejasi?
- Onko sopimushallinta-alustassa tekoälyominaisuuksia?
Vaikka tekoäly ei olisikaan sinulle kovin tuttu, tämä intuitiivisesti luotu ominaisuus voi auttaa sopimushallinnan työnkulkuja toimimaan paljon nopeammin ja sujuvammin.
Sopimushallinnan ohjelmisto: Pilvipohjainen vai offline-ratkaisu?
Sopimusohjelmiston käyttäminen on siis selvästi parempi vaihtoehto kuin tuntien tuhlaaminen manuaaliseen työhön. Mutta ovatko kaikki sopimushallinnan ohjelmistot samanlaisia?
Vaikka ne kaikki on suunniteltu hallitsemaan sopimusten elinkaarta tehokkaasti yhdestä paikasta, nopeuttamaan prosessia ja helpottamaan työskentelyä, on syytä tehdä ero pilvipohjaisten ja offline-ratkaisujen välillä.
- Live-editointi
Versionhallinta voi olla ongelma offline-työskentelyssä, ja se voi johtaa väärinkäsityksiin. Live-muokkauksen avulla kaikki voivat olla varmoja siitä, että he työskentelevät aina sopimuksen viimeisimmän version parissa. Sopimuksia muokataan suoraan alustalla reaaliaikaisesti. Molemmat osapuolet voivat siis nähdä muutokset ja päivitykset välittömästi.
- Neuvottele lennossa
Voit esittää kysymyksiä ja neuvotella ehdoista reaaliaikaisesti suoraan sopimuksessa olevien kommenttien avulla. Toinen osapuoli näkee kommentin välittömästi ja voi vastata siihen. Tämä tekee viestinnästä suorempaa ja läpinäkyvämpää.
- Rajoittamaton tallennustila
Kun laitteeseen asennetaan ohjelmistoja, ne vievät tilaa ajan mittaan yhä enemmän ja enemmän, kunnes tallennustila lopulta loppuu. Pilvipohjaisilla ohjelmistoilla on käytössään rajaton määrä tallennustilaa, joten siitä on yksi asia vähemmän huolehdittavaksi.
- Etäkäyttö
Pilvipohjainen järjestelmä ei ole sidottu sijaintiin tai laitteeseen. Sitä voi käyttää mistä tahansa, minkä tahansa selaimen kautta. Pandemia korosti tätä tarpeellisuutta selvästi, ja etätyön aikakaudelle siirryttäessä pilvipohjaiset järjestelmät ovat todella ainoa looginen ratkaisu.
- Turvallisuus
Ajatus siitä, että alustaa voi käyttää mistä tahansa, saattaa laittaa hälytyskellot soimaan. Sinun on kuitenkin hyvä tietää, että vain asianomaiset osapuolet, joilla on lupa päästä käsiksi asiakirjaan, voivat tehdä niin. Lisäksi kaikki muutokset rekisteröidään ja ajoitetaan, joten näet aina, kuka avasi asiakirjan ja milloin, sekä kaikki kyseisen henkilön tekemät muutokset.
Kuten huomaat, pilvipohjainen sopimushallinnan ohjelmisto on nopeudessa ja tehokkuudessa askeleen edellä. Se tarjoaa myös enemmän joustavuutta ja läpinäkyvyyttä koko prosessin ajan.
Mitä etsiä, kun valitset sopimushallinnan ohjelmistoa
Kun olet päättämässä, mitä sopimushallintatyökalua sinun tulisi käyttää, mietit varmasti, mitä sinun tulisi etsiä? Tällöin kysyt itseltäsi tai internetistä, mitä ominaisuuksia sinun pitäisi pitää silmällä? Pohjimmiltaan kysymys on siitä mikä tekee sopimushallintatyökalusta hyvän? Tässä on pari asiaa, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun arvioit tarjolla olevia vaihtoehtoja:
- Helppokäyttöisyys: Työkalun on oltava helppokäyttöinen ja ymmärrettävä. Sen käyttöönotto ei myöskään saisi kestää liian kauan. Käyttöönoton pitäisi olla helppoa, ja sen pitäisi auttaa, ei haitata prosessia.
- Turvallisuus: Työkalun on tarjottava vankka tietoturva arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi, ja sen on oltava GDPR:n maukainen.
- Ominaisuudet: Työkalulla tulisi olla ominaisuuksia, jotka ovat työnkulkujesi kannalta olennaisia ja joiden avulla voit työskennellä tavalla, joka lisää tehokkuutta. Siinä pitäisi olla lukuisia laatuominaisuuksia, joilla on vaikutusta työhösi.
- Kustannukset: Työkalun tulisi olla kustannustehokas ratkaisu, joka perustuu tarpeisiisi ja yrityksesi kokoon.
- Integrointi: Työkalun pitäisi pystyä integroitumaan muihin järjestelmiin ja sovelluksiin, joita käytät tai aiot käyttää tulevaisuudessa.
Nämä ovat vain muutamia kriteerejä, jotka sinun tulisi ottaa huomioon valitessasi sopimushallinnan ohjelmistoa.
10 parasta sopimushallinnan ohjelmistoa
1. Oneflow
Oneflow on johtava sopimushallintaohjelmisto, joka tarjoaa kattavan valikoiman ominaisuuksia, joiden avulla yritykset voivat automatisoida sopimusprosessejaan. Oneflown avulla voit luoda, hallita ja seurata sopimuksia vaivattomasti. Ohjelmiston avulla voit mukauttaa sopimusmalleja, tehdä yhteistyötä sidosryhmien kanssa, ja jopa sähköisesti allekirjoittaa sopimuksia turvallisesti. Oneflow tarjoaa myös analytiikka- ja raportointityökaluja, joiden avulla saat tietoa sopimustuloksista ja voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
Kaiken kaikkiaan Oneflow on vankka sopimustenhallintaratkaisu, joka voi säästää aikaa ja parantaa sopimushallintaprosesseja.
2. DocuSign
Jos olet joskus ollut tekemisissä sopimusten kanssa, olet luultavasti kuullut DocuSignista. Se on yksi suosituimmista nykyisin saatavilla olevista sopimushallinnan ohjelmistoista. DocuSignin avulla voit virtaviivaistaa koko sopimusten elinkaaren aina luomisesta allekirjoittamiseen ja jopa tallentamiseen. Ohjelmisto tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, jonka ansiosta sekä sinun että asiakkaidesi on helppo allekirjoittaa ja hallita sopimuksia. DocuSign integroituu myös muihin alustoihin, kuten Salesforceen ja Microsoft Officeen, saumattoman kokemuksen tarjoamiseksi.
Alan johtavien turvatoimiensa ja vaatimustenmukaisuussertifiointinsa ansiosta DocuSign varmistaa, että sopimuksesi ovat turvallisia ja oikeudellisesti sitovia. Lisäksi sen kehittyneet analyysi- ja raportointiominaisuudet antavat arvokasta tietoa sopimustuloksista
3. PandaDoc
PandaDoc on kaiken kattava sopimushallintaohjelmisto, joka yksinkertaistaa koko sopimusten elinkaaren. Se tarjoaa useita ominaisuuksia, kuten sopimusten luomisen, yhteistyön, sähköiset allekirjoitukset ja jopa maksujen perinnän. PandaDocin intuitiivisen käyttöliittymän ja editorin avulla on helppo luoda ammattimaisen näköisiä sopimuksia ilman teknisiä taitoja. Se integroituu myös erilaisiin CRM- ja maksualustoihin, jolloin voit automatisoida työnkulkuja ja virtaviivaistaa myyntiprosesseja.
Lisäksi PandaDoc tarjoaa vankat analyysi- ja raportointityökalut, joiden avulla voit seurata sopimustesi suorituskykyä ja tunnistaa parannuskohteet. PandaDocin avulla voit lisätä sopimustehokkuuttasi ja tehdä sopimuksia nopeammin.
4. GetAccept
GetAccept on sopimushallinnan ohjelmisto, joka keskittyy myynnin mahdollistamiseen ja asiakirjojen seurantaan. Se tarjoaa ominaisuuksia, kuten asiakirjojen luomisen, sähköiset allekirjoitukset ja myynnin automatisointityökaluja. GetAcceptin avulla voit personoida sopimuksiasi ja seurata vastaanottajan toimintoja sekä sopimuksia helposti. Ohjelmisto sisältää myös tekoälyominaisuuksia, joiden avulla voit ennustaa sopimusten onnistumisprosentin ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
GetAcceptin integraatio suosittujen CRM- ja myyntialustojen kanssa mahdollistaa sopimusten synkronoinnin ja myyntiprosessien virtaviivaistamisen. Se tarjoaa myös kattavaa analytiikkaa ja oivalluksia, jotka auttavat sinua ymmärtämään sopimustulostasi ja optimoimaan myyntistrategiaasi.
5. HelloSign
Jos etsit yksinkertaista ja käyttäjäystävällistä sopimushallinnan ohjelmistoa, HelloSign on harkitsemisen arvoinen. HelloSignin avulla voit luoda, allekirjoittaa ja lähettää sopimuksia saumattomasti. Ohjelmisto tarjoaa selkeän ja intuitiivisen käyttöliittymän, jonka avulla sopimuksia on helppo selata ja hallita. HelloSign integroituu myös suosittuihin pilvitallennusalustoihin, kuten Google Driveen ja Dropboxiin, ja tehostaa asiakirjojen hallintaprosesseja.
Sopimushallintaominaisuuksien lisäksi HelloSign tarjoaa myös malleja, tiiminhallintatyökaluja ja kehittyneitä turvatoimia. Olitpa sitten pienyritys tai suuri yritys, HelloSign voi auttaa sinua virtaviivaistamaan sopimustyötehtäviäsi ja parantamaan tuottavuuttasi.
6. Contractsafe
Contractsafe on pilvipohjainen sopimushallintaohjelmisto, joka on suunniteltu yksinkertaistamaan sopimustenhallintaa kaikenkokoisille yrityksille. Contractsafen avulla voit tallentaa ja hallita sopimuksiasi turvallisesti yhdessä keskitetyssä paikassa. Ohjelmisto tarjoaa kehittyneet hakuominaisuudet, joiden avulla on helppo löytää tiettyjä sopimuksia tai lausekkeita sopimuksista. Contractsafe tarjoaa myös mukautettavia työnkulkuja, muistutuksia ja hälytyksiä, joilla varmistetaan, ettet koskaan myöhästy tärkeistä sopimusten määräajoista.
Selkeän käyttöliittymän ja vankkojen turvatoimiensa ansiosta Contractsafe on erinomainen valinta yrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa sopimushallintaprosessejaan ja vähentää sopimusten hallintaan liittyviä riskejä.
7. Juro
Juro on sopimushallintaohjelmisto, joka keskittyy sopimusten luomis- ja yhteistyöprosessien virtaviivaistamiseen. Jurolla voit luoda ja muokata sopimuksia yhteistyössä reaaliaikaisesti. Ohjelmisto tarjoaa useita sopimusmalleja ja muokkausvaihtoehtoja, joiden avulla on helppo luoda ammattimaisia sopimuksia nopeasti. Juro tarjoaa myös sopimusten hyväksyntätyönkulut ja sähköisen allekirjoituksen toiminnot, jotka tekevät allekirjoitusprosessista saumattoman.
Yksi Juron merkittävimmistä ominaisuuksista on sen sopimusanalytiikka ja oivallukset. Ohjelmisto tarjoaa tietojen visualisointityökaluja, jotka auttavat sinua ymmärtämään sopimusten suorituskykyä ja tunnistamaan pullonkaulat. Juron avulla voit optimoida sopimushallintaprosesseja ja parantaa sopimusten yleistä tehokkuutta.
8. Scrive
Scrive on sopimushallintaohjelmisto, joka on erikoistunut sähköisiin allekirjoituksiin ja asiakirjojen automatisointiin. Scriven avulla voit lähettää, allekirjoittaa ja hallita sopimuksia sähköisesti, jolloin manuaalisen paperityön tarve poistuu. Ohjelmisto tarjoaa edistyksellisiä ominaisuuksia, kuten mobiilia allekirjoitusta, asiakirjojen seurantaa ja räätälöityjä brändivaihtoehtoja. Scriven integraatio-ominaisuuksien ansiosta voit yhdistää sen muihin järjestelmiin ja automatisoida sopimustöiden työnkulkuja.
Scriven vankat turvatoimet, kuten kaksivaiheinen tunnistautuminen ja kirjausketjut, varmistavat, että sopimuksesi ovat turvallisia ja vaatimusten mukaisia. Olitpa sitten pienyritys tai suuri yritys, Scrive voi auttaa sinua virtaviivaistamaan sopimusprosessejasi ja vähentämään hallinnollisia kuluja.
9. Adobe Sign
Adobe Sign on sopimushallintaohjelmisto, joka tarjoaa täydellisen ratkaisun sopimusten sähköiseen hallintaan. Adobe Signin avulla voit helposti luoda, lähettää ja allekirjoittaa sopimuksia millä tahansa laitteella. Ohjelmisto integroituu eri alustoihin, kuten Microsoft Officeen ja Salesforceen, saumattoman käyttökokemuksen tarjoamiseksi. Adobe Sign tarjoaa myös edistyksellisiä ominaisuuksia, kuten lomakkeiden luomisen, asiakirjojen seurannan ja mukautettavat työnkulut.
Yksi Adobe Signin ainutlaatuisista ominaisuuksista on sen integroitavuus Adobe Document Cloudiin, jonka avulla voit tallentaa sopimuksia ja käyttää niitä turvallisesti. Ohjelmisto tarjoaa myös yksityiskohtaisia analyysi- ja raportointityökaluja, joiden avulla voit seurata sopimusten edistymistä ja tunnistaa parannuskohtia.
10. SignNow
SignNow on sopimushallintaohjelmisto, joka keskittyy yksinkertaisuuteen ja helppokäyttöisyyteen. SignNown avulla voit luoda, lähettää ja allekirjoittaa sopimuksia vaivattomasti. Ohjelmisto tarjoaa selkeän käyttöliittymän ja intuitiivisen allekirjoituskokemuksen, mikä helpottaa sekä sinun että asiakkaidesi allekirjoitusprosessia. SignNow tarjoaa myös muita ominaisuuksia, kuten asiakirjamalleja, reaaliaikaisen yhteistyön ja kehittyneet turvatoimet.
Olipa sinun sitten allekirjoitettava sopimuksia liikkeellä ollessasi tai hallittava suurta määrää sopimuksia, SignNow voi auttaa sinua virtaviivaistamaan sopimusten hallintaprosesseja ja parantamaan yleistä tehokkuutta.
Pidä silmällä erityisominaisuuksia
Kun valitset sopimushallintatyökalua, sinun kannattaa etsiä muutamia keskeisiä ominaisuuksia.
Näitä ovat mm:
- Automatisoidut työnkulut: Automaattiset työnkulut auttavat virtaviivaistamaan sopimusprosessia, vähentävät manuaalisia virheitä, ja säästävät aikaa ja rahaa.
- Analytiikka: Analytiikka tarjoaa arvokasta tietoa sopimusten suorituskyvystä ja auttaa organisaatioita tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.
- Raportointi: Raportointi antaa näkyvyyttä sopimusten suorituskykyyn ja auttaa organisaatioita pysymään ajan tasalla sopimustensa hallinnassa.
- Turvallisuus: Työkalun on tarjottava vankka tietoturva arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.
- Integrointi: Työkalun on kyettävä integroitumaan muihin järjestelmiin ja sovelluksiin.
Nämä ovat tärkeimmät keskeiset ominaisuudet, joita sopimusten hallintatyökalulta kannattaa etsiä, mutta niitä löytyy paljon enemmän. Jotkin niistä ovat sinulle ja prosessillesi tärkeämpiä kuin toiset. Näin ollen on aika kertoa suosituksemme siitä, mitä työkaluja kannattaa käyttää.
Astu tulevaisuuteen ja saavuta uusia korkeuksia
Yritykset käyttävät usein loputtomasti resursseja ja rahaa markkinointinsa kehittämiseen, mutta sopimusten käsittelytapa jää usein huomiotta, ja tällöin yritykset jäävät kamppailemaan vanhentuneiden järjestelmien kanssa.
Jos tämä kuulostaa tutulta, on muutoksen aika. Nauti puhtaasta tehokkuudesta, kasvata voittojasi ja seuraa yrityksesi kasvua. Oikean sopimushallintaohjelmiston avulla taivas on rajana!
