Sähköisistä allekirjoituksista on kirjoitettu paljon. Tässä artikkelissa halusimme esittää yksinkertaisen oppaan sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä laillisesti sitovia.
Nykymaailmassa kaikki on digitalisoitu ajan myötä. Verkkokaupoista monimutkaisten liiketoimintojen automatisointiin – kaikki on tänään digitaalista ja se luo perustan myös tulevaisuudelle. Yksi suosituimmista asioista on sähköiset allekirjoitukset.
Koska asiakirjan allekirjoittaminen näyttää olevan helppoa verkossa, monet ovat kuitenkin huolestuneita sähköisten allekirjoitusten laillisuudesta. Antaako sähköinen allekirjoitus asiakirjalle oikeudellisen aseman?
Mikä sähköinen allekirjoitus on?
Ensinnäkin sinun on tiedettävä, mikä sähköinen allekirjoitus on. Aivan kuten kynällä allekirjoitettu sopimus, asiakirjojen allekirjoittaminen verkossa on tapa allekirjoittaa asiakirjoja, paitsi että sähköiset allekirjoitukset ovat moniulotteisia. Voit tehdä sen monella tavalla.
Voit käyttää työkalua sähköiseen allekirjoittamiseen, jonka avulla voit allekirjoittaa asiakirjan hiiren napsautuksella tai piirtää allekirjoituksesi digitaaliseen asiakirjaan hiirellä. Tällaisen allekirjoituksen läsnäolo asiakirjassa saattaa antaa sille (vahvemman tai heikomman) oikeudellisen aseman riippuen useista tekijöistä, jotka luet myöhemmin oppaassa.
Sähköinen allekirjoitus ja laillisuus.
Nyt kun tiedät, mitä sähköiset allekirjoitukset ovat, sinun täytyy ajatella niiden laillisuutta. Kyllä, voit laittaa sähköisen allekirjoituksen asiakirjaan, mutta tekeekö se asiakirjasta laillisesti sitovan?
Sähköiset allekirjoitukset ovat laillisesti sitovia kolmenkymmenessä Euroopan maassa, Yhdysvalloissa ja valtaosassa maita ympäri maailmaa.
Sähköisellä allekirjoituksella voi olla sama paino ja oikeusvaikutus kuin perinteisellä paperilla, jossa on kynä ja muste.
Kaikissa maissa, joissa sähköiset allekirjoitukset ovat laillisesti sitovia, sen oikeudellinen asema riippuu näiden kolmen tekijän olemassaolon osoittamisesta:
#1 Kuka: Kuka on allekirjoittanut?
Tämä on osa, jossa allekirjoittajan henkilöllisyyden on oltava todennettavissa.
On olemassa useita menetelmiä, joita voidaan käyttää henkilöllisyyden todentamiseen, kuten varmennuksen käyttäminen tekstiviestillä, sähköpostilla, sähköisellä henkilötodistuksella, esimerkiksi pankkitunnus Suomessa. Mitä tiukempi identiteetinhallinta menetelmässä on, sitä korkeampi suojaus menetelmä tarjoaa.
Tämän lisäksi paljon tietoa jokaisesta asiakirjaan tai sopimukseen tehdystä pyynnöstä tallennetaan ja kirjataan.
On tärkeää muistaa, että mikään näistä tunnistusmenetelmistä ei ole 100% turvallinen, vaikka digitaalinen on melkein aina parempi kuin analoginen vaihtoehto!
# 2 MITÄ JA TARKOITUS: Mitä allekirjoitettiin?
Seuraava osa, joka vaikuttaa allekirjoitetun asiakirjan oikeudelliseen asemaan, on asiakirjan sisältö ja osapuolten tarkoitus. Mitä allekirjoitettiin? Tarkoittiko sopimuspuoli allekirjoittaa asiakirjan ja sitoutua siihen laillisesti?
Tällä on merkitystä sopimuksen sisällölle ja asiakirjan allekirjoitetussa versiossa mainituille osapuolille.
Jos sopimus muuttuu ennen allekirjoittamista, uudesta sanamuodosta tulee uusi sopimustarjous. Jos asiakirjaan on kutsuttu allekirjoittamaan useampia kuin yksi osapuoli, sopimus allekirjoitetaan vasta, kun kaikki ovat allekirjoittaneet ja sopineet siten yhteisestä sisällöstä.
# 3 EHEYS: Onko asiakirjaa muutettu allekirjoittamisen jälkeen?
Viimeinen osa, joka on tärkeä sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan oikeudellisen aseman määrittämiseksi, on asiakirjan eheys allekirjoittamisen jälkeen. Tämä tarkoittaa, että sen jälkeen kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, se on pidettävä ehjänä eikä sitä saa muuttaa.
Käyttämällä PKI-pohjaista sähköistä allekirjoitusta asiakirja hajautetaan ja allekirjoitetaan epäsymmetrisen salausavaimen parin avulla.
Asiakirjan eheys on suojattu siten, että jopa pienet muutokset asiakirjassa, esim. pilkun, pisteen tai välilyönnin muutos loisi erilaisen hash-arvon, mikä paljastaisi muutoksen tapahtuneen.
Sähköinen allekirjoitus ja pätevyys lain mukaan.
Kuten voit nyt kertoa, kaikkien sähköisten allekirjoitusten ei katsota olevan oikeudellisesti sitovia.
Ilmeisesti et voi vain ottaa kuvaa allekirjoituksesta paperille, rajata sitä ja liittää asiakirjoihin, jotta voit tehdä siitä asiakirjojen “laillisen”; tämä menetelmä ei tuota kunnollista todisteiden tasoa, koska joku muu voi helposti kopioida sen asiakirjasta toiseen asiakirjaan.
Sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen arvo riippuu sen kyvystä osoittaa, kuka on käyttänyt sitä, kyseisen henkilön henkilöllisyydestä ja siitä, että allekirjoitetut tiedot eivät ole muuttuneet allekirjoittamisen jälkeen.
Sähköisten allekirjoitusten sääntely.
Edellä kuvatut allekirjoitustyypit on kuvattu tarkemmin Euroopan unionin eIDAS-asetuksessa (electronic IDentification, Authentication and trust Services).
eIDAS on kattava asetus, joka käsittelee sähköisen tunnistamisen ja sähköisten tapahtumien luottamuspalveluja Euroopan sisämarkkinoilla. Yhdysvalloissa ESIGN-laki säätelee sähköisiä allekirjoituksia liittovaltion tasolla.
Oneflow noudattaa standardeja ja parhaita käytäntöjä, jotka on määritelty eIDAS-asetuksessa tai siitä seuraa.
- eIDAS: Electronic Identification and Trust Services Regulation
- ESIGN Act: It stands for US Electronic Signatures in Global and National Commerce Act
- UETA: Uniform Electronic Transactions Act
Sähköinen allekirjoitus ja sen alalajit.
EIDAS-asetuksen mukaan sähköisiä allekirjoituksia on erityyppisiä tai -tasoisia: SES (Simple Electronic Signature), AdEs (Advanced Electronic Signature), and QES (Qualified Electronic Signature).
SES (Simple Electronic Signature)
Sähköisen allekirjoituksen määritelmä EU:n lainsäädännön mukaan tarkoittaa “sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka on liitetty muihin sähköisesti oleviin tietoihin tai loogisesti liitetty muihin tietoihin ja jota allekirjoittaja käyttää allekirjoittamiseen” (eIDAS Regulation, 3 artikla).
Koska laissa ei ole erityisiä turvallisuusvaatimuksia, allekirjoituksen oikeudellista arvoa ei voida määrittää arvioimatta tapauskohtaista tapaa ja tapaa.
AdES (Advanced Electronic Signature)
Kuten nimestä voi päätellä, se on edistyksellinen allekirjoitusmuoto, joka tarjoaa enemmän turvallisuutta kuin yksinkertainen sähköinen allekirjoitus ja joka voi myös tunnistaa asiakirjan allekirjoittaneen henkilön.
Tämän tyyppisen sähköisen allekirjoituksen avulla voit havaita, onko joku väärentänyt allekirjoitusta sen jälkeen, kun allekirjoittaja on laittanut sen asiakirjaan. Nämä allekirjoitukset tehdään turvallisiksi salausavainten avulla.
EIDAS-asetuksen mukaan kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan “sähköistä allekirjoitusta, joka täyttää seuraavat vaatimukset:
- se liittyy ainutlaatuisesti allekirjoittajaan;
- se pystyy tunnistamaan allekirjoittajan;
- se luodaan käyttämällä sähköisen allekirjoituksen luomistietoja, joita allekirjoittaja voi erittäin luotettavasti käyttää yksinomaisessa valvonnassaan; ja
- se on linkitetty siihen allekirjoitettuihin tietoihin siten, että kaikki myöhemmät muutokset tiedoissa ovat havaittavissa. “
QES (Qualified Electronic Signature)
EIDAS-asetuksessa määritellään pätevä sähköinen allekirjoitus tällä lailla: ”pätevällä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan allekirjoitus, joka on luotu pätevällä sähköisen allekirjoituksen luomislaitteella ja joka perustuu sähköisten allekirjoitusten pätevään varmenteeseen.
Nämä allekirjoitukset ovat edistyneitä sähköisiä allekirjoituksia, mutta niiden on noudatettava tiettyjä EU: n standardeja (eli ns. Pätevään sertifikaattiin perustuvia), mikä tarkoittaa, että ne tarjoavat ylimääräisen suojauksen valvonnan edistyneille vastapuolille. Luot tämän allekirjoituksen laitteella, joka on erityisesti suunniteltu luomaan sähköisiä allekirjoituksia.
Tuomioistuimen on yleensä myönnettävä näille todistuksille sama oikeudellinen arvo kuin käsinkirjoitetulla allekirjoituksella.
Sähköisen allekirjoituksen omaavan pätevän sinetin käyttö.
Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet Oneflow’ssa, Oneflow lisää sopimuspakettiin turvallisuutta ja voimassaoloa koskevia lisätietoja, minkä jälkeen koko paketti sinetöidään pätevällä sähköisellä sinetillä (Qualified Electronic Seal).
Kuten sähköisten allekirjoitusten kohdalla, sähköisillä leimoilla on myös erilaisia tyyppejä eIDAS-asetuksen mukaan: Simple, Advanced ja Qualified. Periaate on samanlainen kuin sähköisen allekirjoituksen tasolla – sähköisen sinetin jokaisen tason vaatimukset perustuvat sen alapuolelle.
Pätevä sähköinen sinetti täyttää eniten ja yksinkertainen elektroninen sinetti vähiten.
Sinetti on tarkoitettu estämään sekä tahallinen että vahingossa tapahtuva asiakirjan muuttaminen sen allekirjoittamisen jälkeen, mikä tarkoittaa, että sinä ja vastapuolesi voit pysyä turvassa tietäen, että tänään allekirjoittamasi pysyy todistettavasti muuttumattomana nyt ja tulevaisuudessa, vaikka se olisi 20 vuotta pois.
Oneflow’n käyttämän sinetin asentaa sen kumppani Sovos TrustWeaver.
Kuinka tarkistat onko sähköinen allekirjoitus aito.
Kun asetat sähköisen allekirjoituksen asiakirjaan, haluat olla varma, että allekirjoituksesi on todennettavissa itsenäisesti.
Entä jos joku muuttaa asiakirjaa sen jälkeen, kun olet allekirjoittanut sen?
Mitä jos sähköisen allekirjoituksen myyjä lopettaa toimintansa? Täytyykö sinun luottaa sähköisen allekirjoituksen myyjään tarkistusta? Silloin saatat olla suurissa vaikeuksissa.
Näin voit varmistaa, että olet allekirjoittanut asiakirjan voimassa olevalla e-allekirjoituksella.
- Avaa asiakirja, jossa sinulla on sähköinen allekirjoitus, Adobe Readerin avulla.
- Katso ylhäältä ja katso jos löydät jonkin näistä vaihtoehdoista.
- Vaihtoehto A: Asiakirjassa ei ole merkkiä, vaikka allekirjoittajat olisikin tunnistettu sähköisen allekirjoituksen palvelulla.
- Vaihtoehto B: Asiakirja tarkistetaan allekirjoituksella ja myös allekirjoittajilla. Allekirjoituksen tarkistaminen on kuitenkin vaikeaa ilman verkkolomakepalvelua.
- Vaihtoehto C: Tämä on paras vaihtoehto, joka vahvistaa allekirjoituksesi hyväksytyksi e-allekirjoitukseksi. Se on turvallisin sähköisen allekirjoituksen muoto, joka sinulla voi olla tänään.
PDF-sopimus on kuollut. Eläköön e-sopimukset.
Sähköisten allekirjoitusten käytön tärkeimmät edut.
Se säästää aikaa.
Kuvittele skenaario, jossa sinun on neuvoteltava sopimus yrityksen kanssa, joka sijaitsee maassa, joka sijaitsee toisella puolella maailmaa. Koko tulostus-, allekirjoitus-, postitus- jne. prosessi kestää päiviä, ellei viikkoja.
Kun vastaanottaja vastaanottaa asiakirjat, hän toistaa saman prosessin, kun asiakirja tulostetaan, allekirjoitetaan ja lähetetään sinulle. Tämä edestakaisin tapahtuva prosessi vie paljon aikaa. Toisaalta voit sulkea kaupan muutamassa minuutissa sähköisillä allekirjoituksilla.
Sen avulla voit allekirjoittaa mistä tahansa.
Nykyaikainen maailma rakastaa “on-the-go”. Sinun pitäisi pystyä tekemään asioita liikkeellä ollessasi. Verkkokaupoista kaupankäyntiin, voit tehdä kaiken matkapuhelimellasi tänään. Sähköisten allekirjoitusten avulla voit tehdä saman eli voit allekirjoittaa asiakirjan riippumatta siitä, missä olet.
Se säästää rahaa.
Aika on rahaa, ja sähköisillä allekirjoituksilla voit säästää sitä paljon. Ajattele sen lisäksi kaikki paperit, jotka sinun on tuhlattu pitkien sopimusten tekemiseksi.
Ei ole yllättävää, että jotkut sopimukset voivat olla kymmeniä sivuja. Se on paljon paperin ja luonnonvarojen tuhlausta. Sähköisten allekirjoitusten avulla voit siirtyä kokonaan paperittomaksi.
Lisätietoja sähköisestä allekirjoittamisesta täältä.
Minkä takia sinun pitäisi valita Oneflow muiden sähköisten allekirjoitusten ratkaisujen sijaan?
Oneflow tarjoaa itsenäisesti todennettavissa olevan sopimuksen sähköisen allekirjoituksen ratkaisun. Tämä tarkoittaa, että voit helposti tarkistaa allekirjoitetun sopimuksen aitouden tarvitsematta luottaa Oneflow’n tarkistuksessa. Oletetaan, että jos kadotimme planeetalta, allekirjoitettu dokumenttisi Oneflow-palvelussa on edelleen todennettavissa. Valitettavasti näin ei ole useimmissa toimittajissa, jotka tarjoavat sähköisiä allekirjoitusratkaisuja markkinoilla tänään. Lisäksi jokaisesta allekirjoitetusta sopimuksesta on olemassa todistusasiakirja, joka seuraa allekirjoituksen laillisuuden todentamista.
Mielestämme todennettavan ja pätevän sähköisen allekirjoituksen tarjoaminen on tosiasiallista toimintaa luotettavana sähköisen allekirjoituksen toimittajana.
Mikä tekee Oneflow’sta eroavan perinteisistä sähköisen allekirjoituksen tarjoajista
Se, mikä saa Oneflow’n hallitsemaan muita markkinoilla olevia sähköisiä allekirjoituksia, on sen kattavuus. Saatat ajatella Oneflow’ta vain yhdeksi sähköisen allekirjoituksen työkaluksi, mutta näin ei ole. Kun on kyse Oneflow’sta, sähköisten allekirjoitusten asettaminen asiakirjoihin on vain yksi osa paljon suurempaa kuvaa.
Oneflow automatisoi koko myynti-, palkkaus- ja ostoprosessi alusta loppuun.
Oneflow on monta askelta edellä useimpia muita palveluntarjoajia.
Oneflow antaa sinun luoda asiakirjoja ja hallita niitä yhteistyöympäristössä. Kaikki näkevät sopimuksen uusimman version helpon hallinnan ja nopean käsittelyn mahdollistamiseksi.
Vankkojen hakutyökalujen avulla vanhojen sopimusten löytäminen on helppoa. Se antaa sinulle jopa pääsyn hallintapaneeliin, jotta voit saada yleiskatsauksen kaikista organisaatiosi odottavista, lähetetyistä tai aktiivisista sopimuksista.
Tarjolla on myös automaattisia ilmoituksia, jotka muistuttavat, kun on aika neuvotella uudestaan tai uusia sopimus.
Jos haluat tehostaa myyntiä, palkkaamista tai ostamista työnkulun toiminnoilla, jotka ylittävät sähköisen allekirjoituksen luomisen, Oneflow on oikea tuote sinulle.
Onko sinulla muita kysymyksiä?
Huomaa, miten sähköiset sopimukset säästävät aikaa, rahaa ja vaivaa. Näin sinä voit keskittyä siihen, mitä osaat parhaiten.
