Fra juridiske kontrakter og finansielle dokumenter til offentlige skjemaer – e-signaturer er raske, praktiske og effektive. Likevel kan man av og til høre noen spørre: Er elektroniske signaturer juridisk bindende? Selv om digitaliseringen omfatter stadig flere områder, er det mange som er skeptiske til om elektroniske signaturer er like legitime som tradisjonelle blekksignaturer.
Hvis du er usikker på hva som gjør elektroniske signaturer juridisk gyldige, er denne artikkelen noe for deg. Den tar for seg de viktigste faktaene om juridiske forhold knyttet til elektroniske signaturer, regelverket som regulerer dem, og hva selskaper og enkeltpersoner må vite for å sikre compliance.
Er en elektronisk signatur juridisk bindende?
En elektronisk signatur kan ha samme tyngde og juridiske virkning som et tradisjonelt papirdokument med penn og blekk. Elektroniske signaturer er juridisk bindende i tretti europeiske land, USA og de aller fleste andre land rundt om i verden. Deres juridiske status avhenger i av at det kan bevises at de tre elementene som er oppført nedenfor, er til stede.
#1 Hvem har signert?
Underskriverens identitet må kunne verifiseres. Vedkommende skal ha juridisk aldersgrense, være ved sine fulle fem og ha fullmakt til å gjennomføre kontraktens forpliktelser.
Du kan utføre identitetskontroll på mange måter, f.eks. ved hjelp av verifisering via SMS, e-post eller elektronisk ID (f.eks. BankID i Sverige). Jo strengere identitetskontrollen er, desto høyere er sikkerheten ved metoden.
#2 Hva ble signert?
Dette refererer til den juridiske statusen til dokumentets innhold og partenes intensjon om å overholde det.
Hvis en kontrakt endres før alle partene har signert, vil den nye ordlyden bli det nye kontraktstilbudet. Hvis det er mer enn én part som er invitert til å signere dokumentet, er kontrakten først signert når alle har skrevet under – og er enige i det felles innholdet.
#3 Har dokumentet blitt endret eller tuklet med etter signering?
Den siste delen som avgjør den juridiske statusen til et elektronisk signert dokument, er dets integritet etter signering. Det betyr at dokumentet forblir intakt etter at partene har signert det.
En elektronisk signatur i PKI innebærer at dokumentet hashes og signeres ved hjelp av et asymmetrisk krypteringsnøkkelpar. Hash-verdien er unik og fungerer som dokumentets fingeravtrykk.
Selv en liten endring i dokumentet, f.eks. endring av et komma, et punkt eller et mellomrom, skaper en helt annen hashverdi – og avslører dermed en endring.
Er elektroniske signaturer juridisk bindende? Regulering av elektroniske signaturer
Er elektroniske signaturer juridisk bindende i USA? Grovt sett – ja. De er regulert av to viktige lover:
- ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) – Føderal lov fra 2000: Den dekker elektroniske signaturer i mellomstatlig og global handel og gir elektroniske signaturer samme status som håndskrevne signaturer.
- UETA (Uniform Electronic Transactions Act): Denne loven gir en juridisk struktur for e-signaturer, og jobber sammen med ESIGN-loven for å sikre gyldigheten av elektroniske transaksjoner.
I EU er elektroniske signaturer regulert av eIDAS-forordningen (electronic IDentification, Authentication and trust Services), som etablerer et standardisert rammeverk for digital identifikasjon og tillitstjenester i alle EUs medlemsland.
Typer e-signaturer
Det finnes ulike typer eller nivåer av elektroniske signaturer:
- SES (Simple Electronic Signature): Den mest grunnleggende typen elektronisk signatur, som brukes til å angi en persons intensjon om å signere et dokument digitalt.
- AdES (Advanced Electronic Signature): En sterkere og sikrere form for elektronisk signatur. Den sikrer bedre identitetsverifisering ved hjelp av metoder som digital ID, tofaktorautentisering eller biometrisk verifisering. Signaturen må genereres med teknologi som er under underskriverens kontroll.
QES (Qualified Electronic Signature): Det høyeste og sikreste nivået av elektronisk signatur, med samme juridiske status som en håndskrevet signatur. Den er basert i prinsippene for avanserte elektroniske signaturer, men med tilleggskrav til identitetsverifisering og sertifisering. Underskriverens identitet må verifiseres av en akkreditert myndighet (f.eks. fysisk eller via en sikker videoidentifikasjonsprosess). Den digitale signaturen støttes av et kvalifisert sertifikat som er lagret i en sikker enhet.
Les også: Hvordan lage en håndskrevet signatur online: De 4 beste måtene
I hvilke land gjelder GDPR- og eIDAS-rammeverkene?
GDPR og eIDAS-regelverket gjelder for alle selskaper basert i EU, Norge, Island, Liechtenstein og Storbritannia, samt for selskaper som driver virksomhet i disse landene.
For eksempel må et selskap som er basert i Texas, men som driver virksomhet i Norge, fortsatt beskytte kundenes data i tråd med lover om elektroniske signaturer som GDPR og eIDAS. Elektroniske signaturer må lages og verifiseres i tråd med europeiske standarder.
I land som ikke er bundet av GDPR og eIDAS, men som bruker disse lovene som grunnlag for sin egen lovgivning, er det ikke fullt så klart. I likhet med EU bruker noen land sine egne lover på innbyggernes data, selv når de håndteres i utlandet. Sørg for å sjekke lokale lover før du tar noen store beslutninger om hvordan du skal håndtere valgsignaturene dine.
Sign with legally binding e-signatures
Create your account and start signing legally binding documents. Just like that.
Hvordan verifisere ektheten til en e-signatur
Når du setter en signatur i elektronisk form i et dokument, må du sørge for at signaturen din kan verifiseres av en uavhengig part.
Slik kan du kontrollere at du har signert dokumentet med gyldige elektroniske signaturer:
- Bruk Adobe Reader til å åpne dokumentet du har e-signaturen din i.
- Se øverst og se om du finner et av disse alternativene.
- Alternativ A: Dokumentet ditt har ingen signatur, selv om e-signaturtjenesten har identifisert underskriverne.
- Alternativ B: Dokumentet verifiseres med signaturen og underskriverne. Det vil imidlertid være vanskelig å verifisere signaturen uten en e-signaturtjeneste.
Alternativ C: Dette er det beste alternativet, ettersom det verifiserer signaturen din som en kvalifisert e-signatur. Det er den sikreste formen for e-signatur du kan ha i dag.
9 spørsmål du bør stille deg før du kjøper en programvare for elektronisk signatur
Hvis du vil sikre at alle dine digitale dokumenter (og signaturene i dem) er juridisk bindende, trenger du programvare for elektroniske signaturer. Her er noen spørsmål du bør stille tjenesteleverandøren før du velger et alternativ:
- Hvor ligger datasenteret til leverandøren av elektroniske signaturer, og hvor vil personopplysningene dine bli prosessert?
- Støtter leverandøren av elektronisk signatur eIDAS-forordningen i forbindelse med prosessen for signatur, elektroniske transaksjoner?
- Hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak brukes for å beskytte personopplysningene i begjæringen eller prosessen?
- Har leverandøren av elektroniske signaturer retningslinjer for informasjonssikkerhet, risiko- og hendelseshåndtering?
- Kan leverandøren av elektroniske signaturer oppgi kundereferanser fra lignende bransjer som din, som har implementert deres løsning?
- Støtter leverandøren av elektronisk signatur elektronisk ID-signering, hvordan fungerer det i så fall, og koster det noe ekstra i tillegg til abonnementet?
- Hvordan støtter leverandøren av elektroniske signaturer prosessene før og etter signering?
- Hvilke integrasjoner støtter leverandøren av elektroniske signaturer?
- Hvordan er supportorganisasjonen deres strukturert med hensyn til prosess, responstid og åpningstider?
Oneflow: Din foretrukne løsning for elektronisk signatur
De fleste leverandører av elektroniske signaturer tilbyr en «analog» løsning på den manuelle kontraktarbeidsflyten. De transformerer papir til PDF og lar brukerne signere et statisk dokument. Problemet med dette? Brukerne kan ikke endre noe av innholdet i PDF-filen.
I motsetning til mange e-signaturplattformer som kun fokuserer på signering av dokumenter, tilbyr Oneflow et helhetlig system for kontraktshåndtering. Med Oneflow kan du skape interaktive kontrakter, slik at du kan samarbeide og redigere i sanntid. Verktøyet digitaliserer hele kontraktsprosessen – fra utarbeidelse og forhandling til signering og ettersignering – og utgjør et overbevisende alternativ for selskaper som ønsker en mer integrert og dynamisk løsning.
Her er noen nyttige automatiseringsfunksjoner i Oneflow:
- AI-drevet kontraktsutforming og -gjennomgang: Oneflow bruker kunstig intelligens til å fremskynde utarbeidelse og gjennomgåelse av kontrakter, identifisere potensielle risikoer og sikre compliance med juridiske og regulatoriske standarder.
- Malbasert utarbeidelse av kontrakter: Verktøyet lar brukerne raskt generere digitale kontrakter ved hjelp av tilpassbare maler, i stedet for å starte fra bunnen av for hver nye avtale.
- Kontraktssporing og -analyse: Plattformen overvåker viktige nøkkeltall, for eksempel kontraktsvisninger og signeringer.
- Sentralisert lagring av dokumenter: Oneflow oppbevarer kontrakter i et sentralisert arkiv for enkel gjenfinning og administrasjon, med automatiserte arbeidsflyter for å håndtere utdaterte eller avviste kontrakter i compliance med regelverk som GDPR.
- Integrasjon med CRM-systemer: Plattformen kan kobles til plattformer som HubSpot, Salesforce og Dynamics 365, for å skape automatiserte kontraktarbeidsflyter og tilpasse dem til eksisterende salgsprosesser.
- Automatiserte arbeidsflyter og varslinger: Verktøyet støtter utarbeidelse av automatiserte arbeidsflyter for godkjenning og tilpassbare varsler, noe som sikrer rettidig handling og overholdelse av kontraktens milepæler.
Hvis du ønsker å effektivisere arbeidsflyten for salg, ansettelser eller innkjøp med funksjonalitet som går utover utarbeidelse av e-signaturer, er Oneflow den rette plattformen for deg.
Prøv det i dag.
Les også: Elektronisk signatur: 16 grunner til at du bør begynne å bruke det
Hvordan signere en kontrakt i Oneflow
Når en kontrakt i Oneflow er signert i Oneflows digitale kontraktsprosess av alle signatarene, legger Oneflow til ytterligere sikkerhets- og gyldighetsinformasjon til kontraktsbunken. Deretter forsegles hele pakken med et kvalifisert elektronisk segl.
Forseglingen forhindrer både tilsiktede og utilsiktede endringer i dokumentet etter at det er signert, slik at du og dine motparter kan være sikre på at det dere har signert i dag, forblir verifiserbart uforandret nå og i fremtiden, selv om det er 20 år frem i tid.
Sammendrag
Elektroniske signaturer har blitt en viktig del av moderne transaksjoner i selskaper, fordi de er praktiske, effektive og sikre. Selv om de er juridiske i mange jurisdiksjoner gjennom lover som ESIGN Act (USA) og eIDAS (EU), er compliance avhengig av at spesifikke krav, som autentisering, samtykke og dokumentintegritet, er oppfylt.
Ved å velge Oneflow, vår programvare for kontraktshåndtering, som overholder alle relevante forskrifter, kan du signere dokumenter elektronisk og sikre at de er gyldige, kan håndheves og er beskyttet mot tvister. Plattformen vår er mer enn bare et e-signeringsverktøy. Den tar hånd om hele kontraktarbeidsflyten og automatiserer den fra start til slutt.
Prøv Oneflow i dag, begynn å signere juridisk bindende dokumenter og unngå rutinemessig jobb med kontrakter.
Ofte stilte spørsmål
Holder en elektronisk signatur i retten?
Elektroniske signaturer holder i retten, forutsatt at de oppfyller juridiske krav. Lover som den amerikanske ESIGN Act og UETA slår fast at elektroniske signaturer er juridisk gyldige så lenge:
- Underskriveren har til hensikt å signere dokumentet
- Begge parter er enige om å bruke elektroniske signaturer
- Systemet som brukes, må føre en registrering som knytter signaturen til det signerte dokumentet
- Det signerte dokumentet er tilgjengelig for referanse
I EU fastsetter eIDAS lignende standarder.
Elektroniske signaturer kan imidlertid bestrides i retten hvis:
- Det foreligger bevis på svindel eller tvang
- Systemet som brukes til signering, mangler tilstrekkelige sikkerhetstiltak
- Det stilles spørsmålstegn ved undertegnedes autentisitet
Bruk av anerkjente e-signaturplattformer som Oneflow med verifiseringsmetoder (f.eks. tidsstempler, revisjonsspor) styrker håndhevbarheten.
Hvordan gjør jeg den elektroniske signaturen min juridisk bindende?
For å sikre at den elektroniske signaturen din er juridisk og gyldig, kan det være lurt å følge noen av disse stegene:
- Sørg for at du har en klar intensjon om å signere: Underskriveren må bevisst plassere signaturen sin i dokumentet (f.eks. ved å klikke på «Godta» eller bruke en stylus eller mus for å signere).
- Innhent samtykke til å bruke elektroniske signaturer: Inkluder en klausul som sier at alle parter samtykker i å signere elektronisk. Dette kan være en avkrysningsboks eller en erklæring i dokumentet.
- Bruk en sikker og kompatibel e-signaturplattform: Pålitelige plattformer som Oneflow tilbyr revisjonsspor, tidsstempler og kryptering for å bevise autentisitet. De er i samsvar med lover som ESIGN Act, UETA og eIDAS.
- Autentiser underskriveren: Krev e-postbekreftelse, SMS-koder eller multifaktorautentisering (MFA) for å bekrefte underskriverens identitet. Noen bransjer kan kreve digitale sertifikater eller notarialbekreftelse.
- Oppretthold et revisjonsspor og før opp dokumentasjon: Hold oversikt over hvem som signerte, når og hvordan signaturen ble brukt. De fleste e-signaturverktøyene tilbyr logger med IP-adresser, tidsstempler og signaturhashes for juridisk verifisering.
- Sørg for at dokumentet er sikret mot manipulering: Det signerte dokumentet bør forsegles (f.eks. PDF med sikkerhetsinnstillinger) slik at det ikke kan endres i etterkant av signeringen. Noen e-signeringsplattformer legger automatisk på et kryptografisk segl for å forhindre endringer.
Er DocuSign-signaturen juridisk bindende?
Ja, DocuSign er et alternativ for juridisk bindende signaturer i de fleste jurisdiksjoner.
Kan jeg stole på et dokument som har en digital signatur?
Ja, du kan stole på et dokument med en digital signatur, men bare hvis den oppfyller sikkerhets- og autentiseringsstandarder. Her er noen av faktorene som gjør en digital signatur pålitelig:
- Bruker kryptografisk kryptering: En digital signatur bruker offentlig nøkkelinfrastruktur (PKI) for å sikre autentisitet. Det elektroniske dokumentet signeres med en privat nøkkel og verifiseres med en offentlig nøkkel.
- Er støttet av en klarert sertifikatutsteder (CA): Signaturverktøyet du bruker, bør være støttet av pålitelige sertifikatmyndigheter.
- Inkluderer et revisjonsspor: Dokumentet skal vise hvem som har signert det, når og hvordan.
- Manipulasjonssikker beskyttelse: En gyldig signatur forhindrer endringer etter signering. Hvis dokumentet endres, vil signaturen vises som ugyldig eller tilbakekalt.
Ansvarsfraskrivelse:
All informasjon på denne siden er hentet fra offentlig tilgjengelige kilder som G2, Capterra og andre nettsteder med programvarelister. Oneflow verifiserer ikke nøyaktigheten, fullstendigheten eller aktualiteten til denne informasjonen. Oneflow påtar seg derfor ikke noe ansvar for eventuelle unøyaktigheter, feil eller utelatelser i innholdet, eller for handlinger som er utført i tillit til slik informasjon. Brukere anbefales å verifisere all informasjon på egenhånd før de tar beslutninger i henhold til den.
