Kontraktshåndtering på tvers av flere plattformer kan virke som en praktisk løsning for å sjonglere ulike prosesser, men det fører ofte til utilsiktet kaos. I stedet for å skape effektivitet, fragmenterer det arbeidsflyten, introduserer unødvendig kompleksitet og hindrer en smidig drift.

For salgs-, HR- og juristteam betyr fragmenterte systemer ofte forsinkelser i godkjenningen av kontrakter, feil i dokumentasjonen og manglende ansvarlighet, noe som kan gi ringvirkninger på tvers av hele avdelinger.

I denne artikkelen forklarer vi hvordan fragmenterte systemer skaper flaskehalser, og hvorfor en enhetlig løsning er nøkkelen til å effektivisere kontraktshåndteringen.

De reelle kostnadene ved fragmenterte systemer

Å bruke to eller flere verktøy for å administrere kontraktens livssyklus er mer vanlig enn du kanskje tror. Ifølge vår undersøkelse bruker 70,67 prosent av selskapene to eller tre systemer for å skape, gjennomgå og lagre kontrakter. Selv om denne tilnærmingen kan fungere midlertidig, skaper den ineffektivitet som sinker prosessene.

Det er vanligere enn man skulle tro å bruke flere verktøy for å håndtere kontraktens livssyklus, enten det gjelder utarbeidelse, gjennomgang eller lagring av kontrakter. Mange selskaper bruker to eller tre plattformer i den tro at denne fleksibiliteten gir dem bedre kontroll. Denne tilnærmingen fører imidlertid til ineffektivitet som ender opp med å koste langt mer i tid og ressurser.

Når kontraktsdata er spredt på tvers av ulike systemer, oppstår det siloer. Hver avdeling bruker kanskje sitt eget verktøy for å skape eller lagre kontrakter, noe som gjør det vanskelig å spore dokumentenes livssyklus. Denne mangelen på oversikt fører til forvirring, ettersom teamene sliter med å finne den mest oppdaterte versjonen av en kontrakt. Samtidig øker sannsynligheten for feil ved manuell dataregistrering, noe som ofte er nødvendig for å synkronisere informasjon mellom plattformer. En enkelt feil i en kritisk kontrakt kan føre til tapte inntekter, unødvendige forsinkelser eller – enda verre – en mislykket avtale.

I tillegg skaper fragmenterte systemer problemer med ansvarlighet. Uten en sentralisert plattform er det utfordrende å spore hvem som har gjort endringer i et dokument, eller hvor det befinner seg i godkjenningsprosessen. Denne mangelen på klarhet fører til feilkommunikasjon, dobbeltarbeid og ofte oversittelse av tidsfrister, noe som kan skade omdømmet til selskapene.

For å oppsummere kan vi nevne noen av de viktigste utfordringene:

• Datasiloer: Lagring av kontraktsdata i separate systemer gjør det vanskeligere å få tilgang til og spore dem.
• Manuell dataregistrering: Kopiering av informasjon mellom plattformer øker risikoen for feil.
• Mangel på ansvarlighet: Det blir komplisert å følge med på hvem som har gjort endringer og når.

Aberdeen Group rapporterer at selskaper med fragmenterte systemer for kontraktshåndtering opplever 20 prosent lengre kontraktsyklustid. Denne ineffektiviteten kan koste selskaper tid og penger, spesielt når forsinkelser i godkjenningen forsinker avtaler.

Les også: Hvordan kan kontraktshåndtering hjelpe deg med å inngå avtaler raskere?

Hvordan fragmentering påvirker team

Effekten av systemfragmenteringen merkes ulikt fra avdeling til avdeling, men konsekvensene er like skadelige.

For salgsteam:

• Forsinkelser i kontraktsgodkjenninger reduserer hastigheten på inngåelse av avtaler, noe som fører til tapte inntektsmuligheter.

For HR-team:

• Håndtering av kontrakter for nyansettelser eller avtaler med ansatte på tvers av flere systemer skaper flaskehalser og forstyrrer arbeidsflyten.

For juridiske team:

• Å gjennomgå og ferdigstille kontrakter som er lagret på ulike steder, øker sannsynligheten for feil og risiko for compliance.

Ifølge International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) taper selskaper opptil ni prosent av den årlige omsetningen på grunn av dårlig kontraktshåndtering.

Kaoset som skapes av fragmenterte systemer, gjør ikke bare ting tregere, det medfører også en reell risiko for selskapene dine. Når kontraktene er spredt over flere verktøy, blir det vanskelig å ha oversikt over hvor hvert enkelt dokument befinner seg, hvilken fase det er i, og hvem som er ansvarlig for neste handling. Denne mangelen på kontroll øker sannsynligheten for feil og feiltrinn.

Hvis for eksempel en kontrakts utløps- eller fornyelsesdato ikke spores på riktig måte fordi den er lagret i et silosystem, kan du gå glipp av en viktig tidsfrist. Hvis du ikke overholder en fornyelsesdato, kan det føre til at du mister et verdifullt partnerskap eller kundeforhold, og hvis du ikke avslutter en kontrakt i tide, kan det føre til unødvendige økonomiske forpliktelser.

Menneskelige feil er en annen betydelig risiko. Med fragmenterte systemer kan ansatte utilsiktet komme til å lagre eldre versjoner av en kontrakt, sende feil dokument til en kunde eller forlegge viktig informasjon. Disse feilene forsterkes når det ikke finnes noen sentralisert plattform som kan fange dem opp eller forhindre dem. Over tid kan disse små problemene eskalere til større problemer, noe som potensielt kan skade kundenes tillit og påvirke organisasjonens omdømme.

Eksempler fra den virkelige verden på risikoen ved fragmentering

Når kontraktshåndteringen blir kaotisk, utsettes selskaper for betydelig risiko.

• Meta: I 2023 ble Meta ilagt en rekordstor bot på 1,2 milliarder euro for å ha overført brukerdata mellom fragmenterte systemer uten tilstrekkelige sikkerhetstiltak, i strid med GDPR-kravene.
• Equifax: Manglende sikring av datastrømmer og effektiv sporing av informasjon førte til et massivt datainnbrudd i 2017, som rammet 147 millioner personer og resulterte i et forlik på minst 575 millioner dollar.

Disse eksemplene viser hvordan fragmenterte systemer skaper sårbarheter som kan føre til økonomiske tap og tap av omdømme.

Fordelene med en enhetlig plattform for kontraktshåndtering

Konsolidering av kontraktsprosesser i én enkelt plattform kan løse disse utfordringene og forbedre effektiviteten betydelig.

Overgang til et system for sentralisert kontraktshåndtering kan løse disse utfordringene og skape en smidigere arbeidsflyt på tvers av avdelinger. Ved å samle alle kontraktsrelaterte aktiviteter på én plattform får selskaper bedre kontroll og oversikt over hele kontraktens livssyklus.

Et enhetlig system sikrer at alle interessenter jobber ut fra samme versjon av et dokument, noe som eliminerer forvirring og reduserer risikoen for feil. Teamene kan spore kontrakter i sanntid, se hvem som har gjort endringer, og hvor langt dokumentet er kommet i godkjenningsprosessen. Denne gjennomsiktigheten bidrar til å unngå forsinkelser og holder alle på linje.

Automatisering er en annen viktig fordel med enhetlige plattformer. Automatiserte påminnelser kan holde kontraktene i rute og sørge for at godkjenninger innhentes og underskrifter samles inn uten unødvendig kommunikasjon frem og tilbake. Disse verktøyene kan også integreres sømløst med andre systemer i selskapene, for eksempel CRM-programvare, slik at dataene flyter uanstrengt og eliminerer behovet for manuell inntasting.

Kanskje viktigst av alt er at en sentralisert plattform gir trygghet. Når alle kontrakter er lagret sikkert på ett sted, kan selskapene beskytte sensitiv informasjon bedre og oppfylle kravene til compliance. Dette reduserer risikoen og sikrer at organisasjonen alltid er forberedt på revisjoner eller gjennomganger.

Med andre ord, her ser du hvordan et enhetlig system kan hjelpe:

• Sentralisert lagring: Oppbevar alle kontraktsdata på ett sted for enkel tilgang og versjonskontroll.
• Effektiviserte arbeidsflyter: Automatiser godkjenninger og spor fremdriften i sanntid, noe som reduserer forsinkelser.
• Forbedret samarbeid: Teamene jobber på samme plattform, noe som sikrer samsvar og minimerer feil.
• Forbedret compliance: Innebygde sikkerhetstiltak bidrar til å oppfylle GDPR og andre lovpålagte krav.

Selskaper som gikk over til enhetlige plattformer, rapporterte for eksempel at de inngikk avtaler 30 prosent raskere, ifølge Aberdeen Research.

Les også: De 10 beste programvarene for kontraktshåndtering i 2025

Trinn for å gå over til et enhetlig system

Hvis organisasjonen din sliter med fragmenterte systemer, starter løsningen med bevisst handling.

1. Evaluer de nåværende prosessene: Ta en oversikt over alle verktøyene teamene dine bruker til å administrere kontrakter, og identifiser ineffektivitet
2. Velg riktig plattform: Se etter et system for kontraktshåndtering som kan integreres med eksisterende arbeidsflyter og som oppfyller organisasjonens behov
3. Implementer gradvis: Begynn med en trinnvis utrulling, slik at teamene dine får tid til å tilpasse seg det nye systemet og samtidig minimere forstyrrelser
4. Sørg for opplæring og støtte: Sørg for at de ansatte forstår hvordan de skal bruke plattformen effektivt og har tilgang til løpende støtte

Forenkling av kontraktsprosessene handler ikke bare om bekvemmelighet, men også om å gi teamene dine mulighet til å fokusere på det som betyr mest.

Juridisk bindende kontraktsmaler i Oneflow

Du trenger ikke å skrive kontrakter fra bunnen av, bruk våre gratis maler i Oneflow

Finn ut mer

Sammendrag

• Fragmenterte systemer forstyrrer arbeidsflyten og skaper ineffektivitet, noe som forsinker avtaleinngåelser og øker risikoen
• Salg, HR og juridiske avdelinger står alle overfor unike utfordringer som følge av siloformede verktøy for kontraktshåndtering
• Overgang til en sentralisert kontraktshåndteringsplattform effektiviserer prosessene, forbedrer samarbeidet og reduserer antall feil
• Ved å ta proaktive skritt for å samordne kontraktshåndteringen kan du spare tid, øke produktiviteten og beskytte selskapene dine mot risikoer som kunne vært unngått

En enhetlig kontraktshåndtering er ikke bare en teknisk oppgradering. Det er en strategisk beslutning som øker effektiviteten og posisjonerer organisasjonen for langsiktig suksess. Ta det første skrittet mot å eliminere kaoset i dag.