Contractmanagement op meerdere platforms lijkt misschien een praktische oplossing voor het jongleren met verschillende processen, maar het leidt vaak tot een onbedoelde chaos. In plaats van efficiëntie te maken, versnippert het werkstromen, introduceert het onnodige complexiteit en belemmert het je vermogen om soepel te werken.
Voor sales, HR en legal teams betekenen gefragmenteerde systemen vaak vertragingen bij het verkrijgen van Approvals, fouten in documentatie en een gebrek aan verantwoordelijkheid dat kan doorwerken op hele afdelingen.
In dit artikel onderzoeken we hoe gefragmenteerde systemen knelpunten maken en waarom een uniforme oplossing de sleutel is tot het stroomlijnen van contractmanagement.
De werkelijke kosten van gefragmenteerde systemen
Het gebruik van twee of meer tools om de levenscyclus van contracten te beheren komt vaker voor dan je denkt. Volgens ons onderzoek vertrouwt 70,67 procent van de bedrijven op twee tot drie systemen voor het maken, beoordelen en opslaan van contracten. Hoewel deze methode tijdelijk werkt, maakt hij inefficiënties die processen vertragen.
Het gebruik van meerdere tools om de levenscyclus van contracten te beheren, of het nu gaat om het opstellen, beoordelen of opslaan van contracten, is gebruikelijker dan je zou denken. Veel bedrijven vertrouwen op twee of drie platforms, omdat ze denken dat deze flexibiliteit hen meer controle geeft. Deze methode leidt echter tot inefficiënties die uiteindelijk veel meer tijd en middelen kosten.
Wanneer data over contracten verspreid zijn over verschillende systemen, ontstaan er silo’s. Elke afdeling kan haar eigen tool gebruiken om contracten te maken of op te slaan, wat het moeilijk maakt om de levenscyclus van het document te tracken. Dit gebrek aan zichtbaarheid leidt tot verwarring, omdat teams moeite hebben om de meest actuele versie van een contract te vinden. Handmatige gegevensinvoer, die vaak nodig is om informatie tussen platforms te synchroniseren, vergroot de kans op fouten. Eén enkele fout in een kritiek contract kan leiden tot verloren omzet, onnodige vertragingen of, erger nog, een mislukte deal.
Bovendien maken gefragmenteerde systemen verantwoordingsproblemen. Zonder een gecentraliseerd platform is het een uitdaging om bij te houden wie wijzigingen heeft aangebracht in een document of waar het staat in het Approval proces. Dit gebrek aan duidelijkheid leidt tot miscommunicatie, dubbel werk en vaak gemiste deadlines die de reputatie van je bedrijf kunnen schaden.
Samengevat zijn de belangrijkste uitdagingen
- Data silo’s: Het opslaan van data over contracten in aparte systemen maakt het moeilijker om toegang te krijgen en te tracken.
- Handmatige invoer van data: Het kopiëren van informatie tussen platforms vergroot de kans op fouten.
- Gebrek aan verantwoording: Controleren wie wanneer wijzigingen heeft aangebracht wordt ingewikkeld.
De Aberdeen Group rapporteert dat bedrijven met gefragmenteerde contractmanagement systemen een 20 procent langere doorlooptijd van contracten ervaren. Deze inefficiënties kunnen bedrijven tijd en geld kosten, vooral wanneer vertragingen bij de Approval deals ophouden.
Lees ook: Hoe kan contractmanagement je helpen om sneller deals te sluiten?
Hoe fragmentatie teams beïnvloedt
De impact van systeemfragmentatie wordt op verschillende afdelingen verschillend gevoeld, maar de gevolgen zijn even schadelijk.
Voor sales teams:
- Vertragingen in de Approvals van contracten verminderen de snelheid van het sluiten van deals, waardoor omzetkansen gemist worden.
Voor HR-teams:
- Het beheren van contracten voor nieuwe medewerkers of werknemersovereenkomsten in meerdere systemen maakt knelpunten en verstoort workflows.
Voor legal teams:
- Het beoordelen en afronden van contracten die op verschillende locaties zijn opgeslagen vergroot de kans op fouten en compliance risico’s.
Volgens de International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) verliezen bedrijven tot negen procent van hun jaarlijkse omzet door slecht contractmanagement.
De chaos die wordt gemaakt door gefragmenteerde systemen vertraagt niet alleen de zaken, maar introduceert ook echte risico’s voor je bedrijf. Als contracten verspreid zijn over meerdere tools, wordt het moeilijk om een duidelijk overzicht te gebruiken van waar elk document is, in welke fase het zich bevindt en wie verantwoordelijk is voor de volgende actie. Dit gebrek aan controle vergroot de kans op fouten en misstappen.
Als bijvoorbeeld de verval- of hernieuwingsdatum van een contract niet goed wordt bijgehouden omdat het is opgeslagen in een silo-systeem, kun je een belangrijke deadline missen. Het missen van een verlenging kan leiden tot het verlies van een waardevolle partnership of klantrelatie, terwijl het niet op tijd beëindigen van een contract kan leiden tot onnodige financiële verplichtingen.
Menselijke fouten vormen een ander belangrijk risico. Met gefragmenteerde systemen kunnen werknemers per ongeluk oudere versies van een contract opslaan, het verkeerde document naar een klant versturen of belangrijke informatie kwijtraken. Deze fouten worden versterkt als er geen gecentraliseerd platform is om ze op te vangen of te voorkomen. Na verloop van tijd kunnen deze kleine problemen escaleren tot grotere problemen, die het vertrouwen van klanten kunnen schaden en de reputatie van je organisatie kunnen aantasten.
Voorbeelden uit de praktijk van de risico’s van versnippering
Wanneer contractmanagement chaotisch wordt, lopen bedrijven aanzienlijke risico’s.
- Meta: In 2023 werd Meta geconfronteerd met een recordboete van 1,2 miljard euro voor het overdragen van data van gebruikers tussen gefragmenteerde systemenzonder voldoende waarborgen, waardoor de GDPR-vereisten werden geschonden.
- Equifax: Een falen in het beveiligen van data flows en het effectief tracken van informatie leidde tot een enorm datalek in 2017, waarbij 147 miljoen personen werden getroffen en dat resulteerde in een schikking van ten minste $575 miljoen.
Deze voorbeelden laten zien hoe gefragmenteerde systemen kwetsbaarheden maken die kunnen leiden tot financiële verliezen en reputatieschade.
De voordelen van een uniform platform voor contractmanagement
Het consolideren van contractprocessen in één platform kan deze uitdagingen oplossen en de efficiëntie aanzienlijk verbeteren.
Overstappen op een gecentraliseerd contractmanagement systeem kan deze uitdagingen oplossen en soepelere workflows maken voor alle afdelingen. Door alle contractgerelateerde activiteiten in één platform te consolideren, krijgen bedrijven betere controle en zichtbaarheid over de hele levenscyclus van contracten.
Een uniform systeem zorgt ervoor dat alle stakeholders vanuit dezelfde versie van een document werken, wat verwarring voorkomt en de kans op fouten verkleint. Teams kunnen contracten in realtime tracken, zien wie wijzigingen heeft aangebracht en zien waar het document zich in het Approval proces bevindt. Deze transparantie helpt vertragingen te voorkomen en houdt iedereen op één lijn.
Automatisering is een ander krachtig voordeel van uniforme platforms. Geautomatiseerde herinneringen kunnen contracten op schema houden en ervoor zorgen dat Approvals worden verkregen en handtekeningen worden verzameld zonder onnodige heen-en-weer communicatie. Deze tools integreren ook naadloos met andere bedrijfssystemen, zoals CRM-software, waardoor data moeiteloos flowt en handmatige invoer niet meer nodig is.
Het belangrijkste is misschien wel dat een gecentraliseerd platform gemoedsrust geeft. Als alle contracten veilig op één locatie zijn opgeslagen, kunnen bedrijven gevoelige informatie beter beschermen en voldoen aan de compliance-eisen. Dit vermindert risico’s en zorgt ervoor dat je organisatie altijd voorbereid is op audits of beoordelingen.
Anders gezegd, dit is hoe een uniform systeem kan helpen:
- Gecentraliseerde opslag: Bewaar alle data van contracten op één plek voor eenvoudige toegang en versiebeheer.
- Gestroomlijnde workflows: Automatiseer Approvals en volg de voortgang in real-time, zodat er minder vertraging optreedt.
- Verbeterde samenwerking: Teams werken op hetzelfde platform, zodat ze op één lijn zitten en minder fouten maken.
- Verbeterde compliance: Ingebouwde beveiligingen helpen te voldoen aan GDPR en andere wettelijke vereisten.
Bedrijven die bijvoorbeeld overstapten op uniforme platforms, sloten volgens Aberdeen Research 30 procent sneller deals.
Lees ook: Top 10 contractmanagement software in 2025
Stappen om over te stappen op een uniform systeem
Als je organisatie worstelt met gefragmenteerde systemen, begint de oplossing met bewuste actie.
- Evalueer je huidige processen: Inventariseer alle tools die jouw teams gebruiken om contracten te beheren en identificeer inefficiënties.
- Kies het juiste platform: Ga op zoek naar een contractmanagement systeem dat kan integreren met je bestaande workflows en voldoet aan de behoeften van jouw organisatie
- Implementeer geleidelijk: Begin met een gefaseerde uitrol, zodat je teams zich kunnen aanpassen aan het nieuwe systeem terwijl de verstoringen tot een minimum worden beperkt
- Zorg voor training en ondersteuning: Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe ze het platform effectief kunnen gebruiken en toegang hebben tot voortdurende ondersteuning
Het versimpelen van jouw contract processen gaat niet alleen over gemak, het gaat over het in staat stellen van je teams om zich te concentreren op wat het belangrijkst is.
Juridisch bindende templates voor contracten in Oneflow
Key conclusions
- Fragmented systems disrupt workflows and introduce inefficiencies, delaying deal closing and increasing risks
- Sales, HR and legal teams all face unique challenges caused by silos in contract management tools.
- Switching to a centralised contract management platform streamlines processes, improves collaboration and reduces errors
- By proactively working to harmonise contract management, you can save time, increase productivity and protect your business from avoidable risks.
Merging contract management is not just a technical upgrade. It is a strategic decision that increases efficiency and positions your organisation for long-term success. Take the first step today to avoid chaos.
