De hospitality industrie evolueert, maar sommige dingen zijn niet veranderd – zoals de bergen papierwerk die nodig zijn om een hotel, restaurant of evenementenruimte te runnen. Terwijl de verwachtingen van klanten de pan uit rijzen, zitten veel bedrijven nog vast in het verleden en vertrouwen ze op papieren formulieren en contracten.
84% van de hospitality bedrijven heeft nu speciale teams die zich richten op de digitale transformatie van hospitality bedrijfsdocumenten. Toch hebben veel bedrijven de kracht van papierloos werken nog niet volledig omarmd, waardoor papieren processen tijd en geld verspillen.
Het succesverhaal van Radisson Hotel Group met de elektronische handtekening van Oneflow voor hospitality heeft aangetoond dat papieren bedrijfsdocumenten niet alleen kunnen worden getransformeerd in een milieuvriendelijkere methode, maar ook in grotere boekingen en betere gastervaringen.
In dit artikel hebben we de top 20 hospitality bedrijfsdocumenten opgesomd die je digitaal kunt ondertekenen, hoe ze je bedrijf beïnvloeden en waarom overstappen op e-handtekeningen een no-brainer is.
Lijst van use cases voor digitale handtekeningen voor hospitality bedrijfsdocumenten
1. Registratieformulieren voor gasten
- Wat het is: Formulieren die gegevens van gasten vastleggen tijdens het inchecken
- Waarom het belangrijk is: Houdt nauwkeurige gegevens bij en zorgt voor legal compliance
- Wie maakt het: Receptiemedewerkers
- Wie ondertekent het: Gasten
- Aanpassing: Meestal gestandaardiseerd met gast-specifieke velden
2. Boekings- en reserveringsovereenkomsten
- Wat het is: Contracten voor boekingen van kamers of evenementenruimtes
- Waarom het belangrijk is: Duidelijke definitie van voorwaarden, om misverstanden te voorkomen.
- Wie maakt het: Reserveringen of sales teams
- Wie ondertekent het: Gasten of organisatoren van evenementen
- Aanpassing: Standaardvoorwaarden met boekingsspecifieke details
3. Contracten voor evenementen
- Wat het is: Overeenkomsten waarin de voorwaarden voor het hosten van evenementen worden beschreven
- Waarom het belangrijk is: Stelt verwachtingen en definieert verantwoordelijkheden
- Wie maakt het: Evenementcoördinatoren
- Wie ondertekent het: Klanten die het evenement organiseren
- Aanpassing: Sterk afgestemd op elk evenement
Lees ook: Top 10 software voor elektronische handtekeningen in 2025
4. Contracten met leveranciers en verkopers
- Wat het is: Overeenkomsten met leveranciers voor goederen of diensten.
- Waarom het belangrijk is: Zorgt voor een betrouwbare toeleveringsketen
- Wie maakt het: Inkoopteams
- Wie ondertekent het: Leveranciers en managers
- Aanpassing: Standaard templates met details van goederen of diensten.
5. Arbeidscontracten
- Wat het is: Legal overeenkomsten voor nieuwe werknemers
- Waarom het belangrijk is: Definieert duidelijk rollen en verwachtingen
- Wie maakt het: HR-afdelingen
- Wie ondertekent het: Medewerkers en management
- Aanpassing: Gestandaardiseerd met rolspecifieke details
6. Non-disclosure overeenkomsten (NDA’s)
- Wat het is: Overeenkomsten om vertrouwelijke informatie te beschermen
- Waarom het belangrijk is: Beschermt gevoelige bedrijfsinformatie
- Wie maakt het: Legal teams
- Wie ondertekent het: Medewerkers, verkopers of partners
- Aanpassing: Meestal standaard met een paar aangepaste clausules
7. Service Level Agreements (SLA’s)
- Wat het is: Contracten waarin de kwaliteitsverwachtingen van de service worden vastgelegd.
- Waarom het belangrijk is: Houdt leveranciers verantwoordelijk
- Wie maakt het: Operationele teams
- Wie ondertekent het: Dienstverleners en managers
- Aanpassing: Afgestemd op specifieke diensten
Ready-to-use contract templates in Oneflow
8. Onderhoudsovereenkomsten
- Wat het is: Contracten voor het onderhoud van apparatuur en faciliteiten
- Waarom het belangrijk is: Zorgt voor een soepele werking
- Wie maakt het: Facilitair management
- Wie ondertekent het: Leveranciers en personeel
- Aanpassing: Specifiek voor het type onderhoud dat nodig is
9. Franchiseovereenkomsten
- Wat het is: Contracten tussen franchisegevers en franchisenemers.
- Waarom het belangrijk is: Definieert merkrichtlijnen en operationele regels
- Wie maakt het: Legal teams
- Wie ondertekent het: Franchisegevers en franchisenemers
- Aanpassing: Standaardvoorwaarden met locatiespecifieke details
Lees ook: Alles wat je moet weten over elektronisch ondertekenen
10. Hospitality bedrijfsdocumenten die je digitaal kunt ondertekenen: Huurovereenkomsten
- Wat het is: Contracten voor het leasen van onroerend goed.
- Waarom het belangrijk is: Definieert duidelijk de voorwaarden voor het gebruik van onroerend goed
- Wie maakt het: Legal of vastgoedteams
- Wie ondertekent het: Eigenaren en huurders
- Aanpassing: Specifiek voor het pand en de voorwaarden
11. Formulieren voor naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften
- Wat het is: Documenten die de naleving van lokale veiligheids- en gezondheidsvoorschriften garanderen
- Waarom het belangrijk is: Helpt te voldoen aan legal eisen en geeft tegelijkertijd prioriteit aan de veiligheid van personeel en gasten.
- Wie maakt het: Compliance officers of management.
- Wie ondertekent het? Medewerkers of inspecteurs.
- Aanpassing: Gestandaardiseerde formulieren met af en toe locatiespecifieke velden
12. Creditcard autorisatieformulieren
- Wat het is: Door gasten verstrekte toestemming voor betalingsverwerking
- Waarom het belangrijk is: Beveiligt betalingen en vermindert frauderisico’s
- Wie maakt het: Receptie- of financieel personeel
- Wie ondertekent het: Gasten
- Aanpassing: Meestal standaard, met details die specifiek zijn voor de transactie
13. Formulieren voor incidentenrapport
- Wat het is: Documenten met details over ongelukken of onverwachte gebeurtenissen op locatie
- Waarom het belangrijk is: Zorgt voor de juiste documentatie voor aansprakelijkheids- en verzekeringsclaims
- Wie maakt het: Betrokken medewerkers of management
- Wie ondertekent het: Getuigen, betrokkenen en soms gasten
- Aanpassing: Standaardformulieren aangevuld met incident-specifieke details
14. Orders voor banket evenementen (BEO’s)
- Wat het is: Gedetailleerde schema’s voor catered evenementen, inclusief eten, opstelling en schema’s
- Waarom het belangrijk is: Zorgt ervoor dat alle teams op één lijn zitten voor een soepele uitvoering van het evenement.
- Wie maakt het: Evenement planners
- Wie ondertekent het: Klanten en afdelingshoofden
- Aanpassing: Zeer specifiek voor elk evenement
15. Reisbureau overeenkomsten
- Wat het is: Contracten tussen hotels en reisbureaus voor boekingen van gasten
- Waarom het belangrijk is: Breidt de boekingskanalen en zichtbaarheid van het hotel uit
- Wie maakt het: Sales of marketing teams
- Wie ondertekent het: Hotelvertegenwoordigers en functionarissen van agentschappen
- Aanpassing: Bevat meestal standaardclausules, met verschillende commissiestructuren.
16. Contracten voor groepsverkopen
- Wat het is: Overeenkomsten voor grote groepsboekingen, zoals voor conferenties of rondleidingen
- Waarom het belangrijk is: Garandeert bulkreserveringen, waardoor de omzet stijgt.
- Wie maakt het: Sales teams
- Wie ondertekent het: Organisatoren van groepen
- Aanpassing: Afgestemd op groepsgrootte, duur en vereisten
Lees ook: Hoe Oneflow sales teams kan helpen om sneller deals te sluiten
17. Toestemmingsformulieren voor spa en wellness
- Wat het is: Toestemmingsformulieren voor gasten voor spa- of wellnessbehandelingen
- Waarom het belangrijk is: Zorgt ervoor dat de gast op de hoogte is van de behandeling en eventuele bijbehorende risico’s
- Wie maakt het: Spa management
- Wie ondertekent het: Gasten
- Aanpassing: Standaardformulieren met details over specifieke behandelingen
18. Overeenkomsten huisdierenbeleid
- Wat het is: Contracten waarin de hotelregels staan beschreven voor gasten die reizen met huisdieren
- Waarom het belangrijk is: Voorkomt misverstanden en zorgt voor bescherming van eigendommen
- Wie maakt het: Receptie of management
- Wie ondertekent het: Gasten met huisdieren
- Aanpassing: Meestal standaard, met gast-specifieke details
19. Overeenkomsten voor data bescherming
- Wat het is: Overeenkomsten om naleving van data privacy wetten zoals GDPR te waarborgen
- Waarom het belangrijk is: Beschermt data van gasten en zorgt voor legal compliance
- Wie maakt ze: Legal of IT teams
- Wie ondertekent het: Personeel, verkopers of externe partners
- Aanpassing: Grotendeels gestandaardiseerd met legal-specifieke aanpassingen
20. Lidmaatschaps- of loyaliteitsprogramma overeenkomsten
- Wat het is: Voorwaarden om lid te worden van loyaliteitsprogramma’s
- Waarom het belangrijk is: Verduidelijkt de voordelen en verantwoordelijkheden van het lidmaatschap
- Wie maakt het: Marketing- of klantloyaliteitsteams
- Wie ondertekent het: Gasten of leden
- Aanpassing: Meestal gestandaardiseerd, met lid-specifieke velden
Waarom leiders in hospitality digitale handtekeningen gebruiken
Radisson Hotel Group is een goed voorbeeld van hoe digitale transformatie kan lonen. Door over te stappen op digitale processen kon Radisson contracten sneller afhandelen, de gasttevredenheid verhogen en aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. Ze digitaliseerden alles, van registratieformulieren voor gasten tot contracten met leveranciers, waardoor zowel de efficiëntie als hun ecologische voetafdruk verbeterden.
- De hospitality industrie draait om het maken van onvergetelijke ervaringen, niet om het verzanden in papierwerk.
- Dynamische digitale contracten vergroten de doorlooptijd van contracten en het boeken van sales
- Digitale handtekeningen zijn een noodzaak geworden voor hospitality bedrijven die concurrerend willen blijven met snellere operaties en groenere praktijken
