Hotell og restaurantbransjen er i stadig utvikling, men noen ting har ikke endret seg – som mengden papirarbeid som kreves for å drive et hotell, en restaurant eller et eventlokale. Selv om kundenes forventninger skyter i været, sitter mange selskaper fast i fortiden og er avhengige av papirskjemaer og kontrakter.

Faktisk har 84 % av selskapene i hotell og restaurantbransjen nå dedikerte team som fokuserer på digital transformasjon av forretningsdokumenter. Likevel er det fortsatt mange som ikke har tatt til seg kraften i å bli papirløse, og papirbaserte prosesser sløser med tid og penger.

Radisson Hotel Groups suksesshistorie med å ta i bruk Oneflows elektroniske signatur for hotellbransjen har vist at selskapers papirdokumenter kan forvandles til ikke bare en mer miljøvennlig tilnærming, men også til økte bestillinger og bedre gjesteopplevelser.

I denne artikkelen har vi listet opp de 20 viktigste dokumentene i hotell og restaurantbransjen som du kan signere digitalt, hvordan de påvirker selskapene dine, og hvorfor det er en no-brainer å gå over til e-signaturer.

Liste over bruksområder for digital signatur for dokumenter i selskaper innen hotell og restaurantbransjen

1. Registreringsskjemaer for gjester

• Hva det er: Skjemaer som registrerer gjesteopplysninger under innsjekking
• Hvorfor det er viktig: Holder nøyaktig oversikt og sikrer compliance med lover og regler
• Hvem skaper det? Personalet i resepsjonen
• Hvem som signerer den: Gjester
• Tilpasning: For det meste standardisert med gjestespesifikke felt

2. Booking- og reservasjonsavtaler

• Hva det er: Kontrakter for bestilling av rom eller arrangementer
• Hvorfor det er viktig: Tydelig definisjon av begreper, slik at misforståelser unngås
• Hvem skaper det? Reservasjons- eller salgsteam
• Hvem som signerer den: Gjester eller arrangører av arrangementet
• Tilpasning: Standardvilkår med bestillingsspesifikke detaljer

3. Kontrakter for eventer

• Hva det er: Avtaler som beskriver vilkårene for å være vertskap for arrangementer
• Hvorfor det er viktig: Setter forventninger og definerer ansvarsområder
• Hvem skaper det? Eventkoordinatorer
• Hvem som signerer den: Kunder som er vertskap for arrangementet
• Tilpasning: Sterkt skreddersydd til hvert arrangement

4. Leverandør- og underleverandørkontrakter

• Hva det er: Avtaler med leverandører om kjøp av varer eller tjenester.
• Hvorfor det er viktig: Sikrer en pålitelig forsyningskjede
• Hvem skaper det? Innkjøpsteam
• Hvem som signerer den: Leverandører og ledere
• Tilpasning: Standardmaler med detaljer om varer eller tjenester

5. Arbeidskontrakter

• Hva det er: Juridiske avtaler for nyansatte
• Hvorfor det er viktig: Tydelig definisjon av roller og forventninger
• Hvem skaper det? HR-avdelinger
• Hvem som signerer den: Ansatte og ledelse
• Tilpasning: Standardisert med rollespesifikke detaljer

6. Avtaler om taushetsplikt (NDA)

• Hva det er: Avtaler for å beskytte konfidensiell informasjon
• Hvorfor det er viktig: Beskytter sensitiv informasjon om selskaper
• Hvem skaper det? Juridiske team
• Hvem som signerer den: Ansatte, leverandører eller partnere
• Tilpasning: For det meste standard med noen få tilpassede klausuler

7. Avtaler om servicenivå (SLA)

• Hva det er: Kontrakter som definerer forventninger til tjenestekvalitet
• Hvorfor det er viktig: Holder leverandørene ansvarlige
• Hvem skaper det? Team for drift
• Hvem som signerer den: Tjenesteleverandører og ledere
• Tilpasning: Skreddersydd til spesifikke tjenester

Bruksklare kontraktsmaler i Oneflow

Klikk og begynn å signere kontrakter med våre gratis kontraktsmaler

Finn ut mer

8. Vedlikeholdsavtaler

• Hva det er: Kontrakter for vedlikehold av utstyr og anlegg
• Hvorfor det er viktig: Sikrer problemfri drift
• Hvem skaper det? Anleggsledelse
• Hvem som signerer den: Leverandører og ansatte
• Tilpasning: Spesifikt for den type vedlikehold som kreves

9. Franchiseavtaler

• Hva det er: Kontrakter mellom franchisegivere og franchisetakere
• Hvorfor det er viktig: Definerer retningslinjer for branding og drift
• Hvem skaper det? Juridiske team
• Hvem som signerer den: Franchisegivere og franchisetakere
• Tilpasning: Standardvilkår med stedsspesifikke detaljer

10. Leieavtaler

• Hva det er: Kontrakter for utleie av eiendom
• Hvorfor det er viktig: Klare definisjoner av vilkår for bruk av eiendom
• Hvem skaper det? Juridiske team eller eiendomsteam
• Hvem som signerer den: Grunneiere og leietakere
• Tilpasning: Spesifikt for eiendommen og vilkårene

11. Skjemaer for compliance innen helse og sikkerhet

• Hva det er: Dokumenter som sikrer overholdelse av lokale sikkerhets- og helseforskrifter
• Hvorfor det er viktig: Bidrar til å oppfylle lovkrav samtidig som sikkerheten til ansatte og gjester prioriteres.
• Hvem skaper den? Compliance-ansvarlige eller ledelsen.
• Hvem som signerer den: Ansatte eller inspektører.
• Tilpasning: Standardiserte skjemaer med enkelte stedsspesifikke felt

12. Skjemaer for autorisasjon av kredittkort

• Hva det er: Gjestetildelt autorisasjon for betalingsbehandling
• Hvorfor det er viktig: Sikrer betalinger samtidig som risikoen for svindel reduseres
• Hvem skaper det? Resepsjons- eller økonomimedarbeidere
• Hvem som signerer den: Gjester
• Tilpasning: Vanligvis standard, med detaljer som er spesifikke for transaksjonen

13. Skjemaer for hendelsesrapportering

• Hva det er: Dokumenter som beskriver ulykker eller uventede hendelser på stedet
• Hvorfor det er viktig: Sikrer riktig dokumentasjon for ansvars- og forsikringskrav
• Hvem skaper den? Involverte medarbeidere eller ledelsen
• Hvem som skriver under: Vitner, involverte parter og noen ganger gjester
• Tilpasning: Standardskjemaer fylles ut med hendelsesspesifikke detaljer

14. Bestillinger av bankettarrangementer (BEO)

• Hva det er: Detaljerte skisser for arrangementer med catering, inkludert mat, oppsett og tidsplaner
• Hvorfor det er viktig: Sikrer at alle teamene er samkjørte, slik at arrangementet kan gjennomføres på en smidig måte
• Hvem skaper det? Eventplanleggere
• Hvem som signerer den: Kunder og avdelingsledere
• Tilpasning: Svært spesifikk for hvert arrangement

15. Avtaler med reisebyråer

• Hva det er: Kontrakter mellom hoteller og reisebyråer for gjestebestillinger
• Hvorfor det er viktig: Utvider hotellets bookingkanaler og synlighet
• Hvem skaper det? Salgs- eller markedsføringsteam
• Hvem som signerer den: Representanter for hotellet og byrået
• Tilpasning: Inkluderer vanligvis standardklausuler, med varierende provisjonsstrukturer

16. Konsernsalgskontrakter

• Hva det er: Avtaler for store gruppebestillinger, for eksempel for konferanser eller turer
• Hvorfor det er viktig: Sikrer massebestillinger og øker inntektene
• Hvem skaper det? Salgsteam
• Hvem som signerer den: Gruppens arrangører
• Tilpasning: Skreddersys etter gruppestørrelse, varighet og behov
  
  Les også: Hvordan Oneflow kan hjelpe salgsteam med å inngå avtaler raskere

17. Samtykkeskjemaer for spa og velvære

• Hva det er: Samtykkeskjemaer for spa- eller velværebehandlinger
• Hvorfor det er viktig: Sikrer at gjesten er informert om behandlingen og eventuelle risikoer som er forbundet med den
• Hvem skaper det? Spa-ledelsen
• Hvem som signerer den: Gjester
• Tilpasning: Standardskjemaer med detaljer om spesifikke behandlinger

18. Avtaler om kjæledyr-policy

• Hva det er: Kontrakter som beskriver hotellregler for gjester som reiser med kjæledyr
• Hvorfor det er viktig: Forhindrer misforståelser og sikrer beskyttelse av eiendom
• Hvem skaper det? Resepsjonen eller ledelsen
• Hvem som signerer den: Gjester med kjæledyr
• Tilpasning: Stort sett standard, med gjestespesifikke detaljer

19. Avtaler om databeskyttelse

• Hva det er: Avtaler for å sikre compliance med personvernlover som GDPR
• Hvorfor det er viktig: Beskytter gjestedata og sikrer compliance med lover og regler
• Hvem skaper det? Juridiske eller IT-team
• Hvem som signerer den: Ansatte, leverandører eller tredjepartspartnere
• Tilpasning: I stor grad standardisert med lovspesifikke justeringer

20. Medlemskaps- eller lojalitetsprogramavtaler

• Hva det er: Vilkår og betingelser for å bli med i lojalitetsprogrammer
• Hvorfor det er viktig: Klargjør fordelene og ansvaret som følger med medlemskapet
• Hvem skaper det? Markedsførings- eller kundelojalitetsteam
• Hvem som signerer den: Gjester eller medlemmer
• Tilpasning: Vanligvis standardisert, med medlemsspesifikke felt

Hvorfor ledere i hotell og restaurantbransjen tar i bruk digitale signaturer

Radisson Hotel Group er et godt eksempel på hvordan digital transformasjon kan lønne seg. Ved å gå over til digitale prosesser opplevde Radisson raskere kontraktsgjennomgang, økt gjestetilfredshet og betydelige kostnadsbesparelser. De digitaliserte alt fra gjesteregistreringsskjemaer til leverandørkontrakter, noe som forbedret både effektiviteten og miljøavtrykket deres.

• Hotell og restaurantbransjen handler om å skape uforglemmelige opplevelser, ikke om å henge seg opp i papirarbeid
• Dynamiske digitale kontrakter øker gjennomføringstiden og salgsbookingen
• Digitale signaturer har blitt en nødvendighet for selskaper som ønsker å holde seg konkurransedyktige med raskere drift til grønnere praksis