Hva er digitale kontrakter?

Gå fra utskrevne dokumenter, håndskrevne signaturer og fysiske arkiver til digitale kontrakter som er sikre og datadrevne – noe som gir deg frihet til å fokusere på det som er viktigst.

Hva er digitale kontrakter?

Digitale kontrakter, også kjent som elektroniske kontrakter eller e-kontrakter, er avtaler som du inngår og gjennomfører ved hjelp av digitale metoder. I stedet for å håndtere bunker med papirer, opprettes, lagres og administreres disse kontraktene ved hjelp av elektroniske midler som e-post, nettbaserte plattformer eller digitale signaturer. Det fine med digitale kontrakter er at de gjør det enklere for alle involverte parter. Du kan opprette, signere og lagre kontrakter på nettet uten å måtte skrive ut, skanne eller sende dokumenter i posten. Alt skjer elektronisk, noe som sparer både tid og penger. I tillegg kommer digitale kontrakter med ekstra sikkerhetstiltak som kryptering og autentisering, noe som gjør dem til et tryggere alternativ. Uansett om du er en bedrift eller en privatperson, kan digitale kontrakter bidra til å effektivisere prosessene dine og gjøre det enklere å gjennomføre transaksjoner på nettet.

Hva er digital kontraktsinngåelse?

Digital kontraktsinngåelse er prosessen med å opprette, gjennomføre og administrere slike kontrakter i et digitalt miljø. Det finnes et bredt spekter av programvare for å automatisere og forbedre ulike deler av kontraktens livssyklus, men det finnes i hovedsak to typer programvare for digital kontraktsinngåelse. 

De to typene digitale kontrakter

Det finnes i hovedsak to skoler innen digital kontraktshåndtering. Den ene går ut på å legge til signaturer i statiske PDF-filer, mens den andre bygger på HTML og gjør kontraktsprosessen nettleserbasert, dynamisk og interaktiv. Med andre ord, i stedet for å signere et stillbilde av et dokument, kan du med digitale kontrakter bygge kontrakten ved å dra og slippe tekst i et samarbeidsdokument, redigere kontrakten etter at den er sendt, inkludere videoer, vedlegg og responsive produktfelt som motparten kan fylle ut. 

Med HTML-kontrakter kan du også trekke ut metadata fra alle kontraktene dine. Når du signerer på PDF-filer, kan du derimot ikke trekke ut informasjonen i kontrakten, men må i stedet dokumentere den manuelt. Du kan med andre ord samle inn informasjon og få oversikt over avtalens verdi, de solgte produktene og de involverte partene i alle kontraktene dine uten å måtte bruke CRM eller andre manuelle løsninger.

Fem grunner til at team elsker digitale kontrakter

1. Tilpasset kontroll

Kontrakter krever ofte høy sikkerhet eller høy sensitivitet, og derfor har noen digitale kontraktsløsninger som Oneflow tilpassede brukerrettigheter og BankID-signering for å sikre at kontrakter aldri havner i feil hender. Oneflow gjør det også mulig å låse tekstblokker i kontraktsmaler, slik at en bruker som sender en kontrakt som noen andre i teamet har opprettet, bare kan redigere de feltene som kan forhandles. 

2. Sømløse integrasjoner

Kontrakter kan ofte være en tungvint distraksjon fra andre arbeidsflyter, og derfor er det viktig å finne en digital kontraktsløsning som kan integreres med den programvaren du bruker mest. Disse integrasjonene kan ofte automatisk fylle ut data fra programvaren din i kontrakten, noe som forbedrer datakonsistensen og reduserer menneskelige feil ved manuell kontraktsoppretting. Hvis du ønsker å gå enda et skritt videre, kan du i noen programvarer koble til Power Apps som Zapier eller Microsoft Power Automate for å automatisere arbeidsflyten, for eksempel ved automatisk å opprette en kontrakt når en bestemt utløsende faktor inntreffer i de andre appene dine. 

3. Organisert

Med digital kontraktsprogramvare som Oneflow kan bedrifter opprette egne arbeidsområder med maler, dashbord og arkiver som er spesifikke for ulike team eller avdelinger. Organisering blir enda viktigere etter signeringen, der du enkelt kan navigere i alle kontraktene dine ved hjelp av mapper, tagger, kontraktslenker, globale søk og interne påminnelser. 

4. Ingen tilbakekalling eller tilbakesending

Forskjellen mellom å sende statiske PDF-filer og byggbare dynamiske kontrakter er at du kan redigere dem selv etter at de er sendt. Du kan forhandle i sanntid med kommentarer, og deretter legge til en signeringsfunksjon når du og motparten er enige – uten å måtte laste opp kontrakten på nytt hver gang noe endres. 

5. Sporing og data

Med programvare som Oneflow kan du også spore engasjementet og statusen til kontraktene dine, for eksempel om motparten åpner, kommenterer eller fyller ut et skjemafelt. Dermed kan du reagere og kontakte motparten når det er viktigst. Du kan også eksportere de totale metadataene for alle kontraktene dine, slik at du får oversikt over avtalens verdi, de solgte produktene og de involverte partene i alle kontraktene dine uten at du trenger et CRM-system eller en tilleggsløsning. 

Hva kan du bruke digitale kontrakter til å signere?

Uansett hvilken type kontrakt du kan tenke deg, kan du opprette, forhandle og signere den ved hjelp av digitale kontrakter. 

Her er noen eksempler på hva du kan signere ved hjelp av digitale kontrakter:

Salgskontrakter

Skal du inngå den neste store avtalen? Hvorfor ikke gi deg selv mer tid til å utfolde dine salgsevner og få kontraktene dine signert i løpet av timer, eller til og med minutter, i stedet for dager. Det beste av alt er at du ikke engang trenger å overføre data manuelt, takket være våre integrasjoner med toveis synkronisering. 

Dokumentasjon for nyansatte

Vi vet alle at det er mye papirarbeid involvert hver gang du ansetter en ny medarbeider. Men når du bruker digitale kontrakter, forsvinner mye av det manuelle administrative arbeidet. Benytt deg av flere signeringsalternativer, en flott arkivfunksjon og integrasjoner med ATS-systemet for å sikre at viktig informasjon ikke kopieres over. Digitale kontrakter kan også brukes til noe annet: De kan hjelpe HR-avdelingen med å håndtere intern compliance på en bedre måte. 

Leieavtaler

Enten du er på jakt etter et nytt, flott kontor eller trenger et eventlokale for en dag, kan du opprette og sende en leieavtale som en digital kontrakt. Du slipper å lete i arkivskap eller kompliserte mappestrukturer neste gang du trenger å sjekke en klausul. Det samme gjelder leverandøravtaler. 

Dette er bare tre av måtene digitale kontrakter kan hjelpe deg med å skape flyt i virksomheten.

Hvordan digitale kontrakter kan hjelpe teamet ditt til å blomstre

Juridiske team

La oss slå et slag for det juridiske teamet ditt. Det er tross alt de som sitter og leser og skriver det som står med liten skrift. Med digitale kontrakter kan vi ikke fjerne det med liten skrift, men vi kan redusere tidsbruken betraktelig. Med maler trenger du bare å opprette hver kontraktstype én gang, så kan salgs-, HR- og markedsføringsteamene jobbe videre med den i trygg forvissning om at den er i samsvar med kravene. 

HR-team

Picture this: your move from startup to scaleup. Suddenly, you’re recruiting for dozens of roles right across the company. If you’re using PDFs or, worse still, paper and ink contracts, you know just how quickly you can find yourself bogged down in admin. With Oneflow’s powerful digital contracts, you can follow every step of the process directly from your ATS, and make full use of the archive function to securely store all of your contracts in one place. 

Salgsteam

Du er selger. Du vil være ute og gjøre det du er best til, og ikke bry deg om kjedelige administrative oppgaver. Takket være digitale kontrakter kan du nå redusere tiden det tar å signere med opptil 8 ganger. Resultatet? Du kan selge mer og øke den viktige ARR-verdien.

Spar tid, la skyen ta seg av det hele

Med e-signering og digitale kontrakter sparer du mye tid og administrativt arbeid, uansett hvilken avdeling du tilhører. Men det kan du forsterke takket være skylagring. På samme måte som telefonen din lagrer bilder og videoer i skyen, lagrer Oneflow kontraktene dine i et digitalt arkiv som du når som helst kan hente frem med et enkelt tastetrykk. Det er virkelig en alt-i-ett-løsning for plattformen din.

Sammenlign det med papirkontrakter. Ikke bare må du betale potensielt store summer for porto, du må også ha et sted å oppbevare dem. Det betyr at alle papirbaserte kontorer har et rom fylt med arkivskap som bare én eller to personer vet hvordan de skal bruke. Med e-signering og digitale kontrakter kan disse rommene bli en saga blott.

Smartere kontrakter: signert, forseglet og levert

Vi er alle enige om at digitale kontrakter er en smartere og raskere måte å jobbe på. Men hva med lovligheten av det hele?

Digitale kontrakter er lovlige i hele EU, EØS og Storbritannia. I Storbritannia kan digitale kontrakter være juridisk bindende så lenge de oppfyller visse krav. Disse kravene omfatter blant annet

• Partene må ha hatt til hensikt å skape et rettsforhold.
• Kontrakten må kunne kommuniseres tydelig og forstås av alle parter.
• Kontrakten må inneholde alle nødvendige vilkår og betingelser.
• Partene må ha blitt enige om kontraktsvilkårene.

I tillegg er det visse typer kontrakter som ikke kan inngås digitalt i Storbritannia, for eksempel kontrakter om salg av eiendom eller opprettelse av testament.

Hvordan kan digitale kontrakter hjelpe deg med å inngå avtaler raskere?

Hvor mange ganger har du ikke hørt om digitale kontrakter og hvordan de kan hjelpe deg med å øke treffprosenten? Så hva kan få fart på avtalen og få den i havn raskere? Svaret er digitale kontrakter.

Mobilvennlige kontrakter

Vi lever og ånder for mobilen. Det er vår måte å leve på i den moderne verden. Elektronisk signatur gjør det enkelt å gjøre forretninger der kundene er – på mobilen. Det gjør det også mulig for selgerne å svare raskt etter hvert som avtalen skrider frem – selv når de er på farten.

Involvere beslutningstakeren

I B2B selger du ikke bare til én enkelt kunde, du selger til en gruppe mennesker. Og alle potensielle kunder kan enkelt videresende PDF-filer til konkurrenter for å få en annen pris. Med digitale kontrakter kan alle beslutningstakere legges til i prosessen, og det er mulig å gjøre endringer i en digital kontrakt.

Bare én versjon for alle parter

La oss innse det, vi har alle trykket på send litt for tidlig. Når du oppdager feilen, sender du sannsynligvis e-posten på nytt med vedlegget du glemte, og kommer med en dum unnskyldning. Fordi digitale kontrakter ligger i skyen – og ikke i et offline-dokument som jeg legger ved i e-poster – finnes det bare én versjon av kontrakten, så det er slutt på feilsendinger!

Doble salgsproduktiviteten

Det er slutt på å kaste bort tid på å lete etter manglende kontrakter, manuelt legge inn eller oppdatere data i tilbudene og bytte kontekst fordi de trenger ulike verktøy for å opprette og administrere tilbud. Med ett enkelt klikk kan digitale kontrakter kopiere de beste tilbudene, få tilgang til alle tilbud med et elektronisk arkiv og gi en oversikt over avtalens fremdrift og status.

Ta datadrevne beslutninger

Salgssjefer kan gjøre bedre vurderinger ved å forstå salgsprestasjonene basert på digitale kontraktsdata. Hva er den totale verdien av kontraktene som er signert i løpet av det siste kvartalet? Hvilke maler har den beste treffprosenten? Hvor lang tid tar det å få en kontrakt signert fra det øyeblikket den ble opprettet? Dette er data som hjelper salgsorganisasjoner med å vokse.

Minimere juridiske risikoer

Jurisdiksjonen krever to ting for å bevise at en kontrakt er rettskraftig: For det første at personen som signerer, er den han/hun utgir seg for å være, og for det andre at det signerte dokumentet ikke har blitt manipulert etter at det ble signert. Disse opplysningene er innebygd i en elektronisk signatur. Det signerte dokumentet er også “forseglet” elektronisk, slik at ethvert forsøk på å manipulere dokumentet blir registrert og synlig.

Du finner andre ofte stilte spørsmål om Oneflow på denne siden: https://oneflow.com/no/faq/