Was sind digitale Verträge?

Wechseln Sie von gedruckten Papieren, handschriftlichen Unterschriften und physischen Archiven zu wirklich digitalen Verträgen, die sicher und datengesteuert sind und Ihnen die Freiheit geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Was sind digitale Verträge?

Digitale Verträge, auch bekannt als elektronische Verträge oder E-Verträge, sind Vereinbarungen, die Sie mit digitalen Methoden abschließen und ausführen. Statt mit Papierstapeln werden diese Verträge mit elektronischen Mitteln wie E-Mails, Online-Plattformen oder digitalen Signaturen erstellt, gespeichert und verwaltet. Das Tolle an digitalen Verträgen ist, dass sie für alle Beteiligten eine Erleichterung darstellen. Sie können Verträge online erstellen, unterzeichnen und speichern, ohne dass Sie die Dokumente ausdrucken, einscannen oder per Post versenden müssen. Alles wird elektronisch erledigt, was Zeit und Geld spart. Außerdem sind digitale Verträge mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Authentifizierung ausgestattet, was sie zu einer sichereren Option macht. Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen oder eine Privatperson sind, digitale Verträge helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu rationalisieren und Online-Transaktionen problemlos abzuwickeln.

Was ist digitales Contracting?

Digitales Contracting ist der Prozess der Erstellung, Ausführung und Verwaltung dieser Verträge in einer digitalen Umgebung. In der Welt des digitalen Vertragsabschlusses gibt es eine breite Palette von Software, die dabei hilft, verschiedene Komponenten dieses Vertragslebenszyklus zu automatisieren und zu verbessern, aber im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Software für den digitalen Vertragsabschluss.

Die zwei Arten von digitalen Verträgen

Bei der digitalen Vertragsverwaltung gibt es im Wesentlichen zwei Schulen. Die eine basiert auf dem Hinzufügen von Unterschriften zu statischen PDF-Dateien, die andere auf HTML, wodurch der Vertragsprozess browserbasiert, dynamisch und interaktiv wird. Mit anderen Worten: Statt ein Standbild eines Dokuments zu unterschreiben, können Sie bei digitalen Verträgen den Vertrag durch Ziehen und Ablegen von Text in ein kollaboratives Dokument erstellen, den Vertrag nach dem Versand bearbeiten, Videos und Anhänge einbinden und ansprechende Produktfelder zum Ausfüllen durch die Gegenpartei einfügen.

Bei Verträgen, die auf HTML basieren, können Sie auch die Metadaten aus allen Ihren Verträgen extrahieren. Im Gegensatz dazu können bei PDF-Verträgen die Informationen in Ihrem Vertrag nicht extrahiert werden, sondern müssen manuell dokumentiert werden. Mit anderen Worten: Sie können Informationen sammeln und den Wert des Geschäfts, die verkauften Produkte und die beteiligten Parteien in all Ihren Verträgen verstehen, ohne dass Sie ein CRM oder eine zusätzliche manuelle Lösung benötigen.

Fünf Gründe, warum Teams digitale Verträge lieben

1. Anpassbare Kontrolle

Verträge erfordern oft ein hohes Maß an Sicherheit oder Sensibilität. Deshalb verfügen einige digitale Vertragslösungen wie Oneflow über anpassbare Benutzerberechtigungen und eine BankID-Signatur, um sicherzustellen, dass Verträge nie in die falschen Hände gelangen. Oneflow ermöglicht auch das Sperren von Textblöcken in Vertragsvorlagen, so dass ein Benutzer, der einen Vertrag sendet, den jemand anderes in Ihrem Team erstellt hat, nur die Felder bearbeiten kann, die verhandelbar sind.

2. Nahtlose Integrationen

Verträge können oft eine lästige Ablenkung von anderen Arbeitsabläufen sein. Deshalb ist es wichtig, eine digitale Vertragslösung zu finden, die sich in die von Ihnen am häufigsten verwendete Software integrieren lässt, um Zeit zu sparen. Diese Integrationen können oft automatisch Daten aus Ihrer Software in den Vertrag einfügen, was die Datenkonsistenz verbessert und menschliche Fehler bei der manuellen Vertragserstellung reduziert. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie einige Software mit Power-Apps wie Zapier oder Microsoft Power Automate verbinden, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, z. B. die automatische Erstellung eines Vertrags, wenn ein bestimmter Auslöser in Ihren anderen Apps auftritt.

3. Organisiert

Mit digitaler Vertragssoftware wie Oneflow können Unternehmen dedizierte Arbeitsbereiche mit Vorlagen, Dashboards und Archiven speziell für verschiedene Teams oder Abteilungen erstellen. Nach der Unterzeichnung kommt die Organisation noch mehr ins Spiel, denn Sie können alle Ihre Verträge mithilfe von Ordnern, Tags, Vertragsverknüpfungen, globaler Suche und internen Erinnerungen einfach navigieren.

4. Kein Rückruf oder erneutes Senden

Der Unterschied zwischen dem Versand von statischen PDF-Dateien und erstellbaren dynamischen Verträgen besteht darin, dass Sie sie auch nach dem Versand noch bearbeiten können. Sie können dann in Echtzeit mit Kommentaren verhandeln und später eine Unterschriftsfunktion hinzufügen, sobald Sie und Ihre Gegenpartei sich einig sind – und das alles, ohne den Vertrag jedes Mal neu hochladen zu müssen, wenn etwas geändert wurde.

5. Verfolgung und Daten

Mit Software wie Oneflow können Sie auch das Engagement und den Status Ihrer Verträge verfolgen, z. B. ob Ihre Gegenpartei ein Formularfeld öffnet, kommentiert oder ausfüllt. So können Sie reagieren und Ihre Gegenpartei kontaktieren, wenn es am wichtigsten ist. Sie können auch die gesamten Metadaten all Ihrer Verträge exportieren, so dass Sie den Wert des Geschäfts, die verkauften Produkte und die beteiligten Parteien in all Ihren Verträgen verstehen können, ohne dass Sie ein CRM oder eine zusätzliche Lösung benötigen.

Was können Sie mit digitalen Verträgen unterschreiben?

Mit digitalen Verträgen können Sie jede Art von Vertrag erstellen, aushandeln und unterzeichnen.

Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie mit digitalen Verträgen unterschreiben können:

Kaufverträge

Das nächste große Geschäft abschließen? Gönnen Sie sich mehr Zeit für Ihren Vertrieb und sorgen Sie dafür, dass Ihre Verträge in Stunden oder sogar Minuten statt in Tagen unterzeichnet werden. Und das Beste daran ist, dass Sie dank unserer Integrationen mit Zwei-Wege-Synchronisationen nicht einmal Daten manuell übertragen müssen.

Unterlagen für neue Mitarbeiter

Wir alle wissen, dass jedes Mal, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, eine Menge Papierkram anfällt. Aber wenn Sie digitale Verträge verwenden, entfällt ein Großteil der manuellen Verwaltungsarbeit. Nutzen Sie mehrere Unterzeichnungsoptionen, eine großartige Archivierungsfunktion und Integrationen mit Ihrem ATS, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen kopiert werden. Digitale Verträge haben noch einen weiteren Nutzen: Sie können der Personalabteilung helfen, die interne Compliance besser zu verwalten.

Pachtverträge

Ganz gleich, ob Sie auf der Suche nach einem tollen neuen Büro sind oder einen Veranstaltungsort für einen Tag benötigen, Sie können einen Mietvertrag als digitalen Vertrag erstellen und versenden. Wenn Sie das nächste Mal eine Klausel überprüfen müssen, brauchen Sie nicht mehr in Aktenschränken oder komplizierten Ordnerstrukturen herumzuwühlen. Das Gleiche gilt für Lieferantenverträge.

Dies sind nur drei Beispiele dafür, wie digitale Verträge Ihrem Unternehmen helfen können, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Wie digitale Verträge Ihrem Team zum Erfolg verhelfen können

Juristische Teams

Ein Applaus für Ihre Rechtsabteilung. Schließlich sind sie es, die sich mit dem Kleingedruckten beschäftigen und es auch schreiben. Mit digitalen Verträgen können wir das Kleingedruckte zwar nicht eliminieren, aber wir können den Zeitaufwand, den Sie damit verbringen, massiv reduzieren. Mit Vorlagen brauchen Sie jede Art von Vertrag nur einmal zu erstellen, und dann können Ihre Vertriebs-, Personal- und Marketingteams damit arbeiten – in der Gewissheit, dass er den Vorschriften entspricht.

HR-Teams

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie wechseln von einem Startup zu einem großen Unternehmen. Plötzlich müssen Sie für Dutzende von Stellen im gesamten Unternehmen Personal einstellen. Wenn Sie mit PDFs oder, noch schlimmer, mit Verträgen auf Papier und Tinte arbeiten, wissen Sie, wie schnell Sie sich in der Verwaltung verzetteln können. Mit den leistungsstarken digitalen Verträgen von Oneflow können Sie jeden Schritt des Prozesses direkt von Ihrem ATS aus verfolgen und die Archivierungsfunktion voll ausschöpfen, um alle Ihre Verträge sicher an einem Ort zu speichern.

Verkaufsteams

Sie sind Vertriebsmitarbeiter. Sie wollen das tun, was Sie am besten können, und sich nicht mit langweiligen Verwaltungsaufgaben herumärgern. Dank digitaler Verträge können Sie jetzt die Zeit, die Sie für die Unterzeichnung benötigen, um das 8-fache reduzieren. Und das Ergebnis? Sie können mehr verkaufen und den so wichtigen ARR steigern.

Sparen Sie Zeit und überlassen Sie die Arbeit der Cloud

Mit der elektronischen Unterschrift und digitalen Verträgen sparen Sie viel Zeit und Verwaltungsarbeit, egal in welcher Abteilung Sie tätig sind. Aber dank der Cloud-Speicherung können Sie das noch steigern. So wie Ihr Telefon Ihre Fotos und Videos in einer Cloud speichert, bewahrt Oneflow Ihre Verträge in einem digitalen Archiv auf, das jederzeit per Mausklick abgerufen werden kann. Es ist wirklich eine All-in-One-Lösung für Ihre Plattform.

Vergleichen Sie das mit Verträgen in Papierform. Nicht nur, dass Sie potenziell viel Geld für Porto ausgeben müssen, Sie brauchen auch einen Ort, um sie aufzubewahren. Stichwort: der Raum, den jedes papierbasierte Büro hat und der mit Aktenschränken gefüllt ist, mit denen nur ein oder zwei Personen umgehen können. Mit der elektronischen Unterzeichnung und digitalen Verträgen können diese Räume der Vergangenheit angehören.

Intelligentere Verträge: unterschrieben, besiegelt, zugestellt

Wir sind uns alle einig, dass digitale Verträge eine intelligentere und schnellere Art der Zusammenarbeit sind. Aber wie sieht es mit der Rechtmäßigkeit des Ganzen aus?

Digitale Verträge sind in der EU, im EWR und im Vereinigten Königreich rechtsgültig. Im Vereinigten Königreich können digitale Verträge rechtsverbindlich sein, sofern sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Zu diesen Anforderungen gehören:

• Die Beteiligten müssen die Absicht gehabt haben, ein Rechtsverhältnis zu schaffen.
• Der Vertrag muss klar kommuniziert und von allen Parteien verstanden werden können.
• Der Vertrag muss alle erforderlichen Bestimmungen und Bedingungen enthalten.
• Die Parteien müssen sich über die Vertragsbedingungen geeinigt haben.

Darüber hinaus gibt es bestimmte Arten von Verträgen, die im Vereinigten Königreich nicht digital abgewickelt werden können, wie z. B. Verträge über den Verkauf von Grundstücken oder über die Vollstreckung eines Testaments.

Wie Sie mit digitalen Verträgen schneller zum Abschluss kommen

Wie oft haben Sie schon von digitalen Verträgen gehört und wie sie Ihnen helfen können, die Abschlussquote zu erhöhen? Was kann also Ihr Geschäft beschleunigen und Sie schneller zum Abschluss bringen? Die Antwort lautet: digitale Verträge.

Mobilitätsfreundliche Verträge

Wir leben und atmen mobil. Es ist unsere Lebensweise in der modernen Welt. Die elektronische Unterschrift macht es einfach, Geschäfte von dort aus zu tätigen, wo Ihre Kunden sind – auf dem Handy. Außerdem können Ihre Mitarbeiter so schnell reagieren, wenn das Geschäft voranschreitet – auch wenn sie gerade unterwegs sind.

Den Entscheidungsträger einbeziehen

Im B2B-Bereich verkaufen Sie nicht nur an einen einzelnen Interessenten, sondern an eine ganze Gruppe von Menschen. Und jeder Ihrer potenziellen Kunden kann PDFs leicht an Wettbewerber weiterleiten, um einen anderen Preis zu erzielen. Bei digitalen Verträgen kann jeder Entscheidungsträger in den Prozess einbezogen werden, und es können Änderungen an einem digitalen Vertrag vorgenommen werden.

Nur eine Version für alle Parteien

Seien wir ehrlich, wir alle haben schon einmal etwas zu früh auf “Senden” gedrückt. Wenn Sie Ihren Fehler bemerken, senden Sie die E-Mail mit dem Anhang, den Sie vergessen haben, erneut und entschuldigen sich mit einer dummen Ausrede. Da digitale Verträge in der Cloud gespeichert sind – und nicht in einem Offline-Dokument, das ich in E-Mails anhänge – gibt es nur eine Version des Vertrags, so dass es keine Sendefehler mehr gibt!

Verdoppeln Sie Ihre Verkaufsproduktivität

Vertreter müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, nach fehlenden Verträgen zu suchen, Daten manuell in ihre Angebote einzugeben oder zu aktualisieren und den Kontext zu wechseln, weil sie verschiedene Tools zum Erstellen und Verwalten von Angeboten benötigen. Mit einem einzigen Klick können digitale Verträge leistungsstarke Angebote replizieren, auf jedes Angebot mit einem elektronischen Archiv zugreifen und einen Überblick über den Fortschritt und den Status des Geschäfts bieten.

Treffen Sie datengestützte Entscheidungen

Vertriebsleiter können bessere Entscheidungen treffen, wenn sie die Vertriebsleistung auf der Grundlage von digitalen Vertragsdaten verstehen. Wie hoch ist der Gesamtwert der im letzten Quartal unterzeichneten Verträge? Welche Vorlagen haben die beste Trefferquote? Wie lange dauert es von der Erstellung eines Vertrags bis zu seiner Unterzeichnung? Dies sind die Daten, die Vertriebsorganisationen helfen zu wachsen.

Minimierung der rechtlichen Risiken

Die Rechtsprechung verlangt zwei Dinge, um die rechtliche Durchsetzbarkeit eines Vertrags zu beweisen: Erstens, dass die unterzeichnende Person diejenige ist, die sie vorgibt zu sein, und zweitens, dass das unterzeichnete Dokument nach der Unterzeichnung nicht manipuliert wurde. Diese Angaben sind in einer elektronischen Signatur enthalten. Das unterzeichnete Dokument wird außerdem elektronisch “versiegelt”, so dass jeder Versuch, das Dokument zu manipulieren, aufgezeichnet und sichtbar wird.

Für weitere häufig gestellte Fragen zu Oneflow besuchen Sie bitte diese Seite: https://oneflow.com/de/faq/