Kontakte knüpfen, ohne physische Dokumente auszudrucken, zu versenden und zu speichern? Ja, bitte.
Die Erstellung digitaler Verträge sollte zu den Fähigkeiten jedes Freiberuflers, Kleinunternehmers oder Managers eines großen Unternehmens gehören. Online-Verträge sind sicher, anpassbar und von überall aus zugänglich.
Wenn Sie sich fragen, wie man online Verträge abschließt, kann ich Ihnen sagen, dass es einfacher ist, als Sie denken. In diesem Artikel stelle ich Ihnen die einfachste und bequemste Möglichkeit vor, rechtsverbindliche Vereinbarungen online zu erstellen. Am Ende werden Sie das Wissen und die Sicherheit haben, Online-Verträge zu erstellen, die sowohl effektiv als auch rechtlich einwandfrei sind.
Was hat es mit Online-Verträgen auf sich?
Einfach ausgedrückt ist ein Online-Vertrag eine Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien, die elektronisch erstellt, unterzeichnet und gespeichert wird. Diese Verträge können verschiedene Formen annehmen, darunter Kaufverträge, Dienstleistungsverträge und Geheimhaltungsvereinbarungen. Mit dem Aufkommen des E-Commerce und der Fernarbeit sind Online-Verträge zu einem integralen Bestandteil der Geschäftsabwicklung im digitalen Bereich geworden.
Lesen Sie auch: Was sind digitale Verträge?
Bedeutung von Online-Verträgen
Online-Verträge bieten eine effiziente Möglichkeit, Vereinbarungen zu treffen, da sie physische Dokumente überflüssig machen und es den Parteien ermöglichen, Verträge online zu unterzeichnen und sie aus der Ferne auszutauschen. Darüber hinaus sind Online-Verträge sicherer und vertraulicher, da sie verschlüsselt und sicher auf digitalen Plattformen gespeichert werden können.
Rechtliche Aspekte, die zu berücksichtigen sind
Bevor Sie einen Online-Vertrag erstellen und unterzeichnen, stellen Sie sicher, dass die Vereinbarungen in Ihrem Rechtsraum rechtlich durchsetzbar sind. In verschiedenen Ländern und Regionen gelten spezifische Gesetze für elektronische Signaturen und Verträge. Machen Sie sich mit der einschlägigen Gesetzgebung vertraut, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Darüber hinaus sollten die von Ihnen erstellten Dokumente die Bedingungen der Vereinbarung klar umreißen, einschließlich Zahlungsbedingungen, zu erbringende Leistungen, Streitbeilegungsmechanismen und Rechte an geistigem Eigentum. Sind Ihre Online-Verträge rechtsverbindlich? Wenn Sie Zweifel haben, wenden Sie sich an einen Spezialisten.
Vorbereitung auf die Erstellung eines Online-Vertrags
Bevor Sie sich mit der Erstellung von Online-Verträgen befassen, sollten Sie die erforderlichen Informationen vorbereiten und sammeln. Sehen wir uns die wesentlichen Schritte an, die Sie ausführen müssen, bevor Sie sich mit unserem Leitfaden zur Vertragserstellung befassen.
Ermittlung Ihrer Vertragsbedürfnisse
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Online-Vertrags besteht darin, Ihre spezifischen Vertragsbedürfnisse zu ermitteln. Welche Art von Vereinbarung benötigen Sie? Welche Schlüsselelemente und -bedingungen sollten Sie einbeziehen? Wenn Sie Ihre Vertragsanforderungen verstehen, können Sie die richtige Online-Vertragsvorlage auswählen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Bestimmungen im endgültigen Dokument enthalten sind.
Erfassung der erforderlichen Informationen
Sobald Sie Ihre Vertragsbedürfnisse ermittelt haben, besteht der nächste Schritt darin, alle wichtigen Informationen zu erfassen. Dazu gehören unter anderem:
- Kontaktdaten der Parteien,
- spezifische zu erbringende Leistungen oder Dienstleistungen,
- Zahlungsbedingungen,
- Zeitpläne.
Wenn Sie alle relevanten Informationen zur Hand haben, wird der Vertragserstellungsprozess beschleunigt und die Notwendigkeit einer wechselseitigen Kommunikation entfällt..
Auswahl der richtigen Online-Vertragsplattform
Nachdem Sie Ihre Vertragsbedürfnisse und -informationen zusammengestellt haben, ist der nächste Schritt die Auswahl der richtigen Online-Vertragsplattform. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsfunktionen, Anpassungsoptionen und die Integration mit anderen Softwaretools.
Wir empfehlen Oneflow – einen Online-Vertragsersteller, der den gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung über die elektronische Unterzeichnung bis hin zur Verwaltung automatisiert. Diese Plattform zur Vertragsautomatisierung macht mehrere Tools überflüssig und ermöglicht es Teams, alles von einem einzigen Ort aus zu erledigen. Oneflow verfügt über mehrere Funktionen, die es zur perfekten Wahl für die Erstellung von Online-Verträgen machen:
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Bearbeiten Sie Verträge in Echtzeit und arbeiten Sie gemeinsam an ihnen, auch nachdem Sie sie gesendet haben, ohne dass Sie mehrere Dokumente drucken oder scannen müssen.
- Elektronische Signaturen: Unterzeichnen Sie Ihre professionellen Verträge und andere Dokumente elektronisch mit einfachen handschriftlichen Unterschriften oder sichereren und komplexeren digitalen Signaturen. Oneflow arbeitet mit Anbietern wie Swedish und Norwegian BankID und Signica zusammen, um ein höheres Maß an Sicherheit zu bieten.
- Integrationsmöglichkeiten: Integrieren Sie das Vertragsmanagement in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe, indem Sie Oneflow in bereits verwendete Geschäftsplattformen wie Microsoft Dynamics 365, HubSpot, Salesforce, Slack und Zapier integrieren.
- Erweiterte Analysen: Verwenden Sie Analysetools, um Vertragsmanagementprozesse zu verfeinern. Unsere KI-Vorhersagefunktion analysiert beispielsweise Trends bei der Vertragsnutzung und hilft Organisationen dabei, ihre Unterzeichnungsraten zu verbessern und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.
Wir bei Oneflow sind bestrebt, Vertragsautomatisierungsprozesse reibungsloser und schneller zu gestalten, was sich in den Funktionen des Tools widerspiegelt. Beispielsweise können Benutzer mit wiederkehrenden Verträgen, wie Beratungsunternehmen, Vertriebsmitarbeiter und HR-Teams, automatisch Gegenparteien hinzufügen, ohne jedes Mal manuell Kontaktdaten eingeben zu müssen. Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie in diesem Leitfaden zur Automatisierung von HR-Workflows.
Lesen Sie auch:Online-Vertragsunterzeichnung: Ein vollständiger Leitfaden
Nachdem Sie nun die Grundlagen geschaffen und die erforderlichen Informationen vorbereitet haben, wollen wir besprechen, wie Sie Verträge online abschließen können – Schritt für Schritt und leicht verständlich.
Wie man online Verträge erstellt: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Mit Oneflow ist die Erstellung von Verträgen ganz einfach – Sie können sie erledigen, ohne Ihren Google Workspace zu verlassen! Um Ihre Google-Dokumente in einen Oneflow-Vertrag umzuwandeln, müssen Sie nur das Oneflow-Add-on für Google Workspace installieren und sicherstellen, dass Sie über ein aktives Oneflow-Konto verfügen. Wenn Sie es noch nicht verwendet haben, melden Sie sich hier an.
Sobald Sie das Add-on installiert haben, verbinden Sie es mit Ihrem Oneflow-Konto. Wählen Sie das Symbol „Einstellungen“ in Ihrem Oneflow-Add-on und klicken Sie auf „Mit Ihrem Oneflow-Konto verbinden“. Sie durchlaufen einen einfachen dreistufigen Prozess, um die Verbindung herzustellen.
Erstellen Sie als Nächstes in Ihrem Oneflow-Konto eine Vorlage mit einem PDF-Abschnitt und wählen Sie die Vorlagengruppe als Google-Vorlage aus.
Jetzt können Sie Ihren Vertrag erstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie das Symbol „Vertrag erstellen“ in Ihrem Google Workspace.
- Wählen Sie Ihren Workspace und eine der Vertragsvorlagen aus. Oneflow bietet mehrere kostenlose Vertragsvorlagen, die von Rechtsexperten entworfen wurden.
- Wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihren Vertragsbedürfnissen am ehesten entspricht, und passen Sie sie an Ihre spezifischen Bedingungen an.
- Klicken Sie auf „COUTERPARTY HINZUFÜGEN“, um einen Teilnehmer zum Vertrag hinzuzufügen. Wählen Sie die richtige Art aus – Unternehmen oder Einzelperson.
- Geben Sie die erforderlichen Informationen über den Teilnehmer ein, wählen Sie seine Rolle im Vertrag aus und klicken Sie auf „HINZUFÜGEN“.
- Sie können weitere Teilnehmer derselben Gegenpartei hinzufügen, indem Sie auf TEILNEHMER HINZUFÜGEN klicken.
- Wenn Sie eine weitere Gegenpartei hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Gegenpartei hinzufügen“.
- Integrieren Sie elektronische oder digitale Signaturen. Oneflow bietet zwei Hauptarten der Vertragsunterzeichnung: Einfache elektronische Signaturen (SES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (AdES). Wählen Sie die für Ihre Bedürfnisse geeignete Methode.
- Wählen Sie „KONTAKT ERSTELLEN“. Ihr Vertrag ist fertig!
Überprüfung und Fertigstellung Ihres Online-Vertrags
Nachdem Sie den Vertrag erstellt haben, überprüfen Sie ihn noch einmal, um etwaige Fehler zu finden, bevor Sie ihn an die beteiligten Parteien senden. So gehen Sie dabei vor:
- Gründliche Überprüfung – Identifizieren Sie alle Fehler, Unklarheiten oder Auslassungen, die die Durchsetzbarkeit der Vereinbarung beeinträchtigen könnten. Stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen und Konditionen die Absicht der beteiligten Parteien genau wiedergeben.
- Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor – Dies kann das Umschreiben bestimmter Abschnitte, das Hinzufügen neuer Bestimmungen oder die Anpassung der Sprache zur Verbesserung der Klarheit umfassen. Wenden Sie sich bei Zweifeln oder Bedenken an einen Rechtsexperten.
- Schließen Sie den Vertrag ab und senden Sie ihn – Stellen Sie sicher, dass alle Parteien die Möglichkeit hatten, den Vertrag zu überprüfen und Fragen oder Bedenken zu klären, bevor Sie fortfahren. Wenn alle Parteien einverstanden sind, unterzeichnen Sie den Vertrag elektronisch und verteilen Sie Kopien an alle Beteiligten.
Schlussfolgerung
Die Erstellung und Automatisierung von Online-Verträgen spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern hilft Ihnen auch, professioneller und anpassungsfähiger zu werden. Durch die Umsetzung der in diesem Artikel besprochenen Verfahren zur Vertragserstellung können Sie Vertrauen fördern, Risiken reduzieren und stärkere Geschäftsbeziehungen aufbauen.
Die Erstellung und Automatisierung von Verträgen ist einfach, wenn Sie über die richtigen Tools verfügen. Oneflow ist ein Vertragsgenerator, der KI einsetzt, um eine reibungslose und effiziente Erfahrung zu bieten. Es vereinfacht den Vertragslebenszyklus, verbessert die Genauigkeit und erleichtert die Zusammenarbeit. Buchen Sie eine Demo und testen Sie Oneflow selbst.
FAQs
Wie erstellt man online kostenlos einen Vertrag?
Einen Vertrag online kostenlos zu erstellen, ist unkompliziert, und mehrere Plattformen bieten benutzerfreundliche Tools, die Ihnen dabei helfen.
Oneflow bietet beispielsweise einen kostenlosen Plan an, mit dem Sie 14 Tage lang Verträge erstellen und verwalten können. Sie erhalten auch eine Bibliothek mit Vertragsvorlagen. Allerdings verfügt ein vollständig kostenloser Online-Vertragsersteller in der Regel über viel eingeschränktere Tools für die Vertragsautomatisierung und -verwaltung.
Wie kann ich meinen eigenen Vertrag erstellen?
Sie können Ihre eigene rechtliche Vereinbarung online mit verschiedenen Tools und Plattformen erstellen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie es geht:
- Wählen Sie eine Plattform, die kostenlose Tools zur Vertragserstellung anbietet. Ein beliebter Online-Vertragsersteller ist Oneflow.
- Wählen Sie eine Vorlage. Die meisten Plattformen bieten vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Verträge, wie z. B. Partnerschaftsvereinbarungen, Mietverträge und Freiberuflerverträge.
- Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus, einschließlich der beteiligten Parteien, des Arbeitsumfangs und der Zahlungsbedingungen.
- Überprüfen Sie den Vertrag sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Stellen Sie sicher, dass alle Parteien ihre im Dokument dargelegten Pflichten und Rechte verstehen.
- Fügen Sie elektronische Unterschriften hinzu. Gute Online-Vertragsgestalter ermöglichen es Ihnen, Felder für jede Partei hinzuzufügen, um Verträge digital zu unterzeichnen.
- Senden Sie den Vertrag zur Unterzeichnung. Verwenden Sie Freigabefunktionen, um den Vertrag per E-Mail zu versenden oder direkt zuzuweisen.
Können Verträge online abgeschlossen werden?
Ja, Sie können Verträge online über eine spezielle Plattform erstellen, z. B. Oneflow. Der Prozess der Vertragserstellung ist unkompliziert: Nach der Anmeldung können Sie eine Vorlage auswählen oder bei Null anfangen. Füllen Sie die erforderlichen Details aus, fügen Sie eine elektronische Signatur hinzu, überprüfen Sie den Vertrag und senden Sie ihn an die beteiligten Parteien zur Unterzeichnung.
Wie erstellt man einen Vertrag, der online unterzeichnet werden kann?
Mit Oneflow können Sie professionelle Verträge online erstellen. Mit diesem Online-Vertragsgenerator können Sie elektronische Unterschriften sammeln und Aktivitäten, Kommentare und Leistungskennzahlen (KPIs) verfolgen. Der Unterzeichnungsprozess ist benutzerfreundlich und sicher. Mit Oneflow erstellte Verträge sind rechtlich durchsetzbar. Das Tool bietet in kostenpflichtigen Plänen auch erweiterte Funktionen wie Vertragseinblicke, Datenaufbewahrung und Single Sign-on (SSO).