Vertragsautomatisierung: Ein kompletter Leitfaden

Die Automatisierung von Verträgen wird immer wichtiger, vor allem, wenn wir uns auf eine Rezession zubewegen. Aber was ist das? Wie funktioniert sie? Und wie kann sie Ihnen helfen? Dies sind nur einige der häufigsten Fragen zur Vertragsautomatisierung.

Deshalb sind wir hier, um zu helfen. In diesem Leitfaden gehen wir darauf ein:

Was ist Vertragsautomatisierung?

Vertragsautomatisierung bedeutet, dass Software eingesetzt wird, um den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags automatisch zu überwachen – von der Erstellung bis zur Erneuerung. Aber Vertragsautomatisierung ist nicht nur für den Vertrieb geeignet. Auch die Rechtsabteilung, die Personalabteilung und sogar das Marketing können davon profitieren.

Schließlich werden allein in den USA jedes Jahr satte 120 Milliarden Dollar für Papierverträge und -formulare ausgegeben, von denen die meisten ohnehin nach wenigen Monaten veraltet sind. Das ist nicht nur schlecht für die Bücher eines Unternehmens, sondern auch für unseren Planeten.

Aber keine Sorge, die Automatisierung von Verträgen muss nicht durch eine komplexe Reihe von Integrationen erfolgen, die viel Zeit und Ressourcen für die Einrichtung und das Testen in Anspruch nehmen. Das alles kann mit einer guten Vertragsmanagement-Software erledigt werden.

Lesen Sie auch: Alles, was Sie über Oneflow elektronische Signaturen und die eIDAS-Verordnung wissen müssen

Brauchen Sie eine kurze Zusammenfassung? Hier sind die Grundlagen der Vertragsautomatisierung

Da gibt es keine zwei Möglichkeiten. Das A und O der Vertragsautomatisierung ist eine gute Vertragsverwaltungssoftware. Aber worauf sollten Sie bei einer Vertragsverwaltungssoftware achten?

1. Erstellen – Eine gute Vertragsverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, Verträge mit wenigen Klicks zu erstellen. Wenn Sie bereits über fertige Vorlagen verfügen, können Sie einen Vertrag in Sekundenschnelle versenden.
2. Zusammenarbeit – Wenn Sie den Vertrag live bearbeiten oder von mehreren Personen gleichzeitig prüfen lassen können, handelt es sich um eine Software für die kollaborative Vertragsverwaltung.
3. Unterschreiben – Wenn die Software mehrere Unterschriftsoptionen bietet, gibt es wahrscheinlich eine Möglichkeit, den Vertrag zu unterschreiben, die für Ihren Kunden geeignet ist. Sei es ein Verifizierungscode, eine BankID oder eine handschriftliche Unterschriftsfunktion. Noch besser ist es, wenn die Plattform eine chronologische Unterschriftsreihenfolge bietet. So können Sie sicherstellen, dass die Beteiligten jeden Vertrag in einer bestimmten Reihenfolge unterschreiben.
4. Verwalten – Wenn eine Vertragsverwaltungsplattform über zusätzliche Sicherheitsfunktionen verfügt, wie z. B. einen genehmigten Zugang, dann ist sie ein sicherer Ersatz für PDFs und Papier. Noch besser ist es, wenn eine gute Vertragsverwaltungssoftware Sie automatisch darüber informiert, wenn ein Vertrag zur Verlängerung ansteht, so dass Sie sofort loslegen können.
5. Analysieren – Mit einer Vertragsverwaltungssoftware, die Ihnen in Echtzeit Einblicke in die Personen gibt, die Ihre Verträge öffnen und mit ihnen interagieren, ist das Rätselraten vorbei. Schließlich sollten Sie bei der Vertragsautomatisierung die Verantwortung übernehmen.
6. Integrieren – Wir haben es schon einmal gesagt und wir sagen es noch einmal: Native Integrationen sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Vertragsmanagement-Software, die Ihrem Unternehmen hilft, sein volles Potenzial zu entfalten.

Wenn die Vertragsautomatisierung für Sie neu ist oder wenn Sie sie stärker nutzen möchten, dann sind diese 7 Tipps ein guter Ausgangspunkt.

Wie funktioniert die Vertragsautomatisierung?

Das variiert von Software zu Software ein wenig. Aber im Allgemeinen sollte eine gute Software für das Vertragsmanagement ein paar wichtige Grundlagen enthalten, die die Vertragsautomatisierung unterstützen. Ganz oben auf der Liste stehen die Integrationen.

Wenn Sie ständig zwischen Ihrem CRM, Ihrer Vertragsverwaltungssoftware und Ihrem Google Workspace hin- und herspringen müssen, dann ist das keine effiziente Vertragsautomatisierung. Wenn Sie Ihre Verträge vollständig automatisieren möchten, brauchen Sie einige großartige native Integrationen, die es Ihnen ermöglichen, mit so wenigen Plattformen wie möglich zu arbeiten. Idealerweise nur eine.

Die Vertragsautomatisierung sollte auch den Verhandlungs- und Unterzeichnungsprozess vereinfachen. Wenn Sie immer noch mit Papierverträgen oder – noch schlimmer – mit PDFs arbeiten, dann sind Sie wahrscheinlich an endlose E-Mail-Ketten gewöhnt, in denen Sie Details klären und Tippfehler korrigieren müssen, sowie daran, dass Sie Verträge endlos bearbeiten und versenden müssen.

Eine gute Vertragsmanagement-Software macht damit Schluss. Im Idealfall sollte sie über eine Live-Bearbeitungsfunktion verfügen. Das ist zwar immer noch völlig sicher und entspricht der Datenschutzgrundverordnung (GDPR), aber es bedeutet, dass Sie sich möglicherweise stundenlange Arbeit und Verwirrung ersparen können, weil Sie die Änderungen einfach direkt am Bildschirm vornehmen können.

Lesen Sie auch: Die 7 größten Risiken, wenn Sie keine elektronischen Signaturen verwenden

Was sind die Vorteile der Vertragsautomatisierung?

Die Automatisierung von Verträgen bietet sowohl Ihnen als auch Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Einer der größten ist vielleicht, dass sie die Zeit für die Unterzeichnung verkürzen kann. Dank der nativen Integrationen und der Tatsache, dass Sie alle Ihre Verträge an einem Ort haben, müssen Sie keine Zeit mehr mit endlosen Papiersuchen verbringen.

Wir alle haben in unserem Leben schon einmal ein wichtiges Dokument verloren. Aber eine gute Software für die Vertragsverwaltung kann dafür sorgen, dass dieser Moment der blanken Panik nicht mehr vorkommt.

Die Automatisierung von Verträgen gibt Ihnen die Kontrolle. Sie können alle Ihre Dokumente an einem sicheren Ort speichern. Dank der Integrationen können sie auch automatisch an anderen Orten gespeichert werden. Wenn Sie ein großes CRM wie Salesforce oder HubSpot verwenden, sollte eine gute Vertragsmanagement-Software standardmäßig über eine native Integration verfügen.

Aber die Vertragsautomatisierung hat auch Vorteile, die über den Vertrieb hinausgehen. Wenn Sie z.B. in der Personalabteilung arbeiten, können Sie einen Arbeitsvertrag in Sekundenschnelle erstellen und versenden. Wenn Sie sich also in einem Rennen um den perfekten Bewerber befinden, kann Ihnen die Vertragsautomatisierung einen Vorteil verschaffen.

Wenn Sie im Beschaffungswesen tätig sind, können Sie durch die Möglichkeit, schnell einen guten Preis zu erzielen, die Kosten niedrig halten und schneller das bekommen, was Sie brauchen. Egal, in welcher Abteilung Sie arbeiten, die Vertragsautomatisierung hilft Ihnen, schneller und effizienter zu arbeiten.

Wie kann es Ihrem Unternehmen helfen?

Aber die Vertragsautomatisierung hilft nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Unternehmen beim Wachstum, was besonders für KMU und Scaleups wichtig ist. Durch die Reduzierung langwieriger Vertragsprozesse und die Vermeidung von Papierstapeln und PDF-Bearbeitungen.

Es kann auch die Arbeitsbelastung für Ihr Rechtsteam verringern. Wenn Ihre Rechtsexperten in der Lage sind, Vorlagen zu erstellen, kann der Rest des Unternehmens mit diesen Vorlagen arbeiten. Die Rechtsabteilung muss dann nicht mehr stundenlang Vertrag für Vertrag durchgehen und jede Klausel prüfen. Das bedeutet auch, dass die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler in Ihren Verträgen verringert wird.

Die Automatisierung von Verträgen kann auch dazu beitragen, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, indem viele Engpässe im Zusammenhang mit Papier/PDF beseitigt werden. Und wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter sehen können, wer einen Vertrag geöffnet und eingesehen hat, können Sie sogar die Zeit für die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden am Ende des Verkaufstrichters reduzieren.

Kurz gesagt, die Vertragsautomatisierung kann Ihnen in Ihrem gesamten Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen und die Effizienz zu verbessern.

Lesen Sie auch: Alles, was Sie über elektronische Verträge wissen müssen

Kann dies sowohl B2B- als auch B2C-Unternehmen helfen?

Kurz gesagt: Ja. Automatisierung kann sowohl B2B- als auch B2C-Unternehmen helfen. Wir haben uns bereits einige der B2B-Vorteile angesehen. Aber was ist mit den B2C-Vorteilen?

Ganz gleich, ob es sich um eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio, einen Telefonvertrag oder eine Hypothek handelt, mit der Vertragsautomatisierung können Sie Ihre Verträge besser an die Bedürfnisse Ihrer Kunden anpassen. Sie können die Bedürfnisse Ihrer Kunden sofort erfüllen, ohne dass diese darauf warten müssen, dass Sie die Verträge bearbeiten oder ändern.

Indem Sie Ihre Verträge automatisieren, können Sie sicherstellen, dass sie einfach zu bearbeiten sind, und ein kundenorientierteres Erlebnis schaffen. Nehmen wir als Beispiel die Telefonverträge.

Die Anschaffung eines neuen Telefons ist eine große Anschaffung. Daher informieren sich die Kunden oft online über ihre Optionen, bevor sie einen Kauf tätigen. Trotz der langsamen Rückkehr zu persönlichen Einkäufen, die wir nach der Pandemie beobachten können, kann die Überlegungsphase für diese Art von Käufen immer noch sehr lang sein. Wenn Sie einen Vertrag parat haben, können Sie potenzielle Kunden schneller durch den Trichter leiten.

Eine gute Vertragsverwaltungssoftware bietet Ihnen editierbare Felder, in denen der Kunde den für ihn am besten geeigneten Preisplan auswählen kann. Und das alles digital, einfach über die Vertragsverwaltungssoftware.

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie die Vertragsautomatisierung dazu beiträgt, kundenorientiertere Erfahrungen zu schaffen, und das bei geringeren Kosten und weniger Bedenkzeit.

Oneflow: Vertragsautomatisierung leicht gemacht – für alle Branchen

1. Erstellen Sie einen nahtlosen Vertrag in Sekundenschnelle

Wir alle kennen das: Sie durchforsten ein Google Doc, um zu prüfen, ob alles da ist, wo es sein soll, bevor Sie es in ein PDF-Dokument umwandeln, um es zu versenden. Mit der richtigen Vertragsverwaltungssoftware gehört das nun der Vergangenheit an.

Gute Vertragsverwaltungssoftware wird standardmäßig mit Vorlagen geliefert. Wenn Ihr juristisches Team bei der Erstellung dieser Vorlagen geholfen hat, können Sie sofort damit loslegen. Sie können mehr Verträge schneller verschicken als je zuvor.

Außerdem ist Vertragsverwaltungssoftware heute mit KI ausgestattet. Wenn Sie einem Vertrag ein paar Textzeilen hinzufügen müssen, ist auch das kein Problem. KI ist Teil des Vertragsverwaltungsprozesses und kann Ihnen helfen, einen Vertrag in Sekundenschnelle zu verfassen.

2. Unterschreiben Sie in wenigen Augenblicken

B2B-Verkäufe können viel Zeit in Anspruch nehmen. In der Tat sind durchschnittlich 8 Kontaktpunkte im Laufe von 84 Tagen erforderlich, um einen B2B-Verkauf abzuschließen. Und ein beträchtlicher Teil dieser Zeit kann direkt am Ende vergehen, wenn der Vertrag unterzeichnet wird. Eine gute Software für das Vertragsmanagement kann Ihrem Interessenten zwar nicht dabei helfen, Ihr Produkt schneller zu prüfen, aber sie kann ihm helfen, den Vertrag schneller zu unterzeichnen.

Das Beste daran ist, dass Sie sogar verschiedene Unterzeichnungsmethoden nutzen können. Ganz gleich, ob Ihr Interessent mit Verifizierungscodes (per E-Mail oder SMS), mit seinem getippten Namen oder einfach durch Anklicken einer Unterschriftstaste unterschreiben möchte, die Vertragsverwaltungssoftware gibt Ihnen die Möglichkeit dazu. Sie können sogar eine Unterschriftsreihenfolge festlegen, so dass die Unterzeichner in einer bestimmten Reihenfolge unterschreiben müssen, wenn mehrere Beteiligte beteiligt sind.

Lesen Sie auch: Bearbeiten Sie keine PDFs, bearbeiten Sie Ihre Erwartungen

3. Speichern und verwalten Sie alle Ihre Verträge an einem Ort

PDF-Verträge müssen oft ausgedruckt, mit Tinte unterschrieben, gescannt, zurückgeschickt und dann entweder ausgedruckt und abgelegt oder in einem digitalen Archiv gespeichert werden. Das ist ein langwieriger Prozess, bei dem leicht wichtige Unterlagen verloren gehen können, ganz gleich, wie gut Sie organisiert sind.

An dieser Stelle kommt Vertragsmanagement-Software zum Einsatz. Sie können alle Ihre Verträge automatisch an einem Ort speichern. Vertragsverwaltungssoftware wie Oneflow wird mit einem digitalen Archiv geliefert, so dass Ihre Vertriebsmitarbeiter jeden Vertrag, den sie benötigen, mit nur wenigen Klicks finden können.

Darüber hinaus können Sie mit Oneflow alle persönlichen Daten, die Sie nicht benötigen, automatisch entfernen und Workflows einrichten, die alte und abgelehnte Verträge löschen. Auf diese Weise können Sie mit der richtigen Vertragsverwaltungssoftware noch mehr GDPR-konform sein.

Sie erhalten auch Erinnerungen, wenn ein Vertrag zur Verlängerung ansteht oder bereits abgelaufen ist. Außerdem ist das Archiv auf den Datenschutz ausgerichtet. Sie können Zugriffskontrollen einrichten, so dass nur diejenigen, die einen Vertrag wirklich sehen müssen, Zugang zu ihm haben.

4. Genießen Sie leistungsstarke Integrationen

Integrationen machen das Leben so viel einfacher. Ein gutes Beispiel dafür ist Ihr CRM. Ganz gleich, ob Sie HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder eine andere Lösung verwenden, Sie können sie mit Ihrer Vertragsmanagement-Software integrieren. Das bedeutet, dass Sie nur in einer Lösung arbeiten müssen, um Ihre Arbeit an anderer Stelle zu speichern, ohne dass Sie Entwürfe und unterzeichnete Verträge manuell herunterladen und hochladen müssen!

Gute Vertragsverwaltungssoftware wie Oneflow verfügt über eine ganze Reihe von Integrationen, von TeamTailor über Google Workspace bis hin zu Salesforce.

Das Beste daran ist, dass sie super einfach einzurichten sind. Sie können also im Handumdrehen mit den Integrationen arbeiten. Integrationen können Ihnen helfen, Ihre Arbeit und Ihren Verkauf auf die nächste Stufe zu heben.

Wie wählen Sie die richtige Vertragsverwaltungssoftware für Sie aus?

Die richtige Vertragsmanagement-Software hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab und kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Aber hier sind einige wichtige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie die richtige Vertragsverwaltungssoftware für sich finden:

1. Ist sie einfach und benutzerfreundlich?
2. Wie viele der Funktionen werden Sie in Ihrem Unternehmen tatsächlich benötigen?
3. Verfügt die Plattform über Integrationen, die zu Ihren anderen Arbeitsabläufen passen?
4. Entsprechen die Sicherheitsfunktionen der Plattform Ihren eigenen Datenanforderungen?
5. Verfügt die Vertragsmanagement-Plattform über KI-Funktionen?

Selbst wenn Sie mit KI nicht allzu vertraut sind, kann eine intuitiv zu bedienende Funktion dazu beitragen, dass Ihre Vertragsmanagement-Workflows viel schneller und reibungsloser ablaufen.

Warum also sollten Sie Ihre Vertragsmanagementprozesse nicht schon heute automatisieren?

Wenn Sie neugierig sind, was eine Vertragsmanagement-Software für Sie tun kann und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, dann buchen Sie noch heute eine Demo. Hier erfahren Sie mehr über Oneflow, wie es funktioniert, und können alle Ihre Fragen stellen.