Avtalsautomatisering: En komplett guide

Avtalsautomatisering blir allt viktigare för företagen, särskilt nu när vi är på väg in i en lågkonjunktur. Men vad är det egentligen? Hur fungerar det? Och hur kan det hjälpa dig? Detta är bara några av de vanligaste frågorna om automatiserad avtalshantering.

Därför är vi här för att hjälpa dig. I den här guiden går vi igenom:

Vad är avtalsautomatisering?

Avtalsautomatisering innebär att programvara används för att automatiskt övervaka ett avtals hela livscykel – från att det skapas till att det förnyas. Men automatiserad avtalshantering är inte bara för säljavdelningen. Juridik, HR och till och med marknadsföring kan alla dra nytta av det.

Bara i USA spenderas trots allt hela 120 miljarder dollar per år på avtal och formulär i pappersform, varav de flesta ändå är inaktuella inom några månader. Det är dåligt både för företagets ekonomi och för planeten.

Men oroa dig inte, avtalsautomatisering behöver inte ske genom en komplex serie integrationer som tar en enorm mängd tid och resurser att konfigurera och testa. Allt kan göras med hjälp av bra programvara för avtalshantering.

Läs mer här: Allt du behöver veta om Oneflows elektroniska signaturer och eIDAS-förordningen

Behöver du en snabb genomgång? Här är grunderna för avtalsautomatisering

Det finns inga två sätt att göra det på. Grunden för avtalsautomatisering är bra programvara för avtalshantering. Men vad ska du leta efter i en programvara för avtalshantering?

1. Skapa – Med en bra programvara för avtalshantering kan du skapa avtal med några få klick. Om du redan har färdiga mallar kan du skicka iväg ett avtal på några sekunder.
2. Samarbeta – Om du kan redigera live eller låta flera personer titta på avtalet samtidigt, då är det en programvara för avtalshantering med samarbetsfunktion.
3. Signera – Om det finns flera signeringsalternativ kommer det sannolikt att finnas ett sätt att signera som passar din kund. Oavsett om det är en verifieringskod, BankID eller en handskriven signaturfunktion. Om det dessutom finns en kronologisk signeringsordning kan du se till att intressenterna signerar ett visst avtal i en viss ordning.
4. Hantera – Om en plattform för avtalshantering har extra säkra funktioner, som godkänd åtkomst, är den en säker ersättning för PDF-filer och papper. Ännu bättre är att bra programvara för avtalshantering automatiskt meddelar dig när ett avtal ska förnyas, så att du verkligen kan sätta igång.
5. Analysera – Ta bort gissningarna med avtalshanteringsprogram som ger dig insikter i realtid om vem som öppnar och interagerar med dina avtal. När allt kommer omkring ska avtalsautomatisering ge dig ansvaret.
6. Integrera – Vi har sagt det förut och vi säger det igen: inbyggda integrationer är en viktig del av all programvara för avtalshantering som ska hjälpa ditt företag att utnyttja sin fulla potential.

Om du är nybörjare på avtalsautomatisering eller funderar på att använda det i större utsträckning är dessa 7 tips en bra utgångspunkt.

Hur fungerar avtalsautomatisering?

Automatiserade avtalshanteringssystem erbjuder flera viktiga funktioner som kan hjälpa organisationer att effektivisera processer och minska risker. Låt oss utforska några av dessa funktioner mer i detalj:

Centraliserad lagringsplats

En av de viktigaste fördelarna med automatiserad avtalshantering är möjligheten att lagra alla avtal i ett centralt arkiv, vilket säkerställer att de är lättillgängliga, organiserade och sökbara.

Mallar för smarta avtal

Automatiserade avtalshanteringssystem erbjuder smarta avtalsmallar som hjälper företag att skapa avtal snabbt och effektivt. Smarta mallar kan också minska risken för fel och inkonsekvenser i avtalsspråket.

Automatiserade arbetsflöden och godkännanden

Automatiserade system för avtalshantering kan effektivisera arbetsflödena i samband med avtalshantering, från att begära godkännanden till att meddela relevanta parter om avtalsändringar. Detta kan hjälpa organisationer att hantera avtal mer effektivt och minska antalet manuella fel.

Avancerad sökning och rapportering

Automatiserade avtalshanteringssystem erbjuder avancerade sök- och rapporteringsfunktioner som gör det möjligt för företag att snabbt och enkelt hitta specifika avtal, villkor och klausuler. Detta kan hjälpa organisationer att hålla koll på avtalsenliga skyldigheter och minska risken för juridiska tvister.

Integration med andra affärsverktyg

Automatiserade avtalshanteringssystem kan integreras med andra affärsverktyg, till exempel CRM-system, projekthanteringsverktyg och e-signaturapplikationer. Detta kan hjälpa företag att förbättra arbetsflöden och minska risken för fel.

Läs mer här: De 7 största riskerna med att inte använda elektroniska signaturer

Vilka är fördelarna med avtalsautomatisering?

Det finns många fördelar med avtalsautomatisering, både för dig själv och för ditt företag. En av de största är kanske att det kan förkorta tiden för signering. Tack vare inbyggda integrationer och att du har alla dina avtal på ett ställe behöver du inte längre lägga tid på ändlösa pappersexercis.

Vi har alla tappat bort något viktigt dokument någon gång i livet. Men en bra programvara för avtalshantering kan se till att det där ögonblicket av ren panik inte inträffar igen.

Automatiserad avtalshantering ger dig kontroll. Du kan lagra alla dina dokument på en säker plats. Tack vare integrationer kan de också automatiskt sparas på andra platser. Om du använder ett stort CRM-system som Salesforce eller HubSpot bör en bra programvara för avtalshantering ha en inbyggd integration som standard.

Men automatiserad avtalshantering har även fördelar utanför säljavdelningen. Om du t.ex. arbetar inom HR kan du skapa och skicka ett anställningsavtal på några sekunder. Så om du befinner dig i en kapplöpning för att säkra den perfekta kandidaten kan avtalsautomatisering ge dig övertaget.

Om du arbetar med upphandling kan du hålla kostnaderna nere och få det du behöver snabbare genom att snabbt kunna låsa fast ett bra pris. Oavsett vilken avdelning du arbetar på hjälper avtalsautomatisering dig att arbeta snabbare och effektivare.

Hur kan det hjälpa ditt företag?

Men automatiserad avtalshantering hjälper inte bara dig, den kan också hjälpa ditt företag att växa, vilket är särskilt viktigt för små och medelstora företag och scaleups. Genom att minska antalet utdragna avtalsprocesser och eliminera behovet av mängder av papper och PDF-redigeringar.

Det kan också minska arbetsbördan för ditt juridiska team. Om dina juridiska experter helt enkelt kan skapa mallar kan resten av företaget arbeta utifrån dem. Det besparar juristerna timmar av arbete med att gå igenom avtal efter avtal och kontrollera varje klausul. Det innebär också att risken för att mänskliga fel påverkar avtalen minskar.

Avtalsautomatisering kan också bidra till att förbättra arbetsflödena genom att ta bort många av de pappers-/PDF-relaterade flaskhalsarna. Om dina säljare kan se vem som har öppnat och tittat på ett avtal kan du till och med minska tiden det tar att kontakta potentiella kunder när de når slutet av säljtratten.

Kort sagt kan automatiserad avtalshantering hjälpa dig att spara tid och pengar och förbättra effektiviteten i hela din verksamhet.

Det ger värde från dag ett och framåt:

• Sömlös avtalsformatering: Gör era avtal till era egna med en rad funktioner, som teckensnitt, videoinsättning och logotypanpassning.

• Centraliserade granskningar och godkännanden: Gör ändringar och få dem godkända på några sekunder med kommentarer och vår chattfunktion i avtalet.

• Upptäckt av ändringar: Fram till dess att avtalet signeras kan du enkelt meddela alla inblandade om en ändring har gjorts, vilket gör det ännu enklare att ta ansvar.

Läs mer: Allt du behöver veta om elektroniska avtal

Kan den hjälpa både B2B- och B2C-företag?

Kort sagt, ja. Automation kan hjälpa både B2B- och B2C-företag. Vi har redan tittat på några av B2B-fördelarna. Men hur är det med B2C-fördelarna?

Oavsett om det handlar om ett medlemskap på ett gym, ett telefonabonnemang eller ett bolån gör automatiserad avtalshantering att dina avtal kan anpassas bättre till dina kunders behov. Du kan tillgodose deras behov i stunden, utan att de behöver vänta på att du ska redigera eller ändra avtalen.

Genom att automatisera dina avtal kan du se till att de är enkla att redigera och skapa en mer kundfokuserad upplevelse. Låt oss ta telefonavtal som ett exempel här.

Att skaffa en ny telefon är ett stort köp, så många tittar ofta på nätet för att fundera över sina alternativ innan de gör ett köp. Trots den långsamma återgången till personlig shopping som vi börjar se efter pandemin, kan det fortfarande finnas en lång övervägandefas för den här typen av köp. Genom att ha ett avtal redo kan du hjälpa en potentiell kund att snabbare komma vidare i processen.

Med en bra programvara för avtalshantering kan du ha redigerbara fält där kunderna kan välja den prisplan som passar dem bäst. Allt detta görs digitalt, bara genom programvara för avtalshantering.

Detta är bara ett exempel på hur avtalsautomatisering bidrar till att skapa mer kundfokuserade upplevelser, allt med minskade kostnader och kortare betänketid.

Oneflow: Avtalsautomatisering på ett enkelt sätt – för alla branscher

1. Skapa ett sömlöst avtal på några sekunder

Vi har alla varit med om det: att gå igenom ett Google-dokument för att kontrollera att allt är där det ska vara innan du konverterar det till en PDF för att skicka det. Med rätt programvara för avtalshantering hör det till det förflutna.

Bra avtalshanteringsprogram levereras med mallar som standard. Om ditt juridiska team har hjälpt till att ta fram dessa mallar kan du börja använda dem direkt. Du kan skicka ut fler avtal snabbare än någonsin tidigare.

På samma sätt levereras nu programvara för avtalshantering med AI. Om du behöver lägga till några rader text i ett avtal är det inte heller något problem. AI är en del av avtalshanteringsprocessen och kan hjälpa dig att skriva ett avtal på några sekunder.

2. Logga in ögonblick

B2B-försäljning kan ta lång tid. Faktum är att det krävs i genomsnitt 8 kontaktpunkter under 84 dagar för att avsluta en B2B-försäljning. Och en stor del av den tiden kan komma precis i slutet när avtalet ska signeras. En bra programvara för avtalshantering kan inte hjälpa dina potentiella kunder att utföra en internrevision av din produkt snabbare, men den kan hjälpa dem att signera avtalet snabbare.

Det bästa är att du även kan använda dig av olika signeringsmetoder. Oavsett om din kund vill signera med verifieringskoder (via e-post eller sms), sitt maskinskrivna namn eller genom att helt enkelt klicka på en signeringsknapp, ger avtalshanteringsprogrammet dig möjlighet att göra det. Du kan även ställa in en signeringsordning, så att de som ska signera måste göra det i en viss ordning om det finns flera intressenter inblandade.

Läs mer: Redigera inte PDF-filer, redigera dina förväntningar

3. Spara och hantera alla dina avtal på ett ställe

PDF-avtal måste ofta skrivas ut, signeras med bläck, skannas, skickas tillbaka och sedan antingen skrivas ut och arkiveras eller lagras i ett digitalt arkiv. Det är en lång process, och det är extremt lätt att förlora viktiga papper under processen, oavsett hur organiserad du är.

Det är här programvara för avtalshantering kommer till undsättning. Du kan automatiskt lagra alla dina avtal på ett och samma ställe. Programvara för avtalshantering, som Oneflow, levereras med ett digitalt arkiv så att dina säljare kan hitta alla avtal de kan behöva med bara några få klick.

Med Oneflow kan du dessutom automatiskt ta bort alla personuppgifter som du inte behöver, samt skapa arbetsflöden som raderar gamla och avvisade avtal. Med detta kan du bli ännu mer GDPR-kompatibel med rätt programvara för avtalshantering.

Du får också påminnelser när ett avtal ska förnyas eller redan har löpt ut. Dessutom har arkivet integritetsskydd i åtanke. Du kan ställa in åtkomstkontroller så att endast de som verkligen behöver se ett avtal kan få tillgång till det.

4. Få tillgång till kraftfulla integrationer

Integrationer gör livet så mycket enklare. Ett bra exempel på detta är ditt CRM-system. Oavsett om du använder HubSpot, Salesforce, Pipedrive eller något annat kan du integrera det med din programvara för avtalshantering. Det innebär att du bara behöver arbeta i en lösning för att ditt arbete ska sparas någon annanstans, allt utan att manuellt behöva ladda ner och sedan ladda upp utkast och signerade avtal!

Bra programvara för avtalshantering, som Oneflow, levereras med en mängd integrationer, från TeamTailor till Google Workspace och Salesforce.

Det bästa är att de är superenkla att konfigurera. Så du kan börja arbeta med integrationer på nolltid. Integrationer kan hjälpa dig att ta ditt arbete och din försäljning till nästa nivå.

Hur väljer jag rätt programvara för avtalshantering för dig?

Vilken programvara för avtalshantering som är rätt beror på en mängd faktorer och kan variera från företag till företag. Men här är några viktiga saker att tänka på när du ska hitta rätt programvara för avtalshantering:

1. Är den enkel och användarvänlig?
2. Hur många av funktionerna är det troligt att du verkligen behöver i ditt företag?
3. Finns det integrationer som matchar era övriga arbetsflöden?
4. Matchar plattformens säkerhetsfunktioner era egna databehov?
5. Har plattformen för avtalshantering AI-funktioner?

Även om du inte är så bekant med AI kan en intuitivt uppbyggd funktion hjälpa dina arbetsflöden för avtalshantering att löpa mycket snabbare och smidigare.

Utöver dessa frågor är det också bra att hålla utkik efter dessa funktioner:

Standardiserade avtalsmallar

En av de viktigaste komponenterna i avtalsautomatisering är möjligheten att hämta information från en datakälla för att automatiskt sammanställa avtalsdokumentet. För att göra denna process möjlig är det viktigt att standardisera era avtalsmallar. Detta säkerställer att alla avtal är konsekventa och gör det möjligt att automatisera processen.

Identifiera viktiga datapunkter för extraktion

När ni förbereder era avtal för automatisering är det viktigt att identifiera de viktigaste datapunkterna som kommer att användas för att fylla i avtalsdokumentet. Detta inkluderar saker som enhetsnamn, signaturer och avtalsvillkor. Om du identifierar dessa datapunkter i förväg kan du se till att automatiseringsprocessen går smidigt.

Skapa arbetsflöden för godkännande

När era avtal är standardiserade och era datapunkter är identifierade är det dags att skapa arbetsflöden för godkännande. Se till att skapa arbetsflöden som matchar din organisations specifika struktur och behov. Se också till att testa arbetsflödena för att säkerställa att de fungerar som avsett.

Så varför inte automatisera era avtalshanteringsprocesser redan idag?

Om du är nyfiken på att se vad en programvara för avtalshantering kan göra för dig och hur den kan gynna ditt företag, varför inte boka en demo idag? Du kan ta reda på mer om Oneflow, hur det hela fungerar och ställa alla frågor du kan tänkas ha.