Avtalsautomatisering: En komplett guide

Kan du föreställa dig att manuellt skriva, granska och signera varje avtal när du hanterar hundratals eller till och med tusentals avtal varje månad? Förmodligen inte – och med goda skäl. En sådan process skulle vara oerhört tidskrävande, kanske till och med orimligt långsam. Som tur är har tekniken tagit oss långt framåt. Med hjälp av automatiserad programvara är detta inte längre nödvändigt. Trots det visar rapporten “Utvecklingen av B2B-avtal 2024: Trendspaning inom avtalshantering” att endast 17 % av respondenterna lyckas få ett avtal signerat på mindre än en dag.

Det är här specialiserad programvara och automatiseringsverktyg kommer in i bilden – för att effektivisera och förenkla processen.

I denna artikel guidar vi dig genom att implementera programvara för avtalsautomatisering. Vi besvarar också frågor som: Vad är avtalsautomatisering? Hur fungerar det? Och hur kan det hjälpa dig att arbeta smartare och snabbare?

Vad är avtalsautomatisering?

Avtalsautomatisering innebär att man använder programvara för att hantera hela avtalslivscykeln – från att avtalet upprättas och signeras, till att det lagras och förnyas. Det gör det möjligt att skriva och granska avtal snabbare och effektiviserar signeringsprocessen så att den blir så snabb och enkel som möjligt. Avtalsautomatisering är användbart för olika team inom företaget, som grundare, försäljning, HR, juridik, inköp, ekonomi, marknadsföring och alla andra som hanterar avtal. Dessutom kräver det inga komplexa, kostsamma eller tidskrävande integrationer. Med en bra programvara för avtalshantering kan du snabbt komma igång.

Vilka uppgifter inom avtalshantering kan automatiseras?

Verktyg för avtalsautomatisering snabbar upp flera uppgifter, vilket sparar tid och pengar. De hjälper till med:

• Snabbare och enklare signering: Med programvara för avtalsautomatisering med funktioner för digitala eller elektroniska signaturer kan du signera avtal utan att skriva ut eller skicka dem till motparterna. Detta är särskilt användbart om du har flera undertecknare eller om det krävs en signeringsorder.
• Smidigt skapande av avtal: Mallar och AI-verktyg hjälper dig att skriva avtal snabbare och minska antalet fel och problem med efterlevnad. Dessutom kan integrerad programvara för avtalsautomatisering återanvända och synkronisera med data som finns i befintliga system inom företaget.
• Tydlighet i samarbetet kring avtal: Kommentera, granska och justera avtal i realtid så att alla inblandade intressenter alltid är uppdaterade med de senaste ändringarna eftersom det bara finns en version av avtalet.
• Centraliserade granskningar och godkännanden: Gör ändringar och få dem godkända på några sekunder med hjälp av förslag, redlining och en chattfunktion i avtalet. Du kan också använda programvara för avtalsautomatisering för att godkänna dokument innan de är klara att signeras.
• Personalisering av avtal: Gör avtalen interaktiva med funktioner som produkt- och pristabeller, videor, formulärfält, dynamiska avsnitt och personlig design och branding.
• Automatiserad spårning av status: Avtalsautomatisering gör det möjligt att automatiskt spåra signeringsstatus, vilket innebär att du kan övervaka när intressenter öppnar ett avtal, hur många gånger de har öppnat det och tidsstämplarna för deras första och sista visning. Den här informationen hjälper dig att mäta engagemangsnivån och identifiera om ytterligare kommunikation behövs.
• Meddelande om ändringar och påminnelser: Meddela alla berörda parter om att en ändring har gjorts. Skicka automatiska påminnelser om att granska eller signera avtalet fram till dess att avtalet är signerat.

Vem kan dra nytta av avtalsautomatisering?

Vi har alla tappat bort ett viktigt dokument någon gång i livet. Men med bra programvara för avtalsautomatisering kan du se till att det där ögonblicket av ren panik inte händer igen. Vilka andra problem kan avtalsautomatisering lösa? Det ger många fördelar för olika team, avdelningar och användningsområden:

1. Säljteam kan förkorta säljcykeln genom automatiserad skapande, samarbete och genomförande av avtal och offerter. De kan snabbt generera dynamiska, interaktiva avtal med hjälp av anpassningsbara mallar, så att kunderna kan mata in information direkt och engagera sig genom inbäddade videor eller personliga meddelanden. Samarbetsfunktioner i realtid gör det möjligt för båda parter att diskutera och ändra villkoren i avtalet inom dokumentet, vilket underlättar snabba lösningar och snabbare affärsavslut.
2. HR-team kan automatisera HR-avtal och effektivisera rekryteringsprocessen, förbättra kandidatupplevelsen och minska de administrativa uppgifterna. De kan skapa dynamiska, interaktiva anställningsavtal med hjälp av anpassningsbara mallar, så att kandidaterna kan mata in sin information direkt och engagera sig genom inbäddade videor eller personliga meddelanden. Samarbetsfunktioner i realtid gör det möjligt för HR-personal och kandidater att diskutera villkoren i avtalet inom dokumentet, vilket underlättar snabba lösningar och snabbare onboarding.
3. Inköpsteam kan låta leverantörer mata in nödvändig information direkt i avtalen, vilket minskar antalet e-postmeddelanden och påskyndar avtalscykeln. Avtalsautomatisering ger ökad kontroll genom användning av standardiserade mallar, reglerade innehållsändringar och säkra, sökbara arkiv. Med funktioner för hantering av avtalslivscykeln, inklusive aviseringar i rätt tid och omfattande översikter över avtalens status, kan dessa team dessutom säkerställa effektiva processer för inköp.

Och det bästa av allt? Med Oneflow kan du lagra alla avtal på en säker plats och synkronisera dokumentmetadata med andra integrerade system som dina team använder (t.ex. ditt CRM-system), vilket upprätthåller en enda sanningskälla och förbättrar samarbetet mellan avdelningar och externa intressenter.

Se även följande: Automatisering av HR-arbetsflöden: En viktig guide

Välja rätt programvara för avtalsautomatisering

Det första steget mot att optimera och automatisera dina avtalsprocesser är att välja rätt plattform för just ditt företag. Men vad ska du leta efter i en programvara för avtalsautomatisering? Här är en lista över de viktigaste funktionerna:

1. Snabbt avtalsskapande – Bra programvara för avtalsautomatisering gör att du kan skapa avtal med några få klick och ger dig möjlighet att skapa dina egna mallar.
2. Samarbetsverktyg – Programvara för avtalshantering med samarbetsverktyg gör det möjligt för flera personer som deltar i förhandlingarna att granska, kommentera och redigera avtalet samtidigt i realtid. De bästa lösningarna kan också effektivisera arbetsflödena för avtalshantering, från att begära godkännanden till att meddela relevanta parter om ändringar i avtalet.
3. Centraliserat arkiv – Genom att lagra alla avtal i ett centraliserat arkiv, helst med avancerade filter och en sökfunktion, säkerställs att de är lättillgängliga, organiserade och sökbara.
4. Signeringsalternativ – Leta efter programvara för avtalsautomatisering som har flera signeringsalternativ, oavsett om det är via e-post eller SMS, elektroniskt ID eller en handskriven signaturfunktion. Utvärdera nivåerna av elektroniska signaturer i enlighet med eIDAS-förordningen. Ännu bättre är om det finns en signeringsorder.
5. Funktioner för avtalshantering – Välj en plattform för avtalshantering med extra säkerhetsfunktioner, som anpassad åtkomst och behörigheter, för att skydda mot obehörig åtkomst och anpassa den till den övergripande informationssäkerhetspolicyn. Den bästa programvaran för avtalshantering meddelar dig automatiskt när ett avtal ska förnyas.
6. Avancerad sökning och rapportering – Se till att lösningen för avtalsautomatisering erbjuder avancerade funktioner som gör det möjligt för ditt team att snabbt och enkelt hitta specifika överenskommelser, avtalsdata, villkor och klausuler. Detta hjälper organisationer att hålla koll på avtalsförpliktelser och minska risken för juridiska tvister.
7. Analys – Eliminera osäkerheter med hjälp av programvara för avtalshantering som ger dig realtidsinsikter om vem som öppnar och interagerar med dina avtal.
8. Integrationer – Från CRM till HRM-system till projekthanteringsverktyg – inbyggda integrationer hjälper företag att förbättra arbetsflöden och upprätthålla en enda sanningskälla (SSOT) genom att ge enkel åtkomst till samma data och funktioner utan att behöva byta applikation hela tiden.
9. AI i avtal – Modern programvara för avtalsautomatisering använder AI för att förbättra hastigheten och precisionen vid avtalsutformning, både vid enskilda och massgranskningar, sökningar och mycket mer. Med AI:s kraft och framsteg blir processerna snabbare och mer träffsäkra. Investera i en skalbar lösning som inte bara uppfyller dina nuvarande krav utan också kan hantera och förutse ditt företags framtida behov.

Oneflow är en plattform för avtalsautomatisering som levererar allt detta och mer. Den erbjuder kraftfulla funktioner för automatisering, AI-drivna verktyg, samarbetsmöjligheter och juridiskt bindande e-signaturer som stödjer olika signeringsmetoder. Med Oneflow kan du effektivt hantera och automatisera avtal genom alla faser av deras livscykel – från utformning till aktiviteter efter signering. Dessutom är plattformen enkel att integrera med din befintliga IT-infrastruktur, vilket gör övergången smidig och effektiv.

Låt oss utforska Oneflows möjligheter mer i detalj.

Skapa avtal på några sekunder

Vi har alla varit där: att noggrant granska ett Google Docs för att säkerställa att allt är korrekt innan det konverteras till en PDF som sedan ska skickas vidare. Med rätt programvara för avtalsautomatisering är den processen nu ett minne blott.

En av de mest användbara funktionerna är mallar, som gör det snabbare och enklare att skapa avtal. Oneflow erbjuder en uppsättning färdiga mallar, men dina jurister kan också skapa skräddarsydda mallar som resten av teamet kan använda som grund för att snabbt och effektivt utfärda nya avtal.

Utforska Oneflows kostnadsfria avtalsmallar

Signera i lugn och ro

B2B-försäljning kan ta lång tid. Tack vare fördelarna med digitala avtal är det enklare och snabbare att signera än någonsin tidigare.

De parter som är involverade i signeringsprocessen kan använda olika signeringsmetoder, t.ex:

• Elektronisk identifiering (AdES) – Signera med hjälp av elektroniska ID-handlingar för bättre säkerhet och identifiering.
• Standard e-signatur (SES) – Använd den mest populära metoden för att signera digitala avtal och få allt klart med bara ett klick.
• SMS-verifikation (SES) – Signera med en 6-siffrig kod som skickas till motparternas telefoner.
• Handskriven signatur (SES) – Använd en så kallad bläcksignatur, som låter användare signera dokument genom att fysiskt skriva sitt namn direkt på skärmen på en enhet.

Lagra och hantera alla dina avtal på ett och samma ställe

PDF-avtal kräver ofta en omständlig process: de måste skrivas ut, signeras med bläck, skannas, skickas tillbaka och sedan antingen skrivas ut och arkiveras eller lagras i mappar – eller ännu värre, i fysiska filarkiv. Det är inte bara tidskrävande utan ökar också risken för att viktiga dokument tappas bort, oavsett hur organiserad du är.

Med programvara för avtalshantering kan du lagra alla avtal på ett enda ställe, organiserade med anpassad åtkomst och mappar som speglar din organisations struktur. Oneflow erbjuder en säker lagringslösning eller ett digitalt arkiv, vilket gör det möjligt för ditt team att hitta nödvändiga avtal med bara några klick.

Se även följande: Hantering av avtalslivscykeln: En komplett guide

Med Oneflow kan du dessutom automatiskt ta bort personuppgifter som inte längre behövs och skapa arbetsflöden som automatiserar radering av gamla och avvisade avtal. Detta hjälper dig att alltid upprätthålla GDPR-efterlevnad.

Du får även påminnelser när avtal behöver förnyas eller när de är på väg att löpa ut. För ökad integritet kan du enkelt ställa in åtkomstkontroller i det digitala arkivet, vilket säkerställer att endast behöriga användare har tillgång till specifika avtal.

Se mer om detta: De 17 bästa verktygen för automatisering av arbetsflöden 2024

Upprätthåll en enda sanningskälla (SSOT) med inbyggda integrationer

Oneflow automatiserar avtal för HubSpot, Salesforce, Pipedrive och andra plattformar du använder. Den dubbelriktade datasynkroniseringen innebär att du endast behöver arbeta i en lösning, så att allt sparas automatiskt på rätt plats – utan att behöva ladda ner och ladda upp utkast eller signerade avtal! Med integrationen kan du skapa och skicka Oneflow-avtal automatiskt baserat på triggers från HubSpot, vilket hjälper dig att centralisera och effektivisera viktiga försäljningsprocesser.

Oneflow erbjuder en mängd olika plug-and-play-integrationer – från Teamtailor och Google Workspace till Zapier – och de är otroligt enkla att konfigurera. Genom att koppla vår lösning till andra system kan du skapa, förhandla och följa avtalsförhandlingar utan att lämna ditt CRM-system (perfekt för säljteam) eller automatiskt fylla i avtal med data från en ATS-lösning (praktiskt för HR-team och rekryterare).

Effektivisera avtalsprocesser med AI

Oneflow innehåller också AI-funktioner som t.ex:

• AI Review/Review Plus – påskyndar avtalsgranskningen och gör det möjligt att identifiera och hantera risker samt efterlevnadsproblem.
• AI Import – låter dig importera avtal från andra källor och använda plattformens alla funktioner medan du arbetar med dem.
• AI Assist – hjälper dig att redigera, skriva och hantera dina avtal samt identifierar organisatoriska misstag.
• AI Search – låter dig söka i din avtalsdatabas på ett mer effektivt och intuitivt sätt.

Så här automatiserar du avtal med Oneflow

Att ha flera alternativ till hands är bra, men programvara bör också vara enkel att använda. Lyckligtvis är Oneflow väldigt intuitivt. Du kan skapa överenskommelser direkt från din dokumentfil – börja med en avtalsmall eller följ vår steg-för-steg-guide om hur du skapar avtal. Under tiden går vi igenom de funktioner för avtalsautomatisering som gör processen ännu smidigare.

Oneflows AI-funktioner hjälper dig att skriva avtal och granska deras innehåll för att upptäcka fel och efterlevnadsproblem. De gör det också mycket enklare att hitta viktiga dokument du behöver – även de som skapats utan vår plattform. Du kan importera dessa avtal till Oneflow och fortfarande få tillgång till alla dess kraftfulla funktioner för att förbättra dem.

Plattformen låter dig även ställa in påminnelser i kalendern, vilket underlättar samarbetet mellan olika team och avdelningar och hjälper till att hålla koll på deadlines.

Du kan också automatisera signeringsordningen – Oneflow meddelar dig när det är din tur att signera avtalet. Detta kan vara till stor hjälp med många motparter som är beroende av varandra.

Kan det hjälpa både B2B- och B2C-företag?

Kort sagt – ja, avtalsautomatisering kan hjälpa både B2B- och B2C-företag. Vi har redan gått igenom några av fördelarna för B2B, men vad innebär det för B2C?

Oavsett om det gäller ett gymmedlemskap, ett telefonavtal eller ett bolån, gör avtalsautomatisering att du kan anpassa överenskommelserna bättre efter dina kunders förväntningar. Du kan möta deras behov direkt och skapa en mer kundfokuserad upplevelse.

Slutsats

Automatisering av avtalslivscykeln kan verkligen transformera ditt företag, vilket leder till snabbare avtal, högre noggrannhet och bättre efterlevnad tack vare automatiserade arbetsflöden och centraliserad kontroll. Det är användbart för alla branscher och avdelningar. Oneflow är enkelt att använda och erbjuder kraftfulla automatiseringsfunktioner, AI-förbättringar och många värdefulla integrationer.

Intresserad? Prova Oneflow och alla dess funktioner för avtalshantering och processautomatisering med vår kostnadsfria 14-dagars testversion. Om du inte är redo att binda dig ännu kan du också boka en live-demo med vårt team.