Sopimusautomaatiosta on tulossa liiketoiminnan peruspilari, etenkin kun olemme menossa kohti taantumaa. Mutta mitä sopimusautomaatio oikein on? Miten se toimii? Ja miten se voi auttaa sinua?
Me olemme täällä auttamassa! Tässä oppaassa käsittelemme seuraavia asioita:
Mitä on sopimusautomaatio?
Tarvitsetko nopean katsauksen? Käydään läpi sopimusautomaation perusteet.
Miten sopimusautomaatio toimii?
Mitkä ovat sopimusautomaation edut?
Miten sopimusautomaatio voi auttaa yritystäsi?
Voiko se auttaa sekä B2B- että B2C-yrityksiä?
Oneflow: Yksinkertainen sopimusautomaatio kaikille toimialoille
Miten valita sopiva sopimushallintaohjelmisto juuri sinulle?
Mitä on sopimusautomaatio?
Sopimusautomaatio tarkoittaa, että ohjelmistoja käytetään valvomaan automaattisesti sopimuksen koko elinkaarta – aina sopimuksen luomisesta sen uusimiseen asti. Sopimusautomaatio ei kuitenkaan ole vain myyntiä varten. Siitä voivat hyötyä myös laki- ja HR- ja jopa markkinointiosastot.
Pelkästään Yhdysvalloissa käytetään vuosittain peräti 120 miljardia dollaria paperisiin sopimuksiin ja lomakkeisiin, joista suurin osa vanhentuu jo muutamassa kuukaudessa. Se on huono asia sekä yrityksen kirjanpidolle että maapallolle.
Mutta ei hätää, sopimusten automatisointia ei tarvitse tehdä monimutkaisten integraatioiden avulla, joiden luomiseen ja testaamiseen kuluu valtavasti aikaa ja resursseja. Tämä kaikki voidaan tehdä laadukkaalla sopimushallintaohjelmistolla.
Tarvitsetko nopean katsauksen? Käydään läpi sopimusautomaation perusteet.
Sopimusautomaation perustana on hyvä sopimusten hallinnan ohjelmisto. Mutta mitä sopimushallintaohjelmistosta kannattaa etsiä?
- Luo – Loistava sopimushallintaohjelmisto mahdollistaa sopimusten luomisen muutamalla klikkauksella. Jos sinulla on jo valmiiksi tehtyjä asiakirjamalleja, voit lähettää sopimuksen sekunneissa.
- Tee yhteistyötä – Jos voit muokata sopimusta livenä tai jos useampi henkilö voi tarkastella sopimusta samalla, kyseessä on yhteistoiminnallinen sopimushallintaohjelmisto.
- Allekirjoita – Jos mukana on useita allekirjoitusvaihtoehtoja, on todennäköisesti olemassa myös prospektillesi sopiva tapa allekirjoittaa. Olipa kyseessä sitten varmennuskoodi, BankID tai käsinkirjoitettu allekirjoitus. Vielä parempi on, että jos siinä on kronologinen allekirjoitusjärjestys, voit varmistaa, että sidosryhmät allekirjoittavat minkä tahansa sopimuksen tietyssä järjestyksessä.
- Hallinnoi – Jos sopimushallinta-alustassa on turvallisia lisäominaisuuksia, kuten selkeät käyttöoikeudet, se korvaa turvallisesti PDF-tiedostot ja paperin. Hyvä sopimusten hallintaohjelmisto ilmoittaa automaattisesti, kun sopimus on uusittava, joten et koskaan unohda tärkeitä päivämääriä.
- Analysoi – Ota arvailut pois sopimushallintaohjelmistolla, joka antaa sinulle reaaliaikaisen kuvan siitä, kuka avaa sopimuksesi ja on vuorovaikutuksessa niiden kanssa. Sopimusautomaation pitäisi antaa sinulle kontrolli.
- Integroi – Olemme sanoneet sen ennenkin ja sanomme sen uudelleen: natiivit integraatiot ovat elintärkeä osa sopimushallintaohjelmistoa, jotta yrityksesi voi hyödyntää koko potentiaalinsa.
Jos olet vasta tutustumassa sopimusautomaation tai harkitset sen laajempaa hyödyntämistä, nämä 7 vinkkiä ovat hyvä lähtökohta.
Miten sopimusautomaatio toimii?
Automatisoidut sopimushallintajärjestelmät tarjoavat useita keskeisiä ominaisuuksia, joiden avulla organisaatiot voivat virtaviivaistaa prosesseja ja vähentää riskejä. Tutustutaanpa tarkemmin joihinkin näistä ominaisuuksista:
Keskitetty arkisto
Yksi automatisoidun sopimushallinnan tärkeimmistä eduista on mahdollisuus tallentaa kaikki sopimukset keskitettyyn arkistoon, jolloin varmistetaan, että ne ovat helposti saatavilla, järjestyksessä ja haettavissa.
Älykkäät sopimusmallit
Automatisoidut sopimushallintajärjestelmät tarjoavat älykkäitä sopimusmalleja, joiden avulla yritykset voivat luoda sopimuksia nopeasti ja tehokkaasti. Älykkäät mallit voivat myös vähentää virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien riskiä sopimuskielessä.
Automatisoidut työnkulut ja hyväksynnät
Automatisoidut sopimustenhallintajärjestelmät voivat virtaviivaistaa sopimustenhallintaan liittyviä työnkulkuja aina hyväksynnän pyytämisestä siihen, että asianomaisille osapuolille ilmoitetaan sopimusmuutoksista. Tämä voi auttaa organisaatioita hallinnoimaan sopimuksia tehokkaammin ja vähentämään manuaalisia virheitä.
Kehittynyt haku ja raportointi
Automatisoidut sopimustenhallintajärjestelmät tarjoavat kehittyneitä haku- ja raportointiominaisuuksia, joiden avulla yritykset voivat nopeasti ja helposti etsiä tiettyjä sopimuksia, ehtoja ja lausekkeita. Tämä voi auttaa organisaatioita pysymään perillä sopimusvelvoitteista ja vähentämään oikeudellisten riitojen riskiä.
Integrointi muiden liiketoimintatyökalujen kanssa
Automatisoidut sopimushallintajärjestelmät voidaan integroida muihin liiketoimintatyökaluihin, kuten CRM-järjestelmiin, projektinhallintatyökaluihin ja sähköisen allekirjoituksen sovelluksiin. Tämä voi auttaa yrityksiä virtaviivaistamaan prosesseja ja vähentämään virheriskiä.
Mitkä ovat sopimusautomaation edut?
Sopimusten automatisoinnista on paljon etuja sekä sinulle että yrityksellesi. Ehkä suurimpia niistä on se, että se voi lyhentää allekirjoittamisaikaa. Natiivien integraatioiden sekä sopimustesi keskitetyn arkiston ansiosta, sinun ei enää tarvitse käyttää aikaa loputtomaan paperien etsimiseen.
Me kaikki olemme varmasti jossain vaiheessa elämäämme kadottaneet jonkin tärkeän asiakirjan. Loistava sopimustenhallintaohjelmisto voi varmistaa, että tuo silkkaa paniikkia aiheuttava hetki ei enää toistu.
Sopimusten automatisointi antaa sinulle hallinnan. Voit säilyttää kaikki asiakirjasi yhdessä turvallisessa paikassa. Integraatioiden ansiosta ne voidaan myös tallentaa automaattisesti muihin paikkoihin. Jos käytät suurta CRM-järjestelmää, kuten Salesforcea tai HubSpotia, hyvässä sopimushallintaohjelmistossa pitäisi olla natiivi-integraatio vakiona.
Sopimusautomaatiolla on kuitenkin etuja myös myynnin ulkopuolella. Jos työskentelet esimerkiksi henkilöstöhallinnossa, voit luoda ja lähettää työsopimuksen sekunneissa. Jos siis joudut kilpajuoksuun täydellisestä ehdokkaasta, sopimusautomaatio voi antaa sinulle etulyöntiaseman.
Jos työskentelet hankinnassa, hyvä hinta voidaan lyödä nopeasti lukkoon, mikä auttaa pitämään kustannukset alhaisina ja saamaan tarvitsemasi tuotteet nopeammin käyttöön. Millä osastolla sitten työskenteletkin, sopimusautomaatio auttaa sinua työskentelemään nopeammin ja tehokkaammin.
Miten se voi auttaa yritystäsi?
Sopimusautomaatio ei auta vain sinua, vaan se voi myös auttaa yritystäsi kasvamaan, mikä on tietenkin tärkeää kaikille, aina pk-yrityksistä ja suuryrityksiin. Tämä tapahtuu lyhentämällä pitkiä sopimusprosesseja ja poistamalla paperipinojen ja PDF:ien muokkaamisen tarpeen.
Se voi myös vähentää lakitiimisi työtaakkaa. Jos paikalliset lakiasiantuntijasi pystyvät luomaan valmiita asiakirjamalleja, muu yritys voi työskennellä niiden pohjalta. Näin lakimiehet säästävät tunteja, jotka he normaalisti joutuvat käyttämään käyden läpi sopimuksen toisensa jälkeen ja tarkistaen jokaisen lausekkeen. Tämä tarkoittaa myös sitä, että sopimuksiin vaikuttavien inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee.
Sopimusten automatisointi voi myös auttaa parantamaan työnkulkujasi poistamalla monia paperiin tai PDF-tiedostoihin liittyviä pullonkauloja. Jos myyjät näkevät, ketkä ovat avanneet ja katsoneet sopimusta, voit vähentää aikaa, joka kuluu potentiaalisten asiakkaiden yhteydenottoihin myyntiprosessin aikana.
Lyhyesti sanottuna sopimusautomaatio voi auttaa sinua ja koko yritystäsi, säästää aikaa ja rahaa sekä parantaa tehokkuutta.
Voiko se auttaa sekä B2B- että B2C-yrityksiä?
Lyhyesti sanottuna kyllä. Automaatio voi auttaa sekä B2B- että B2C-yrityksiä. Olemme jo tarkastelleet joitakin B2B-hyötyjä. Mutta entä B2C-hyödyt?
Olipa kyse kuntosalijäsenyydestä, puhelinsopimuksesta tai asuntolainasta, sopimusautomaation avulla sopimuksesi voidaan mukauttaa paremmin asiakkaidesi tarpeita vastaaviksi. Voit vastata heidän tarpeisiinsa välittömästi, eikä heidän tarvitse odottaa, että muokkaat sopimuksia.
Automatisoimalla sopimuksesi voit varmistaa, että niitä on helppo muokata, ja luoda näin entistä asiakaslähtöisemmän kokemuksen. Otetaan esimerkkinä puhelinsopimukset.
Uuden puhelimen hankkiminen on usein iso ostos, joten ihmiset etsivät tällöin verkosta eri vaihtoehtoja ennen ostopäätöstä. Huolimatta siitä, että pandemian jälkeen on alkanut tapahtua hidas paluu henkilökohtaiseen ostamiseen, tällaisten ostosten harkintavaihe voi edelleen kestää kauan. Jos sinulla on sopimus valmiina, voit auttaa potentiaalista asiakasta pääsemään nopeammin eteenpäin.
Hyvän sopimuksenhallintaohjelmiston avulla sinulla on muokattavia kenttiä, joiden avulla asiakkaat voivat valita heille parhaiten sopivan hintasuunnitelman. Kaikki tämä tapahtuu digitaalisesti, suoraan sopimushallintaohjelmiston avulla.
Tämä on vain yksi esimerkki siitä, miten sopimusautomaatio auttaa luomaan entistä asiakaslähtöisempiä kokemuksia, mikä vähentää kustannuksia ja lyhentää harkinta-aikaa.
Oneflow: simppeli sopimusautomaatio kaikille toimialoille
1. Luo saumaton sopimus sekunneissa
Onko sinulle tuttu tilanne, jossa syynäät tarkasti läpi Google-dokumentin ja katsot, että kaikki tarvittavat tiedot ovat paikallaan ja oikein kirjoitettuna, ennen kuin muunnat tiedoston PDF:ksi? Oikean sopimushallintaohjelmiston avulla tämä on nyt menneisyyttä.
Hyvät sopimushallintaohjelmistot sisältävät vakiona asiakirjamalleja. Jos lakitiimisi on auttanut laatimaan nämä mallit, voit käyttää niitä heti. Voit lähettää enemmän sopimuksia, nopeammin kuin koskaan ennen.
Sopimushallintaohjelmistoissa on nyt myös tekoälyä. Jos sinun on lisättävä sopimukseen muutama rivi tekstiä, sekään ei ole ongelma. Tekoäly on osa sopimusten hallinnan prosessia, ja se voi auttaa sinua laatimaan sopimuksen muutamassa sekunnissa.
2. Allekirjoita hetkessä
B2B-myynti voi kestää kauan. Tutkitusti B2B-kaupan klousaaminen vaatii keskimäärin 8 kontaktipistettä 84 päivän aikana. Ja suurin osa tästä ajasta käytetään yleensä kaupan aivan lopussa, kun sopimus allekirjoitetaan. Hyvät sopimushallintaohjelmistot eivät voi auttaa ostajaehdokkaita suorittamaan tuotteeseesi tutustumista tai sen tarkastamista nopeammin, mutta ne voivat auttaa heitä allekirjoittamaan sopimuksen nopeammin.
Parasta on, että voit jopa hyödyntää erilaisia allekirjoitustapoja. Halusipa ostajaehdokkaasi allekirjoittaa sopimuksen vahvistuskoodeilla (sähköpostitse tai tekstiviestillä), kirjoittamalla nimensä tai yksinkertaisesti klikkaamalla allekirjoituspainiketta, sopimushallintaohjelmisto antaa siihen mahdollisuuden. Voit jopa määrittää allekirjoitusjärjestyksen. Näin jos mukana on useita sidosryhmiä, allekirjoittajien on allekirjoitettava tietyssä järjestyksessä.
3. Tallenna ja hallinnoi kaikkia sopimuksiasi yhdessä paikassa
PDF-sopimukset joudutaan usein tulostamaan, allekirjoittamaan fyysisesti, skannaamaan, lähettämään takaisin ja sitten joko tulostamaan ja arkistoimaan tai tallentamaan digitaaliseen arkistoon. Tämä on pitkä prosessi, ja tärkeät paperit on erittäin helppo hukata prosessin aikana, vaikka olisit kuinka järjestelmällinen.
Tässä kohtaa sopimustenhallintaohjelmisto tulee apuun. Voit tallentaa kaikki sopimuksesi automaattisesti yhteen paikkaan. Oneflown kaltaisissa sopimushallintaohjelmistoissa on digitaalinen arkisto, joten myyjät löytävät kaikki tarvitsemansa sopimukset muutamalla klikkauksella.
Lisäksi Oneflown avulla voit poistaa automaattisesti kaikki henkilötiedot, joita et tarvitse, sekä määrittää työnkulkuja, jotka poistavat vanhat ja hylätyt sopimukset. Näin voit toimia takuuvarmasti GDPR:n mukaisesti oikealla sopimushallintaohjelmistolla.
Saat myös muistutuksia, kun sopimus on uusittava tai päättynyt. Lisäksi arkistossa on huomioitu tietosuoja. Voit määrittää pääsynvalvonnan, jotta vain ne, joiden todella täytyy nähdä sopimus, pääsevät siihen käsiksi.
4. Nauti tehokkaista integraatioista
Integraatiot helpottavat elämää merkittävästi. Hyvä esimerkki tästä on CRM-järjestelmäsi. Käytitpä sitten HubSpotia, Salesforcea, Pipedrivea tai jotain muuta, voit integroida sen sopimushallintaohjelmistoosi. Tämä tarkoittaa, että sinun tarvitsee työskennellä vain yhdessä paikassa ja työsi tallentuu näin automaattisesti myös toiseen paikkaan, jolloin sinun ei tarvitse manuaalisesti ladata ja sitten ladata luonnoksia ja allekirjoitettuja sopimuksia!
Oneflown kaltaisissa loistavissa sopimustenhallintaohjelmistoissa on kasa integraatioita TeamTailorista Google Workspaceen ja Salesforceen.
Parasta on, että ne on erittäin helppo ottaa käyttöön. Pääset siis käyttämään integraatioita hetkessä. Integraatiot voivat auttaa sinua nostamaan työskentelysi ja myyntisi seuraavalle tasolle.
Miten valita sinulle sopiva sopimustenhallintaohjelmisto?
Oikea sopimushallintaohjelmisto riippuu monista tekijöistä, ja se voi vaihdella yrityksestä toiseen. Tässä on kuitenkin muutamia tärkeitä asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun etsit itsellesi sopivaa sopimushallintaohjelmistoa:
- Onko se simppeli ja käyttäjäystävällinen?
- Kuinka monta sen ominaisuutta todennäköisesti tarvitset todella käyttöösi yrityksessäsi?
- Ovatko integraatiot yhteensopivia muiden työnkalujesi kanssa?
- Vastaavatko alustan tietoturvaominaisuudet omia datavaatimuksiasi?
- Onko sopimushallinta-alustassa tekoälyominaisuuksia?
Vaikka tekoäly ei olisikaan sinulle kovin tuttu, tämä ominaisuus voi auttaa sopimushallinnan työnkulkuja toimimaan nopeammin ja sujuvammin.
Näiden kysymysten lisäksi on hyvä pitää silmällä myös seuraavia ominaisuuksia:
Standardoidut sopimusmallit
Yksi sopimusautomaation keskeisistä osatekijöistä on kyky poimia tietoja tietolähteestä sopimusasiakirjan automaattista täyttöä varten. Jotta tämä prosessi olisi mahdollinen, on tärkeää standardoida sopimusmallit. Näin varmistetaan yhdenmukaisuus kaikissa sopimuksissa ja mahdollistetaan sopimuksen laatimisprosessin automatisointi.
Tunnista keskeiset datapisteet poimimista varten
Kun valmistelet sopimuksiasi automatisointia varten, on tärkeää tunnistaa keskeiset datapisteet, joita käytetään sopimusasiakirjan täyttämiseen. Näihin kuuluvat muun muassa yhteisöjen nimet, allekirjoitukset ja sopimusehdot. Näiden datapisteiden tunnistaminen etukäteen auttaa varmistamaan, että automatisointiprosessi sujuu ongelmitta.
Hyväksyntäprosessin määrittäminen
Kun sopimukset on standardoitu ja datapisteet tunnistettu, on aika määrittää hyväksyntätyönkulut. Varmista, että työnkulut vastaavat organisaatiosi rakennetta ja tarpeita. Muista lisäksi testata työnkulut varmistaaksesi, että ne toimivat tarkoitetulla tavalla.
Mikset siis automatisoisi sopimustenhallintaprosesseja jo tänään?
Jos olet utelias näkemään, mitä sopimushallintaohjelmisto voisi tehdä puolestasi ja miten se voisi hyödyttää yritystäsi, varaa demo jo tänään. Saat lisätietoja Oneflowsta sekä alustan toiminnasta, ja voit esittää kaikki mahdolliset kysymyksesi.
