Het automatiseren van contracten wordt steeds belangrijker voor bedrijven, vooral nu we in een recessie terechtkomen. Maar wat is het? Hoe werkt het? En hoe kan het je helpen? Dit zijn slechts enkele van de meest gestelde vragen over contractautomatisering.
Daarom zijn we hier om je te helpen. In deze gids behandelen we:
Wat is contractautomatisering?
Een korte uitleg nodig? Hier zijn de basisbeginselen van contractautomatisering?
Hoe werkt contractautomatisering?
Wat zijn de voordelen van contractautomatisering?
Hoe kan het jouw bedrijf helpen?
Kan het zowel B2B als B2C bedrijven helpen?
Oneflow: Contractautomatisering eenvoudig gemaakt – voor alle branches
Hoe kies je de juiste software voor contractbeheer?
Wat is contractautomatisering?
Contractautomatisering betekent dat er software wordt gebruikt om automatisch de hele levenscyclus van een contract te overzien – van aanmaak tot en met verlenging. Maar contractautomatisering is niet alleen voor verkoop. Legal, HR en zelfs Marketing kunnen er allemaal van profiteren.
Per slot van rekening wordt er alleen al in de VS 120 miljard dollar per jaar uitgegeven aan papieren contracten en formulieren, waarvan de meeste toch al binnen een paar maanden verouderd zijn. Dat is slecht voor de boeken van een bedrijf en voor de planeet.
Maar maak je geen zorgen, contractautomatisering hoeft niet te gebeuren via een complexe reeks integraties die enorm veel tijd en middelen kosten om op te zetten en te testen. Het kan allemaal met geweldige software voor contractbeheer.
Lees ook: Alles wat je moet weten over de elektronische handtekening van Oneflow en de eIDAS-verordening
Een korte samenvatting nodig? Hier zijn de basisbeginselen van contractautomatisering
Daar zijn geen twee manieren voor. De basis van contractautomatisering is goede software voor contractbeheer. Maar waar moet je op letten bij software voor contractbeheer?
- Creëren – Goede software voor contractbeheer stelt je in staat om contracten te genereren in een paar klikken. Als je al sjablonen hebt gemaakt en klaar voor gebruik, dan kun je in een paar seconden een contract versturen.
- Samenwerken – Als je het contract live kunt bewerken of door meerdere mensen tegelijk kunt laten bekijken, dan is het software voor contractbeheer.
- Ondertekenen – Als er meerdere ondertekenopties zijn, dan is er waarschijnlijk een manier om te ondertekenen die bij je prospect past. Of dat nu een verificatiecode, BankID of een handgeschreven handtekening is. Nog beter, als het wordt geleverd met een chronologische ondertekenvolgorde, dan kun je ervoor zorgen dat belanghebbenden een bepaald contract in een specifieke volgorde ondertekenen.
- Beheren – Als een contractbeheerplatform extra veilige functies heeft, zoals goedgekeurde toegang, dan is het een veilige vervanging voor PDF’s en papier. Nog beter, goede software voor contractbeheer laat je automatisch weten wanneer een contract verlengd moet worden, zodat je meteen aan de slag kunt.
- Analyseren – Neem het giswerk weg met contractbeheersoftware die je realtime inzicht geeft in wie je contracten opent en wie ermee omgaat. Per slot van rekening moet contractautomatisering jou de leiding geven.
- Integreren – We hebben het al eerder gezegd en we zeggen het nog een keer: native integraties zijn een essentieel onderdeel van elke software voor contractbeheer die je bedrijf zal helpen zijn volledige potentieel te benutten.
Als contractautomatisering nieuw voor je is, of je denkt erover om er meer gebruik van te maken, dan zijn deze 7 tips een goed uitgangspunt.
Hoe werkt contractautomatisering?
Geautomatiseerde contractbeheersystemen bieden verschillende belangrijke functies die organisaties kunnen helpen om processen te stroomlijnen en risico’s te beperken. Laten we een aantal van deze functies nader bekijken:
Gecentraliseerde opslagplaats
Een van de belangrijkste voordelen van geautomatiseerd contractbeheer is de mogelijkheid om alle contracten op te slaan in een centrale opslagplaats, zodat ze gemakkelijk toegankelijk, georganiseerd en doorzoekbaar zijn.
Slimme templates voor contracten
Geautomatiseerde systemen voor contractmanagement bieden slimme contractsjablonen die bedrijven helpen snel en efficiënt contracten op te stellen. Slimme templates kunnen ook de kans op fouten en inconsistenties in de contracttaal verkleinen.
Geautomatiseerde workflows en goedkeuringen
Geautomatiseerde systemen voor contractmanagement kunnen de workflows die gepaard gaan met contractmanagement stroomlijnen, van het aanvragen van goedkeuringen tot het op de hoogte stellen van relevante partijen van contractwijzigingen. Dit kan organisaties helpen om contracten efficiënter te beheren en handmatige fouten te verminderen.
Geavanceerd zoeken en rapporteren
Geautomatiseerde systemen voor contractmanagement bieden geavanceerde zoek- en rapportagefuncties waarmee bedrijven snel en eenvoudig specifieke contracten, voorwaarden en clausules kunnen vinden. Dit kan organisaties helpen om op de hoogte te blijven van contractuele verplichtingen en het risico op juridische geschillen te verkleinen.
Integratie met andere zakelijke tools
Geautomatiseerde systemen voor contractmanagement kunnen integreren met andere zakelijke tools, zoals CRM-systemen, tools voor projectmanagement en applicaties voor elektronische handtekeningen. Dit kan bedrijven helpen workflows te verbeteren en het risico op fouten te verkleinen.
Lees ook: Top 7 risico’s van het niet gebruiken van elektronische handtekeningen
Wat zijn de voordelen van contractautomatisering?
Er zijn veel voordelen voor zowel jezelf als jouw bedrijf aan het automatiseren van contracten. Een van de grootste is misschien wel dat het je ondertekentijd kan verkorten. Dankzij native integraties en het feit dat je al jouw contracten op één plek hebt, hoef je geen tijd meer te besteden aan eindeloze zoektochten op papier.
We zijn allemaal wel eens een belangrijk document kwijtgeraakt. Maar goede software voor contractmanagement kan ervoor zorgen dat dat moment van pure paniek niet meer voorkomt.
Automatisering van contracten geeft jou de controle. Je kunt al je documenten op één veilige plek opslaan. Dankzij integraties kunnen ze ook automatisch op andere plaatsen worden opgeslagen. Als je een belangrijk CRM gebruikt, zoals Salesforce of HubSpot, moet goede software voor contractmanagement standaard een native integratie hebben.
Maar contractautomatisering heeft ook voordelen buiten sales. Als je bijvoorbeeld in HR werkt, kun je in een paar seconden een arbeidscontract maken en versturen. Dus als je in een race verwikkeld bent om die perfecte kandidaat te vinden, kan contractautomatisering je een voorsprong geven.
Als je bij Inkoop werkt, dan kan het snel kunnen vastleggen van een goede prijs helpen om de kosten laag te houden en sneller te krijgen wat jij nodig hebt. Op welke afdeling je ook werkt, automatisering van contracten helpt je sneller en efficiënter te werken.
Hoe kan het jouw bedrijf helpen?
Maar automatisering van contracten helpt niet alleen jou, het kan ook jouw bedrijf helpen groeien, vooral belangrijk voor KMO’s en scaleups. Je hoeft minder lang te werken aan contracten en je hebt geen stapels papier en PDF-bewerkingen meer nodig.
Het kan ook de werkdruk voor je juridische team verminderen. Als je eigen juridische experts eenvoudig templates kunnen maken, kan de rest van het bedrijf op basis daarvan werken. Het bespaart Legal uren om contract na contract door te nemen en elke clausule te controleren. Dit betekent ook dat de kans op menselijke fouten in jouw contracten afneemt.
Het automatiseren van contracten kan ook helpen om jouw workflows te verbeteren door veel papier/PDF-gerelateerde knelpunten weg te nemen. En als je verkopers kunnen zien wie een contract heeft geopend en bekeken, kun je zelfs de tijd verkorten die nodig is om contact op te nemen met prospects aan het einde van de verkooptrechter.
Kortom, automatisering van contracten kan je in je hele bedrijf helpen, tijd en geld besparen en de efficiëntie verbeteren.
Het biedt waarde vanaf dag één tot en met dag één:
- Naadloze opmaak van contracten: Maak jouw contracten persoonlijk met een reeks functies, zoals lettertypen, het invoegen van video’s en het personaliseren van logo’s.
- Gecentraliseerde beoordelingen en goedkeuringen: Breng wijzigingen aan en laat ze binnen enkele seconden goedkeuren met opmerkingen en onze in-contract chatfunctie.
- Detectie van wijzigingen: Meld alle betrokkenen moeiteloos dat er een wijziging is doorgevoerd tot het moment dat het contract is ondertekend, wat de verantwoording nog eenvoudiger maakt.
Lees ook: Alles wat je moet weten over elektronische contracten
Kan het zowel B2B als B2C bedrijven helpen?
Kort gezegd, ja. Automatisering kan zowel B2B als B2C bedrijven helpen. We hebben al gekeken naar een aantal van de B2B voordelen. Maar hoe zit het met de B2C voordelen?
Of het nu gaat om een sportschoollidmaatschap, een telefooncontract of een hypotheek, met contractautomatisering kunnen jouw contracten beter worden aangepast aan de behoeften van jouw klanten. Je kunt op het moment zelf aan jouw behoeften voldoen, zonder dat ze hoeven te wachten tot je contracten hebt aangepast of gewijzigd.
Door jouw contracten te automatiseren, kun je ervoor zorgen dat ze eenvoudig aan te passen zijn en creëer je een klantgerichtere ervaring. Laten we telefooncontracten als voorbeeld nemen.
Een nieuwe telefoon kopen is een grote aankoop, dus mensen kijken vaak online naar hun opties voordat ze een aankoop doen. Ondanks de langzame terugkeer naar persoonlijk winkelen die we na de pandemie beginnen te zien, kan er nog steeds een lange afwegingsfase zijn voor dit soort aankopen. Door een kant-en-klaar contract te hebben, kun je een potentiële klant sneller door de trechter leiden.
Goede software voor contractmanagement biedt bewerkbare velden waarmee klanten het prijsplan kunnen kiezen dat het beste bij hen past. En dat alles digitaal, gewoon via contractmanagement software.
Dit is slechts één voorbeeld van hoe automatisering van contracten helpt om klantgerichtere ervaringen te creëren, allemaal met lagere kosten en minder bedenktijd.
Oneflow: Contractautomatisering eenvoudig gemaakt – voor alle industrieën
1. Maak een vloeiend contract in een paar seconden
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: een Google Doc doorspitten om te controleren of alles staat waar het moet staan voordat je het omzet in een PDF om te versturen. Met de juiste software voor contractmanagement is dat verleden tijd.
Goede software voor contractmanagement wordt standaard geleverd met templates. Als je juridische team heeft geholpen bij het opstellen van deze templates, kun je er meteen mee aan de slag. Je kunt sneller dan ooit meer contracten versturen.
Ook software voor contractmanagement wordt nu geleverd met AI. Als je een paar regels tekst moet toevoegen aan een contract, dan is dat ook geen probleem. AI maakt deel uit van het contractmanagement proces en kan je helpen om in een paar seconden een contract op te stellen.
2. Aanmeldmomenten
B2B sales kunnen lang duren. Het duurt gemiddeld 8 contactmomenten in 84 dagen om een B2B sales te sluiten. En een groot deel van die tijd kan precies op het einde komen, wanneer het contract wordt ondertekend. Goede software voor contractmanagement kan jouw prospect niet helpen om sneller een interne audit van jouw product uit te voeren, maar het kan hem wel helpen om sneller te tekenen.
Het mooiste is dat je zelfs gebruik kunt maken van verschillende ondertekenmethodes. Of jouw prospect nu wil ondertekenen met verificatiecodes (via e-mail of sms), zijn getypte naam of door gewoon op een ondertekeningsknop te klikken, software voor contractmanagement geeft je de mogelijkheid om dat te doen. Je kunt zelfs een tekenvolgorde instellen, zodat als er meerdere stakeholders bij betrokken zijn, de ondertekenaars in een bepaalde volgorde moeten tekenen.
Lees ook: Bewerk geen PDF’s, maar bewerk je verwachtingen
3. Sla al jouw contracten op één plek op en beheer ze.
PDF contracten moeten vaak worden afgedrukt, met inkt ondertekend, gescand, teruggestuurd en vervolgens ofwel uitgeprint en gearchiveerd, ofwel opgeslagen in een digitaal archief. Dat is een langdurig proces en het is heel gemakkelijk om daarbij belangrijk papierwerk kwijt te raken, hoe georganiseerd je ook bent.
Dat is waar software voor contractmanagement te hulp schiet. Je kunt al jouw contracten automatisch op één plaats bewaren. Contract management software, zoals Oneflow, wordt geleverd met een digitaal archief, zodat je verkopers elk contract dat ze nodig hebben in een paar klikken kunnen vinden.
Bovendien kun je met Oneflow automatisch alle persoonlijke data verwijderen die je niet nodig hebt en workflows instellen om oude en afgekeurde contracten te verwijderen. Zo kun je nog beter GDPR compliant zijn met de juiste software voor contractmanagement.
Je krijgt ook herinneringen wanneer een contract moet worden hernieuwd of al is verlopen. Bovendien is het archief gericht op privacy. Je kunt toegangscontroles instellen, zodat alleen degenen die een contract echt moeten zien er toegang toe hebben.
4. Geniet van krachtige integraties
Integraties maken het leven zoveel gemakkelijker. Een goed voorbeeld hiervan is je CRM. Of je nu HubSpot, Salesforce, Pipedrive of een andere oplossing gebruikt, je kunt deze integreren met jouw software voor contractmanagement. Dit betekent dat je maar in één oplossing hoeft te werken om je werk elders op te slaan, allemaal zonder dat je handmatig concepten en ondertekende contracten hoeft te downloaden en vervolgens te uploaden!
Goede software voor contractmanagement, zoals Oneflow, wordt geleverd met een heleboel integraties, van TeamTailor tot Google Workspaces en Salesforce.
Het beste is dat ze super eenvoudig in te stellen zijn. Je kunt dus in een handomdraai aan de slag met integraties. Integraties kunnen je helpen om je werk en verkoop naar een hoger niveau te tillen.
Hoe kies je de juiste software voor contractmanagement?
De juiste software voor contractmanagement hangt af van een aantal factoren en kan per bedrijf verschillen. Maar hier zijn enkele belangrijke dingen die je in overweging moet nemen bij het vinden van de juiste software voor contractmanagement:
- Is het eenvoudig en gebruiksvriendelijk?
- Hoeveel functies zul je waarschijnlijk echt nodig hebben in jouw bedrijf?
- Heeft het integraties die passen bij je andere workflows?
- Komen de beveiligingsfuncties van het platform overeen met jouw behoeften op het gebied van data?
- Heeft het platform voor contractmanagement AI-mogelijkheden?
Zelfs als je niet zo bekend bent met AI, kan een intuïtief gebouwde functie jouw contractmanagement workflows veel sneller en soepeler laten verlopen.
Naast deze vragen is het ook goed om op deze functies te letten:
Gestandaardiseerde templates voor contracten
Een van de belangrijkste onderdelen van contractautomatisering is de mogelijkheid om informatie uit een gegevensbron te halen om het contractdocument automatisch samen te stellen. Om dit proces mogelijk te maken, is het belangrijk om jouw templates voor contracten te standaardiseren. Dit zorgt voor consistentie in al jouw contracten en maakt het mogelijk om het opstellen van contracten te automatiseren.
Identificeer belangrijke data voor extractie
Bij het voorbereiden van jouw contracten op automatisering is het belangrijk om de belangrijkste data te identificeren die gebruikt zullen worden om het contract document te vullen. Denk hierbij aan namen van entiteiten, handtekeningen en contractvoorwaarden. Door deze data van tevoren te identificeren, zorg je ervoor dat je automatiseringsproces soepel verloopt.
Goedkeuringsworkflows opzetten
Zodra jouw contracten gestandaardiseerd zijn en jouw data geïdentificeerd, is het tijd om goedkeuringsworkflows op te zetten. Zorg ervoor dat de workflows aansluiten bij de specifieke structuur en behoeften van jouw organisatie. Zorg er bovendien voor dat je de workflows test om er zeker van te zijn dat ze werken zoals bedoeld.
Waarom zou je jouw contractmanagement processen niet vandaag nog automatiseren?
Als je benieuwd bent naar wat software voor contractmanagement voor jou kan betekenen, en hoe jouw bedrijf er baat bij kan hebben, waarom boek je dan niet vandaag nog een demo? Je kunt meer te weten komen over Oneflow, hoe het allemaal werkt en alle vragen stellen die je maar wilt.
