Kun jij je voorstellen dat je elk contract handmatig opstelt, beoordeelt en ondertekent als je maandelijks honderden of zelfs duizenden contracten behandelt? Waarschijnlijk niet, en met reden – het contracteerproces zou eeuwen duren (misschien zelfs letterlijk). Gelukkig zijn we het punt waarop dit nodig is al lang voorbij, met software voor contractautomatisering binnen handbereik. Maar, zoals het rapport The State of B2B Contracts 2024: Exploring Contract Management Trends benadrukt, krijgt nog steeds slechts 17% van de respondenten een contract ondertekend in minder dan één dag.
Daarom heb je gespecialiseerde software en automatiseringstools nodig om de klus te klaren.
In dit artikel helpen we je met het implementeren van software voor contractautomatisering en beantwoorden we vragen als wat is contractautomatisering precies? Hoe werkt het? En hoe kan het jou helpen?
Wat is contractautomatisering?
Contractautomatisering betekent dat je software gebruikt om de hele levenscyclus van een contract te overzien – van het opstellen en ondertekenen tot en met de opslag en het hernieuwen. Het helpt je om overeenkomsten sneller op te stellen en te beoordelen en stroomlijnt het ondertekeningsproces om het zo snel en moeiteloos mogelijk te laten verlopen. Contractautomatisering is voor verschillende teams: oprichters, sales, HR, juridisch, inkoop, financiën, marketing en iedereen die te maken heeft met contracten binnen een bedrijf. Bovendien zijn er geen ingewikkelde, dure en tijdrovende integraties voor nodig. Je kunt het snel opzetten met behulp van goede software voor contractmanagement.
Welke contractmanagement taken kunnen worden geautomatiseerd?
Contract automation tools versnellen meerdere taken en besparen zo tijd en geld. Ze helpen met:
- Sneller en gemakkelijker ondertekenen: Met contract automatiseringssoftware met digitale of elektronische handtekening functionaliteit kun je overeenkomsten ondertekenen zonder ze af te drukken of te mailen naar tegenpartijen. Dit is vooral handig als je meerdere ondertekenaars hebt of als er een ondertekeningsopdracht nodig is.
- Snel contracten opstellen: Templates en AI tools helpen je om contracten sneller op te stellen en het aantal fouten en nalevingsproblemen te verminderen. Bovendien kan geïntegreerde software voor contractautomatisering data hergebruiken en synchroniseren met data die beschikbaar is in bestaande systemen binnen het bedrijf.
- Duidelijkheid in samenwerking bij contracten: Comment, review en pas contracten in realtime aan zodat alle betrokken stakeholders altijd op de hoogte zijn van de laatste wijzigingen omdat er maar één versie van het contract is.
- Gecentraliseerde beoordelingen en goedkeuringen: Breng wijzigingen aan en laat ze binnen enkele seconden goedkeuren met suggesties, herschrijven en een in-contract chatfunctie. Je kunt ook automatiseringssoftware voor contracten gebruiken om documenten goed te keuren voordat ze klaar zijn om te ondertekenen.
- Contract personalisatie: Voeg interactiviteit toe aan jouw contracten met features zoals product- en prijstabellen, video’s, formuliervelden, dynamische secties en gepersonaliseerde branding.
- Geautomatiseerd bijhouden van de status: Contract software automatiseert het bijhouden van de ondertekeningsstatus, wat betekent dat je kunt bijhouden wanneer stakeholders een contract openen, hoe vaak ze het hebben geopend en de tijdstempels van hun eerste en laatste views. Met deze informatie kun je de mate van betrokkenheid meten en vaststellen of verdere communicatie nodig is.
- Kennisgeving van wijzigingen en herinneringen: Breng alle betrokken partijen op de hoogte van een wijziging. Stuur automatische herinneringen om het contract te herzien of te ondertekenen tot het moment van ondertekening.
Wie kan profiteren van contract automatisering?
We zijn allemaal wel eens een belangrijk document kwijtgeraakt. Maar goede software voor contractautomatisering kan ervoor zorgen dat dat moment van pure paniek niet meer voorkomt. Welke andere problemen kan automatisering van contracten oplossen? Het biedt veel voordelen voor verschillende teams, afdelingen en use cases:
- Salesteams kunnen de verkoopcyclus verkorten door het geautomatiseerd opstellen, interactief maken en uitvoeren van contracten en offertes. Ze kunnen snel dynamische, interactieve contracten genereren met behulp van aanpasbare templates, waarbij klanten direct informatie kunnen invoeren en kunnen reageren via ingesloten video’s of gepersonaliseerde berichten. De features voor realtime samenwerking stellen beide partijen in staat om contractvoorwaarden binnen het document te bespreken en aan te passen, waardoor snelle oplossingen en een snellere afronding van deals mogelijk worden.
- HR-teams kunnen HR-contracten automatiseren en het wervingsproces stroomlijnen, waardoor de kandidaatervaring wordt verbeterd en administratieve taken worden verminderd. Ze kunnen dynamische, interactieve arbeidscontracten maken met behulp van aanpasbare templates, waardoor kandidaten hun informatie direct kunnen invoeren en in contact kunnen komen via ingesloten video’s of gepersonaliseerde berichten. Real-time interactief features stellen HR-professionals en kandidaten in staat om contractvoorwaarden binnen het document te bespreken, waardoor snelle oplossingen en een snellere onboarding mogelijk zijn.
- Inkoopteams stellen leveranciers in staat om de benodigde informatie direct in contracten in te voeren, waardoor er minder e-mails worden uitgewisseld en de contractcyclus wordt versneld. Automatisering van contracten biedt verbeterde controle door het gebruik van gestandaardiseerde templates, gereguleerde inhoudswijzigingen en veilige, doorzoekbare archieven. Bovendien kunnen inkoopteams met lifecycle management features, zoals tijdige meldingen en uitgebreide overzichten van contractstatussen, zorgen voor efficiënte inkoopprocessen.
En het beste deel? Met Oneflow kun je alle contracten op één veilige plek opslaan en metadata van documenten synchroniseren met andere geïntegreerde systemen die je teams gebruiken (zoals je CRM-systeem), waardoor je één bron van informatie behoudt en de samenwerking tussen afdelingen en externe stakeholders verbetert.
De juiste software voor contractautomatisering kiezen
De eerste stap naar het optimaliseren van jouw contractprocessen met contractautomatisering is het kiezen van het juiste platform voor jouw bedrijf. Maar wat moet je zoeken in software voor contractautomatisering? Hier is een lijst met de meest essentiële features:
- Snelle contractcreatie – Goede software voor contractautomatisering stelt je in staat om in een paar klikken contracten te genereren en geeft je de mogelijkheid om je eigen templates te maken.
- Tools voor interactief contractmanagement – Met software voor interactief contractmanagement kunnen meerdere mensen die betrokken zijn bij de onderhandeling het contract tegelijkertijd en in realtime bekijken, becommentariëren en bewerken. De beste oplossingen kunnen ook workflows voor contractmanagementstroomlijnen, van het aanvragen van goedkeuringen tot het op de hoogte stellen van relevante partijen van contractwijzigingen.
- Centrale opslagplaats – Het opslaan van alle contracten in een centrale opslagplaats, bij voorkeur met geavanceerde filters en een zoekfunctie, zorgt ervoor dat ze gemakkelijk toegankelijk, georganiseerd en doorzoekbaar zijn.
- Opties voor ondertekening – Zoek naar automatiseringssoftware voor contracten met meerdere opties voor ondertekening, via e-mail of sms, elektronische ID, natte inkt of een functie voor handgeschreven handtekeningen. Evalueer de niveaus van elektronische handtekeningen in overeenstemming met de eIDAS-verordening. Beter nog, of er een ondertekeningsopdracht bij zit.
- Contract management features – Kies een platform voor contractmanagement met extra beveiligingsfuncties, zoals aangepaste toegang en machtigingen, zodat het veilig is voor ongeautoriseerde toegang en afgestemd is op het algemene informatiebeveiligingsbeleid. De beste software voor contractmanagement laat je automatisch weten wanneer een contract moet worden hernieuwd.
- Geavanceerd zoeken en rapporteren – Zorg ervoor dat de automatiseringsoplossing voor contracten geavanceerde features biedt waarmee jouw team snel en gemakkelijk specifieke overeenkomsten, data, voorwaarden en clausules kan vinden. Dit helpt organisaties om op de hoogte te blijven van contractuele verplichtingen en vermindert het risico op juridische geschillen.
- Analytics – Neem het giswerk weg met software voor contractmanagement die je realtime inzicht geeft in wie jouw contracten opent en wie ermee omgaat.
- Integraties – Van CRM tot HRM-systemen tot tools voor projectbeheer, native integraties helpen bedrijven hun workflows te verbeteren en één bron van informatie te behouden door eenvoudig toegang te bieden tot dezelfde data en features zonder dat ze voortdurend van applicatie hoeven te wisselen.
- AI in contracten – De moderne automatiseringssoftware voor contracten vergroot de snelheid en precisie bij het opstellen van contracten, enkele en bulkreviews, zoeken en nog veel meer met de kracht en vooruitgang van AI. Zorg ervoor dat je investeert in een schaalbare oplossing die de toekomstige behoeften van jouw bedrijf aankan en hierop anticipeert.
Oneflow is een contract automatiseringsplatform dat dit alles en nog veel meer biedt. Het biedt krachtige automatiserings features, AI mogelijkheden, interactieve tools en juridisch bindende e-handtekeningen die verschillende ondertekeningsmethoden ondersteunen. Je kunt er contracten mee beheren en automatiseren in alle fasen van hun levenscyclus – van het ontwerp tot de fase na ondertekening. Tot slot is het ook eenvoudig te integreren met je bestaande IT-infrastructuur.
Laten we de mogelijkheden van Oneflow in meer detail illustreren.
Creëer jouw contracten in een paar seconden
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: een Google Docs doorspitten om te controleren of alles staat waar het moet staan voordat je het omzet in een PDF om te versturen. Met de juiste automatiseringssoftware voor contracten is dat verleden tijd.
Templates zijn bijvoorbeeld een geweldige functie die het maken van contracten versnelt. We hebben er zelf een aantal, maar je juridische teams kunnen ook helpen met het opstellen van een aantal die de rest van je team later kan gebruiken als basis voor het opstellen van nieuwe overeenkomsten.
Teken met een gerust hart
B2B sales kunnen lang duren. Dankzij de voordelen van digitale contracten is ondertekenen eenvoudiger en sneller dan ooit tevoren.
De partijen die betrokken zijn bij het ondertekenproces kunnen verschillende ondertekenmethoden gebruiken, zoals:
- Elektronische identificatie (AdES) – Ondertekenen met behulp van elektronische ID’s om een beter niveau van veiligheid en identificatie mogelijk te maken.
- Standaard e-handtekening ( SES) – Gebruik de meest gebruikte methode voor het ondertekenen van digitale contracten om alles met één druk op de knop te regelen.
- SMS-verificatie (SES) – Onderteken met behulp van een 6-cijferige code die naar de telefoons van de tegenpartijen wordt gestuurd.
- Handgeschreven handtekening (SES) – Gebruik een zogenaamde “natte inkt” handtekening, waarmee mensen documenten kunnen ondertekenen door hun naam fysiek op het scherm van een apparaat te schrijven.
Bewaar en beheer al jouw contracten op één plek
PDF contracten moeten vaak worden afgedrukt, ondertekend met inkt, gescand, teruggestuurd en ofwel worden afgedrukt en gearchiveerd of opgeslagen in mappen of, erger nog, fysieke archieven. Dat is een langdurig proces en het is makkelijk om belangrijk papierwerk tijdens dit proces kwijt te raken, hoe georganiseerd je ook bent.
Contract management software helpt je echter om al jouw contracten op één plek op te slaan, georganiseerd met aangepaste toegang en mappen die jouw organisatie weerspiegelen. Oneflow bevat een veilige opslagplaats of digitaal archief, zodat je team elk contract dat ze nodig hebben met een paar klikken kan vinden.
Zie ook: Contract lifecycle management: Een complete gids
Bovendien kun je met Oneflow automatisch alle persoonlijke data verwijderen die je niet nodig hebt en workflows instellen en automatiseren die oude en afgekeurde contracten verwijderen. Dit zorgt ervoor dat je altijd GDPR compliant bent.
Je krijgt ook herinneringen wanneer een contract moet worden hernieuwd of afloopt. Bovendien kun je met het archief toegangscontroles instellen om de privacy te vergroten.
Behoud één bron van informatie met native integraties
Oneflow automatiseert contracten voor HubSpot, Salesforce, Pipedrive of andere platforms die je gebruikt. Datasynchronisatie in twee richtingen betekent dat je maar in één oplossing hoeft te werken om je werk elders op te slaan, en dat allemaal zonder het downloaden en weer uploaden van concepten en ondertekende contracten! Met de integratie kun je automatisch Oneflow contracten maken en versturen op basis van HubSpot triggers, waardoor je belangrijke sales processen kunt centraliseren en stroomlijnen.
Oneflow wordt geleverd met veel verschillende plug-and-play integraties – van Teamtailor tot Google Workspace tot Zapier – en ze zijn super eenvoudig in te stellen. Door onze oplossing te verbinden met andere systemen, kun je contracten creëren, onderhandelen en de voortgang ervan volgen zonder je CRM-systeem te verlaten (handig voor salesteams) of overeenkomsten automatisch invullen met data uit een ATS-oplossing (handig voor HR-teams en recruiters).
Stroomlijn contractprocessen met AI
Oneflow bevat ook AI-mogelijkheden zoals:
- AI Review/Review Plus – versnelt de beoordelingstijd van contracten en laat je risico’s en nalevingsproblemen identificeren en beperken.
- AI Import – maakt het mogelijk om contracten van buiten Oneflow te importeren en de volledige mogelijkheden van het platform te gebruiken terwijl je eraan werkt.
- AI Assist – helpt je bij het bewerken, schrijven en beheren van jouw contracten. Herkent organisatorische fouten.
- AI Search – laat je effectiever en intuïtiever zoeken in jouw contracten database.
Hoe je contracten automatiseert met Oneflow
Meerdere mogelijkheden binnen handbereik hebben is geweldig, maar software moet ook makkelijk te gebruiken zijn. Gelukkig is Oneflow heel intuïtief. Je kunt overeenkomsten direct vanuit je documentbestand maken. Begin met een contract template of lees stap voor stap hoe je dit doet in ons artikel over het maken van contracten. Laat ons je ondertussen door de contract automatiseringsmogelijkheden leiden die dit proces nog soepeler laten verlopen.
De AI features van Oneflow helpen je bij het opstellen van contracten en het controleren van de inhoud op fouten en nalevingsproblemen. Ze maken het ook veel gemakkelijker om de belangrijkste documenten te vinden die je nodig hebt – zelfs als je ze hebt gemaakt zonder ons platform te gebruiken – je kunt deze overeenkomsten importeren in Oneflow en nog steeds gebruik maken van de krachtige mogelijkheden om ze te verbeteren.
Met het platform kun je herinneringen instellen in de kalender, waardoor verschillende teams en afdelingen kunnen samenwerken en deadlines kunnen halen.
Je kunt ook de wachtrij voor het ondertekenen automatiseren – Oneflow zal je laten weten wanneer het jouw beurt is om de overeenkomst te ondertekenen. Dit kan erg handig zijn met veel van elkaar afhankelijke tegenpartijen.
Kan het zowel B2B als B2C bedrijven helpen?
Kort gezegd: ja, contractautomatisering kan zowel B2B- als B2C-bedrijven helpen. We hebben al gekeken naar een aantal van de B2B voordelen. Maar hoe zit het met de B2C voordelen?
Of het nu gaat om een sportschoollidmaatschap, een telefooncontract of een hypotheek, met contractautomatisering kunnen jouw contracten beter worden aangepast aan de verwachtingen van je klanten. Je kunt meteen aan jouw behoeften voldoen en een klantgerichtere ervaring creëren.
Conclusie
Het automatiseren van de processen voor het beheer van de levenscyclus van contracten kan jouw bedrijf echt transformeren, wat leidt tot het sneller opstellen van contracten, meer nauwkeurigheid en betere naleving dankzij de geautomatiseerde workflows met gecentraliseerde controle. Het is nuttig voor alle industrieën en afdelingen. Oneflow is eenvoudig te gebruiken en biedt krachtige automatiserings features, AI verbeteringen en vele waardevolle integraties.
Geïnteresseerd? Probeer Oneflow en al zijn contractmanagement procesautomatiseringsmogelijkheden met onze gratis 14-daagse proefversie. Als je nog niet klaar bent om je te binden, kun je ook een live demo boeken met ons team.