Kontraktsautomatisering: En komplett guide

Kan du forestille deg å utarbeide, gjennomgå og signere hver eneste kontrakt manuelt når du håndterer hundrevis eller tusenvis av kontrakter hver måned? Det kan du sannsynligvis ikke, og med god grunn – kontraktsprosessen ville tatt evigheter (kanskje til og med bokstavelig talt). Heldigvis er vi langt forbi det punktet der slike ting er nødvendige, med programvare for kontraktsautomatisering lett tilgjengelig. Men som rapporten The State of B2B Contracts 2024: Exploring Contractshåndtering Trends, er det fortsatt bare 17 % av respondentene som får signert en kontrakt på mindre enn én dag.

Derfor trenger du spesialisert programvare og automatiseringsverktøy for å få jobben gjort.

I denne artikkelen hjelper vi deg med å implementere programvare for kontraktsautomatisering og svarer på spørsmål som: Hva er egentlig kontraktsautomatisering? Hvordan fungerer det? Og hvordan kan det hjelpe deg?

Hva er kontraktsautomatisering?

Automatisering av kontrakter betyr å bruke programvare for å overvåke hele livssyklusen til en kontrakt – fra utarbeidelse og signering til lagring og fornyelse. Det hjelper deg med å utarbeide og gjennomgå avtaler raskere, og effektiviserer signeringsprosessen slik at den blir så rask og enkel som mulig. Kontraktsautomatisering er for ulike team: grunnleggere, salg, HR, juridisk avdeling, innkjøp, økonomi, markedsføring og alle som har med kontrakter å gjøre i et selskap. Dessuten krever det ikke komplekse, kostbare og tidkrevende integrasjoner. Du kan sette det opp raskt ved hjelp av en god programvare for kontraktshåndtering.

Hvilke oppgaver innen kontraktshåndtering kan automatiseres?

Verktøy for kontraktsautomatisering gjør flere oppgaver raskere, noe som sparer tid og penger. De hjelper deg med

• Raskere og enklere signering: Med programvare for kontraktsautomatisering med funksjonalitet for digital eller elektronisk signatur kan du signere avtaler uten å skrive dem ut eller sende dem til motpartene. Dette er spesielt nyttig hvis du har flere signatarer eller hvis det kreves en signeringsrekkefølge.
• Rask utarbeidelse av kontrakter: Maler og AI-verktøy hjelper deg med å utarbeide kontrakter raskere og reduserer antall feil og problemer med compliance. Integrert programvare for kontraktsautomatisering kan dessuten gjenbruke og synkronisere med data som er tilgjengelige i eksisterende systemer i selskapene.
• Clarity in contract collaboration: Comment, review, and adjust contracts in real time so that all the stakeholders involved are always up-to-date with the latest changes since there is only one version of the contract.
• Sentraliserte gjennomganger og godkjenninger: Gjør endringer og få dem godkjent på sekunder med forslag, redlining og en chat-funksjon i kontrakten. Du kan også bruke programvare for kontraktsautomatisering til å godkjenne dokumenter før de er klare til signering.
• Personalisering av kontrakter: Legg til interaktivitet i kontraktene med funksjoner som produkt- og pristabeller, videoer, skjemafelt, dynamiske seksjoner og personlig merkevarebygging.
• Automatisert statussporing: Kontraktsprogramvare automatiserer sporing av signeringsstatus, noe som betyr at du kan overvåke når interessenter åpner en kontrakt, hvor mange ganger de har åpnet den, og tidsstemplene for deres første og siste visning. Denne informasjonen hjelper deg med å måle engasjementet og identifisere om det er behov for ytterligere kommunikasjon.
• Varsling og påminnelser om endringer: Varsle alle involverte parter om at det har blitt gjort en endring. Send automatiske påminnelser om å gjennomgå eller signere kontrakten helt frem til kontrakten er signert.

Hvem kan dra nytte av kontraktsautomatisering?

Vi har alle mistet et viktig dokument på et eller annet tidspunkt i livet. Men med god programvare for kontraktsautomatisering kan du sørge for at dette øyeblikket av ren panikk ikke gjentar seg. Hvilke andre problemer kan kontraktsautomatisering løse? Det gir mange fordeler for ulike team, avdelinger og bruksområder:

1. Salgsteamene kan forkorte salgssyklusen gjennom automatisert utarbeidelse, samarbeid og gjennomføring av kontrakter og tilbud. De kan raskt generere dynamiske, interaktive kontrakter ved hjelp av tilpassbare maler, slik at kundene kan legge inn informasjon direkte og engasjere seg gjennom innebygde videoer eller personlige meldinger. Samarbeidsfunksjoner i sanntid gjør det mulig for begge parter å diskutere og endre kontraktsvilkårene i dokumentet, noe som legger til rette for raske løsninger og raskere avtaleavslutninger.
2. HR-team kan automatisere HR-kontrakter og effektivisere rekrutteringsprosessen, forbedre kandidatopplevelsen og redusere administrative oppgaver. De kan skape dynamiske, interaktive ansettelseskontrakter ved hjelp av tilpassbare maler, slik at kandidatene kan legge inn informasjonen sin direkte og engasjere seg gjennom innebygde videoer eller personlige meldinger. Funksjoner for sanntidssamarbeid gjør det mulig for HR-medarbeidere og kandidater å diskutere kontraktsvilkårene i dokumentet, noe som legger til rette for raske løsninger og raskere onboarding.
3. Innkjøpsteamene gjør det mulig for leverandørene å legge inn nødvendig informasjon direkte i kontraktene, noe som reduserer antall e-postutvekslinger og fremskynder kontraktsyklusen. Kontraktsautomatisering gir økt kontroll gjennom bruk av standardiserte maler, regulerte innholdsendringer og sikre, søkbare arkiver. I tillegg kan innkjøpsteamene sikre effektive anskaffelsesprosesser ved hjelp av funksjoner for kontraktshåndtering, inkludert varslinger i tide og omfattende oversikter over kontraktsstatus.

Og det beste av alt? Med Oneflow kan du lagre alle kontrakter på ett sikkert sted og synkronisere dokumentmetadata med andre integrerte systemer som teamene dine bruker (for eksempel CRM-systemet), slik at du opprettholder én kilde til sannhet og forbedrer samarbeidet mellom avdelinger og eksterne interessenter.

Velge riktig programvare for kontraktsautomatisering

Det første steget for å optimalisere kontraktsprosessene dine med kontraktsautomatisering er å velge riktig plattform for selskapene dine. Men hva bør du se etter i en programvare for kontraktsautomatisering? Her er en liste over de viktigste funksjonene:

1. Rask utarbeidelse av kontrakter – Med en god programvare for kontraktsautomatisering kan du generere kontrakter med noen få klikk, og du kan skape dine egne maler.
2. Samarbeidsverktøy – Med programvare for kontraktshåndtering kan flere personer som er involvert i forhandlingene, gå gjennom, kommentere og redigere kontrakten samtidig i sanntid. De beste løsningene kan også effektivisere arbeidsflyten i kontraktshåndteringen, fra å be om godkjenninger til å varsle relevante parter om endringer i kontrakten.
3. Sentralisert arkiv – Ved å lagre alle kontrakter i et sentralisert arkiv, gjerne med avanserte filtre og en søkefunksjon, sikrer du at de er lett tilgjengelige, organiserte og søkbare.
4. Signeringsalternativer – Se etter programvare for kontraktsautomatisering som kommer med flere signeringsalternativer, enten det er via e-post eller SMS, elektronisk ID, våt blekk eller en håndskrevet signaturfunksjon. Evaluer nivåene av elektroniske signaturer i compliance med eIDAS-forordningen. Enda bedre er det hvis det følger med en signeringsordre.
5. Funksjoner for kontraktshåndtering – Velg en plattform for kontraktshåndtering med ekstra sikkerhetsfunksjoner, som tilpasset tilgang og tillatelser, slik at den er sikker mot uautorisert tilgang og i tråd med de overordnede retningslinjene for informasjonssikkerhet. De beste programvarene for kontraktshåndtering gir deg automatisk beskjed når en kontrakt skal fornyes.
6. Avansert søk og rapportering – Sørg for at løsningen for kontraktsautomatisering tilbyr avanserte funksjoner som gjør at teamet raskt og enkelt kan finne spesifikke avtaler, kontraktsdata, vilkår og klausuler. Dette hjelper organisasjonen med å holde oversikt over kontraktsforpliktelser og reduserer risikoen for juridiske tvister.
7. Analyse – Med programvare for kontraktshåndtering som gir deg sanntidsinnsikt i hvem som åpner og interagerer med kontraktene dine, slipper du å gjette.
8. Integrasjoner – Fra CRM- og HRM-systemer til prosjektstyringsverktøy – integrerte integrasjoner hjelper bedrifter med å forbedre arbeidsflyten og opprettholde en felles sannhetskilde ved å gi enkel tilgang til de samme dataene og funksjonene uten å måtte bytte program hele tiden.
9. AI i kontrakter – Moderne programvare for kontraktsautomatisering øker hastigheten og presisjonen i kontraktsutforming, enkelt- og massegjennomgang, søk og mye mer ved hjelp av kraften og utviklingen innen AI. Sørg for at du investerer i en skalerbar løsning som kan håndtere og forutse selskapenes fremtidige behov.

Oneflow er en plattform for kontraktsautomatisering som tilbyr alt dette og mer til. Den tilbyr kraftige automatiseringsfunksjoner, AI-funksjoner, samarbeidsverktøy og juridisk bindende e-signaturer som støtter ulike signeringsmetoder. Med Oneflow kan du administrere og automatisere kontrakter i alle faser av livssyklusen – fra utformingen til ettersigneringsfasen. Til slutt er det også enkelt å integrere med din eksisterende IT-infrastruktur.

La oss illustrere Oneflows muligheter i mer detalj.

Skap kontrakter på få sekunder

Vi har alle vært der: Vi har lett gjennom et Google Docs for å sjekke om alt er der det skal være, før vi konverterer det til en PDF-fil som skal sendes. Med riktig programvare for kontraktsautomatisering er dette nå en saga blott.

Maler er for eksempel en flott funksjon som gjør utarbeidelsen av kontrakter raskere. Vi har noen av våre egne, men juristene dine kan også hjelpe deg med å lage utkast som resten av teamet senere kan bruke som grunnlag for å utstede nye avtaler.

Signer med ro i sjelen

B2B sales can take a long time. Thanks to the benefits of digital contracts, signing is easier and faster than ever before.

Partene som er involvert i signeringsprosessen, kan bruke ulike signeringsmetoder, for eksempel:

• Elektronisk identifikasjon (AdES) – Signering ved hjelp av elektroniske ID-er for å oppnå bedre sikkerhet og identifikasjon.
• Standard e-signature (SES) – Use the most common method of signing digital contracts to get everything with a simple click of a button.
  Standard e-signatur (SES) – Bruk den vanligste metoden for signering av digitale kontrakter for å få alt med et enkelt klikk på en knapp.
• SMS-verifisering (SES) – Signering ved hjelp av en sekssifret kode som sendes til motpartenes telefoner.
• Håndskrevet signatur (SES) – Bruk en såkalt «wet ink»-signatur, som gjør det mulig å signere dokumenter ved å skrive navnet sitt fysisk på skjermen på en enhet.

Lagre og administrer alle kontraktene dine på ett sted

PDF-kontrakter må ofte skrives ut, signeres med blekk, skannes, sendes tilbake og enten skrives ut og arkiveres eller lagres i mapper eller, i verste fall, i fysiske arkiv. Det er en lang prosess, og det er lett å miste viktige papirer i løpet av prosessen, uansett hvor organisert du er.

Med programvare for kontraktshåndtering kan du imidlertid lagre alle kontraktene dine på ett sted, organisert med tilpasset tilgang og mapper som speiler organisasjonen din. Oneflow inkluderer et trygt depot eller digitalt arkiv, slik at teamet ditt kan finne en hvilken som helst kontrakt de trenger med bare noen få klikk.

Les også: Administrasjon av kontraktens livssyklus (CLM): En komplett guide

Med Oneflow kan du dessuten automatisk fjerne personopplysninger du ikke trenger, og du kan sette opp og automatisere arbeidsflyter som sletter gamle og avviste kontrakter. Dette sikrer at du alltid overholder GDPR.

Du får også påminnelser når en kontrakt skal fornyes eller utløper. I tillegg lar arkivet deg sette opp tilgangskontroller for økt personvern.

Oppretthold én enkelt sannhetskilde med integrerte integrasjoner

Oneflow automatiserer kontrakter for HubSpot, Salesforce, Pipedrive eller andre plattformer du bruker. Toveis datasynkronisering betyr at du bare trenger å jobbe i én løsning for at jobben din skal lagres et annet sted, helt uten å laste ned og deretter laste opp utkast og signerte kontrakter! Integrasjonen lar deg automatisk skape og sende Oneflow-kontrakter basert på HubSpot-utløsere, noe som hjelper deg med å sentralisere og effektivisere viktige salgsprosesser.

Oneflow leveres med mange ulike plug-and-play-integrasjoner – fra Teamtailor til Google Workspace til Zapier – og de er superenkle å sette opp. Ved å koble løsningen vår til andre systemer kan du skape, forhandle og spore fremdriften i kontrakter uten å forlate CRM-systemet ditt (nyttig for salgsteam) eller automatisk fylle ut avtaler med data fra en ATS-løsning (nyttig for HR-team og rekrutterere).

Effektiviser kontraktsprosesser med AI

Oneflow inkluderer også AI-funksjoner som f.eks:

• AI Review/Review Plus – gjør kontraktsgjennomgangen raskere og lar deg identifisere og redusere risikoer og problemer med compliance.
• AI Import – lar deg importere kontrakter fra andre steder enn Oneflow og bruke plattformens fulle funksjoner mens du jobber med dem.
• AI Assist – hjelper deg med å redigere, skrive og administrere kontraktene dine. Identifiserer organisatoriske feil.
• AI Search – lar deg søke i kontraktsdatabasen på en mer effektiv og intuitiv måte.

Hvordan automatisere kontrakter med Oneflow

Det er flott å ha flere muligheter lett tilgjengelig, men programvaren bør også være enkel å bruke. Heldigvis er Oneflow veldig intuitiv. Du kan skape avtaler direkte fra dokumentfilen din. Begynn med en avtalemal eller les en trinn-for-trinn-veiledning i vår artikkel om utarbeidelse av avtaler. I mellomtiden kan vi gå gjennom mulighetene for avtaleautomatisering som gjør denne prosessen enda smidigere.

Oneflows AI-funksjoner hjelper deg med å lage utkast til kontrakter og gå gjennom innholdet for å se etter feil og problemer med compliance. De gjør det også mye enklere å finne viktige dokumenter du trenger – selv de du har skapt uten å bruke plattformen vår – du kan importere disse avtalene til Oneflow og fortsatt få tilgang til de kraftige funksjonene for å forbedre dem.

Plattformen lar deg sette opp påminnelser i kalenderen, noe som gjør det enklere for ulike team og avdelinger å samarbeide og holde seg oppdatert på tidsfrister.

Du kan også automatisere signeringskøen – Oneflow varsler deg når det er din tur til å signere avtalen. Dette kan være svært nyttig med mange motparter som er avhengige av hverandre.

Kan det hjelpe både B2B- og B2C-selskaper?

Kort sagt – ja, kontraktsautomatisering kan hjelpe både B2B- og B2C-bedrifter. Vi har allerede sett på noen av B2B-fordelene. Men hva med B2C-fordelene?

Enten det gjelder et medlemskap på et treningssenter, en telefonavtale eller et boliglån, gjør avtaleautomatisering det mulig å tilpasse avtalene bedre til kundenes forventninger. Du kan møte deres behov umiddelbart og skape en mer kundefokusert opplevelse.

Konklusjon

Automatisering av prosesser for kontraktshåndtering kan virkelig forandre selskapene dine, noe som fører til raskere utarbeidelse av kontrakter, bedre nøyaktighet og compliance takket være automatiserte arbeidsflyter med sentralisert kontroll. Det er nyttig for alle bransjer og avdelinger. Oneflow er enkelt å bruke og tilbyr kraftige automatiseringsfunksjoner, AI-forbedringer og mange verdifulle integrasjoner.

Er du interessert? Prøv Oneflow og alle funksjonene for automatisering av kontraktshåndtering med vår gratis prøveperiode på 14 dager. Hvis du ikke er klar til å forplikte deg ennå, kan du også booke en live-demo med teamet vårt.