Skip to content

Kontrakter

Kontraktsautomatisering: En komplett guide


Kontraktsautomatisering er i ferd med å bli en viktig del av forretningslivet, særlig nå som vi går inn i en lavkonjunktur. Men hva er det egentlig? Hvordan fungerer det? Og hvordan kan det hjelpe deg? Dette er bare noen av de vanligste spørsmålene om kontraktsautomatisering.

Vi er her for å hjelpe deg. I denne guiden går vi gjennom:

Hva er kontraktsautomatisering?

Trenger du en rask gjennomgang? Her er det grunnleggende om kontraktsautomatisering?

Hvordan fungerer kontraktsautomatisering?

Hva er fordelene med kontraktsautomatisering?

Hvordan kan det hjelpe bedriften din?

Kan det hjelpe både B2B- og B2C-selskaper?

Oneflow: Kontraktsautomatisering gjort enkelt – for alle bransjer

Hvordan velge riktig programvare for kontraktshåndtering?

Hva er kontraktsautomatisering?

Kontraktsautomatisering betyr at programvare brukes til automatisk å overvåke hele livssyklusen til en kontrakt – fra den opprettes til den fornyes. Men kontraktsautomatisering er ikke bare for salgsavdelingen. Juridisk avdeling, HR og til og med markedsavdelingen kan alle dra nytte av det.

Bare på amerikanske kontorer brukes det 12,1 billioner papirark i året, og de fleste av dem er uansett utdaterte i løpet av noen måneder. Det er dårlig for selskapets regnskaper og for planeten.

Men bare slapp helt av, kontraktsautomatisering trenger ikke å skje gjennom en kompleks serie med integrasjoner som det tar mye tid og ressurser å sette opp og teste. Alt dette kan gjøres ved hjelp av en god programvare for kontraktsadministrasjon.

Les også: Alt du trenger å vite om Oneflow elektroniske signaturer og eIDAS-forordningen 

Trenger du en rask gjennomgang? Her er det grunnleggende om kontraktsautomatisering

Det er ingen tvil om det. Grunnleggende kontraktsautomatisering er god programvare for kontraktshåndtering. Men hva bør du se etter i en programvare for kontraktshåndtering?

  1. Skap – Med en god programvare for kontraktshåndtering kan du generere kontrakter med noen få klikk. Hvis du allerede har laget maler som er klare til bruk, kan du sende en kontrakt på få sekunder.
  2. Samarbeid – Hvis du kan redigere kontrakten i sanntid, eller hvis flere personer kan se på den samtidig, er det en programvare for kontraktshåndtering med samarbeid.
  3. Signer – Hvis det finnes flere signeringsalternativer, finnes det sannsynligvis en måte å signere på som passer dine potensielle kunder. Enten det er en bekreftelseskode, BankID eller en håndskrevet signaturfunksjon. Og enda bedre: Hvis det finnes en kronologisk signeringsrekkefølge, kan du sørge for at interessentene signerer en gitt kontrakt i en bestemt rekkefølge.
  4. Administrer – Hvis en plattform for kontraktsadministrasjon har ekstra sikre funksjoner, som godkjent tilgang, er den en trygg erstatning for PDF-filer og papir. Enda bedre er det at en god programvare for kontraktsadministrasjon automatisk gir deg beskjed når en kontrakt skal fornyes, slik at du virkelig kan komme i gang med arbeidet.
  5. Analyser – Med programvare for kontraktsadministrasjon som gir deg sanntidsinnsikt i hvem som åpner og interagerer med kontraktene dine, slipper du å gjette. Når alt kommer til alt, bør kontraktsautomatisering gi deg ansvaret.
  6. Integrer – Vi har sagt det før, og vi sier det igjen: Integrerte integrasjoner er en viktig del av enhver programvare for kontraktsadministrasjon som skal hjelpe virksomheten din med å utnytte sitt fulle potensial.

Hvis du er ny innen kontraktsautomatisering, eller hvis du vurderer å ta det i bruk i større grad, er disse 7 tipsene et godt utgangspunkt.

Flyt gjennom kontraktsprosesser med disse stegene.

Hvordan fungerer kontraktsautomatisering?

Automatiserte systemer for kontraktsadministrasjon har flere viktige funksjoner som kan hjelpe organisasjoner med å effektivisere prosesser og redusere risiko. La oss se nærmere på noen av disse funksjonene:

Sentralisert lagringsplass

En av de viktigste fordelene med automatisert kontraktshåndtering er muligheten til å lagre alle kontrakter i et sentralisert arkiv, slik at de er lett tilgjengelige, organiserte og søkbare.

Maler for smartkontrakter

Automatiserte systemer for avtalehåndtering tilbyr smarte kontraktsmaler som hjelper bedrifter med å opprette kontrakter raskt og effektivt. Smarte maler kan også redusere risikoen for feil og uoverensstemmelser i kontraktsspråket.

Automatiserte arbeidsflyter og godkjenninger

Automatiserte systemer for kontraktshåndtering kan effektivisere arbeidsflyten knyttet til kontraktshåndtering, fra å be om godkjenninger til å varsle relevante parter om kontraktsendringer. Dette kan hjelpe organisasjoner med å administrere kontrakter mer effektivt og redusere manuelle feil.

Avansert søk og rapportering

Automatiserte systemer for kontrakthåndtering tilbyr avanserte søke- og rapporteringsfunksjoner som gjør det raskt og enkelt å finne frem til spesifikke kontrakter, vilkår og klausuler. Dette kan hjelpe organisasjoner med å holde oversikt over kontraktsforpliktelser og redusere risikoen for juridiske tvister.

Integrering med andre forretningsverktøy

Automatiserte systemer for kontraktsadministrasjon kan integreres med andre forretningsverktøy, for eksempel CRM-systemer, prosjektstyringsverktøy og e-signaturprogrammer. Dette kan hjelpe bedrifter med å forbedre arbeidsflyten og redusere risikoen for feil.

Les også: De 7 største risikoene ved ikke å bruke e-signaturer

Hva er fordelene med kontraktsautomatisering?

Det er mange fordeler med å automatisere kontrakter, både for deg selv og for bedriften din. En av de største er kanskje at det kan forkorte signeringstiden. Takket være integrerte integrasjoner og det at du har alle kontraktene dine på ett sted, trenger du ikke lenger å bruke tid på endeløse papiroppgaver.

Vi har alle mistet et viktig dokument på et eller annet tidspunkt i livet. Men en god programvare for kontraktshåndtering kan sørge for at det øyeblikket av ren panikk ikke skjer igjen.

Automatisering av kontrakter gir deg kontroll. Du kan lagre alle dokumentene dine på ett sikkert sted. Takket være integrasjoner kan de også lagres automatisk andre steder. Hvis du bruker et stort CRM-system som Salesforce eller HubSpot, bør en god programvare for kontraktshåndtering leveres med en innebygd integrasjon som standard.

Men kontraktsautomatisering har også andre fordeler enn salg. Hvis du for eksempel jobber innen HR, kan du opprette og sende en ansettelseskontrakt på få sekunder. Så hvis du befinner deg i et kappløp om å sikre deg den perfekte kandidaten, kan kontraktsautomatisering gi deg et forsprang.

Hvis du jobber med innkjøp, kan det å raskt kunne sikre deg en god pris bidra til å holde kostnadene nede og få det du trenger raskere. Uansett hvilken avdeling du jobber i, hjelper kontraktsautomatisering deg med å jobbe raskere og mer effektivt.

Spar tid og penger, få kontroll og integrer med CRM-systemene dine.

Hvordan kan det hjelpe bedriften din?

Men kontraktsautomatisering hjelper ikke bare deg, det kan også hjelpe bedriften din med å vokse, noe som er spesielt viktig for små og mellomstore bedrifter og vekstbedrifter. Ved å kutte ned på langdryge kontraktsprosesser og eliminere behovet for massevis av papir og PDF-redigeringer.

Det kan også redusere arbeidsbyrden for det juridiske teamet. Hvis de juridiske ekspertene kan lage maler, kan resten av bedriften jobbe ut fra disse. Det sparer juristene for timevis med å gå gjennom kontrakt etter kontrakt og sjekke hver eneste klausul. Det betyr også at sjansen for at menneskelige feil påvirker kontraktene dine reduseres.

Automatisering av kontrakter kan også bidra til å forbedre arbeidsflyten ved å fjerne mange av de papir-/PDF-relaterte flaskehalsene. Hvis selgerne dine kan se hvem som har åpnet og sett på en kontrakt, kan du til og med redusere tiden det tar å kontakte potensielle kunder når de kommer til slutten av salgstrakten.

Kort sagt kan kontraktsautomatisering hjelpe deg på tvers av hele virksomheten, slik at du sparer tid og penger og øker effektiviteten.

Den gir verdi fra dag én og hele veien:

  • Sømløs kontraktsformatering: Gjør kontraktene dine til dine egne med en rekke funksjoner, som fonter, videoinnsetting og logotilpasning.
  • Sentraliserte gjennomganger og godkjenninger: Gjør endringer og få dem godkjent på få sekunder ved hjelp av kommentarer og vår chat-funksjon i kontrakten.
  • Oppdagelse av endringer: Frem til kontrakten er signert, kan du enkelt varsle alle involverte om at en endring har blitt gjort, noe som gjør det enda enklere å ta ansvar.

Les også: Alt du trenger å vite om elektroniske kontrakter

Bli mer effektiv med digitale kontrakter.

Kan det hjelpe både B2B- og B2C-selskaper?

Kort sagt, ja. Automatisering kan hjelpe både B2B- og B2C-bedrifter. Vi har allerede sett på noen av B2B-fordelene. Men hva med B2C-fordelene?

Enten det gjelder medlemskap på et treningssenter, en telefonkontrakt eller et boliglån, kan kontraktsautomatisering gjøre kontraktene dine mer tilpasningsdyktige til kundenes behov. Du kan møte kundenes behov i øyeblikket, uten at de må vente på at du skal redigere eller endre kontrakten.

Ved å automatisere kontraktene dine kan du sørge for at de er enkle å redigere, og skape en mer kundefokusert opplevelse. La oss ta telefonkontrakter som et eksempel.

Å kjøpe ny telefon er et stort kjøp, så folk ser ofte på nettet for å tenke over alternativene før de kjøper. Til tross for den langsomme tilbakevendingen til personlig shopping som vi begynner å se etter pandemien, kan det fortsatt være en lang vurderingsfase for denne typen kjøp. Ved å ha en kontrakt klar til bruk kan du hjelpe potensielle kunder raskere gjennom kjøpstrakten.

Med en god programvare for kontraktshåndtering kan du ha redigerbare felt der kundene kan velge den prisplanen som passer dem best. Alt dette gjøres digitalt, bare ved hjelp av programvaren for kontraktshåndtering.

Dette er bare ett eksempel på hvordan kontraktsautomatisering bidrar til å skape mer kundefokuserte opplevelser, med reduserte kostnader og mindre betenkningstid.

Oneflow: Kontraktsautomatisering gjort enkelt – for alle bransjer

1. Skap en sømløs kontrakt på få sekunder

Vi har alle vært der: Vi har gått gjennom et Google Doc for å sjekke at alt er der det skal være før du konverterer det til en PDF-fil som skal sendes. Med riktig programvare for kontraktshåndtering er dette nå en saga blott.

God programvare for kontraktshåndtering leveres med maler som standard. Hvis det juridiske teamet ditt har hjulpet deg med å utarbeide disse malene, kan du komme i gang med å bruke dem med en gang. Du kan sende ut flere kontrakter raskere enn noen gang før.

Programvare for kontraktshåndtering leveres nå også med kunstig intelligens. Hvis du trenger å legge til noen få linjer med tekst i en kontrakt, er heller ikke det noe problem. AI er en del av kontraktshåndteringsprosessen, og kan hjelpe deg med å utarbeide en kontrakt på få sekunder.

Skap kontrakter på et øyeblikk ved hjelp av maler.

2. Signer på et øyeblikk

B2B-salg kan ta lang tid. Faktisk tar det i gjennomsnitt 8 kontaktpunkter i løpet av 84 dager å inngå en deal innenfor B2B. Og en stor del av denne tiden kan komme helt til slutt, når kontrakten skal signeres. Nå kan ikke en god programvare for kontraktsadministrasjon hjelpe potensielle kunder med å utføre en intern revisjon av produktet ditt raskere, men den kan hjelpe dem med å signere raskere.

Det beste er at du til og med kan benytte deg av ulike signeringsmetoder. Enten prospektet ditt ønsker å signere med bekreftelseskoder (sendt via e-post eller SMS), ved å skrive inn navnet sitt eller ved å klikke på en signeringsknapp, gir programvaren for kontraktshåndtering deg muligheten til å gjøre det. Du kan til og med sette opp en signeringsrekkefølge, slik at hvis det er flere interessenter involvert, må underskriverne signere i en bestemt rekkefølge.

Les også: Ikke rediger PDF-filer, men forventningene dine

3. Lagre og administrer alle kontraktene dine på ett sted

PDF-kontrakter må ofte skrives ut, signeres med penn, skannes, sendes tilbake, og deretter enten skrives ut og arkiveres eller lagres i et digitalt arkiv. Det er en lang prosess, og det er svært lett å miste viktige papirer i løpet av prosessen, uansett hvor organisert man er.

Det er her programvare for kontraktshåndtering kommer til unnsetning. Du kan automatisk lagre alle kontraktene dine på ett sted. Programvare for kontraktsadministrasjon, som Oneflow, leveres med et digitalt arkiv, slik at selgerne dine kan finne alle kontrakter de måtte trenge med bare noen få klikk.

Oneflow lar deg dessuten automatisk fjerne alle personopplysninger du ikke trenger, samt sette opp arbeidsflyter som sletter gamle og avviste kontrakter. På denne måten kan du bli enda mer GDPR-kompatibel med riktig programvare for kontraktshåndtering.

Du får også påminnelser når en kontrakt skal fornyes eller allerede har utløpt. I tillegg er arkivet utviklet med tanke på personvern. Du kan sette opp tilgangskontroller, slik at bare de som virkelig trenger å se en kontrakt, får tilgang til den.

Lagre og sikre kontraktene dine i arkivet.

4. Dra nytte av kraftige integrasjoner

Integrasjoner gjør livet så mye enklere. Et godt eksempel på dette er CRM-systemet ditt. Enten du bruker HubSpot, Salesforce, Pipedrive eller et annet CRM-system, kan du integrere det med kontraktshåndteringsprogrammet ditt. Det betyr at du bare trenger å jobbe i én løsning for at arbeidet ditt skal lagres et annet sted, uten at du trenger å laste ned og laste opp utkast og signerte kontrakter manuelt!

Gode programvarer for kontraktshåndtering, som Oneflow, leveres med en mengde integrasjoner, fra TeamTailor til Google Workspace og Salesforce.

Det beste er at de er superenkle å sette opp. Så du kan komme i gang med integrasjoner på null komma niks. Integrasjoner kan hjelpe deg med å ta arbeidet og salget ditt til neste nivå.

Sammendrag

Så hvorfor ikke automatisere kontraktshåndteringsprosessene dine allerede i dag? Hvis du er nysgjerrig på hva programvaren for kontraktshåndtering kan gjøre for deg, og hvordan den kan være til nytte for bedriften din, hvorfor ikke booke en demo i dag? Du kan finne ut mer om Oneflow, hvordan det fungerer, og stille alle spørsmålene du måtte ha.

Prev:

Hvordan kjøpe et verktøy for kontraktsinformasjon

Next:

Hvordan programvare for kontraktshåndtering kommer skoler og lærere til gode

Relaterte artikler

Kontrakter

Hva er en kontraktsforpliktelse? Den essensielle guiden

Kontrakter

Alt du trenger å vite om kontraktsmigrering

Kontrakter

Hva er et dokumenthåndteringssystem (DMS)?

Skoler

Hvordan programvare for kontraktshåndtering kommer skoler og lærere til gode

Kontrakter

Hvordan kjøpe et verktøy for kontraktsinformasjon

Produkt

Approval flows: Hvordan multinasjonale selskaper kan bruke dem

Salg

Hvordan man booker møter på eventer

Elektroniske signaturer

Hvordan e-signaturer kan sette fart på selskapets forretningsutvikling?