Hvordan lage en kontrakt? Den eneste guiden du trenger

Vår rapport State of B2B Contracts 2024 viser at 77 % av respondentene mener at det viktigste når de signerer en kontrakt, er at informasjonen er korrekt og at det ikke er nødvendig å gjøre endringer. Dette viser tydelig hvor viktig det er å skape velskrevne, nøyaktige og feilfrie avtaler.

Utarbeidelse av kontrakter kan imidlertid være en krevende oppgave. Å utforme juridiske avtaler som beskytter rettighetene og interessene til alle involverte parter, krever nøye overveielser og oppmerksomhet på detaljer. I denne guiden går jeg gjennom det grunnleggende i kontraktsrett, trinnene som inngår i utarbeidelsen av en kontrakt, de juridiske hensynene du må ta og advokatens rolle i prosessen. Jeg vil også vise deg Oneflow, et verktøy du kan bruke til å skape kontrakter mye enklere.

Forstå det grunnleggende om å lage en kontrakt

En kontrakt er en juridisk bindende avtale mellom to eller flere parter, som fastsetter partenes rettigheter og plikter. Det er et grunnleggende aspekt ved selskaper og personlige transaksjoner, og gir et rammeverk for å sikre at løfter og forpliktelser blir oppfylt.

Utarbeidelse av kontrakter er en kompleks prosess som krever en solid forståelse av kontraktsrett.

Les også: Hva er digitale kontrakter? eller se video: Hva er digitale kontrakter?

Typer av kontrakter

Kontrakter varierer avhengig av avtalens art og hvilke parter som er involvert. Noen vanlige typer kontrakter inkluderer:

1. Salgskontrakter – brukes når varer eller tjenester skal kjøpes eller selges. Disse kontraktene spesifiserer vilkårene for salget, inkludert pris, mengde og levering av varene eller tjenestene. Se artiklene våre om å skrive avtaler om bilsalg, kontrakter om landskapsarkitektur, tilbud om markedsføring i sosiale medier og tilbud om webdesign.
2. Kjøpsavtale – dette er det endelige dokumentet som bekrefter eiendomsoverdragelsen fra selger til kjøper. Den signeres av begge parter etter at kjøpekontrakten er ferdigstilt.
3. Taushetsavtale – også kalt konfidensialitetsavtale, som spesifiserer at partene ikke skal utlevere informasjon (vanligvis forretningshemmeligheter) som omfattes av avtalen.
4. Salgsavtaler – denne typen avtale beskriver de viktigste vilkårene for utveksling av varer eller tjenester mot betaling. Den kan omfatte priser, leveringsmetoder og partenes forpliktelser.
5. Arbeidsavtaler – brukes til å formalisere forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. De beskriver vanligvis vilkårene for ansettelsesforholdet, inkludert arbeidsoppgaver, kompensasjon, ytelser og prosedyrer for oppsigelse.
6. Partnerskapsavtaler – de setter klare grenser og forventninger til forholdet mellom en eier av et selskap og partneren for å unngå misforståelser og problemer i ettertid. Det finnes også en spesiell type avtale som kalles tredjepartskontrakt, som innebærer at en annen part som også har en forpliktelse å oppfylle eller en fordel å oppnå, deltar.
7. Servicenivåavtaler (SLA) – kontrakter mellom tjenesteleverandører og kundene deres. De beskriver detaljene i den forventede tjenesten og brukes ofte i bransjer som IT, helsevesenet osv. Det finnes også noe lignende kontrakter med beskrivelse av jobben som er utformet for prosjektledelse.
8. Tilleggsavtaler – tilleggsdokumenter som endrer eksisterende kontrakter. De omhandler spesifikke bestemmelser, vilkår, betingelser eller nye omstendigheter.
9. Leiekontrakter – signeres når en part går med på å leie ut eiendom til en annen. Denne typen kontrakt spesifiserer leievilkårene, inkludert leietid, leiebeløp og eventuelle tilleggsvilkår.
10. Bygg og anleggskontrakter – brukes i byggebransjen for å formalisere avtaler mellom eiendomsbesittere og entreprenører. De beskriver omfanget av jobben, tidslinjen for ferdigstillelse og betalingsbetingelsene.

Hver type kontrakt kan ha spesifikke krav og bestemmelser som må tas hensyn til under utarbeidelsen av kontrakten. Rådfør deg med en juridisk rådgiver eller eksperter på det aktuelle området for å sikre at alle nødvendige bestemmelser er oppfylt og at kontrakten gjenspeiler partenes intensjoner på en korrekt måte.

Les også: Gratis kontraktsmaler

Fremgangsmåte for å utarbeide en juridisk bindende avtale

Å skape en avtale krever flere trinn som gjør kontrakten juridisk bindende, klar og håndhevbar. La oss se nærmere på dem.

Identifisere de involverte partene

Det første trinnet innebærer å identifisere partene og oppgi deres fulle navn og kontaktinformasjon. Du må også spesifisere alles roller og ansvarsområder.

Detaljerte vilkår og betingelser

Når partene er identifisert, er neste trinn å skissere vilkårene og betingelsene for avtalen. Dette inkluderer å definere omfanget av jobben, tidsfrister for levering og eventuelle krav eller betingelser som må oppfylles. Vær så spesifikk og detaljert som mulig for å unngå tvetydighet.

Fastsettelse av betalingsbetingelser

Kontrakter innebærer som regel økonomiske transaksjoner, så husk å presisere betalingsbetingelsene. Spesifiser beløp, forfallsdatoer og eventuelle straffegebyrer eller insentiver knyttet til betaling. Begge parter bør være enige om disse vilkårene for å sikre en smidig økonomisk arbeidsflyt.

Inkluderer oppsigelsesklausuler

Ingen liker å tenke på det, men noen ganger må man si opp kontrakter. Ved å inkludere oppsigelsesklausuler i kontrakten kan begge parter få en klar forståelse av under hvilke omstendigheter avtalen kan avsluttes. Disse klausulene bør inneholde en oversikt over oppsigelsestid, forpliktelser ved oppsigelse og eventuelle gebyrer eller straffegebyrer.

Juridiske hensyn ved utarbeidelse av kontrakter – viktige elementer i en kontrakt

Kontraktsrett er en gren av sivilretten som omhandler inngåelse og håndhevelse av skriftlige kontrakter. Den omfatter ulike juridiske prinsipper og regler som regulerer kontraktsforhold.

Alle kontrakter, uansett art, må inneholde visse viktige elementer for å være gyldige. Disse er blant annet

• Tilbud – en part kommer med et klart forslag til en annen, med konkrete og åpent kommuniserte vilkår.
• Aksept – den parten som mottar tilbudet, godtar utvetydig de gjensidig aksepterte vilkårene slik de er presentert.
• Bevissthet – alle parter har en felles forståelse av kontraktens vilkår og betingelser.
• Vurdering – noe av verdi utveksles mellom partene (et produkt, penger, en tjeneste osv.).
• Rettslig handleevne – alle parter som inngår kontrakten, kan gjøre det fra et juridisk ståsted (de har rett alder, er ved sine fulle fem osv.).
• Lovlig gjenstand – kontraktsgjenstanden er lovlig og ikke i strid med offentlig orden.

Det er avgjørende å sikre at disse elementene er til stede – hvis bare ett av dem mangler, kan det føre til at kontrakten blir ansett som ugyldig eller ikke kan håndheves, noe som kan føre til potensielle tvister og juridiske komplikasjoner.

I tillegg bør kontrakter også inneholde andre bestemmelser som er spesifikke for den typen avtale som inngås. En salgsavtale kan for eksempel inneholde bestemmelser om pris, mengde og levering av varer, en arbeidsavtale kan inneholde bestemmelser om arbeidsoppgaver, kompensasjon og oppsigelse, mens partnerskapsavtaler spesifiserer vilkårene og betingelsene for samarbeidet mellom partene.

Ved å sørge for at alle nødvendige komponenter er til stede og klart definert, kan partene minimere risikoen for tvister og beskytte sine rettigheter og forpliktelser.

Les også: Hva er juridiske kontrakter?

Advokatenes rolle i utarbeidelsen av kontrakter

Som du sikkert allerede har gjettet, spiller advokater en viktig rolle i prosessen med utarbeidelse av kontrakter. La oss se nærmere på de kritiske aspektene ved deres involvering.

Gjennomgang av kontrakten

Før du signerer en kontrakt, bør du få den gjennomgått av en kvalifisert advokat. De sørger for at alle juridiske krav er oppfylt, identifiserer potensielle risikoer og foreslår nødvendige endringer for å beskytte interessene dine. Dette trinnet er avgjørende for komplekse kontrakter eller kontrakter med høy verdi.

Forhandling av kontraktsvilkår

Advokater kan også bistå med å forhandle frem kontraktsvilkårene på dine vegne. De forstår seg på kontraktsrett og hjelper deg med å navigere i komplisert juridisk språk, slik at dine rettigheter og interesser sikres i den endelige avtalen.

Løsning av kontraktstvister

Når det oppstår en kontraktstvist, kan advokater gi deg ekspertråd og representere deg i rettssaker. De har kunnskapen og erfaringen som skal til for å vurdere situasjonen, utforske mulige løsninger og iverksette passende rettslige tiltak. Å ha en advokat ved din side kan øke sjansene for et gunstig utfall betraktelig.

Å skape en godt utformet kontrakt er viktig for å beskytte dine rettigheter og interesser. Ved å forstå det grunnleggende i kontraktsretten, følge de riktige trinnene i utarbeidelsen av en kontrakt, ta hensyn til juridiske aspekter og involvere advokater ved behov, kan du sikre at kontraktene dine kan håndheves og danner et solid grunnlag for dine selskaper.

Enklere utarbeidelse av kontrakter med programvare for helhetlig kontraktshåndtering

Nå som vi har alt det grunnleggende og det formelle på plass, skal vi faktisk hjelpe deg med å skape kontrakter! Dedikert programvare optimaliserer utarbeidelse og håndtering av kontrakter. Oneflow er for eksempel en programvareløsning for kontraktshåndtering som kan hjelpe deg med å effektivisere og automatisere ulike kontraktsrelaterte prosesser i bedriften din, fra stadiet før signering til aktiviteter etter signering.

Det er enkelt å bruke og tilbyr kraftige funksjoner, som f.eks:

• Oneflow AI – Importer eksisterende kontrakter (du kan gjøre dette i bulk) og bruk AI-verktøy til å gå gjennom dem for å se etter problemer med compliance og feil. Oneflow lar deg også raskt finne den informasjonen du trenger i hele kontraktsdatabasen med en AI-søkefunksjon. Vår AI-assistent er med deg hele veien for å hjelpe deg med å skrive, redigere og administrere kontraktene dine.
• Dynamiske maler – Generer kontrakter enklere og raskere enn noensinne takket være tilpassbare, delbare maler for ulike typer avtaler (f.eks. ansettelseskontrakter, salgskontrakter). Du kan også skape dine egne med vår intuitive bygger.
• Collaboration tools – Track the contract creation, editing and signing process at every step. Monitor critical data (such as the number of times people open the file). Streamline contract lifecycle management thanks to the built-in calendar. Oneflow allows multiple people to work on the same project simultaneously and facilitates approval requests when necessary.
  Samarbeidsverktøy – Spor utarbeidelse, redigering og signering av kontrakter i hvert eneste trinn. Overvåk kritiske data (for eksempel hvor mange ganger folk åpner filen). Effektiviser kontraktens livssyklus takket være den innebygde kalenderen. Oneflow gjør det mulig for flere personer å jobbe på samme prosjekt samtidig, og gjør det enklere å be om godkjenning når det er nødvendig.
• Funksjoner for kontraktshåndtering – Optimaliser utarbeidelsen og håndteringen av kontrakter med varsler, tilpassbare påminnelser og administratorroller.
• E-signaturer – Signer juridisk bindende kontrakter med e-signaturer ved hjelp av flere metoder (standard e-signatur, SMS-bekreftelse, håndskrevet signatur, elektronisk identifikasjon).
• Workspaces – Effektiviser og optimaliser kontraktshåndteringen takket være merkevarebaserte arbeidsområder som er tilpasset bedriftens kontraktsarbeidsflyt. Kjør revisjonsprøver, del kommentarer og videoopptak, og konfigurer utløsere og regler for å begrense tilgangen.
• Avansert søk og analyse – Finn nøkkelinformasjon om spesifikke avtaler, avtaledata, vilkår og klausuler raskt i vårt sentraliserte arkiv. Oneflow overvåker også viktige nøkkeltall og engasjementsdata (åpningsfrekvens, antall besøkende osv.) for å forbedre det fremtidige samarbeidet om hver nye avtale.
• Integrasjoner – Tilpass Oneflow til ulike bruksområder med ulike typer integrasjoner, inkludert CRM-plattformer, HRM-systemer og prosjektstyringsverktøy (HubSpot, Teatailor, Salesforce osv.).

Vil du få tilgang til verktøy for kontraktsautomatisering og begynne å effektivisere prosessene dine? Registrer deg for en 14-dagers gratis prøveperiode, eller book en demo med teamet vårt.

Automatiser utarbeidelsen av kontrakter med Oneflow

Når du har alle nødvendige detaljer og all nødvendig informasjon, kan du endelig utarbeide dokumentet. Den enkleste måten å gjøre det på er å bruke programvare for kontraktsautomatisering med en kraftig AI-kontraktskaper som Oneflow. Takket være en nyttig integrasjon med Microsoft Word og PowerPoint lar plattformen deg til og med generere juridiske avtaler direkte fra dokumentfilen din (du trenger bare å bruke Oneflow-tillegget).

La oss illustrere hvor enkel utarbeidelse av kontrakter kan være med et eksempel på integrasjon mellom Oneflow og MS Word.

Fra MS Word åpner du Oneflow-tillegget og klikker på Create Contract. Gi den et navn, velg et arbeidsområde og velg en kontraktmal du vil bruke (takket være dette vil prosessen gå mye raskere).

Du kan tilpasse malen (endre kontraktens innhold) slik du vil for å tilpasse den til akkurat ditt scenario. Du kan når som helst lagre den og redigere den direkte i Oneflow. Når du er ferdig, klikker du på knappen + Legg til motpart, velger type (selskap eller person) og fyller ut de obligatoriske feltene. Velg en rolle for denne deltakeren (Signatory, Influencer eller Viewer), og gjenta disse siste trinnene for hver motpart du vil inkludere.

When finished, click Send, specify the Subject and Message, and then click Send once again – the contract will be dispatched to the participants’ email inboxes. 

Remember that you can monitor the status of your contracts at any time – simply click the contract status icon to access all essential information.

Skap kontrakter på en enkel måte

Kontrakter er kompliserte – du må ta hensyn til mange faktorer, for eksempel hvilke elementer som kreves for at den skal være juridisk bindende, detaljene i tilbudet, informasjon om deltakerne og så videre. Det krever mye jobb og innsats å skape slike dokumenter manuelt, og la oss innse det – det er begrenset hvor mye tid dere har til rådighet. Derfor bør du gjøre alt du kan for å gjøre denne prosessen så effektiv som mulig. Du kan gjøre flere ting for å forbedre prosessen, men den aller viktigste faktoren er valget av programvare.

Oneflow er en plattform for kontraktshåndtering med gode funksjoner for utarbeidelse av kontrakter og en rekke AI-baserte forbedringer som effektiviserer prosessen med å skrive og gjennomgå avtaler. Er du interessert? Book en demo eller sjekk ut vår 14-dagers gratis prøveperiode for å se Oneflow i aksjon!d behov, kan du sikre at kontraktene dine kan håndheves og danne et solid grunnlag for forretningsforbindelsene dine.