Katsaus B2B-sopimusten nykytilaan -raportistamme selviää, että 77 prosenttia vastaajista uskoo, että tärkeintä sopimusta allekirjoitettaessa on, että tiedot ovat oikein eikä niitä tarvitse muokata. Tämä osoittaa selvästi, kuinka tärkeää sopimuksen laatiminen on! Sopimusten tulisi olla hyvin kirjoitettuja, tarkkoja ja virheettömiä.

Sopimuksen laatiminen voi kuitenkin olla pelottava tehtävä. Kaikkien osapuolten oikeuksia ja etuja suojaavan oikeudellisen sopimuksen laatiminen vaatii huolellista harkintaa ja huomiota yksityiskohtiin. Tässä oppaassa tutustutaan sopimusoikeuden perusteisiin, sopimuksen laatimiseen liittyviin vaiheisiin, huomioon otettaviin oikeudellisiin näkökohtiin ja juristin rooliin prosessissa. Esittelemme myös Oneflown työkalun, jonka avulla minkä tahansa sopimuksen laatiminen sujuu helposti.

Sopimuksen laatiminen: perusteet

Sopimus on kahden tai useamman osapuolen välinen oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen sopimus, jossa määritellään kunkin osapuolen oikeudet ja velvollisuudet. Se on olennainen osa sekä yritysten että henkilökohtaista liiketoimintaa, ja se tarjoaa puitteet, joiden avulla voidaan varmistaa, että lupaukset ja velvoitteet täytetään.

Sopimuksen laatiminen on monimutkainen prosessi, joka edellyttää sopimusoikeuden vankkaa tuntemusta.

Lue myös: Mitä digitaaliset sopimukset ovat?

Erilaiset sopimustyypit

Sopimukset vaihtelevat luonteensa ja osapuolten mukaan. Yleisiä sopimustyyppejä ovat mm:

1. Myyntisopimus – Näitä käytetään, kun tavaroita tai palveluja ostetaan tai myydään. Näissä sopimuksissa määritellään myyntiehdot, mukaan lukien hinta, määrä ja tavaroiden tai palvelujen toimitus.
2. Kauppasopimus – Tämä on lopullinen asiakirja, jolla vahvistetaan kiinteistön siirto myyjältä ostajalle. Molemmat osapuolet allekirjoittavat sen sen jälkeen, kun kauppasopimus on viimeistelty.
3. Salassapitosopimus – Tässä määrätään, että osapuolet eivät paljasta mitään sopimuksen piiriin kuuluvia tietoja (yleensä liikesalaisuuksia).
4. Myyjäsopimus – tämäntyyppisissä sopimuksissa määritellään yksityiskohtaisesti keskeiset ehdot, jotka koskevat tavaroiden tai palvelujen vaihtoa korvausta vastaan. Se voi sisältää hinnat, toimitustavat ja osapuolten velvollisuudet.
5. Työsopimus – Tätä käytetään työnantajan ja työntekijän välisen suhteen virallistamiseen. Siinä määritellään yleensä työsuhteen ehdot, kuten työtehtävät, korvaukset, etuudet ja irtisanomismenettelyt.
6. Kumppanuussopimus – Tässä asetetaan selkeät rajat ja odotukset yrityksen omistajan ja kumppanin välisille suhteille, jotta väärinkäsityksiltä ja ongelmilta voidaan välttyä. On myös olemassa erityinen sopimustyyppi, jota kutsutaan kolmannen osapuolen sopimukseksi, johon osallistuu toinen osapuoli, jolla on myös velvoite täytettävänä tai etu hankittavana.
7. Palvelutasosopimus (SLA) – Tämä tarkoittaa palveluntarjoajan ja asiakkaiden välistä sopimusta. Siinä määritellään odotetun palvelun yksityiskohdat, ja niitä käytetään usein esimerkiksi tietotekniikan ja terveydenhuollon aloilla. On myös olemassa jokseenkin samankaltaisia projektinhallintaa varten suunniteltuja työsopimuksia.
8. Lisäsopimus – Tässä on kyseessä lisäasiakirja, joilla muutetaan jo olemassa olevaa sopimusta. Niissä käsitellään erityisiä määräyksiä, ehtoja, edellytyksiä tai uusia olosuhteita.
9. Vuokrasopimus – Tämä allekirjoitetaan, kun yksi osapuoli suostuu vuokraamaan omaisuutta toiselle. Tämäntyyppisessä sopimuksessa määritellään vuokrausehdot, kuten vuokrasopimuksen kesto, vuokran määrä ja mahdolliset lisäehdot.
10. Rakennussopimus – Tätä käytetään rakennusalalla kiinteistönomistajien ja urakoitsijoiden välisten sopimusten virallistamiseen. Niissä hahmotellaan työn laajuus, valmistumisen aikataulu ja maksuehdot.

Kullakin sopimustyypillä voi olla erityisvaatimuksia ja -määräyksiä, jotka on otettava huomioon laadintaprosessin aikana. Konsultoi juristeja tai alan asiantuntijoita varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat määräykset on täytetty ja että sopimus kuvastaa tarkasti osapuolten aikomuksia.

Katso myös: Ilmaiset asiakirjamallit

Oikeudellisesti sitovan sopimuksen laatiminen

Sopimuksen laatiminen edellyttää useita vaiheita, jotta sopimus olisi oikeudellisesti sitova, selkeä ja täytäntöönpanokelpoinen. Tutustutaan niihin yksityiskohtaisesti.

Osapuolten tunnistaminen

Ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan osapuolet ja ilmoitetaan heidän täydelliset lailliset nimensä ja yhteystietonsa. Sinun on myös määriteltävä kaikkien roolit ja vastuut.

Yksityiskohtaiset ehdot

Kun osapuolet on tunnistettu, seuraava vaihe on sopimuksen ehtojen hahmottelu. Tähän kuuluu työn laajuuden, toimitusaikataulun ja mahdollisten erityisvaatimusten tai -ehtojen määrittely. Ole mahdollisimman tarkka ja yksityiskohtainen, jotta vältät epäselvyyksiä.

Maksuehtojen asettaminen

Sopimuksiin liittyy yleensä rahoitustapahtumia, joten muista määritellä maksuehdot. Määrittele määrä, eräpäivät ja mahdolliset maksuun liittyvät seuraamukset tai kannustimet. Molempien osapuolten olisi sovittava näistä ehdoista, jotta varmistetaan sujuva taloudellinen toiminta.

Irtisanomislausekkeiden sisällyttäminen

Kukaan ei halua ajatella sitä, mutta joskus sopimukset on purettava. Kun sopimukseen sisällytetään irtisanomislausekkeet, molemmat osapuolet ymmärtävät selvästi, missä olosuhteissa sopimus voidaan päättää. Näissä lausekkeissa olisi esitettävä irtisanomisaika, irtisanomiseen liittyvät velvoitteet ja mahdolliset siihen liittyvät maksut tai seuraamukset.

Sopimuksen laatiminen ja oikeudelliset näkökohdat – sopimuksen olennaiset osatekijät

Sopimusoikeus on siviilioikeuden osa-alue, joka käsittelee kirjallisten sopimusten laatimista ja täytäntöönpanoa. Se sisältää erilaisia oikeusperiaatteita ja -sääntöjä, joilla säännellään sopimussuhteita.

Kaikkien sopimusten on niiden luonteesta riippumatta sisällettävä tietyt olennaiset osat, jotta niitä voidaan pitää pätevinä. Näitä ovat mm:

• Tarjous – toinen osapuoli tekee toiselle osapuolelle selkeän ehdotuksen, joka sisältää yksityiskohtia ja avoimesti ilmoitettuja ehtoja.
• Hyväksyminen – tarjouksen vastaanottava osapuoli hyväksyy yksiselitteisesti yhteisesti sovitut ehdot esitetyssä muodossa.
• Tietoisuus – kaikilla osapuolilla on yhteinen käsitys sopimusehdoista.
• Vastike – osapuolet vaihtavat keskenään jotain arvokasta (tuote, raha, palvelu jne.).
• Oikeustoimikelpoisuus – kaikki sopimuspuolet voivat tehdä sopimuksen oikeudellisesta näkökulmasta (he ovat täysi-ikäisiä, täysijärkisiä jne.).
• Laillinen kohde – sopimuksen kohde on laillinen eikä se ole vastoin oikeusjärjestyksen perusteita.

On ratkaisevan tärkeää varmistaa, että nämä osatekijät ovat läsnä – jos yksikin niistä puuttuu, sopimusta voidaan pitää pätemättömänä tai täytäntöönpanokelvottomana, mikä voi johtaa mahdollisiin riitoihin ja oikeudellisiin komplikaatioihin.

Lisäksi sopimuksiin olisi sisällytettävä myös muita määräyksiä, jotka liittyvät nimenomaan tehtyyn sopimustyyppiin. Esimerkiksi myyntisopimus voi sisältää määräyksiä, jotka koskevat tavaroiden hintaa, määrää ja toimitusta, työsopimus sisältää työtehtäviä, korvausta ja irtisanomista koskevia ehtoja, kun taas kumppanuussopimuksissa määritellään osapuolten välisen yhteistyön ehdot.

Varmistamalla, että kaikki tarvittavat osatekijät ovat läsnä ja selkeästi määriteltyjä, osapuolet voivat minimoida riitojen riskin ja suojella oikeuksiaan ja velvollisuuksiaan.

Lue myös: Oikeudellisesti sitova sopimus: mitä sen tulee sisältää?

Sopimuksen laatiminen ja juristien rooli

Sopimuksen laatiminen juristin avustuksella on yleistä. Tutustutaanpa heidän osallistumisensa keskeisiin näkökohtiin:

Sopimuksen tarkistaminen

Ennen kuin allekirjoitat sopimuksen, pyydä pätevää lakimiestä tarkistamaan se. Hän varmistaa, että kaikki oikeudelliset vaatimukset on täytetty, tunnistaa mahdolliset riskit ja ehdottaa tarvittavia muutoksia etujesi suojaamiseksi. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä monimutkaisissa tai arvokkaissa sopimuksissa.

Sopimusehtojen neuvotteleminen

Juristit voivat myös neuvotella sopimusehdoista puolestasi. He ymmärtävät sopimuslainsäädäntöä ja auttavat sinua selviytymään monimutkaisesta juridisesta kielestä varmistaen, että oikeutesi ja etusi turvataan lopullisessa sopimuksessa.

Sopimusriitojen ratkaiseminen

Mikäli sopimusriita syntyy, juristit voivat antaa asiantuntija-apua ja edustaa sinua oikeudenkäynnissä. Heillä on tietoa ja kokemusta tilanteen arvioimiseksi, mahdollisten ratkaisujen selvittämiseksi ja asianmukaisten oikeustoimien toteuttamiseksi. Asianajaja rinnallasi voi lisätä huomattavasti mahdollisuuksia myönteiseen lopputulokseen.

Hyvin laaditun sopimuksen tekeminen on olennaisen tärkeää oikeuksiesi ja etujesi suojaamiseksi. Ymmärtämällä sopimusoikeuden perusteet, noudattamalla asianmukaisia vaiheita sopimuksen luomisessa, ottamalla huomioon oikeudelliset näkökohdat ja ottamalla tarvittaessa mukaan asianajajia voit varmistaa, että sopimuksesi ovat täytäntöönpanokelpoisia ja muodostavat vankan perustan liikesuhteillesi.

Sopimuksen laatiminen helpottuu kokonaisvaltaisen sopimushallintaohjelmiston avulla

Nyt kun kaikki perusasiat ja muodollisuudet on selvitetty, voimme auttaa sinua sopimusten laatimisessa! Erikoisohjelmisto optimoi sopimusten luomisen ja hallinnan. Esimerkiksi Oneflow on sopimusten hallinnan ratkaisu, jonka avulla voit virtaviivaistaa ja automatisoida yrityksesi erilaisia sopimuksiin liittyviä prosesseja aina allekirjoittamista edeltävästä vaiheesta allekirjoittamisen jälkeisiin toimintoihin.

Se on helppokäyttöinen ja tarjoaa tehokkaita ominaisuuksia, kuten esim:

• Oneflow AI – Tuo olemassa olevat sopimuksesi (yksitellen tai massana) ja käytä tekoälytyökaluja niiden tarkistamiseen vaatimustenmukaisuusongelmien (compliance) ja virheiden varalta. Oneflown avulla voit myös löytää nopeasti tarvitsemasi tiedot koko sopimustietokannastasi tekoälypohjaisen hakutoiminnon avulla. Tekoälyavustajamme on mukanasi joka vaiheessa ja auttaa sinua kirjoittamaan, muokkaamaan ja hallinnoimaan sopimuksiasi.
• Dynaamiset asiakirjamallit – Luo sopimuksia helpommin ja nopeammin kuin koskaan muokattavien, jaettavissa olevien mallien ansiosta erityyppisiä sopimuksia varten (esim. työsopimukset, myyntisopimukset). Voit myös luoda omia malleja intuitiivisen alustamme avulla.
• Yhteistyövälineet – Seuraa sopimuksen luomista, muokkaamista ja allekirjoittamista kaikissa vaiheissa. Seuraa kriittisiä tietoja (kuten sitä, kuinka monta kertaa ihmiset ovat avanneet tiedoston). Tehosta sopimusten elinkaaren hallintaa sisäänrakennetun kalenterin avulla. Oneflow mahdollistaa useiden henkilöiden työskentelyn saman projektin parissa samanaikaisesti ja helpottaa tarvittaessa hyväksymispyyntöjä.
• Sopimusten hallintaominaisuudet – Optimoi sopimuksen laatiminen ja sen hallinta ilmoitusten, mukautettavien muistutusten ja ylläpitäjäroolien avulla.
• Sähköiset allekirjoitukset – Allekirjoita oikeudellisesti sitovia sopimuksia sähköisillä allekirjoituksilla käyttäen useita eri menetelmiä (vakiomuotoinen sähköinen allekirjoitus, tekstiviestivarmennus, käsin kirjoitettu allekirjoitus, vahva sähköinen tunnistautuminen).
• Työtilat – Tehosta ja optimoi sopimusten hallintaa yrityksesi sopimustyönkulkuun räätälöityjen brändättyjen työtilojen avulla. Seuraa kirjausketjuja, jaa kommentteja ja videotallenteita sekä määritä triggereitä ja sääntöjä pääsyn rajoittamiseksi.
• Kehittynyt haku ja analytiikka – Löydä nopeasti keskeiset tiedot tietyistä sopimuksista, sopimustiedoista, ehdoista ja lausekkeista keskitetystä arkistostamme. Oneflow seuraa myös keskeisiä mittareita ja sitoutumistietoja (avausprosentti, kävijämäärät jne.), jotta voit parantaa tulevaa yhteistyötä jokaisen uuden sopimuksen osalta.
• Integraatiot – Räätälöi Oneflow eri käyttötarkoituksiin erityyppisillä integraatioilla, kuten CRM-, HRM- ja projektinhallintatyökaluintegraatioilla (HubSpot, Teatailor, Salesforce jne.).

Haluatko käyttää sopimusautomaatiotyökaluja ja alkaa virtaviivaistamaan prosessejasi? Kokeile Oneflowta ilmaiseksi ja testaa miten sopimuksen laatiminen sujuu tai varaa tarpeisiisi räätälöity esittely.

Automatisoi sopimusten laatiminen Oneflown avulla

Kun sinulla on kaikki tarvittavat tiedot, voit viimein laatia haluamasi asiakirjan. Helpoin tapa tehdä se on käyttää sopimusautomaatio-ohjelmistoa, jossa on tehokas tekoälyavusteinen sopimusten laatija, kuten Oneflowssa. Microsoft Word- ja PowerPoint-integraatioiden avulla voit luoda oikeudellisesti sitovia sopimuksia suoraan asiakirjatiedostosta (sinun on vain käytettävä Oneflow-lisäosaa).

Havainnollistetaan, kuinka helppoa sopimuksen laatiminen voi olla! Seuraavassa on esimerkkinä sopimuksen laatiminen Oneflown ja Microsoft Word -integraation avulla.

• Valitse Wordista Oneflow-lisäosa ja klikkaa “Luo sopimus”. Nimeä se, valitse työtila ja valitse haluamasi sopimusmalli (tämän ansiosta prosessi on paljon nopeampi). Voit muokata mallia (eli sopimuksen sisältöä) haluamallasi tavalla, jotta se sopii juuri sinun tilanteeseesi. Voit vapaasti tallentaa sen missä tahansa vaiheessa ja muokata sitä suoraan Oneflowssa.

• Kun olet valmis, klikkaa “Lisää vastapuoli” -painiketta, valitse sen tyyppi (yritys tai yksityishenkilö) ja täytä pakolliset kentät. Valitse tälle osallistujalle rooli (Allekirjoittaja, Vaikuttaja tai Katsoja) ja toista nämä viimeiset vaiheet jokaisen vastapuolen kohdalla, jonka haluat sisällyttää sopimukselle

• Kun olet valmis, klikkaa “Lähetä”, määritä aihe ja viesti ja klikkaa sitten vielä kerran “Lähetä”. Nyt sopimus lähetetään osallistujien sähköpostilaatikoihin.

Voit seurata sopimustesi tilaa milloin tahansa klikkaamalla “Sopimusten tila” -painiketta Wordissa.

Luo sopimuksia helposti

Sopimukset ovat monimutkaisia – on otettava huomioon monia tekijöitä, kuten oikeudelliseen sitovuuteen liittyvät seikat, tarjouksen yksityiskohdat, osallistujien tiedot ja niin edelleen. Tällaisten asiakirjojen luominen manuaalisesti vaatii paljon työtä ja vaivaa – ja myönnettäköön, että lakitiimilläsi on vain rajallisesti aikaa. Tämän vuoksi sinun pitäisi tehdä kaikkesi, jotta tämä prosessi olisi mahdollisimman tehokas ja tuloksellinen. Voit ryhtyä useisiin toimenpiteisiin asioiden parantamiseksi, mutta ylivoimaisesti merkittävin tekijä on ohjelmiston valinta.

Oneflow on sopimushallinta-alusta, jossa on loistavat sopimusten luontiominaisuudet ja joukko tekoälyyn perustuvia ominaisuuksia, jotka virtaviivaistavat sopimusten luomista ja tarkistamista. Kiinnostuitko? Varaa tarpeisiisi räätälöity esittely tai tutustu 14 päivän ajan ilmaiseksi kokeillaksesi itse.