Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalisia allekirjoituksia ja sähköisiä allekirjoituksia käytetään joskus synonyymeinä, mikä on yleinen virhe. Sen sijaan voit ajatella, että digitaalinen allekirjoitus on tekniikka, jolla allekirjoitetaan, ja sähköinen allekirjoitus on allekirjoituksen tyyppi.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus? – Vuoden 2024 opas aiheeseen

Digitaalinen allekirjoitus on virtuaalinen leima, joka todistaa, kuka on lähettänyt digitaalisen viestin tai tiedoston, ja että sitä ei ole peukaloitu. Se toimii kuten lukko ja avain: lähettäjä käyttää salaista avainta luodakseen allekirjoituksen, joka on viestin yksilöllinen koodi. Muut voivat käyttää lähettäjän julkista avainta allekirjoituksen avaamiseen ja tarkistamiseen. Jos tämä koodi täsmää, viesti on aito eikä sitä ole muutettu. 

Tämä on ratkaisevan tärkeää verkkoturvallisuuden ja luottamuksen kannalta, koska näin varmistetaan, että tiedot ovat peräisin oikeasta lähteestä eikä niitä ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen.

Mitä eroa on sähköisellä allekirjoituksella ja digitaalisella allekirjoituksella?

Sähköinen allekirjoitus on laaja termi, joka viittaa mihin tahansa sähköiseen prosessiin, jolla osoitetaan asiakirjan tai sopimuksen hyväksyminen, esimerkiksi “hyväksyn” -painikkeen klikkaaminen tai nimen kirjoittaminen allekirjoituskenttään.

Digitaalinen allekirjoitus on erityinen sähköisen allekirjoituksen tyyppi, jossa käytetään salaustekniikkaa allekirjoittajan identiteetin todentamiseen ja sen varmistamiseen, että asiakirjaa ei ole muutettu sen allekirjoittamisen jälkeen.

Katso erot alla olevasta taulukosta!

Miten digitaaliset allekirjoitukset toimivat?

Digitaalisissa allekirjoituksissa käytetään matemaattista menettelyä, jolla taataan viestin tai datan alkuperä ja eheys. Tämä menetelmä toimii kaikenlaisten tietojen kanssa. Meille Oneflowlla kyse on sopimuksista, mutta tätä tekniikkaa voidaan käyttää myös esimerkiksi sähköpostissa tai tilisiirrossa. 

Digitaalisten allekirjoitusten luomiseen ja vahvistamiseen käytetään standardia nimeltä Public Key Infrastructure (PKI). PKI:ssä viestin allekirjoittamiseen käytetään yksityistä avainta ja allekirjoituksen vahvistamiseen julkista avainta. Luotettavan kolmannen osapuolen eli varmentajan myöntämää sertifikaattia käytetään todisteena siitä, että yksityisen avaimen haltija on se, joka hän sanoo olevansa.

Digitaaliset allekirjoitukset toimivat täsmälleen samalla tavalla kuin käsin kirjoitetut allekirjoitukset. Ne ovat yksilöllisiä jokaiselle henkilölle. Digitaaliset allekirjoitukset noudattavat PKI:n vakiomuotoa. PKI:n mukaan asiakirjan tarjoaja, tässä tapauksessa Oneflow, luo algoritmin avulla numerosarjan, jota kutsutaan avaimeksi. Jokaisen digitaalisen allekirjoituksen yhteydessä luodaan yksi julkinen ja yksi yksityinen avain. Yksityistä avainta käytetään allekirjoittamiseen ja julkista avainta sen tarkastamiseen. 

Aina kun henkilö allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti, allekirjoitus luodaan allekirjoittajan yksityisellä avaimella. Tämä avain on turvallisesti allekirjoittajan hallussa. Allekirjoitusprosessin aikana algoritmi muuttuu salaukseksi, jolla se sovittaa yhteen allekirjoittajan tiedot allekirjoitettuun asiakirjaan, ja salaa ne sitten. Tämä salattu data muodostaa digitaalisen allekirjoituksen. Allekirjoitukseen kirjataan kyseisen asiakirjan päivämäärä- ja aikaleima, ja jos asiakirjaan tehdään muutoksia allekirjoittamisen jälkeen, digitaalinen allekirjoitus ei ole enää voimassa. 

Digitaalisen allekirjoituksen eheyden säilyttäminen on erittäin tärkeää. PKI:n asettamien ehtojen mukaan avaimet on luotava ja tallennettava turvallisella tavalla, joka edellyttää luotettavaa varmentajaa. Oneflow täyttää kaikki PKI:n vaatimukset turvallisille ja suojatuille digitaalisille allekirjoituksille.

Mikä on digitaalinen varmenne?

Digitaalinen varmenne on sähköinen asiakirja, jota käytetään henkilön, organisaation tai laitteen henkilöllisyyden todentamiseen. Se sisältää tietoja siitä, mille taholle se kuuluu, mukaan lukien julkisen avaimen, nimen ja muita tunnistetietoja. 

Digitaalisia varmenteita käytetään verkkotapahtumissa, kuten verkkokaupassa, verkkopankissa ja suojatussa sähköpostiviestinnässä käytettävien digitaalisten allekirjoitusten suojaamiseen. Niitä käytetään myös verkkoyhteyksien suojaamiseen ja verkkoa käyttävien käyttäjien todentamiseen. Digitaalisia varmenteita myöntävät luotettavat kolmannet tahot, joita kutsutaan varmentajiksi (Certificate Authorities, CA), jotka tarkistavat varmennetta pyytävän tahon henkilöllisyyden ja myöntävät varmenteen, kun tarkistusprosessi on saatu päätökseen.

Kuinka luon digitaalisen allekirjoituksen?

Voit luoda digitaalisen allekirjoituksen useilla eri ohjelmistoilla. Me Oneflowlla tarjoamme digitaalisia allekirjoitusratkaisuja yli viiteen erityyppiseen sähköiseen allekirjoitukseen ja kattavat ratkaisut koko sopimushallintaprosessiin. Lue lisää digitaalisista sopimuksista täältä.

9 digitaalisen allekirjoituksen etua

Digitaaliset allekirjoitukset ovat perinteisiä allekirjoituksia turvallisempia, ja ne voivat myös tehostaa työprosessejasi. Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla digitaaliset allekirjoitukset voivat hyödyttää sinua:

Nopeampi asiakirjojen käsittely

Perinteiset allekirjoitukset edellyttävät asiakirjojen tulostamista, allekirjoittamista, skannaamista ja lähettämistä sähköpostitse tai postitse, mikä voi viedä huomattavan paljon aikaa. Digitaalisten allekirjoitusten avulla voit allekirjoittaa asiakirjat välittömästi, mikä lyhentää asiakirjojen käsittelyyn kuluvaa periodia.

Allekirjoitukset etänä

Digitaalisten allekirjoitusten avulla voit allekirjoittaa asiakirjoja mistä päin maailmaa tahansa, kunhan sinulla on internet-yhteys. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse olla fyysisesti läsnä allekirjoittaaksesi asiakirjoja, mikä helpottaa liiketoimien suorittamista eri puolilla sijaitsevien asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa. Allekirjoittaminen pystytään siis aina hoitamaan ajasta ja paikasta riippumatta.

Automatisoidut työnkulut

Digitaaliset allekirjoitukset voidaan integroida automatisoituihin työnkulkuihin, mikä tehostaa asiakirjojen käsittelyä ja vähentää riskiä virheille. Automatisoidut workflowt voivat myös lähettää muistutuksia sopimusosapuolille, mikä varmistaa, että asiakirjat allekirjoitetaan ajoissa.

Turvallisuuden lisääntyminen

Kuten aiemmin mainittiin, digitaaliset allekirjoitukset ovat perinteisiä allekirjoituksia turvallisempia. Niissä käytetään salaustekniikkaa allekirjoittajan aitouden todentamiseen, mikä vaikeuttaa väärentäjien mahdollisuuksia luoda tekaistuja allekirjoituksia.

Pienemmät kustannukset

Digitaaliset allekirjoitukset vähentävät asiakirjojen tulostamiseen, skannaamiseen ja postittamiseen liittyviä kustannuksia. Ne myös vähentävät asiakirjojen fyysisen säilytystilan tarvetta, koska ne voidaan säilöä sähköisesti.

Uniikki ja vaikeasti kopioitavissa oleva allekirjoitus

Käsin kirjoitettu allekirjoitus on sinulle henkilökohtainen ja sitä on vaikea kopioida. Digitaalinen allekirjoitus on vielä sitäkin ainutlaatuisempi; jokainen allekirjoitus sisältää tunnistetietoja, jotka ovat uniikkeja jokaiselle allekirjoittajalle.

Digitaaliset allekirjoitukset ovat maailmanlaajuisesti hyväksyttyjä 

PKI-pohjaiset digitaaliset allekirjoitukset ovat standardeja instituutioille, hallituksille ja organisaatioille kaikkialla maailmassa.

Sopimustasi ei voida peukaloida

Kun asiakirja on allekirjoitettu digitaalisella allekirjoituksella, se on samalla sinetöity. Kaikki jälkikäteen tehdyt muutokset mitätöivät alkuperäisen allekirjoituksen. Näin voit olla varma siitä, mistä olet sopinut.

Ympäristöystävällisyys

Luonto kiittää, kun paperia ei kulu tulostamiseen ja toisaalta vältytään postitukseen liittyvältä logistiikkaketjulta.

Miten eri toimialat käyttävät digitaalisia allekirjoituksia?

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään monilla eri aloilla, kuten:

Kiinteistöala

Niitä käytetään yleisesti kiinteistökaupoissa, sillä ne voivat nopeuttaa kiinteistöjen osto- ja myyntiprosessia. Ne myös vähentävät fyysisen paperityön tarvetta, mikä tehostaa prosessia.

Terveydenhuolto

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään terveydenhuollossa potilastietojen, reseptien ja muiden tärkeiden asiakirjojen allekirjoittamiseen. Ne auttavat varmistamaan, että potilastiedot ovat turvassa ja että tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia.

Pankkiala

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään pankkitoiminnassa lainasopimusten, tilinavausten ja muiden rahoitusasiakirjojen allekirjoittamiseen. Ne auttavat varmistamaan, että liiketoimet ovat turvallisia, ja että asiakastiedot ovat suojattuja.

Koulutus

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään koulutuksessa ilmoittautumislomakkeiden, opintosuoritusotteiden ja muiden tärkeiden asiakirjojen allekirjoittamiseen. Ne auttavat varmistamaan, että opiskelijoiden tiedot ovat turvassa, ja että tiedot ovat paikkansapitäviä.

Konsultointi

Konsulttitoimialalla digitaaliset allekirjoitukset tehostavat sopimusten hallintaa, kun konsultit ja asiakkaat voivat allekirjoittaa asiakirjat sähköisesti. Tämä vähentää paperityötä ja nopeuttaa toimeksiantokirjeiden, ehdotusten ja salassapitosopimusten allekirjoitusprosessia säilyttäen samalla oikeudellisen pätevyyden ja luoden selkeän kirjausketjun.

Media/viihde

Digitaaliset allekirjoitukset ovat olennaisen tärkeitä media- ja viihdeteollisuudessa lisensoinnin ja tekijänoikeuksien hallinnassa. Sisällöntuottajat voivat allekirjoittaa sähköisesti sopimuksia, ja näin myöntää käyttöoikeuksia ja sisällön jakeluun liittyviä oikeuksia turvallisesti. Digitaaliset allekirjoitukset suojaavat immateriaalioikeuksia, validoivat digitaalisen sisällön ja estävät luvattomien muutosten tekemisen.

Rahoitus

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään laajasti rahoitusalalla tapahtumien todentamiseen ja valtuuttamiseen. Ne parantavat turvallisuutta verkkopankissa, sähköisessä kaupankäynnissä ja mobiilimaksuissa. Asiakkaat voivat turvallisesti allekirjoittaa lainasopimuksia, sijoitussopimuksia ja muita rahoitustuotteita etänä. Digitaaliset allekirjoitukset pienentävät petosriskiä, varmistavat sääntöjen noudattamisen ja tarjoavat saumattoman asiakaskokemuksen.

Teknologia

Teknologiateollisuus luottaa digitaalisiin allekirjoituksiin ohjelmistojen aitouden ja eheyden varmistamiseksi. Kehittäjät allekirjoittavat ohjelmistopaketit ja päivitykset digitaalisesti varmistaakseen niiden aitouden ja suojautuakseen haittaohjelmilta. Digitaalisia allekirjoituksia käytetään myös sopimuksissa, lisenssisopimuksissa ja immateriaalioikeuksien suojaamisessa, mikä helpottaa turvallista yhteistyötä, yritysostoja ja kumppanuuksia teknologia-alalla.

Suojaa digitaalinen allekirjoituksesi Oneflown avulla

Allekirjoituksesi on yhtä henkilökohtainen kuin pankkikorttisi kääntöpuolella olevat kolme numeroa, joten miksi et varmistaisi, että digitaalinen allekirjoituksesi on yhtä turvassa kuin pankkitilisi? Oneflown avulla voit tehdä tämän. 

Oneflown digitaalisen allekirjoituksen mukana tulee allekirjoitusvarmenne ja digitaalisen allekirjoituksen vakuutukset, joten voit olla varma, että digitaalinen allekirjoituksesi on yhtä turvallinen kuin oma kotisi. Voit allekirjoittaa sopimuksesi turvallisesti missä vain, milloin vain, ja miltä tahansa laitteelta. Voit käyttää Oneflown palvelua ilmaiseksi 14 päivän ajan! Rekisteröidy täällä muutamassa minuutissa ja koe digitaalisten allekirjoitusten taika.