Hankinnoissa pitäisi ehdottomasti käyttää sähköisiä allekirjoituksia. Miksikö? Koska sähköisistä allekirjoituksista on nopeasti tulossa tavanomainen allekirjoitustapa. Tämä pätee erityisesti maissa, joissa digitaalisen lukutaidon taso on poikkeuksellisen korkea. Sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto on kuitenkin yleistymässä laajalti ympäri maailman.
Ihmiset luopuvat kynistä ja paperista sopimusprosesseissa ja allekirjoittavat valitsemallaan sähköisellä laitteella. Näin on monilla eri aloilla, mutta yksi niistä on erityisesti hankinnat. Miksi sähköiset allekirjoitukset sitten yleistyvät hankinnoissa? Ja miksi sinun pitäisi käyttää sähköisiä allekirjoituksia hankinnoissa? Syitä löytyy lukemattomia!
Sähköinen allekirjoitus hankinnoissa: Tehokkuus ja ajansäästö
Sähköiset allekirjoitukset hankinnoissa virtaviivaistavat hankintojen työnkulkua poistamalla fyysisen paperityön ja manuaalisen allekirjoittamisen tarpeen. Tämä vähentää merkittävästi hallinnollisia tehtäviä, kuten asiakirjojen tulostamista, skannaamista ja postittamista, mikä nopeuttaa läpimenoaikoja ja lisää hankintaprosessin tehokkuutta. Tämä taas nopeuttaa asioita, kun allekirjoitusten kerääminen ei enää vaadi paljoa työtä.
Kustannusten vähentäminen
Sähköiset allekirjoitukset hankinnoissa poistavat fyysisten asiakirjojen tulostamisesta, paperista, musteesta, postimaksusta ja säilytystilasta aiheutuvat kustannukset. Siirtymällä paperittomuuteen organisaatiot voivat säästää rahaa tarvikkeissa ja toimintakuluissa, mikä tekee hankinnoista pitkällä aikavälillä kustannustehokkaampia. Hankinnoissa on kyse parhaiden materiaalien hankkimisesta parhaaseen hintaan. Kun tässä käytetään apuna sähköisiä allekirjoituksia, voit neuvotella tehokkaammin saavuttaaksesi haluamasi lopputuloksen.
Parempi saavutettavuus ja mukavuus
Kun hankinnoissa käytetään sähköisiä allekirjoituksia, sidosryhmät voivat allekirjoittaa asiakirjoja missä ja milloin tahansa, kunhan heillä on käytössään internet-yhteys. Tämä saavutettavuus ja mukavuus nopeuttaa allekirjoitusprosessia erityisesti silloin, kun on kyse useista eri maantieteellisissä paikoissa sijaitsevista osapuolista. Lisääntynyt saavutettavuus mahdollistaa sen, että hankintaprosessi voi tapahtua missä tahansa, ja että ihmiset voivat toimia tehokkaasti eri puolilla maailmaa. Ennen jouduimme faksaamaan ja lähettämään asiakirjoja sähköpostitse edestakaisin allekirjoitusten keräämistä varten. Nyt kun hankinnoissa käytetään sähköisiä allekirjoituksia, tämä on yhtä helppoa kuin Oneflow-sopimuksen lähettäminen.
Turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden parantaminen
Kehittyneissä sähköisen allekirjoituksen ratkaisuissa käytetään vankkoja turvatoimia, joilla varmistetaan allekirjoitettujen asiakirjojen eheys, aitous ja kiistämättömyys. Salaus, kirjausketjut ja käyttäjän todennusmekanismit suojaavat arkaluonteisten hankintatietojen luottamuksellisuutta ja tarjoavat korkeamman turvallisuustason kuin perinteiset allekirjoitukset. Lisäksi sähköiset allekirjoitukset noudattavat usein oikeudellisia puitteita, kuten Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act -lakia Yhdysvalloissa ja eIDAS-asetusta Euroopan unionissa.
Parempi seuranta ja vastuuvelvollisuus
Sähköiset allekirjoitukset hankinnoissa mahdollistavat hankintaprosessin paremman seurannan ja valvonnan. Organisaatiot voivat helposti seurata asiakirjojen tilaa, kuten sitä milloin ne on allekirjoitettu, kuka ne on allekirjoittanut ja mitä muutoksia niihin on tehty. Avoimuus parantaa vastuuvelvollisuutta ja vähentää riitojen tai väärinkäsitysten riskiä. Erityisesti silloin, kun kyseessä ovat suuret summat tai valtavat materiaalimäärät. Tällaisissa kaupoissa pienet yksityiskohdat ovat uskomattoman tärkeitä. Et halua jättää yhtään kiveä kääntämättä, joten varmista, että kaikki tiedot ovat oikein ja seikat mainittu. Tämä onnistuu käyttämällä sähköisiä allekirjoituksia.
Ympäristöystävällisyys
Sähköiset allekirjoitukset edistävät ympäristön kestävyyttä vähentämällä merkittävästi paperin käyttöä. Siirtyminen digitaalisiin hankintoihin on linjassa organisaatioiden laajemman tavoitteen kanssa ottaa käyttöön vihreämpiä käytäntöjä ja pienentää hiilijalanjälkeään. Me kaikki tiedämme, miten tärkeää ympäristönsuojelu on, ja sähköisten allekirjoitusten käyttäminen hankinnoissa voi vaikuttaa tähän. Paperittomuus on hyvä asia sekä organisaation sisäisesti että ulkoisesti.
On tärkeää huomata, että erityiset edut ja hyödyt tietenkin vaihtelevat sen mukaan, mikä yritys päättää käyttää sähköisiä allekirjoituksia hankinnoissa, mutta sillä on varmasti huomattava vaikutus työskentelytapoihinne. Joillakin toimialoilla tai yrityksissä marginaalit saattavat kasvaa tai hinnat laskea pelkästään mittakaavaetujen ansiosta. Kyseessä on kuitenkin ehdottomasti tuote, johon kannattaa tutustua, ja työkalu, joka kannattaa ottaa käyttöön, sillä sillä voi olla huomattava vaikutus heti.
Ota hankinta haltuun
Tee hankintaprosessistasi sujuva digitaalisilla sopimuksilla. Tee yhteistyötä suoraan sopimuksella, automatisoi työnkulkuja ja lyhennä merkittävästi sopimussyklejä.
Miten Oneflow voi auttaa hankintaprosessissa?
Lyhyempi sopimussykli: Anna myyjien lisätä tarvittavat tiedot sopimukselle itse. Hankkiudu eroon sotkuisista sähköpostiketjuista. Kirjoita kommentteja ja ehdotuksia suoraan sopimukselle. Tilaa ilmoituksia sopimuspäivityksistä.
Hallitse sopimuksen elinkaarta: Älä jätä tilaa yllätyksille. Saat ilmoituksen ennen kuin sopimus siirtyy uuteen vaiheeseen. Tiedät koko ajan mitä tapahtuu. Saat yleiskuvan kaikista sopimuksen elinkaaritapahtumista kalenterinäkymässä. Pysy ajan tasalla sopimuksistasi. Seuraa kaikkien sopimusten tilaa yhdessä luettelonäkymässä.
Täysi kontrolli: Vältä kaaos ja sekaannus. Varmista, että käytetyt sopimusmallit ovat oikeanlaisia. Hallitse, mitä sisältöä vastapuoli voi lisätä sopimukselle. Lukitse osia sopimuksesta ei-toivottujen muokkauksien estämiseksi. Löydä helposti etsimäsi sopimus helposti hakutoimintojen avulla. Säilytä sopimuksiasi turvallisessa arkistossa.
Kokeile sähköistä allekirjoitusta hankintoja varten ilmaiseksi täällä.
