Sanasto
Joskus voi tuntua siltä, että sopimuksiin liittyvät tekniset termit ja muotisanat vievät mennessään. Alta löydät A–Ö-järjestyksessä olevan sopimustermien sanaston, josta löydät selitykset.
A
Agentic CLM
Agenttinen CLM (Agentic CLM) hyödyntää autonomisia tekoälyagentteja koko sopimusprosessin hallintaan sopimusten laatimisesta toteutukseen ja analysointiin, sen sijaan että se vain avustaisi yksittäisissä tehtävissä. Se käyttää LLM-malleja, RAG-tekniikkaa ja rajapintoja (API) monimutkaisten työnkulkujen käsittelyyn, manuaalisen työn vähentämiseen ja vaatimustenmukaisuuden parantamiseen.
Aiesopimus
Aiesopimus (Agreement in Principle, AIP), jota kutsutaan myös nimellä Decision in Principle (DIP), on ei-sitova alustava dokumentti ennen varsinaisen sopimuksen allekirjoittamista. Kaikki osapuolet vahvistavat olevansa tyytyväisiä tarjottavaan palveluun sekä sopimuksen lopullisen luonnoksen eri osiin.
Aktiiviset sopimukset
Aktiiviset sopimukset ovat sopimuksia, jotka ovat neuvotteluvaiheessa. Kaikki osapuolet ovat periaatteessa sopineet sopimuksen pääehdoista, mutta viimeisistä yksityiskohdista neuvotellaan vielä.
Aleatorinen sopimus
Aleatorinen sopimus on sopimustyyppi, jonka toteutuminen riippuu tietyn tapahtuman toteutumisesta. Esimerkiksi kotivakuutuksessa asiakas maksaa vakuutusmaksua kuukausittain, mutta vakuutusyhtiön ei tarvitse tehdä mitään ennen kuin jokin tapahtuma – kuten tulipalo – sattuu.
Allekirjoitusaika
Allekirjoitusaika tarkoittaa keskimääräistä aikaa, joka kuluu sopimuksen lähettämisestä siihen, että se allekirjoitetaan.
Allekirjoitusaste
Allekirjoitusaste tarkoittaa prosenttiosuutta tai osuutta sopimuksista, jotka lopulta allekirjoitetaan ja saadaan päätökseen.
Allekirjoituspyyntö
Allekirjoituspyyntö voidaan lähettää heti, kun olet tyytyväinen sopimukseen.
API / rajapinta
API on tekninen rajapinta, joka toimii integraation perustana. Se mahdollistaa kahden sovelluksen välisen tiedonsiirron ja kommunikoinnin. Oneflown tapauksessa tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että voit työskennellä sovelluksessamme ja Salesforce-integraation ansiosta nähdä työsi automaattisesti myös CRM-järjestelmässäsi.
Automaattinen sopimuksen uusinta
Automaattinen sopimuksen uusiminen on digitaalinen prosessi, jossa sopimus jatkuu automaattisesti ennalta määritellylle ajanjaksolle, ellei sitä irtisanota. Se auttaa yrityksiä ehkäisemään palvelukatkoksia, vähentämään manuaalisia virheitä ja parantamaan asiakassuhteiden pysyvyyttä.
B
Biometrinen tunnistautuminen
Biometrinen tunnistautuminen on tietoturvaprosessi, jossa käyttäjän henkilöllisyys varmistetaan yksilöllisten biologisten tai käyttäytymiseen liittyvien ominaisuuksien avulla, kuten sormenjäljen, kasvonpiirteiden tai äänen perusteella. Se tarjoaa korkean turvallisuustason ja helppokäyttöisen vaihtoehdon salasanoille, ja sitä käytetään usein laitteiden avaamiseen, turvallisiin maksuihin sekä arkaluonteisen tiedon käyttöön.
C
Compliance-sopimus
Vaatimustenmukaisuussopimus (Compliance-sopimus) on sopimus, joka varmistaa, että molemmat osapuolet noudattavat lakisääteisiä vaatimuksia ja toimialan sääntelyä. Siinä määritellään tarkat standardit, jotka on täytettävä, sekä seuraukset, jos niitä ei noudateta.
CPQ
CPQ (Configure, Price, Quote) -ohjelmisto automatisoi myyntiprosessin monimutkaisille ja räätälöitäville tuotteille ja palveluille, jolloin myyntitiimit voivat luoda tarkkoja ja ammattimaisia tarjouksia nopeasti. Se tehostaa konfigurointia, hinnoittelua ja tarjousten laatimista, vähentää virheitä ja lyhentää myyntisyklejä.
CRM
CRM on teknologiaan perustuva toimintamalli kaikkien yrityksen asiakas- ja prospektivuorovaikutusten hallintaan. Sen tavoitteena on parantaa asiakassuhteita, kasvattaa myyntiä ja lisätä asiakasuskollisuutta. CRM toimii keskeisenä tietolähteenä, johon tallennetaan kaikki asiakastiedot, asiakkaiden käyttämät tuotteet ja palvelut sekä niihin liittyvät dokumentit.
D
Dashboard
Dashboard sopimushallintaohjelmiston yhteydessä tarkoittaa visuaalista näkymää keskeisiin sopimusmittareihin ja dataan. Se tarjoaa nopean yleiskuvan sopimusten tilasta, tulevista määräajoista ja muista tärkeistä sopimuksiin liittyvistä tiedoista. Dashboardit auttavat käyttäjiä pysymään järjestelmällisinä, priorisoimaan tehtäviä ja tekemään parempia päätöksiä sopimusten hallinnassa.
Digitaalinen myyntihuone
Digitaalinen myyntihuone on turvallinen, personoitu ja brändätty mikrosivusto, jossa myyntitiimit ja ostajat voivat tehdä yhteistyötä koko ostoprosessin ajan. Se kokoaa tarjoukset, demot, asiakastarinat ja sopimukset yhteen jaettuun tilaan ja korvaa hajanaiset sähköpostiketjut sujuvalla, reaaliaikaisella kokemuksella, joka nopeuttaa kauppojen syntymistä.
Dokumentin eheys
Dokumentin eheys varmistaa, että asiakirjat pysyvät tarkkoina, täydellisinä ja muuttumattomina alkuperäisestä tilastaan. Tämä on tärkeää luotettavuuden, lakien noudattamisen ja tietoturvan kannalta. Siihen kuuluvat esimerkiksi kryptografinen hajautus, digitaaliset allekirjoitukset ja File Integrity Monitoring (FIM) -järjestelmät luvattomien muutosten havaitsemiseksi.
Dokumentin tapahtumat
Dokumentin tapahtumat ovat kirjaus siitä, mitä dokumentissa tai sopimuksessa tapahtuu. Ne näyttävät esimerkiksi ehdotetut muokkaukset, joita dokumenttiin on tehty. Nämä tiedot ovat yleensä näkyvissä kaikille, joilla on pääsy kyseiseen dokumenttiin tai sopimukseen.
Dokumentin voimassaoloaika
Dokumentin voimassaoloaika tarkoittaa sitä, kuinka kauan dokumentti tai sopimus on voimassa sen luomisen jälkeen. Usein sopimuksilla on tietty voimassaoloaika, jonka jälkeen allekirjoittamaton sopimus lakkaa olemasta voimassa ja se täytyy laatia uudelleen.
Dokumenttien automaatio
Dokumenttien automaatio tarkoittaa ohjelmiston käyttöä suurten, dataan perustuvien dokumenttimäärien (kuten sopimusten, laskujen tai raporttien) luomiseen, hallintaan ja käsittelyyn mallipohjien, logiikkapohjaisten järjestelmien ja tekoälyn avulla. Se vähentää manuaalisia virheitä, nopeuttaa työnkulkuja ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden keräämällä automaattisesti dataa dokumenttien luomiseksi, päivittämiseksi ja tallentamiseksi.
Dokumenttien hallinta
Dokumenttien hallinta on järjestelmällinen prosessi, jossa digitaalisia ja paperisia asiakirjoja kerätään, tallennetaan, järjestetään ja seurataan turvallisuuden, vaatimustenmukaisuuden ja helpon löydettävyyden varmistamiseksi. Dokumenttien hallintajärjestelmä toimii keskitettynä arkistona ja mahdollistaa versiohallinnan, turvallisen pääsyn sekä tehokkaan työnkulkujen automatisoinnin.
E
eIDAS-asetus
eIDAS-asetus on kaikkia EU:n jäsenvaltioita sitova oikeudellinen kehys, joka standardoi sähköisen tunnistamisen ja luottamuspalvelut (kuten sähköiset allekirjoitukset, sähköiset sinetit ja aikaleimat) turvallisia rajat ylittäviä transaktioita varten. Se varmistaa, että sähköinen asiointi on juridisesti yhtä pätevää ja turvallista kuin paperipohjainen toiminta.
Elinkaari
Elinkaari tarkoittaa sopimuksen koko matkaa sen luomisesta päättämiseen. Se viittaa koko sopimusprosessiin ensimmäisestä luonnoksesta aina sopimuksen uusimiseen asti.
Enterprise CLM
Enterprise Contract Lifecycle Management (CLM) on digitaalinen, tekoälyyn perustuva kehys, joka automatisoi koko sopimusprosessin suurissa organisaatioissa sopimuksen käynnistämisestä uusimiseen. Se vähentää riskejä, parantaa vaatimustenmukaisuutta ja lyhentää neuvotteluaikoja hyödyntämällä keskitettyjä sopimusarkistoja ja standardoituja mallipohjia.
EU:n digitaalinen identiteettilompakko
EU:n digitaalinen identiteettilompakko on turvallinen, henkilökohtainen sovelluspohjainen ratkaisu, jonka avulla kansalaiset ja yritykset voivat tallentaa, hallita ja jakaa virallisia henkilöllisyystietoja ja dokumentteja sekä luoda juridisesti päteviä sähköisiä allekirjoituksia. Sen käyttöönotto on pakollista kaikissa EU-jäsenvaltioissa vuoteen 2026 mennessä. Se mahdollistaa turvallisen tunnistautumisen verkossa ja offline-tilassa sekä suojaa käyttäjän yksityisyyttä valikoivan tietojen jakamisen avulla.
G
GDPR
Yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) on kattava EU-lainsäädäntö, joka asettaa tiukat säännöt sille, miten organisaatiot keräävät, käyttävät ja säilyttävät EU/ETA-alueen henkilöiden henkilötietoja. Se antaa käyttäjille oikeuksia, kuten oikeuden tarkastella tietojaan, pyytää niiden poistamista ja siirtää ne toiseen palveluun, sekä määrää suuria sakkoja sääntöjen rikkomisesta.
GDPR-vaatimustenmukaisuus
Jos organisaatio on GDPR-vaatimusten mukainen, se noudattaa GDPR-sääntöjä niiden tarkoittamalla tavalla.
H
Hallinnollinen työ
Hallinnollinen työ tai admin-työ viittaa kaikkiin niihin pieniin hallinnollisiin tehtäviin, joita täytyy tehdä. Jos käytössä ei ole sopimushallintaohjelmistoa, tehtäviin voi kuulua esimerkiksi sopimusversioiden ristiintarkistaminen, sopimusten arkistointi oikeaan paikkaan sekä niiden etsiminen ja hakeminen tarvittaessa.
Hankintasopimusten hallinta
Hankintasopimusten hallinta on strateginen, kokonaisvaltainen prosessi toimittajasopimusten hallintaan – neuvottelusta ja laatimisesta toteutukseen, suorituskyvyn seurantaan ja uusimiseen. Sen tavoitteena on varmistaa sopimusehtojen noudattaminen, vähentää riskejä, hallita kustannuksia ja parantaa toimittajasuhteita.
Havainnot
Havainnot tarjoavat tietoa sopimuksistasi, kuten niiden allekirjoitusasteesta, allekirjoittamiseen kuluvasta ajasta sekä todennäköisyydestä, että sopimus uusitaan.
Hylätyt dokumentit
Kun dokumentti hylätään, se tarkoittaa, että vähintään yksi allekirjoittajista on päättänyt olla allekirjoittamatta sitä. Tämä voi johtaa sopimusehtojen uudelleenneuvotteluun.
Hyväksyntä
Hyväksyntä tarkoittaa, että kaikki sopimuksen allekirjoittamiseen osallistuvat osapuolet ovat hyväksyneet sopimuksen.
Hyväksyntätyönkulut
Hyväksyntätyönkulut (Approval workflows) ovat jäsenneltyjä, automatisoituja vaiheketjuja – kuten tarkistuksia, muokkauksia ja hyväksyntöjä – joiden läpi dokumenttien tai tehtävien on kuljettava ennen kuin ne ovat lopullisia. Ne luovat selkeät ja auditoitavat prosessit, vähentävät manuaalista seurantaa, tukevat palvelutasosopimusten (SLA) noudattamista ja varmistavat vastuunjaon liiketoiminnan eri toiminnoissa. Työnkulut voivat olla peräkkäisiä, rinnakkaisia tai monivaiheisia, ja ne automatisoidaan usein ohjelmistojen avulla tehokkuuden parantamiseksi.
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (Qualified Electronic Signature, QES) on EU:n eIDAS-asetuksen mukainen korkein ja juridisesti sitovin sähköisen allekirjoituksen taso. Se edellyttää henkilöllisyyden varmentamista, pätevää varmennetodistusta sekä turvallista allekirjoituksen luontivälinettä, ja sillä on sama juridinen vaikutus kuin käsin tehdyllä allekirjoituksella kaikissa EU:n jäsenvaltioissa.
I
Integraatio
Integraatio tarkoittaa, että kaksi järjestelmää kommunikoi keskenään. Esimerkiksi Oneflown integraatio Salesforceen mahdollistaa sen, että voit työskennellä Salesforcessa ja sopimuksesi päivittyvät automaattisesti Oneflowhun.
ISO 27001
ISO 27001 on kansainvälinen standardi tietoturvan hallintajärjestelmille (ISMS). Se tarjoaa viitekehyksen tietoturvariskien, luottamuksellisuuden ja tietojen eheyden hallintaan. Standardi auttaa organisaatioita suojaamaan tietoresursseja, noudattamaan lainsäädäntöä (kuten GDPR:ää) ja parantamaan tietoturvaa riskiperusteisen lähestymistavan avulla.
J
Julkaisu
Julkaisu tarkoittaa uuden ominaisuuden, integraation tai päivityksen julkaisemista. Saat ilmoituksen heti, kun uusi julkaisu on saatavilla.
K
Kauppasopimus
Kauppasopimus (Agreement of sale) on juridinen asiakirja, joka määrittelee ostajan ja myyjän välisen kaupan ehdot. Se sisältää yleensä esimerkiksi kauppahinnan, maksuehdot sekä mahdolliset ehdot, jotka on täytettävä ennen kuin kauppa voidaan toteuttaa.
Käyttäjäryhmä
Käyttäjäryhmä antaa pääsyn useille käyttäjille kerralla. Oneflown tapauksessa tämä tarkoittaa, että useat tiimin jäsenet voivat saada välittömästi pääsyn työtilaan ilman, että heidät täytyy lisätä yksitellen.
Kehittynyt sähköinen allekirjoitus
Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (Advanced electronic signature) on digitaalisen allekirjoituksen muoto, joka on erittäin turvallinen ja juridisesti pätevä. Se käyttää erilaisia menetelmiä varmistaakseen, että allekirjoitus on yksilöllisesti sidottu allekirjoittajaan eikä sitä voida kopioida tai muuttaa.
Kentän päivitys
Kentän päivitys tarkoittaa, että tiettyyn kohtaan sopimuksessa on tehty muutos.
Kenttä
Sopimuskenttä tarkoittaa tiettyä osaa sopimuksessa. Esimerkiksi allekirjoituskenttä on se kohta sopimuksessa, johon allekirjoitukset lisätään.
Keskeytetty tukipyyntö
Kun tukipyyntö tehdään ongelmasta, josta on jo olemassa tukipyyntö tai joka on jo käsittelyssä, kyseinen tukipyyntö keskeytetään.
Keskitetty sopimusarkisto
Keskitetty sopimusarkisto on turvallinen ja digitaalinen järjestelmä, joka kokoaa kaikki yrityksen sopimukset yhteen paikkaan niiden koko elinkaaren hallintaa varten – sopimuksen luomisesta uusimiseen. Tämä parantaa näkyvyyttä, vaatimustenmukaisuutta ja tehokkuutta.
Keskusteleva sopiminen
Keskusteleva sopiminen hyödyntää tekoälyä koko sopimuksen elinkaaren hallintaan – sopimusten laatimiseen, neuvotteluun ja analysointiin – luonnollisen kielen avulla, korvaten perinteiset manuaaliset prosessit.
Konsultointikumppani
Konsultointikumppani on asiantuntija, joka työskentelee asiakkaan kanssa tarjoten neuvontaa ja ohjausta tietyllä osa-alueella. He tuovat mukanaan erityisosaamista ja kokemusta auttaakseen asiakkaita saavuttamaan tavoitteensa. Heidän avullaan asiakkaat voivat tehdä perusteltuja päätöksiä ja selviytyä monimutkaisista haasteista sekä uusista toimintatavoista luottavaisin mielin.
Kuittaus
Kuittaus tarkoittaa, että kaikki sopimukseen osallistuvat osapuolet vahvistavat sopimuksen lähetetyn allekirjoitettavaksi sovituilla ehdoilla.
KYC
Know Your Customer (KYC) on pakollinen ja säädelty prosessi, jota rahoituslaitokset ja yritykset käyttävät asiakkaan henkilöllisyyden, sopivuuden ja riskien varmistamiseen. Se sisältää tietojen keräämistä ja vahvistamista, kuten viralliset henkilöllisyystodistukset ja osoitetiedot, rahanpesun, petosten ja terrorismin rahoituksen estämiseksi.
L
Legacy‑agentti
Legacy-agentti tarkoittaa agenttia, joka siirtyy yrityksestä toiseen sen jälkeen, kun alkuperäinen yritys menee konkurssiin tai tulee ostetuksi.
Lomakepohjat
Lomakepohjat ovat valmiiksi luotuja lomakkeita, jotka sisältävät esikirjoitetun tekstin ja rakenteen. Ne helpottavat lomakkeen nopeampaa käyttöönottoa.
Luonnos
Luonnos on sopimuksen tila sen laatimisen aikana ennen kuin se on valmis lähetettäväksi.
Luotettu palveluntarjoaja
Luotettu palveluntarjoaja (Qualified Trust Service Provider, QTSP) on organisaatio, joka on EU:n eIDAS-asetuksen mukaisesti virallisesti valtuutettu tarjoamaan luottamuspalveluja, kuten sähköisiä allekirjoituksia, sähköisiä sinettejä ja aikaleimoja.
M
Mallin aktivointi
Mallipohjan aktivointi tarkoittaa, että olet valinnut mallipohjan, jota haluat käyttää sopimuksen laatimiseen. Usein valitun mallipohjan yhteydessä on painike, kuten “Käytä mallia” tai “Aktivoi malli”, jolla mallipohja otetaan käyttöön.
Mallipohja
Mallipohjat ovat valmiita sopimusmalleja, joita voit käyttää heti. Parasta on, että ne sisältävät kaikki Oneflow-sopimusten dynaamiset ominaisuudet. Jos et löydä etsimääsi mallia, voit pyytää apua AI Assist -tekoälyominaisuudelta.
Mittarit
Mittarit ovat datapisteitä, jotka antavat reaaliaikaista tietoa siitä, miten jokin asia toimii tai suoriutuu.
Mukautettu kenttä
Mukautettu kenttä tarkoittaa sopimuksen osaa, jota voidaan räätälöidä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi pudotusvalikkoa tai monivalintavaihtoehtoja asiakkaalle, mutta se voi olla myös vapaatekstikenttä, johon asiakas voi kirjoittaa omat tarkat vaatimuksensa.
Mukauttaminen
Mukauttaminen on Oneflown ominaisuus, jonka avulla sopimuksista voidaan tehdä täysin yrityksen näköisiä. Voit muuttaa esimerkiksi värejä, taustoja sekä lisätä GIF-kuvia, kuvia ja videoita, jotta sopimukset erottuvat edukseen.
Myynnin automaatio
Myynnin automaatio käyttää ohjelmistoja toistuvien manuaalisten myyntitehtävien automatisointiin, kuten tietojen syöttämiseen, sähköpostiseurantaan, liidien ohjaukseen ja aikataulutukseen. Tämä vapauttaa myyntitiimien aikaa asiakassuhteiden rakentamiseen ja kauppojen klousaamiseen. Hallinnollisen työn vähentyminen parantaa tehokkuutta, lisää tuottavuutta ja vähentää inhimillisiä virheitä myyntiprosessissa.
N
Net Promoter Score
Net Promoter Score (NPS) on asiakasuskollisuutta mittaava tunnusluku, joka kertoo asteikolla –100–+100, kuinka todennäköisesti asiakkaat suosittelisivat yritystä. Pisteet jaetaan kolmeen ryhmään: 9–10 = suosittelijat (Promoters), 7–8 = passiiviset (Passives), 0–6 = arvostelijat (Detractors). Tulos lasketaan vähentämällä arvostelijoiden prosenttiosuus suosittelijoiden prosenttiosuudesta. NPS auttaa yrityksiä arvioimaan asiakaskokemusta (CX) ja tukee kasvua kertomalla, kuinka todennäköisesti asiakkaat suosittelevat yritystä tai tuotetta.
O
Odottaa käsittelyä
"Odottaa käsittelyä" viittaa dokumentteihin, joita ei ole vielä allekirjoitettu, vahvistettu tai lopullisesti hyväksytty.
Osallistujat
Osallistujat tarkoittavat tässä yhteydessä henkilöitä, jotka osallistuvat sopimuksen allekirjoittamiseen – sekä omasta organisaatiostasi että vastapuolen puolelta.
Osion valikko
Osion valikko on Oneflown ominaisuus, jonka avulla sopimukseen voidaan lisätä suoraan monivalintavaihtoehtoja esimerkiksi määrille tai hintapaketeille. Tämä tekee sopimuksista joustavampia ja helpommin itsenäisesti käytettäviä.
P
Palvelutasosopimus
Palvelutasosopimus on sopimus, joka määrittää asiakkaan ja palveluntarjoajan tai toimittajan välisen vähimmäispalvelutason. Palveluntarjoaja sitoutuu tarjoamaan palvelun, joka täyttää vähintään nämä määritellyt standardit.
Perussopimus
Perussopimus (Basic contract agreement) on periaatesopimuksen tapaan yksinkertainen juridinen asiakirja, joka määrittelee kahden osapuolen välisen sopimuksen ehdot. Perussopimuksen tarkoituksena on varmistaa, että molemmat osapuolet ovat samalla sivulla ja ymmärtävät omat vastuunsa.
Placeholder
Placeholder on merkintä, jota voidaan käyttää osoittamaan, mihin kohtaan muutos tai hyväksyntä tarvitaan, mihin henkilökohtaiset tiedot tulee syöttää tai mihin kohtaan allekirjoitus syötetään.
S
Sähköinen tunniste
Sähköinen tunniste mahdollistaa allekirjoittamisen esimerkiksi syöttämällä henkilökohtaisen koodin tai käyttämällä kasvojentunnistusta. Niitä ei ole saatavilla kaikissa maissa. Hyvä esimerkki eID-sovelluksesta on Ruotsissa käytettävä BankID.
Sähköposti-ilmoitus
Kun sopimuksella tapahtuu jotain, esimerkiksi se allekirjoitetaan, saat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan tapahtumasta ja sen sisällöstä.
Selainlaajennus
Selainlaajennus on pieni sovellus, joka lisää selaimeen tietyn toiminnallisuuden tai ominaisuuden.
Sopimuksen elinkaaren hallinta
Sopimuksen elinkaaren hallinta (Contract Lifecycle Management, CLM) on sopimusten digitaalinen, kokonaisvaltainen hallintaprosessi sopimuksen luomisesta, neuvottelusta ja hyväksynnästä toteutukseen, vaatimustenmukaisuuteen ja uusimiseen. Se käyttää ohjelmistoja työnkulkujen automatisointiin, inhimillisten virheiden vähentämiseen ja sopimusten keskitettyyn tallennukseen. Tämä nopeuttaa myyntisyklejä, vähentää riskejä ja parantaa tehokkuutta lakitiimien, myynnin ja hankinnan välillä.
Sopimuksen laatiminen
Sopimuksen laatiminen on tarkka prosessi, jossa luodaan kirjallisia, juridisesti sitovia sopimuksia, jotka määrittelevät osapuolten ehdot, velvoitteet ja oikeudet. Prosessi muuntaa osapuolten yhteiset aikomukset selkeäksi ja täytäntöönpanokelpoiseksi kieleksi tulevien riitojen ehkäisemiseksi. Hyvä sopimusluonnostelu varmistaa lainmukaisuuden, määrittelee toimitettavat asiat, hallitsee riskejä ja sisältää vähintään tarjouksen, hyväksynnän, vastikkeen sekä osapuolten oikeustoimikelpoisuuden.
Sopimuksen toteutuminen
Sopimuksen toteutuminen tarkoittaa kaikkien sopimuksessa määriteltyjen velvoitteiden täyttämistä, kuten tavaroiden toimittamista, palveluiden tarjoamista tai maksujen suorittamista, jotta kaikki osapuolet saavuttavat sovitut tavoitteensa. Siihen kuuluu keskeisten suorituskykymittareiden (KPI) aktiivinen seuranta riskien hallitsemiseksi, vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ja riitojen välttämiseksi.
Sopimusälykkyys
Sopimusälykkyys (Contract intelligence) hyödyntää tekoälyä, koneoppimista ja luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) muuntaakseen staattiset ja rakenteettomat sopimusasiakirjat hyödynnettäväksi, rakenteiseksi dataksi. Sen avulla organisaatiot voivat automatisoida sopimusten tarkastuksen, tunnistaa riskejä, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja löytää piilevää arvoa tuhansista sopimuksista.
Sopimusanalytiikka
Sopimusanalytiikka tarkoittaa tekoälyn ja kehittyneiden ohjelmistojen käyttöä sopimustietojen automaattiseen poimintaan, analysointiin ja hallintaan. Se muuttaa rakenteettoman sopimustekstin hyödynnettäväksi tiedoksi, joka auttaa organisaatioita vähentämään riskejä, varmistamaan vaatimustenmukaisuuden, tunnistamaan tulovuotoja ja optimoimaan suorituskykyä.
Sopimusarkisto
Sopimusarkisto on keskitetty, turvallinen digitaalinen järjestelmä, jossa organisaation sopimuksia tallennetaan, hallitaan ja seurataan niiden koko elinkaaren ajan. Se toimii yhtenä totuuden lähteenä, joka poistaa hajallaan olevat tiedostot ja vähentää riskejä, kuten unohtuneita sopimusuusintoja, vaatimustenmukaisuusrikkomuksia ja versiohallintaongelmia.
Sopimusautomaatio
Sopimusautomaatio tarkoittaa ohjelmistojen käyttöä koko sopimuksen elinkaaren digitalisointiin ja tehostamiseen – sopimusten laatimisesta ja neuvottelusta allekirjoittamiseen ja hallintaan – ilman manuaalista työtä. Se hyödyntää mallipohjia, tekoälyä ja valmiiksi hyväksyttyjä sopimuslausekkeita vähentääkseen inhimillisiä virheitä, varmistaakseen vaatimustenmukaisuuden ja nopeuttaakseen työnkulkuja.
Sopimusdatan poiminta
Sopimusdatan poiminta on automatisoitu prosessi, jossa juridisista asiakirjoista tunnistetaan ja kerätään keskeistä tietoa, kuten päivämääriä, sopimusosapuolia ja sopimuslausekkeita. Näin rakenteeton teksti muunnetaan hyödynnettäväksi, rakenteiseksi dataksi. Tyypillisiä käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi sopimusten uusimisten, velvoitteiden ja vaatimustenmukaisuuden hallinta.
Sopimushallinnan ohjaus
Sopimushallinnan ohjaus (Contract governance) on strateginen viitekehys, joka koostuu prosesseista, käytännöistä ja rooleista. Sen tarkoituksena on varmistaa, että sopimukset tuottavat haluttua liiketoiminta-arvoa, täyttävät vaatimukset ja toimivat sovitulla tavalla allekirjoittamisen jälkeen. Se vähentää riskejä, ehkäisee tulovuotoja ja hallitsee toimittajasuhteita esimerkiksi säännöllisten auditointien, suorituskyvyn arviointien ja selkeän viestinnän avulla.
Sopimushallinta
Sopimushallinta on järjestelmällinen, kokonaisvaltainen prosessi, jossa sopimuksia käsitellään niiden koko elinkaaren ajan – luomisesta, neuvottelusta ja toteutuksesta seurantaan, uusimiseen tai päättämiseen. Sen tavoitteena on maksimoida operatiivinen ja taloudellinen suorituskyky samalla kun minimoidaan riskit ja varmistetaan sopimusehtojen noudattaminen.
Sopimushavainnot
Sopimushavainnot (Contract insights) muuntavat staattiset, vanhat tai aktiiviset sopimukset tekoälyn tuottamaksi hyödynnettäväksi dataksi riskien vähentämiseksi, tulovuotojen estämiseksi ja liiketoiminta-arvon optimoimiseksi. Hyödyntämällä tekoälyä analyysissä ja joissakin tapauksissa juridista ihmistarkastusta organisaatiot voivat tunnistaa, seurata ja hallita kriittisiä velvoitteita, vastuita sekä joissakin tapauksissa yksityiskohtaisia suorituskykymittareita koko sopimuskannassaan.
Sopimusneuvottelu
Sopimusneuvottelu on vuorovaikutteinen prosessi, jossa osapuolet keskustelevat ja viimeistelevät juridisesti sitovan sopimuksen ehdot varmistaakseen molemminpuolisen tyytyväisyyden, selkeyttääkseen velvoitteita ja vähentääkseen tulevia riskejä. Keskeisiä neuvottelun osa-alueita ovat työn laajuus, hinnoittelu, maksuehdot ja vastuut. Onnistunut neuvottelu edellyttää valmistautumista, aktiivista kuuntelua ja luottamuksen rakentamista.
Sopimusoperaatiot
Sopimusoperaatiot tarkoittavat sopimusten koko elinkaaren strategista hallintaa. Siinä optimoidaan ihmiset, prosessit ja teknologia, jotka osallistuvat sopimusten luomiseen, neuvotteluun, toteutukseen ja seurantaan. Sopimusoperaatiot toimivat sillanrakentajana lakitiimien ja liiketoimintatiimien välillä riskien vähentämiseksi, vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ja liiketoiminta-arvon maksimoimiseksi.
Sopimusrikkomus
Sopimusrikkomus tapahtuu, kun jotakin sopimuksen ehtoa rikotaan tai sovittua palvelua tai tuotetta ei toimiteta ajallaan tai lainkaan. Tällaisessa tilanteessa seurauksena voi olla oikeudenkäynti.
Sopimusriskien hallinta
Sopimusriskien hallinta on ennakoiva prosessi, jossa tunnistetaan, arvioidaan ja lievennetään juridisia, taloudellisia ja operatiivisia riskejä koko sopimuksen elinkaaren aikana. Se suojaa organisaatioita riidoilta, sanktioilta ja mainehaitoilta hallitsemalla velvoitteita neuvotteluvaiheesta sopimuksen uusimiseen asti. Keskeisiä keinoja ovat standardoidut mallipohjat, selkeä sopimuskieli sekä tekoälypohjaiset valvontatyökalut.
Sopimustarkastuksen automaatio
Sopimustarkastuksen automaatio hyödyntää tekoälyä ja koneoppimista (AI/ML) sopimusten analysointiin, riskien tunnistamiseen ja sopimusten vertaamiseen ennalta määriteltyihin sopimusmalleihin tai ohjeistoihin (playbooks). Tämä lyhentää tarkastusaikoja ja parantaa yhdenmukaisuutta. Työkalut tunnistavat automaattisesti puuttuvia ehtoja, liian laajoja vastuita ja compliance-puutteita, ja ne integroituvat usein esimerkiksi Wordiin ja CLM-järjestelmiin työnkulkujen tehostamiseksi.
Sopimustyönkulun automaatio
Sopimustyönkulun automaatio käyttää ohjelmistoja koko sopimuksen elinkaaren tehostamiseen – sopimusten laatimisesta hyväksyntään, allekirjoittamiseen ja tallentamiseen – ilman manuaalista työtä. Keskeisiä hyötyjä ovat nopeampi tuloutus, pienempi riski ja keskitetty näkyvyys sopimuksiin.
Suodattimet
Suodattimet auttavat tehostamaan hakua sopimusarkistossa. Esimerkiksi jos haluat löytää sopimuksen, jonka Mikko Meikäläinen allekirjoitti joulukuussa 2022, voit asettaa suodattimet näyttämään vain sopimukset, jotka sisältävät hakuehdot “Mikko Meikäläinen” ja “2022”.
Syöte
Jos olet koskaan käyttänyt sosiaalista mediaa, olet käyttänyt syötettä. Syöte tuo sinulle sisältöä ja päivityksiä tietyn algoritmin perusteella.
T
Tarjous
Tarjous on dokumentti, jonka tarkoituksena on vakuuttaa potentiaalinen asiakas ostamaan tuote tai palvelu. Se kuvaa ratkaisuja asiakkaan ongelmiin, määrittelee toimitettavat asiat ja hinnoittelun. Se toimii päätöksenteon tukena keskittyen arvoon, luottamukseen ja sijoitetun pääoman tuottoon (ROI), ja se esitetään yleensä myyntiprosessin loppuvaiheessa.
Tarjouslaskentaohjelmisto
Tarjouslaskentaohjelmisto, jota kutsutaan myös CPQ-ohjelmistoksi (configure-price-quote), mahdollistaa tarjousten nopean luomisen sekä uusille että nykyisille asiakkaille.
Tarjousohjelmisto
Tarjousohjelmisto auttaa myyntitiimejä luomaan, lähettämään, seuraamaan ja hallitsemaan myynnin tarjouksia. Se on erikoistunut työkalu, joka tehostaa tarjousten luontiprosessia ominaisuuksilla, joita tavallisista tekstinkäsittelyohjelmista ei löydy. Nämä ominaisuudet parantavat tehokkuutta, varmistavat brändin yhtenäisyyden ja kasvattavat voittoprosenttia.
Tekoälypohjainen sopimushallinta
Tekoälypohjainen sopimushallinta (AI contract management) hyödyntää koneoppimista, luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) ja generatiivista tekoälyä (GenAI) automatisoidakseen koko sopimuksen elinkaaren sopimusten laatimisesta ja neuvottelusta riskianalyysiin ja velvoitteiden seurantaan. Se parantaa tehokkuutta lyhentämällä tarkastusaikoja jopa 90 %, nopeuttamalla käsittelyä jopa 400 % ja vähentämällä inhimillisiä virheitä monimutkaisissa juridisissa dokumenteissa.
Testaus
Ennen kuin uusi ominaisuus tai integraatio julkaistaan, se testataan perusteellisesti. Testauksen yhteydessä kannattaa myös tarkastella, miten uusi toiminto voi vaikuttaa omaan työhösi ja auttaa optimoimaan työnkulkuja.
Tietosuoja
Tietosuoja tarkoittaa lakeja ja sääntelyä, jotka varmistavat, että tietosi tallennetaan turvallisesti, suojataan asianmukaisesti ja käsitellään vain tavoilla, joihin olet nimenomaisesti antanut suostumuksesi.
Tilin ylläpitäjä
Tilin ylläpitäjä on henkilö, joka vastaa organisaation taloudellisista ja liiketoimintaan liittyvistä dokumenteista. Työhön kuuluu usein dokumenttien ristiintarkistaminen sen varmistamiseksi, että kaikki on oikein kirjattu ja että toiminta on vaatimustenmukaista.
Tukikeskus
Jos kohtaat ongelman tai jokin asia on epäselvä, Tukikeskus tarjoaa aina apua.
Tukipyyntö
Jos kohtaat ongelman käyttäessäsi Oneflown alustaa, et löydä tarvitsemaasi toimintoa tai tarvitset apua käyttöönotossa, voit ottaa yhteyttä asiakastukeen. Tällöin olet tehnyt tukipyynnön.
Tunnistautuminen
Tunnistautuminen (Authentication) on prosessi, jossa varmistetaan transaktioon osallistuvan osapuolen henkilöllisyys. Se on monien sopimusten keskeinen osa, sillä sen avulla varmistetaan, että sopimukseen osallistuvat henkilöt ovat todella niitä, joiksi he väittävät olevansa. Tämä auttaa estämään petoksia ja suojaa molempia osapuolia.
Tunnisteet
Tunnisteet ovat osa Oneflown arkisto- ja hakutoimintoja. Kun lisäät sopimuksiin tunnisteita, voit helposti etsiä ja löytää sopimuksia esimerkiksi allekirjoittajan nimen, allekirjoituspäivän tai sopimuksen aiheen perusteella.
Työtilat
Työtilat ovat Oneflown tapa järjestää dokumentit ja mallipohjat eri kategorioihin. Niitä voi ajatella eräänlaisina alitileinä, joissa voit hallita dokumentteja ja resursseja. Jokaisella työtilalla on omat mallipohjansa, dokumenttiarkistonsa ja osoitekirjansa.
V
Vastapuoli
Vastapuoli tarkoittaa sopimuksen osapuolta, joka ei ole laatinut sopimusta. Vastapuolen tehtävänä on yleensä varmistaa, että heidän organisaationsa asianomaiset henkilöt allekirjoittavat sopimuksen.
Velvoitteiden hallinta
Velvoitteiden hallinta on järjestelmällinen prosessi, jossa sopimusvelvoitteet – kuten taloudelliset, toiminnalliset, sääntelyyn liittyvät ja uusimiseen liittyvät velvoitteet – tunnistetaan, niitä seurataan ja ne täytetään. Sen tarkoituksena on varmistaa vaatimustenmukaisuus, estää tulovuotoja ja välttää riitoja. Prosessi muuttaa staattiset sopimukset aktiivisiksi hallittaviksi tehtäviksi ja hyödyntää usein CLM-työkaluja seurantaan ja automaatioon.
Viestipohjat
Viestipohjat toimivat samalla tavalla kuin lomakepohjat: niiden avulla voit luoda valmiiksi kirjoitettuja viestejä, jotka voidaan lähettää yhdellä klikkauksella.
Vuokrasopimus
Vuokrasopimus on juridisesti sitova sopimus vuokranantajan ja vuokralaisen välillä. Se kattaa yleensä vuokra-ajan, maksuehdot sekä mahdolliset rajoitukset tai ehdot, jotka koskevat kiinteistön käyttöä.
Y
Yhteistyösopimus
Yhteistyösopimus on oikeudellisesti sitova sopimus, joka määrittelee ehdot, vastuut ja immateriaalioikeudet kahden tai useamman osapuolen yhteistyölle yhteisessä projektissa. Sen tarkoituksena on vähentää riskejä, ehkäistä riitoja sekä määritellä, miten tuotot ja resurssit jaetaan.