Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista

Tiesitkö, että termi sähköinen allekirjoitus voi tarkoittaa monenlaisia allekirjoitustapoja? Siihen sisältyy kaikkea yksinkertaisista sähköisistä allekirjoituksista kehittyneisiin, oikeudellisesti sitoviin digitaalisiin allekirjoituksiin.

Sähköiset allekirjoituksen oikeudellinen sitovuus riippuu asuinpaikastasi. Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia 30 Euroopan maassa, Yhdysvalloissa ja valtaosassa maita muualla maailmassa. Lue lisää aiheesta täältä.

Tässä artikkelissa selitämme, mitä kukin sähköisen allekirjoituksen tyyppi tarkoittaa, ja autamme sinua päättämään, mitä niistä kannattaa käyttää milloin. Kerromme myös kaikista sähköisen allekirjoituksen tuomista eduista, alkaen tehokkuuden ja turvallisuuden lisääntymisestä.

Mitä sähköiset allekirjoitukset ovat?

Sähköinen allekirjoitus on kustannustehokas ja turvallinen tapa saada sähköiset asiakirjat allekirjoitettua nopeasti.

Jos nyt kysyt itseltäsi, onko sähköinen allekirjoitus oikeudellisesti sitova, hyvä uutinen on, että se on itse asiassa oikeudellisesti sitova useimmissa maissa ympäri maailmaa, ja sillä voi olla sama painoarvo ja oikeusvaikutus kuin paperille käsin kirjoitetulla allekirjoituksella.

Lue myös: Miksi sähköiset allekirjoitukset ovat yhtä päteviä kuin käsin kirjoitetut allekirjoitukset?

Sähköinen allekirjoitus vs. digitaalinen allekirjoitus – mitä eroja niillä on?

Olet ehkä kuullut, että termejä ”sähköinen allekirjoitus” ja ”digitaalinen allekirjoitus” käytetään ikään kuin ne tarkoittaisivat samaa asiaa, mutta ne eivät ole täysin samanlaisia.

Sähköinen allekirjoitus voi olla niinkin yksinkertainen kuin skannattu kuva allekirjoituksestasi tai jopa sähköpostiviestien alareunassa käyttämäsi allekirjoitus.

Digitaalinen allekirjoitus on tietyn tyyppinen sähköinen allekirjoitus, jossa käytetään erityistä tekniikkaa asiakirjojen suojaamiseksi ja sen varmistamiseksi, ettei niitä ole muutettu. Ajattele sitä turvakoodina, joka lisätään asiakirjaan – ikään kuin huipputekninen versio käsinkirjoitetusta allekirjoituksesta.

Sähköisten allekirjoitusten luominen ja hallinta Oneflown avulla

Jos etsit sähköisiä allekirjoituksia verkossa, olet luultavasti törmännyt erilaisiin ratkaisuihin. Nyt saatat miettiä, mitä eroa niillä on?

Sähköisen allekirjoituksen työkalut eroavat toisistaan lähinnä helppokäyttöisyyden, turvallisuustason, hinnoittelun ja muiden tarjoamiensa ominaisuuksien perusteella.

Oneflow on erittäin käyttäjäystävällinen ja monipuolinen ratkaisu, jonka avulla voit allekirjoittaa sopimuksia verkossa ja luoda erityyppisiä sähköisiä allekirjoituksia: tavallisista ja käsinkirjoitetuista allekirjoituksista aina vahvalla sähköisellä tunnistautumisella luotuihin allekirjoituksiin.

Mutta se on paljon muutakin. Oneflow on kattava sopimusten automatisointityökalu, jonka avulla voit hallita koko sopimusten elinkaarta. Siinä on runsaasti malleja kaikentyyppisille asiakirjoille, joten voit luoda, allekirjoittaa, seurata ja hallita asiakirjojasi yhdessä paikassa.

Se erottuu muista työkaluista, koska voit luoda useita erilaisia sähköisiä allekirjoituksia yhdellä klikkauksella. Valitse seuraavista:

• Vakiomuotoinen sähköinen allekirjoitus (SES): Tämä on suosituin vaihtoehto tilanteissa, joissa sinun on allekirjoitettava nopeasti. Tarjoamme sinulle salatun linkin, jonka avulla voit allekirjoittaa yhdellä klikkauksella.

• Käsin kirjoitettu allekirjoitus: Jos pidät kynällä tehdystä allekirjoituksesta, sinun kannattaa tutustua Oneflown käsin kirjoitetun allekirjoituksen ominaisuuteen. Sen avulla voit joko piirtää allekirjoituksesi käsin tai valita yhden monista käytettävissä olevista fonteista. Käsin kirjoitettu allekirjoitus ei ole vain kaunis, vaan se on myös oikeudellisesti yhtä pätevä kuin tavallinen sähköinen allekirjoitus.

• Tekstiviestivarmenne: Jos haluat varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden, voimme lähettää hänelle 6-numeroisen koodin tekstiviestillä.

• Vahva sähköinen tunnistautuminen: Jos tarvitset lisäturvaa, voit valita tunnistautumisen pankkitunnuksilla. Oneflowlla on eID-tunnukset moniin maihin Suomen lisäksi, kuten Yhdistyneeseen kuningaskuntaan ja useimpiin EU-maihin.

Oneflown avulla voit tehdä myös seuraavia asioita:

• Sopimusten luominen malleja käyttäen

• Live-yhteistyö ennen lähetystä ja sen jälkeen

• Sopimusten tallentaminen järjestettyyn arkistoon

• Sisäisten muistutusten asettaminen irtisanomisaikoja varten

• Datan kerääminen sopimusten sisällöistä

Sähköisten allekirjoitusten luominen

Nyt kun tiedät, mitä työkalumme tarjoaa, on aika tarkastella allekirjoituksen luomista käytännössä. Näin luot sähköisen allekirjoituksen Oneflowlla:

1. Luo ilmainen tili ja syötä tietosi.

1. Klikkaa vasemmalla puolella olevasta valikosta Marketplace-osiota.

1. Täältä löydät erilaisia lisäosia. Aktivoi käsinkirjoitettu allekirjoitus (Handwritten Signature) klikkaamalla sitä (älä huoli, sinun ei tarvitse maksaa tästä mitään).

1. Kun allekirjoitat asiakirjan, voit valita kahdesta vaihtoehdosta. Ensinnäkin voit piirtää oman allekirjoituksesi hiiren tai kosketusalustan avulla.

1. Jos haluat sen näyttävän hienostuneemmalta, kirjoita yksinkertaisesti nimesi ja valitse haluamasi fontti Oneflown eri tyyleistä.

1. Voit esikatsella useita eri versioita, kunnes löydät itsellesi sopivimman. Napsauta sitten Allekirjoita-painiketta ja olet valmis.

Meillä on myös yksityiskohtaisia oppaita siitä, miten voit muuntaa olemassa olevan allekirjoituksesi sähköiseksi allekirjoitukseksi:

• Miten allekirjoitus muunnetaan sähköiseksi allekirjoitukseksi?

• Miten kuva muunnetaan allekirjoitukseksi?

• Kuinka muuntaa JPEG/PNG-kuva sähköiseksi allekirjoitukseksi?

Sähköisten allekirjoitusten eri tyypit

Oneflow tarjoaa sekä yksinkertaisia (Simple Electronic Signature, SES) että kehittyneitä sähköisiä allekirjoituksia (Advanced Electronic Signature, AdES). Yksinkertaisella sähköisellä allekirjoituksella on monia eri muotoja, joita ovat mm. seuraavat:

Tavallinen sähköinen allekirjoitus

Tämä on yleisimmin käytetty sähköisen allekirjoituksen muoto, jossa allekirjoitat yhdellä klikkauksella yksityisen, salatun linkin kautta.

Tekstiviesti

Jos haluat kerätä allekirjoituksen tekstiviestillä, allekirjoittajasi vastaanottaa tällöin viestin, jossa on 6-numeroinen koodi, jolla hän vahvistaa henkilöllisyytensä allekirjoittaessaan sopimuksen.

Käsinkirjoitettu allekirjoitus

Käsinkirjoitettu allekirjoitus voi olla kätevä, kun haluat osapuolen allekirjoittavan “samalla laitteella” (esim. suoraan tabletin ruudulle). Tällä menetelmällä voit piirtää tai kirjoittaa allekirjoituksesi, ja sillä on sama oikeusvaikutus kuin tavallisella sähköisellä allekirjoituksella.

Sähköinen tunnistautuminen

Tämän menetelmän avulla sinä ja vastapuolesi voitte allekirjoittaa sopimuksen sähköistä tunnistautumisen avulla. Oneflow toimii yhteistyössä Signicatin kanssa, joka on EU:n ja ETA:n johtava sähköisten tunnisteiden välittäjä ja hyväksytty luottamuspalveluntarjoaja, tarjotakseen turvallisia ja luotettavia sähköisiä tunnisteita ja kehittyneitä allekirjoituksia useissa eri maissa.

Ovatko sähköiset allekirjoitukset turvallisia?

Lyhyesti sanottuna, kyllä, sähköiset allekirjoitukset ovat turvallisia. Yhdysvalloissa niiden käyttöä suojaavat ensisijaisesti kaksi eri lakia: Uniform Electronic Transactions Act (UETA) ja Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign Act).

Useimmat osavaltiot ovat hyväksyneet UETA:n varmistaakseen, että sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti päteviä. Vuonna 2000 laadittu E-Sign Act vahvistaa tätä toteamalla, että sähköisillä allekirjoituksilla on sama painoarvo kuin perinteisillä käsinkirjoitetuilla allekirjoituksilla sopimuksissa, jopa osavaltioiden rajojen yli.

Jotta sähköinen allekirjoitus olisi pätevä, allekirjoittajan on oltava valmis allekirjoittamaan, ja kaikkien osapuolten on voitava tutustua allekirjoitettuihin tietoihin. Vaikka ne ovat yleensä turvallisia, on tärkeää varmistaa niiden asianmukainen säilytys ja käyttö, jotta niiden pätevyys säilyy.

Sähköisiä allekirjoituksia on kolmea eri tyyppiä: yksinkertaisia, kehittyneitä ja hyväksyttyjä allekirjoituksia, joista hyväksytyt allekirjoitukset täyttävät eniten vaatimuksia ja yksinkertaiset allekirjoitukset vähiten.

Euroopassa eIDAS-järjestelmä puolestaan tekee sähköisistä allekirjoituksista oikeudellisesti päteviä, joten tuomioistuimet eivät voi hylätä niitä vain siksi, että ne ovat sähköisiä.

Jos olet kiinnostunut tutkimaan aihetta tarkemmin, löydät lisätietoa seuraavasta artikkelista:

Opas sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä oikeudellisesti sitovia

Mitä etuja sähköisen allekirjoituksen käytöstä on?

Nopeuta allekirjoittamiseen kuluvaa aikaa

Sopimusneuvotteluprosessi voi tulostamisineen, allekirjoittamisineen, postittamisineen jne. viedä päiviä – tai jopa viikkoja. Kun vastaanottaja saa asiakirjat, hän toistaa saman prosessin jälleen uudestaan.

Tämä edestakainen soutaminen on turhauttavaa ja ennen kaikkea aikaa vievää. Digitaalisten sopimusten avulla voit tehdä sopimuksen muutamassa minuutissa hyödyntäen sähköistä allekirjoitusta. Jotkin digitaaliset sopimusohjelmistot, kuten Oneflow, mahdollistavat myös sopimuksen muokkaamisen sen lähettämisen jälkeen, joten sinun ei tarvitse uudelleenkirjoittaa ja lähettää sopimusta aina, kun teet muutoksia.

Tarkista ja allekirjoita sopimus missä tahansa

Nykyään maailma on koko ajan liikkeellä ja työt kulkevat mukana paikasta toiseen. Tee siis vastapuolesi kannalta helpoksi tarkistaa ja allekirjoittaa sopimuksesi missä tahansa, millä tahansa laitteella. Internet-yhteyden varassa sopimuksen voit allekirjoittaa sähköisen allekirjoituksen avulla ajasta ja paikasta riippumatta.

Lue myös: Allekirjoituksen tekeminen PC:llä ja Macilla

Takaa turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

Siirrä koko sopimuksen allekirjoitusprosessi manuaalisesta prosessista digitaaliseen muotoon, ja vähennä kalliiden virheiden ja oikeudellisten seurausten riskiä. Joillakin digitaalisilla sopimusohjelmistoilla, kuten Oneflowlla, voit asettaa mukautettavia käyttäjäoikeuksia, hyödyntää pankkitunnuksia allekirjoittajan tunnistamiseen ja asettaa itsellesi muistutuksia, jotta huomaat esimerkiksi umpeutuvat sopimukset ajoissa. Sen avulla voidaan myös varmistua allekirjoittajan henkilöllisyydestä ja siitä, että allekirjoitetun dokumentin sisältöä ei ole kukaan muuttanut tai peukaloinut. Näin voidaan välttyä tilanteilta, joissa allekirjoittanut osapuoli yrittäisi jälkikäteen väittää, että dokumenttia olisi muutettu tai vaihtoehtoisesti kiistää edes allekirjoittaneensa dokumenttia alunperinkään.

Lue myös: 16 syytä käyttää sähköisiä allekirjoituksia

Hallinnoi ja säilytä dokumentteja helposti

Kun dokumentti on valmiiksi sähköisessä muodossa, sitä on helppo käsitellä ja jakaa tarpeen tullen eteenpäin. Toisaalta dokumentin sisältöä pystytään myös muokkaamaan kätevästi ja reaaliaikaisesti aina tarvittaessa. Allekirjoittamisen jälkeen dokumentit arkistoituvat automaattisesti selkeään ja helposti haettavaan arkistoon, jossa ne ovat aina saatavilla.

Mitkä osastot hyötyvät sähköisistä allekirjoituksista?

Sähköisiä allekirjoituksia voidaan käyttää kaikilla toimialoilla. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä siitä, miten niitä voidaan käyttää yksinkertaistamaan prosessia asiakkaidesi osalta ja lisäämään työntekijöiden tuottavuutta yrityksesi eri aloilla.

Myynti

Sähköiset allekirjoitukset virtaviivaistavat myyntiprosessia poistamalla fyysisen paperityön ja manuaalisen allekirjoittamisen tarpeen. Myyntitiimit voivat lähettää sopimuksia ja tarjouksia asiakkaille sähköisesti, mikä nopeuttaa käsittelyaikoja. Sähköiset allekirjoitukset parantavat asiakaskokemusta vähentämällä viiveitä ja yksinkertaistamalla allekirjoitusprosessia, mikä lopulta nopeuttaa sopimusten tekemistä ja parantaa tuloksia.

HR

Henkilöstöosastot käsittelevät lukuisia allekirjoituksia vaativia asiakirjoja, kuten työ- ja toimeksiantosopimuksia. Sähköiset allekirjoitukset yksinkertaistavat henkilöstöhallinnon työnkulkua mahdollistamalla asiakirjojen digitaalisen allekirjoittamisen, jolloin tulostaminen, skannaaminen ja fyysinen säilyttäminen jäävät pois. Tämä parantaa tehokkuutta, säästää aikaa, vähentää virheitä ja parantaa työntekijän onboarding-kokemusta.

Jos haluat tutustua HR-tiimejä hyödyttäviin erityisominaisuuksiin, katso lisätietoja HR-ratkaisuistamme täältä.

IT

IT- ja operatiiviset tiimit käsittelevät useita sopimuksia, kuten palveluntarjoajasopimuksia, palvelutasosopimuksia ja muita operatiivisia asiakirjoja. Sähköisten allekirjoitusten avulla nämä osastot voivat virtaviivaistaa prosessejaan digitalisoimalla asiakirjojen allekirjoittamisen. IT-tiimit voivat hyötyä sähköisistä allekirjoituksista myös silloin, kun ne hakevat hyväksyntää järjestelmämuutoksille, ohjelmistojen käyttöönotoille tai käyttöoikeuksille. Sähköiset allekirjoitukset vähentävät hallinnollisia kuluja, parantavat vaatimustenmukaisuutta (compliance) ja nopeuttavat päätöksentekoa.

Jos haluat lisätietoja IT-tiimejä hyödyttävistä ominaisuuksista, tutustu ratkaisuumme täällä.

Laki

Lakiosastot käsittelevät usein salassapitosopimuksia, oikeudellisia ilmoituksia ja muita lakiasiakirjoja, jotka edellyttävät allekirjoituksia. Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat lakitiimille useita etuja; ne nopeuttavat prosessien läpimenoaikoja, parantavat turvallisuutta, luovat selkeitä kirjausketjuja ja pienentävät tulostus-, lähetys- ja varastointikustannuksia. Sähköisen allekirjoituksen ratkaisut sisältävät myös usein kehittyneitä todennus- ja salaustoimenpiteitä, joilla varmistetaan allekirjoitettujen asiakirjojen eheys ja aitous.

Talous

Talousosastot käsittelevät erilaisia rahoitussopimuksia, kuten laskuja, ostotilauksia, hankintasopimuksia ja kuluraportteja. Sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto yksinkertaistaa talousprosesseja mahdollistamalla digitaalisen allekirjoittamisen, vähentämällä paperityötä ja parantamalla tehokkuutta. Sähköiset allekirjoitukset nopeuttavat myös talousasiakirjojen saatavuutta, parantavat vaatimustenmukaisuutta ja tarjoavat kirjausketjun allekirjoitusten ja hyväksyntöjen seurantaan.

Jos haluat lukea lisää erityisistä Oneflown ominaisuuksista, joista taloushallinnon tiimit hyötyvät eniten, klikkaa tästä ja selvitä, miksi Oneflow sopii kaikille osastoille.

Nämä olivat vain joitakin osastoja, jotka voivat hyötyä sähköisten allekirjoitusten käytöstä, mutta luettelo on todellisuudessa paljon pidempi.

Lue myös: 7 painavaa syytä käyttää sähköisiä allekirjoituksia hankinnoissa

Mitä ottaa huomioon sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoa valittaessa?

Valitse sähköisen allekirjoituksen työkalu, joka vastaa tarpeitasi ja on toimialasi ja maasi sähköistä allekirjoitusta koskevien lakien mukainen. Seuraavassa on joitakin yleisiä ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä:

• Selainpohjainen vs. PDF-pohjainen sopimusten luominen: Valitse ohjelmisto, jonka avulla voit luoda sopimuksia dynaamisessa selainpohjaisessa muodossa sen sijaan, että käyttäisit vain staattisia PDF-tiedostoja. Tämä ominaisuus hyödyttää sinua lyhyellä aikavälillä, sillä se helpottaa suoramuokkausta ja yhteistyötä. Siitä on kuitenkin hyötyä myös pitkällä aikavälillä, sillä voit ladata metatiedot kaikista sopimuksistasi, jotta voit seurata muutoksia ja optimoida historiatietojen perusteella.

• Usean tiimin kapasiteetti: Jos eri tiimit käyttävät eri sähköisen allekirjoituksen tarjoajia, se voi johtaa tarkistamisen ja lainsäädännön noudattamisen kannalta painajaiseen. Varmista, että ohjelmistosi pystyy vastaamaan kaikkien tiimien tarpeisiin ja että se voi isännöidä kaikkien eri tiimien malleja ja käyttäjäoikeuksia. Näin työntekijät näkevät vain heitä koskevat sopimukset, jotta vältytään sekaannuksilta ja yksityisyydensuojaan liittyviltä ongelmilta.

• Live-yhteistyö ja muokkaus: On tärkeämpää kuin koskaan, että voit tehdä yhteistyötä kollegoiden ja vastapuolten kanssa suoraan sopimusohjelmistossa. Oneflown kaltaisen palvelun avulla voit muokata asiakirjoja reaaliaikaisesti kollegojesi kanssa ja jättää sisäisiä tai ulkoisia kommentteja.

• Sopimusarkisto: Sopimusten tallentaminen eri ohjelmistoon kuin siihen, jota käytät lähettämiseen, lisää riskejä. Työntekijät voivat unohtaa tallentaa sopimuksen viimeisimmän version, säilyttää sitä väärässä paikassa tai unohtaa sen, kun se on uusittava. Valitse työkalu, jossa on automaattinen, hakukelpoinen tallennus ja sisäiset muistutukset kaikista sopimuksen elinkaaren tapahtumista.

Jos eri tiimit käyttävät eri sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoja, se voi johtaa isoihin juridisiin ongelmiin. Varmista, että ohjelmistosi pystyy vastaamaan kaikkien tiimien tarpeisiin, ja että se pystyy isännöimään kaikkien eri tiimien sopimusmalleja. On myös tärkeää, että käyttäjäoikeudeuksia pystytään rajaamaan selkeästi eri henkilöiden ja tiimien välillä.

Tiivistelmä

Allekirjoitusten hallinnointi voi usein tuntua ylivoimaiselta – varsinkin, jos yritysten käsittelemien sopimusten määrä on suuri. Tässä sähköiset allekirjoitukset ovat avuksi, sillä ne virtaviivaistavat allekirjoitusprosessia ja parantavat turvallisuutta.

Oneflow on kuitenkin paljon muutakin kuin pelkkä sähköisen allekirjoituksen työkalu. Oneflown avulla voit luoda, muokata ja allekirjoittaa asiakirjoja vaihtamatta työkalua.

Oneflow erottuu edukseen nykyaikaisena, turvallisena ja käyttäjäystävällisenä sopimustenhallintaratkaisuna, jossa on runsaasti valmiita asiakirjamalleja ja erilaisia sähköisiä allekirjoituksia. Luo haluamasi sopimus valmiiden asiakirjamallien pohjalta tai aloita tyhjästä – sinä valitset! Kun sisältö on valmiina, syötät vain vastapuolen sähköpostiosoitteen, ja asiakirja lähtee allekirjoitettavaksi silmänräpäyksessä. Näet, kun vastapuoli avaa sopimuksen, jättää sille kommentteja ja allekirjoittaa. Kun sopimus on solmittu, arkistoit sen turvalliseen ja helposti haettavaan arkistoon suoraan Oneflown alustalle, jolloin sinun ei tarvitse murehtia tietoturvasta.

Voit allekirjoittaa yhdellä klikkauksella, hyödyntäen käsin kirjoitettua allekirjoitusta, mobiilivarmennetta tai vahvaa tunnistautumista. Allekirjoitat millä tahansa laitteella, missä tahansa, sillä sopimukset ovat täysin mobiiliresponsiivisia. Oneflown avulla voit allekirjoittaa myös muualla laadittuja sopimuksia.

Kokeile Oneflowta ilmaiseksi ja tee sopimusprosessistasi parempi!