Kaksi ei ole yhtä vahvempi – ainakaan silloin, kun kyse on liiketoimintajärjestelmistä. Oneflown avulla voit käyttää yhtä ainoaa sopimusautomaatioalustaa kaikissa organisaatiosi tiimeissä. Näin voit poistaa riskejä, olla tehokkaampi ja vähentää kustannuksia.
Yksi sopimusalusta kaikille osastoille – lakiasioista myyntiin ja kaikkeen siltä väliltä. Oneflow tarjoaa juuri tätä. Mutta mitä se tarkalleen ottaen tarkoittaa? Juttelimme neljän eri tiimimme jäsenen kanssa selvittääksemme, miten Oneflow auttaa heitä tekemään ihmeitä arjessa.
Oneflow lakiosastolle
Lakimiehenä Olivia Åman tuntee sotkuisen sopimushallinnan ongelmat valitettavasti hieman liiankin hyvin. Hänen mukaansa sopimuksia käsiteltäessä monet asiat voivat mennä pieleen. Oneflown sopimusautomaatioalusta on kuitenkin ollut todellinen hengenpelastaja hänen päivittäisessä työssään.
Perinteisen sopimusprosessin tuska
Perinteisen sopimusprosessin suurimmilla ongelmilla on yksi yhteinen piirre; hallinnan puute. Olivia tuo esiin neljä asiaa, jotka hän kokee turhauttaviksi:
- Eri versiot samasta asiakirjamallista
- Epätietoisuus siitä, kenellä on mikäkin versio sopimuksesta ja kuinka vanhoja nämä ovat
- Sopimusta ei löydy
- Kalenterimuistutus tärkeästä sopimukseen liittyvästä tapahtumasta jää asettamatta
Sopimukset ovat yrityksen tärkein omaisuuserä. Siksi niiden tulee aina sisältää oikeat tiedot, ehdot ja lausekkeet. Kuitenkin heti, kun työntekijä lataa itselleen sopimusmallin, menetät kontorollin sopimuksesta.
Kun lakitiimi päivittää asiakirjamallia, useita vanhempia versioita on levinnyt ympäriinsä, ja niitä on tallennettu paikallisesti ihmisten tietokoneille. Tällöin et voi mitenkään tietää, kenellä on mikäkin versio.
“Lakimiehet näkevät paljon vaivaa hyvien asiakirjamallien luomiseksi. Mutta kun malli on kerran ladattu, on erittäin vaikea valvoa, että lähettämämme sopimukset sisältävät oikeat ehdot”, Olivia sanoo.
Sitten on vielä tallennukseen liittyvä kysymys. Sopimusten lähettäminen sähköpostitse edestakaisin voi usein johtaa siihen, että ne katoavat prosessin aikana, koska niiden lataaminen sopimushallintajärjestelmään manuaalisesti merkitsee ylimääräistä työtaakkaa. Samalla sopimusten lähettäminen sähköpostitse sisältää muita merkittäviä tietoturvariskejä.
“Jos sinulla on ongelmia sopimuksen kanssa ja haluat päästä siihen käsiksi, et välttämättä halua ottaa yhteyttä vastapuoliin ja pyytää sopimusta. Se on merkki huolimattomuudesta. Ja silti tämä on suuri ongelma monissa yrityksissä: sopimus allekirjoitetaan, mutta sitä ei tallenneta, vaan se jää Outlookiin”, Olivia sanoo.
Miten Oneflow auttaa lakiosastoja?
Olivia kuvailee Oneflown sopimusautomaatioalustan käytön aloittamisen pudottaneen valtavan taakan hänen harteiltaan. Ensinnäkin hänen ei tarvitse enää koskaan huolehtia vanhentuneista asiakirjamalleista: kun Oneflowssa tehdään muutoksia malliin, siitä on vain yksi versio saatavilla. Tämä antaa Olivialle mielenrauhan.
Hän nauttii myös suureesti siitä, että kaikki sopimukset tallennetaan automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen. Näin ne eivät koskaan häviä, ja hän pääsee kaikkiin sopimuksiin helposti käsiksi. Hän voi etsiä sopimusta kaikista työtiloista yhdellä kertaa hakutyökalujen ja suodattimien avulla.
“Jos kirjoitan uuden lausekkeen, joka saa minut miettimään: ‘Enkö kirjoittanutkin tämän jo kolme vuotta sitten?’, voin aina tarkistaa sen, koska Oneflown sopimusarkistossa on niin helppo tehdä hakuja”, Olivia sanoo.
Toinen ominaisuus, jota Olivia kehuu, on kalenteri. Sen avulla hän voi seurata tulevia sopimustapahtumia, jotta hän ei missaa mitään.
“Minun ei tarvitse lisätä sopimustapahtumia kalenteriini, koska ne ovat automaattisesti Oneflown sopimusautomaatioalustalla. Saan ilmoituksen, kun esimerkiksi joku sopimus on vanhentumassa”, Olivia sanoo.
Lue myös: Sopimusautomaation opas
Oneflow ja turvallisuus
Oneflowssa turvallisuus on etusijalla kaikessa mitä teemme. Koska sopimuksesi ovat yrityksesi arkaluonteisimpia ja tärkeimpiä omaisuuseriä, meillä on oma lakitiimi, joka työskentelee näiden asioiden parissa.
Kysy nämä kysymykset ennen sopimusautomaatioalustan ostamista
Jos aiot ostaa sopimusautomaatioalustan, varmista, että haastat myyjän kaikissa turvallisuuteen liittyvissä asioissa. Loppujen lopuksi alusta käsittelee arvokkainta liiketoimintavarallisuuttasi. Siihen ei pidä suhtautua kevyesti.
Kysyimme lakitiimiltämme, mitä sinun tulisi arvioida ennen sopimusautomaatioalustan ostamista. Heidän sinun tulisi esittää myyjälle neljä pääkysymystä:
- Miten GDPR on huomioitu toiminnassanne?
- Miten käytätte kolmansia osapuolia?
- Miten hallinnoitte pääsyä alustalle?
- Miten toimitte liiketoiminnan jatkuvuuden ongelmien tai häiriöiden hallinnan kanssa?
Mitkä ovat tärkeimmät syyt, miksi asiakkaamme valitsivat Oneflown?
Lakitiimimme mainitsee kolme tärkeintä syytä, miksi yritykset valitsevat Oneflown sopimusautomaatioalustaksi:
- Use of third parties
- GDPR compliance
- Legality
“Oneflow on tehnyt hyvää työtä rajoittaessaan sitä, kuinka montaa kolmatta osapuolta on käytössä. Oneflow käyttää vain viittä kolmatta osapuolta, mikä on paljon vähemmän kuin useimmat organisaatiot, jotka tarjoavat samanlaista palvelua”, Olivia sanoo.
Sitten on vielä GDPR-aspekti. Merkittävään osaan liiketoimintaamme kuuluu tietoturvan ja voimassa olevan lainsäädännön ajan tasalla pitäminen.
“Oneflowssa on se hyvä puoli, että olemme tietojen käsittelijä emmekä rekisterinpitäjä. Autamme asiakkaitamme, kun he saavat tietopyynnön asiakkailtaan, välitämme sen eteenpäin ja työskentelemme heidän kanssaan, jotta he voivat täyttää velvollisuutensa rekisterinpitäjän näkökulmasta”, Olivia sanoo.
Entä itse sopimuksen laillisuus? Olivia huomauttaa, että monet sähköisen allekirjoituksen myyjät eivät pysty toimittamaan todisteita sopimusten oikeudellisesta asemasta. Koska heidän sähköisessä allekirjoituksessaan ei ole hyväksyttyä sinettiä, se aiheuttaa valtavia ongelmia, jos yritys menee konkurssiin, tulee oikeustapaus tai sopimuksen oikeudellinen asema kyseenalaistetaan.
“On monia myyjiä, jotka tekevät sähköistä allekirjoitusta jollakin tavalla tai jossakin muodossa. Mutta niillä ei välttämättä ole käytössään menetelmää, joka tukee oikeudellista näkökulmaa. Tämä on asia, josta ihmisten pitäisi olla tietoisia”, Olivia sanoo.
Oneflown sopimusautomaatioalustalla allekirjoitetut sopimukset sinetöidään automaattisesti pätevällä sähköisellä sinetillä. Tämä tarkoittaa, että sinä ja vastapuolesi voitte olla täysin varmoja siitä, että tänään allekirjoittamanne sopimus säilyy todistettavasti muuttumattomana sekä nyt että tulevaisuudessa. Lisäksi sinulla on aina pääsy kaikkiin sopimuksen yksityiskohtiin.
“Tämä on avainasemassa, kun haluat valvoa, kuka on ollut sopimuksella ja kuka on käyttänyt sitä. Tämän voi tarvittaessa esittää oikeudessa todisteena”, Olivia sanoo.
Oneflow myynnille
Hallinnollinen työ ei kuulu myyjän luonteeseen – kysy tätä keneltä tahansa myyntiedustajalta. Suomen Asiakkuusjohtaja Nicolas Paanalahti on käyttänyt Oneflowta sekä myyntiedustajana että esimiehenä, joten hän on nähnyt sen hyödyt tiimin eri toiminnoissa. Eikä adminia ole näkynyt missään roolissa.
Miksi myyjät valitsevat Oneflown sopimusautomaatioalustan?
Nicolasin mukaan on kolme tärkeintä syytä, miksi myyntitiimit sisällyttävät Oneflown mukaan käyttämiinsä järjestelmiin:
- Ajansäästö
- Hallinnollisen työn vähentäminen
- Riskien eliminointi sopimus- ja tarjousprosessista
Vaikka olemme edistyneet monilla aloilla, sopimukset vievät edelleen paljon myyntitiimin aikaa. Nämä ovat arvokkaita tunteja, jotka olisi voinut käyttää myyntiin. Nicolas kertoo, että monet yritykset hallinnoivat sopimuksiaan edelleen manuaalisesti aina niiden luomisesta tallentamiseen allekirjoittamisen jälkeen. Tämä on aivan liian aikaa vievää tämän päivän ja tulevaisuuden myyntiprosessissa.
“Prosessin nopeuttaminen on erittäin tärkeää yrityksille, joiden kanssa olen keskustellut. Ja tietysti myös myyjien ajan säästäminen, jotta he voivat myydä enemmän”, Nicolas sanoo.
Myynnin johtajana haluat varmistaa, että tarjouksissasi on oikeat ehdot ja hinnat. Yllätyksiä tapahtuu liian helposti. Oneflow voi auttaa vähentämään riskejä dynaamisilla ja turvallisilla, pääsyvalvotuilla sopimusmalleilla. Voit helposti lukita osiot, joihin et halua myyjiesi koskevan, ja vain uusin versio on saatavilla.
“Riskien poistaminen on yksi tärkeimmistä syistä Oneflown valintaan. Jos olen esimerkiksi myynnin johtaja, miten varmistan, että myyjäni käyttävät luomaani viimeisintä sopimusmallia? Miten varmistan, etteivät he tee muutoksia näihin malleihin?” Nicolas sanoo.
Toinen syy, miksi myyntitiimit suosivat Oneflowta muiden sopimusalustojen sijaan on arkisto. Nicolas saa usein palautetta potentiaalisilta asiakkailta, jotka sanovat, että on erittäin arvokasta, kun sopimusautomaatioalusta huolehtii sopimusten luomisesta ja allekirjoittamisesta, ja tämän lisäksi prosessista allekirjoittamisen jälkeen. Se antaa hallintaa ja rakennetta.
“Me lähdemme allekirjoituksesta, laajennamme sitä ja laitamme kaiken yhdelle alustalle, joka on natiivisti integroitu CRM:ään”, Nicolas sanoo.
Miten Oneflow auttaa myyntiprosessissa?
Miten Oneflown sopimusautomaatioalusta auttaa myyntiedustajaa myyntiprosessissa? Tässä on Nicolaksen strategia:
- “Lähetän aina tarjouksen. Teen sen siksi, että se on erittäin helppo luoda Salesforce-järjestelmästämme, CRM:stämme. Voin valita oikean asiakirjamallin yhdellä klikkauksella, ja kaikki tiedot siirtyvät automaattisesti tarjoukselle. Sen jälkeen voin lähettää sen heti potentiaaliselle asiakkaalleni.”
- “Oneflowssa on hienoa se, että voin auttaa prospektia ja kannustaa häntä eteenpäin prosessin kaikissa vaiheissa. Perusanalytiikka auttaa minua myyntiprosessissani, kun esimerkiksi näen, mitä toiset osapuolet tekevät ehdotuksella ja kuinka monta kertaa he ovat avanneet sen. Voin olla varma, että soitan heille oikeaan aikaan. Oneflow poistaa arvailun myyntiprosessista.”
- “Kun on aika neuvotella, ehdotukseen voi tehdä muutoksia välittömästi – heti sen jälkeen, kun on soitettu potentiaalisen asiakkaan kanssa. Se antaa sen maagisen vau-efektin, jonka ansiosta voin tehdä asiakkaisiin vaikutuksen ennen kuin myyn mitään. Se visualisoi, miten he voivat käyttää Oneflowta myyntiprosessissaan.”
Oneflow HR:lle
Oletko osallistunut viime aikoina rekrytointiprosessiin? Silloin saatat olla tietoinen siitä, että lahjakkuuksien houkutteleminen on vaikeaa. Amanda Carapi Sjölin, Talent & Diversity Manager, tietää, mitä vahva työnantajabrändi voi tehdä mahdollisuuksillesi saada ehdokas kiinnitettyä ennen kilpailijoita. Jokainen kosketuspiste brändisi kanssa on tärkeä, jopa rekrytointiprosessin viimeinen vaihe.
Miten Oneflow tehostaa työnantajabrändäystä?
Oneflown sopimusautomaatioalustan avulla voit muuttaa työnhakijat nopeasti ja helposti työntekijöiksi. Miten? Lähettämällä heille interaktiivisia digitaalisia työsopimuksia. Ehdokas voi kirjoittaa yhteystietonsa, henkilötunnuksensa ja osoitteensa suoraan sopimukseen. Näin säästyt turhalta sähköpostin edestakaisin lähettämiseltä ja etanapostitukselta.
“Työtarjous on ensimmäinen vaikutelma, jonka ehdokas saa yrityksestä rekrytointiprosessin jälkeen. Oneflow auttaa tehostamaan työnantajabrändäystä tässä suhteessa”, Amanda sanoo.
Se, miten ehdokkaasi kokevat sinut, on kaikki kaikessa. Älä siis jätä mitään sattuman varaan. Amanda kuvailee sopimusprosessia Oneflown kanssa sujuvaksi ja vuorovaikutusta ehdokkaiden kanssa helpoksi. Koska työtarjousta koskevia kysymyksiä tulee väistämättä esiin, he voivat kysyä niitä suoraan kommenttiosiossa. Ja tämän jälkeen allekirjoittaa missä tahansa he ovatkin.
“Juttelin hiljattain erään ehdokkaan kanssa, joka kehui Oneflowta ja tuotteen ympäristöystävällisyyttä sekä sitä, että se auttaa yksilöä jokapäiväisessä työssään”, Amanda kertoo.
Lue myös: Top 10 HR-järjestelmää
