Henkilöstösopimusten automatisointi on olennaisen tärkeää kaikille organisaatiolle. Se auttaa varmistamaan lainsäädännön noudattamisen, pitämään luottamukselliset tiedot turvassa ja varmistamaan, että työntekijät ymmärtävät selkeästi oman roolinsa.
Manuaalinen HR-sopimusten hallinta voi olla aikaa vievää ja tässä voi sattua virheitä. HR-sopimusten automatisointi auttaa tässä ongelmassa! Se voi parantaa tehokkuutta, vähentää virheitä ja säästää aikaa sekä rahaa.
Tässä artikkelissa käydään läpi:
- Mitä sopimusautomaatio oikeastaan on?
- Mitä hyötyjä HR-sopimusten automatisoinnista on?
- Miten automatisoida HR-sopimukset?
- HR-sopimusten standardointi
- Miten pysyä ajan tasalla oikeudellisista muutoksista?
- Mitä HR-sopimuksia voin automatisoida?
1. Mitä sopimusautomaatio oikeastaan on?
Sopimusautomaatio tarkoittaa, että sopimusprosessi automatisoidaan alusta loppuun teknologian avulla. Hyvä sopimushallintaohjelmisto vähentää manuaaliseen sopimushallintaan liittyvää aikaa, kustannuksia ja riskejä. Sopimusautomaatio sisältää usein tekoälyä, useita allekirjoitusvaihtoehtoja ja digitaalista arkistointia, joilla optimoidaan ja nopeutetaan sopimusten allekirjoittamista.
Sopimusautomaatio jättää vähemmän tilaa inhimillisille virheille, lisää läpinäkyvyyttä sopimusten elinkaarista ja antaa reaaliaikaista tietoa. Sopimusautomaatio tarjoaa myös dataan perustuvaa informaatiota sopimusehdoista, minkä ansiosta organisaatiot voivat tehdä perusteltuja päätöksiä.
Lyhyesti sanottuna sopimusautomaatio on olennainen työkalu organisaatioille, jotka haluavat virtaviivaistaa sopimustenhallintaprosessejaan ja parantaa tehokkuuttaan. Hyödyntämällä teknologian voimaa organisaatiot voivat vähentää kustannuksia ja minimoida riskejä ja saada samalla fantastista tietoa sopimusten elinkaarista.
Lue myös: Parhaat HR-järjestelmät
2. Mitä hyötyjä HR-sopimusten automatisoinnista on?
Henkilöstösopimusten automatisoinnilla on monia etuja. Tässä kuitenkin tärkeimmät:
- Tehokkuuden lisääminen – HR-sopimusten automatisointi säästää aikaa virtaviivaistamalla sopimusten luonti- ja allekirjoitusprosessia. Tämä nopeuttaa sopimusten laatimista ja allekirjoittamista, mikä lyhentää uusien työntekijöiden palkkaamiseen kuluvaa aikaa.
- Parempi tarkkuus – Automatisoidut HR-sopimusjärjestelmät poistavat manuaalisten virheiden mahdollisuuden ja varmistavat, että sopimukset luodaan standardoidussa muodossa.
- Parempi vaatimustenmukaisuus – Automatisoidut HR-sopimusjärjestelmät voidaan konfiguroida siten, että sopimukset laaditaan asiaankuuluvien lakien ja asetusten mukaisesti, mikä vähentää oikeustoimien riskiä. Jos paikalliset lait ja määräykset muuttuvat, sopimustenhallintajärjestelmät voidaan helposti mukauttaa vastaamaan näitä muutoksia.
- Parannettu turvallisuus – Automatisoidut HR-sopimusjärjestelmät käyttävät suojattuja digitaalisia allekirjoituksia, joilla varmistetaan, että sopimuksia ei voi väärentää ja että luottamukselliset tiedot ovat suojattuja.
Nämä ovat vain muutamia HR-sopimusten automatisoinnin etuja. Mutta siinä ei ole vielä kaikki! Parasta on, että organisaatiot voivat ottaa käyttöön HR-sopimusten automatisoinnin nopeasti ja tehokkaasti.
3. Miten automatisoida HR-sopimukset?
Näiden etujen hyödyntämiseksi sinun tarvitsee vain ottaa käyttöön sopimusautomaatio. Tässä on lyhyt katsaus siihen, miten HR-sopimukset automatisoidaan:
- Tunnista – Tunnista organisaatiosi käyttämät erityyppiset henkilöstösopimukset, kuten työsopimukset ja salassapitosopimukset.
- Valitse – Valitse sopimushallintaohjelmisto, joka vastaa organisaatiosi tarpeita ja budjettia. Ota huomioon esimerkiksi helppokäyttöisyys, muokkaustyökalut ja tietoturva.
- Luo – Luo sopimusmalleja uudessa järjestelmässäsi ja varmista, että ne ovat asiaankuuluvien lakien ja asetusten mukaisia. Tämä vie hieman aikaa, mutta se on tehtävä vain kerran.
- Ota käyttöön – Ota uudet työntekijät mukaan järjestelmään ja pyydä heitä allekirjoittamaan henkilöstösopimuksensa sähköisesti uuden sopimushallintaohjelmiston avulla.
- Seuraa – Seuraa sopimusten noudattamista automaatiojärjestelmän avulla varmistaaksesi, että sopimukset päivitetään ja allekirjoitetaan aina tarvittaessa.
Ennen kuin ryhdyt automatisoimaan HR-sopimuksia, on kuitenkin tärkeää arvioida organisaatiosi nykyiset HR-sopimusten hallintaprosessit. Tämä auttaa tunnistamaan mahdolliset kipupisteet ja parannusalueet, jotka automaatio voi ratkaista. Se on myös hyvä tilaisuus arvioida nykyiset HR-sopimusmallit ja tehdä tarvittavat päivitykset sen varmistamiseksi, että ne vastaavat liiketoimintasi tarpeita ja velvoitteita.
4. HR-sopimusten standardointi
Edellä mainittujen hyötyjen lisäksi automatisointi auttaa myös standardoimaan HR-sopimusten hallinnointiprosesseja koko organisaatiossa. Tämä standardointi auttaa varmistamaan, että kaikilla työntekijöillä on sama kokemus palkkaamisesta, ja että sopimusten hallintaprosessi on sekä johdonmukainen että oikeudenmukainen. Tämä puolestaan parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja työmoraalia, mikä johtaa parempiin työntekijöiden parempaan sitoutumiseen.
Toinen HR-sopimusten automatisoinnin hyöty on mahdollisuus hallita sopimuksia sähköisesti. Näin ei tarvita paperisia sopimuksia, jotka voivat kadota, vahingoittua tai olla vaikeasti saatavilla.
Sähköisten HTML-sopimusten avulla henkilöstöhallinnon tiimit voivat helposti käyttää ja hallinnoida sopimuksia keskitetysti, mikä helpottaa sopimusten tilan, voimassaolon päättymispäivien ja muiden tärkeiden tietojen seurantaa.
5. Miten pysyä ajan tasalla oikeudellisista muutoksista?
On hyvä huomioida, että sopimusten automatisointi voi auttaa organisaatioita pysymään uusien lakisääteisten vaatimusten ja säännösten muutosten edellä. Sopimustenhallintaohjelmisto voidaan määrittää päivittämään sopimukset automaattisesti lakien, asetusten ja organisaation käytäntöjen muutosten mukaisena, jolloin varmistetaan, että sopimukset pysyvät vaatimusten mukaisina ja ajan tasalla.
Edellä kuvattujen vaiheiden lisäksi organisaatiot voivat myös ottaa käyttöön sopimusten tarkistus- ja hyväksymisprosessin osana HR-sopimusautomaatiojärjestelmää. Tähän prosessiin kuuluu, että henkilöstöpäälliköt tai lakiasiantuntijat tarkistavat ja hyväksyvät sopimukset ennen niiden lähettämistä työntekijöille, ja asettavat allekirjoitusjärjestyksen sen varmistamiseksi, että organisaatio ja uusi työntekijä allekirjoittavat sopimukset oikeassa järjestyksessä. Tämä auttaa varmistamaan, että sopimukset ovat tarkkoja ja lainmukaisia.
Parantaakseen HR-sopimusten hallintaprosesseja entisestään organisaatiot voivat myös harkita HR-sopimusten automatisoinnin integroimista muihin työkaluihin, kuten HRIS- ja palkanlaskentapalveluihin. Tämä integrointi mahdollistaa yhden ainoan tietolähteen HR-tiedoille ja auttaa varmistamaan, että HR-tiedot ovat ajantasaisia.
6. Mitä HR-sopimuksia voin automatisoida?
- Työsopimukset: Nämä ovat sopimuksia, joissa määritellään työnantajan ja työntekijän välisen työsuhteen ehdot. Niissä käsitellään muun muassa työtehtäviä, palkkaa, etuuksia ja irtisanomismenettelyä.
- Salassapitosopimukset: Salassapitosopimukset ovat sopimuksia, joissa kielletään työntekijää paljastamasta yritystä, sen tuotteita tai asiakkaita koskevia luottamuksellisia tietoja. Sopimukset voidaan automatisoida, jotta voidaan varmistaa, että kaikki työntekijät allekirjoittavat NDA:n ennen työsuhteen alkua.
- Kilpailukieltosopimukset: Tällaiset sopimukset estävät työntekijää työskentelemästä kilpailijan palveluksessa tietyn ajan sen jälkeen, kun he ovat jättäneet nykyisen työnnantajansa. Ne voidaan automatisoida sen varmistamiseksi, että kaikki työntekijät allekirjoittavat sopimuksen ennen työn aloittamista.
- Alihankintasopimusket: Näitä sopimuksia käytetään, kun yritys palkkaa itsenäisen urakoitsijan suorittamaan tiettyjä tehtäviä tai palveluja. Niissä määritellään työn laajuus, maksuehdot ja muut työsuhteen yksityiskohdat.
- Irtisanomissopimukset: Näitä käytetään, kun työntekijä jättää yrityksen. Niissä määritellään työntekijän eropaketin ehdot, mukaan lukien mahdolliset korvaukset, edut ja muut mahdolliset etuudet.
Tiivistelmä
Henkilöstösopimusten automatisointi tarjoaa organisaatioille lukuisia etuja ja auttaa virtaviivaistamaan ja standardoimaan HR-sopimusten hallintaprosesseja. Ottamalla käyttöön HR-sopimusten automatisointijärjestelmän organisaatiot voivat parantaa tehokkuutta, vaatimustenmukaisuutta ja turvallisuutta sekä vähentää virheiden ja oikeudellisten vastuiden riskiä. Tässä artikkelissa tarkastellut vaiheet tarjoavat tiekartan organisaatioille, jotka pohtivat, miten ne voivat automatisoida henkilöstöhallinnon sopimuksiaan ja parantaa prosessejaan.
