Hoe automatiseer je HR-contracten?

Weten hoe je HR-contracten kunt automatiseren is essentieel voor elke organisatie. Het helpt naleving van de wet te garanderen, vertrouwelijke informatie veilig te houden en ervoor te zorgen dat werknemers een duidelijk beeld hebben van hun rol.

Handmatig HR contractmanagement kan echter tijdrovend zijn en er kunnen fouten worden gemaakt. Dit is waar automatisering van HR-contracten om de hoek komt kijken. Het automatiseren van je HR-contracten kan de efficiëntie verbeteren, fouten verminderen en tijd en geld besparen.

In dit artikel behandelen we:

1. Wat is contractautomatisering eigenlijk?
2. Wat zijn de voordelen van het automatiseren van HR contracten?
3. Hoe HR contracten automatiseren
4. Je HR contracten standaardiseren
5. Wettelijke veranderingen bijhouden
6. Wat zijn enkele veelvoorkomende HR contracten die geautomatiseerd kunnen worden?

Maar we beginnen met..

1. Wat is contractautomatisering eigenlijk?

Er is sprake van contractautomatisering als technologie wordt gebruikt om het contractproces van begin tot eind te automatiseren. Goede software voor contractmanagement vermindert de tijd, de kosten en de risico’s die gepaard gaan met handmatig contractmanagement. Bij contractautomatisering wordt vaak gebruik gemaakt van kunstmatige intelligentie, meerdere ondertekenopties en digitale archivering om het ondertekenen van contracten te optimaliseren en te versnellen.

De voordelen van contractautomatisering zijn onder andere: minder ruimte voor menselijke fouten, meer inzicht in je contractlevenscycli en realtime gegevens. Contractautomatisering biedt ook datagestuurde inzichten in contractvoorwaarden, waardoor organisaties weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Kortom, contractautomatisering is een essentieel hulpmiddel voor organisaties die hun contractmanagement processen willen stroomlijnen en hun efficiëntie willen verbeteren. Door gebruik te maken van de kracht van technologie kunnen organisaties kosten verlagen en risico’s minimaliseren, terwijl ze ook fantastische inzichten krijgen in de levenscyclus van contracten.

Lees ook: Waarom zijn digitale contracten voor HR-afdelingen nodig?

2. Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde HR-contracten?

Er zijn veel voordelen van het automatiseren van HR-contracten. Maar dit zijn de belangrijkste:

• Verhoogde efficiëntie – Het automatiseren van HR-contracten bespaart tijd door het stroomlijnen van het proces van het opstellen en ondertekenen van contracten. Dit resulteert in een snellere aanmaak en ondertekening van contracten, waardoor het aannemen van nieuwe medewerkers minder tijd kost.
• Verbeterde nauwkeurigheid – Geautomatiseerde HR contractsystemen elimineren de mogelijkheid van handmatige fouten en zorgen ervoor dat contracten worden gegenereerd in een gestandaardiseerd formaat.
• Betere naleving – Geautomatiseerde HR contractsystemen kunnen zo worden geconfigureerd dat ze ervoor zorgen dat contracten worden gegenereerd in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving, waardoor het risico op juridische stappen afneemt. Als de lokale wet- en regelgeving verandert, kunnen systemen voor contractmanagement eenvoudig worden aangepast aan deze veranderingen.
• Verbeterde beveiliging – Geautomatiseerde HR contractsystemen maken gebruik van veilige digitale handtekeningen, waardoor contracten bestand zijn tegen manipulatie en vertrouwelijke informatie beschermd wordt.

Dit zijn slechts enkele van de voordelen van het automatiseren van je HR-contracten. Maar dat is nog niet alles. Het beste is dat organisaties automatisering van HR-contracten snel en efficiënt kunnen implementeren.

3. Hoe je HR-contracten automatiseert

Om deze voordelen ten volle te benutten, hoef je alleen maar contractautomatisering te implementeren. Hier volgt een kort overzicht van hoe je HR-contracten kunt automatiseren:

• Identificeren – Identificeer de verschillende soorten HR-contracten die je organisatie gebruikt, zoals arbeidscontracten en geheimhoudingsovereenkomsten.
• Kiezen – Kies de software voor contractmanagement die voldoet aan de behoeften en het budget van je organisatie. Houd rekening met factoren als gebruiksgemak, aanpassingsmogelijkheden en beveiliging
• Configureren – Maak en configureer contractsjablonen in je nieuwe systeem en zorg ervoor dat ze voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. Dit kost wat tijd, maar het hoeft maar één keer gedaan te worden.
• Onboard – Onboard nieuwe werknemers en laat ze hun HR-contracten elektronisch ondertekenen met behulp van je nieuwe software voor contractmanagement.
• Monitoren – Monitor de naleving van contracten met behulp van het automatiseringssysteem om ervoor te zorgen dat contracten worden bijgewerkt en ondertekend wanneer dat nodig is.

Maar voordat je je stort op het automatiseren van HR-contracten, is het belangrijk om de huidige HR-processen voor contractmanagement van je organisatie te beoordelen. Dit helpt bij het identificeren van pijnpunten en verbeterpunten die automatisering kan oplossen. Het is ook een goede gelegenheid om je huidige templates voor HR-contracten te evalueren en ze waar nodig bij te werken om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de behoeften en verplichtingen van je bedrijf.

Lees ook: Gen Z aan het werk verslag: Hoe je ze kunt aannemen en inspireren na de pandemie

4. Standaardiseer je HR-contracten

Naast de al genoemde voordelen helpt automatisering ook bij het standaardiseren van HR contractmanagementprocessen in de hele organisatie. Deze standaardisatie helpt ervoor te zorgen dat alle werknemers dezelfde ervaring hebben met het aannemen van personeel en dat het HR contractmanagement proces consistent en eerlijk is. Dit verbetert op zijn beurt de tevredenheid en het moreel van werknemers, wat leidt tot een beter behoud van werknemers.

Een ander voordeel van automatisering van HR-contracten is de mogelijkheid om contracten elektronisch te beheren. Hierdoor zijn papieren contracten niet meer nodig, die kunnen zoekraken, beschadigd raken of moeilijk toegankelijk zijn wanneer ze nodig zijn. 

Met HTML-contracten kunnen HR-teams contracten eenvoudig openen en beheren vanaf een centrale locatie, waardoor het eenvoudiger wordt om de status van contracten, vervaldata en andere belangrijke informatie bij te houden.

5. Wettelijke veranderingen voorblijven

Het is ook belangrijk om op te merken dat automatisering van HR-contracten organisaties kan helpen om nieuwe wettelijke eisen en veranderingen in regelgeving voor te blijven. Software voor contractmanagement kan worden geconfigureerd om contracten automatisch bij te werken als reactie op wijzigingen in wetten, regels en het beleid van de organisatie, zodat contracten compliant en up-to-date blijven.

Naast de stappen die al zijn beschreven, kunnen organisaties ook een beoordelings- en goedkeuringsproces voor contracten implementeren als onderdeel van hun automatiseringssysteem voor HR-contracten. Dit proces houdt in dat HR-managers of juridische experts contracten beoordelen en goedkeuren voordat ze naar werknemers worden gestuurd, en dat er een tekenvolgorde wordt ingesteld om ervoor te zorgen dat de organisatie en de nieuwe medewerker in de juiste volgorde tekenen. Dit helpt om ervoor te zorgen dat contracten nauwkeurig, volledig en in overeenstemming met de wet zijn.

Om de processen voor HR contractmanagement verder te verbeteren, kunnen organisaties ook overwegen om de automatisering van HR-contracten te integreren met andere tools, zoals HRIS- en salarissystemen. Deze integratie biedt één enkele bron van waarheid voor HR-informatie en helpt ervoor te zorgen dat HR-gegevens accuraat en up-to-date zijn.

6. Wat zijn enkele veelvoorkomende HR-contracten die geautomatiseerd kunnen worden?

1. Arbeidsovereenkomsten: Dit zijn contracten waarin de arbeidsvoorwaarden tussen de werkgever en de werknemer worden vastgelegd. Ze bevatten details zoals functieverantwoordelijkheden, salaris, voordelen en beëindigingsprocedures.
2. Non-disclosure overeenkomsten (NDA’s): NDA’s zijn contracten die werknemers verbieden vertrouwelijke informatie over het bedrijf, zijn producten of zijn klanten openbaar te maken. Deze kunnen worden geautomatiseerd om ervoor te zorgen dat alle werknemers de NDA ondertekenen voordat ze aan het werk gaan.
3. Concurrentie beding overeenkomsten: Dergelijke overeenkomsten voorkomen dat werknemers na hun vertrek bij hun huidige werkgever gedurende een bepaalde periode voor een concurrent gaan werken. Ze kunnen worden geautomatiseerd om ervoor te zorgen dat alle werknemers de overeenkomst ondertekenen voordat ze aan het werk gaan.
4. Onafhankelijke aannemersovereenkomsten: Deze overeenkomsten worden gebruikt wanneer een bedrijf een onafhankelijke aannemer inhuurt om specifieke taken of diensten uit te voeren. Ze beschrijven de omvang van het werk, de betalingsvoorwaarden en andere details van de relatie.
5. Ontslagovereenkomsten: Deze worden gebruikt wanneer een werknemer het bedrijf verlaat. Ze beschrijven de voorwaarden van het ontslagpakket van de werknemer, inclusief vergoedingen, voordelen of andere extraatjes die hij kan ontvangen.

De belangrijkste conclusies

Automatisering van HR-contracten biedt organisaties talloze voordelen en helpt bij het stroomlijnen en standaardiseren van HR-contractmanagementprocessen. Door een automatiseringssysteem voor HR-contracten te implementeren, kunnen organisaties de efficiëntie, naleving en veiligheid verbeteren en tegelijkertijd het risico op fouten en wettelijke aansprakelijkheid verkleinen. De stappen in dit artikel bieden een stappenplan voor organisaties die kijken hoe ze hun HR-contracten kunnen automatiseren en hun HR-administratieprocessen kunnen verbeteren.