Det er viktig for enhver organisasjon å vite hvordan man automatiserer HR-kontrakter. Det bidrar til å sikre overholdelse av lover og regler, beskytte konfidensiell informasjon og sørge for at de ansatte har en klar forståelse av sin egen rolle.
Manuell håndtering av HR-kontrakter kan imidlertid være tidkrevende, og det er lett å gjøre feil. Det er her automatisering av HR-kontrakter kommer inn i bildet. Automatisering av HR-kontrakter kan øke effektiviteten, redusere antall feil og spare tid og penger.
1. Hva er egentlig automatisering av kontrakter?
Kontraktsautomatisering er når teknologi brukes til å automatisere kontraktsprosessen fra start til slutt. God programvare for kontraktshåndtering reduserer tid, kostnader og risiko forbundet med manuell kontraktshåndtering. Kontraktautomatisering innebærer ofte kunstig intelligens, flere signeringsalternativer og digital arkivering for å optimalisere og fremskynde kontraktsinngåelsen.
Fordelene med kontraktautomatisering er blant annet mindre rom for menneskelige feil, bedre innsikt i kontraktens livssyklus og sanntidsdata. Kontraktsautomatisering gir også datadrevet innsikt i kontraktsvilkår og -betingelser, slik at organisasjoner kan ta informerte beslutninger.
Kort sagt er kontraktsautomatisering et viktig verktøy for organisasjoner som ønsker å strømlinjeforme kontraktshåndteringsprosessene og øke effektiviteten. Ved å utnytte teknologiens muligheter kan organisasjoner redusere kostnader og minimere risiko, samtidig som de får fantastisk innsikt i kontraktens livssyklus.
Les også: De 10 beste HR-verktøyene for 2023
2. Hva er fordelene med automatiserte HR-kontrakter?
Det er mange fordeler med å automatisere HR-kontrakter. Men dette er de viktigste:
- Økt effektivitet – Automatisering av HR-kontrakter sparer tid ved å effektivisere prosessen med å opprette og signere kontrakter. Dette resulterer i raskere kontraktsgenerering og signering, noe som reduserer tiden det tar å ansette nye medarbeidere.
- Forbedret nøyaktighet – Automatiserte HR-kontraktsystemer eliminerer muligheten for manuelle feil og sikrer at kontraktene genereres i et standardisert format.
- Bedre samsvar – Automatiserte HR-kontraktsystemer kan konfigureres for å sikre at kontraktene genereres i samsvar med relevante lover og forskrifter, noe som reduserer risikoen for søksmål. Hvis lokale lover og regler endres, kan avtalestyringssystemene enkelt tilpasses for å gjenspeile disse endringene.
- Forbedret sikkerhet – Automatiserte HR-kontraktsystemer bruker sikre digitale signaturer, noe som sikrer at kontraktene ikke kan manipuleres og at konfidensiell informasjon er beskyttet.
Dette er bare noen av fordelene ved å automatisere HR-avtalene. Men det er ikke alt. Det beste er at organisasjoner kan implementere automatiserte HR-kontrakter raskt og effektivt.
3. Hvordan automatisere HR-kontrakter
Alt du trenger å gjøre for å dra full nytte av disse fordelene, er å automatisere kontraktene. Her får du en rask oversikt over hvordan du automatiserer HR-kontrakter:
- Identifisere – Identifiser de ulike typene HR-kontrakter som organisasjonen din bruker, for eksempel ansettelseskontrakter og taushetserklæringer.
- Velg – Velg den programvaren for kontraktsadministrasjon som oppfyller organisasjonens behov og budsjett. Ta hensyn til faktorer som brukervennlighet, tilpasningsmuligheter og sikkerhet.
- Konfigurer – Opprett og konfigurer avtalemaler i det nye systemet, og sørg for at de er i samsvar med relevante lover og forskrifter. Dette tar litt tid, men trenger bare å gjøres én gang.
- Onboarding – Onboard nye ansatte og få dem til å signere HR-kontraktene sine elektronisk ved hjelp av den nye programvaren for kontraktsadministrasjon.
- Overvåke – Overvåke kontraktsoverholdelse ved hjelp av automatiseringssystemet for å sikre at kontraktene oppdateres og signeres ved behov.
Før du kaster deg ut i automatiseringen av HR-kontrakter, er det imidlertid viktig å vurdere organisasjonens nåværende prosesser for håndtering av HR-kontrakter. Dette vil bidra til å identifisere eventuelle smertepunkter og forbedringsområder som automatiseringen kan løse. Det er også en god anledning til å evaluere de nåværende malene for HR-kontrakter og foreta nødvendige oppdateringer for å sikre at de oppfyller virksomhetens behov og forpliktelser.
Les også: Mennesker. Den viktigste delen av organisasjonen din
4. Standardiser HR-kontraktene dine
I tillegg til de fordelene som allerede er nevnt, bidrar automatisering også til å standardisere prosessene for håndtering av HR-kontrakter på tvers av organisasjonen. Denne standardiseringen bidrar til å sikre at alle ansatte får den samme ansettelsesopplevelsen, og at prosessen for håndtering av HR-kontrakter er konsekvent og rettferdig. Dette bidrar igjen til økt medarbeidertilfredshet og moral, noe som igjen fører til at flere ansatte blir værende i bedriften.
En annen fordel med automatisering av HR-kontrakter er muligheten til å administrere dem elektronisk. Dette eliminerer behovet for papirbaserte kontrakter, som kan gå tapt, bli skadet eller være vanskelige å få tilgang til ved behov.
Med HTML-kontrakter kan HR-teamene enkelt få tilgang til og administrere kontrakter fra et sentralt sted, noe som gjør det enklere å spore kontraktstatus, utløpsdatoer og annen viktig informasjon.
5. Følg med på eventuelle juridiske endringer
Det er også viktig å merke seg at automatisering av HR-kontrakter kan hjelpe organisasjoner med å ligge i forkant av nye juridiske krav og endringer i regelverket. Programvare for kontraktsadministrasjon kan konfigureres til automatisk å oppdatere kontrakter som følge av endringer i lover, forskrifter og organisasjonens retningslinjer, slik at kontraktene alltid er i samsvar med regelverket og oppdaterte.
I tillegg til de trinnene som allerede er beskrevet, kan organisasjoner også implementere en prosess for gjennomgang og godkjenning av kontrakter som en del av systemet for automatisering av HR-kontrakter. Denne prosessen innebærer at HR-ledere eller juridiske eksperter gjennomgår og godkjenner kontraktene før de sendes ut til de ansatte, og at det opprettes en signeringsrekkefølge for å sikre at organisasjonen og den nyansatte signerer i riktig rekkefølge. Dette bidrar til å sikre at kontraktene er nøyaktige, fullstendige og i samsvar med loven.
For å forbedre prosessene for håndtering av HR-kontrakter ytterligere kan organisasjoner også vurdere å integrere automatiseringen av HR-kontrakter med andre verktøy, for eksempel HRIS- og lønnssystemer. Denne integrasjonen gir én enkelt kilde til sannhet for HR-informasjon og bidrar til å sikre at HR-dataene er nøyaktige og oppdaterte.
6. Hvilke vanlige HR-kontrakter kan automatiseres?
- Ansettelseskontrakter: Dette er kontrakter som beskriver vilkårene og betingelsene for arbeidsforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. De omfatter detaljer som arbeidsoppgaver, lønn, ytelser og oppsigelsesprosedyrer.
- Taushetserklæringer (NDA): Taushetserklæringer er kontrakter som forbyr ansatte å avsløre konfidensiell informasjon om selskapet, dets produkter eller kunder. Disse kan automatiseres for å sikre at alle ansatte signerer taushetserklæringen før de begynner å jobbe.
- Avtaler om konkurranseklausuler: Slike avtaler hindrer ansatte i å jobbe for en konkurrent i en viss periode etter at de har sluttet hos sin nåværende arbeidsgiver. De kan automatiseres for å sikre at alle ansatte signerer avtalen før de begynner å jobbe.
- Avtaler med uavhengige oppdragstakere: Disse avtalene brukes når en bedrift engasjerer en selvstendig oppdragstaker til å utføre bestemte oppgaver eller tjenester. Avtalen beskriver arbeidsomfang, betalingsvilkår og andre detaljer i arbeidsforholdet.
- Avtaler om sluttvederlag: Disse brukes når en ansatt slutter i selskapet. De beskriver vilkårene for sluttpakken, inkludert kompensasjon, ytelser og andre frynsegoder som den ansatte kan motta.
Sammendrag
Automatisering av HR-kontrakter gir mange fordeler for organisasjoner og bidrar til å effektivisere og standardisere prosessene for håndtering av HR-kontrakter. Ved å implementere et system for automatisering av HR-kontrakter kan organisasjoner forbedre effektiviteten, etterlevelsen og sikkerheten, samtidig som risikoen for feil og juridisk ansvar reduseres. Trinnene i denne artikkelen gir et veikart for organisasjoner som ønsker å automatisere HR-kontraktene sine og forbedre HR-administrasjonsprosessene.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
