Skip to content

Företagskultur

5 tips hur du automatiserar HR-avtal

Det är viktigt för alla organisationer att veta hur man automatiserar HR-avtal. Det hjälper till att säkerställa att lagstiftningen följs, skydda konfidentiell information och se till att de anställda har en tydlig förståelse för sin roll.

Manuell hantering av HR-avtal kan dock vara tidskrävande och misstag kan göras. Det är här som automatiseringen av HR-avtal kommer in i bilden. Genom att automatisera dina HR-avtal kan du förbättra effektiviteten, minska antalet fel och spara tid och pengar. 

1. Vad är egentligen avtalsautomatisering?

Automatisering av avtal är när teknik används för att automatisera skapandet, signering och hanteringen av avtal. En bra programvara för avtalshantering effektiviserar hela avtalsprocessen och minskar den tid, de kostnader och risker som är förknippade med manuell avtalshantering. Automatisering av avtal innebär ofta artificiell intelligens, flera signeringsalternativ och digital arkivering för att förbättra noggrannheten och effektiviteten i avtalsprocessen.

Fördelarna med avtalsautomatisering är bland annat minskade manuella fel, bättre insyn i avtalets livscykel och bättre informerade förhandlingsstrategier baserade på verkliga data. Automatisering av avtal ger också datadrivna insikter i avtalsvillkor, vilket gör att organisationer kan fatta välgrundade beslut och minimera risken för feltolkning av villkor.

Kort sagt är avtalsautomatisering ett viktigt verktyg för organisationer som vill effektivisera sina avtalshanteringsprocesser och förbättra den totala effektiviteten. Genom att utnyttja teknikens kraft kan organisationer minska kostnaderna och minimera riskerna, samtidigt som de får fantastiska insikter i avtalslivscykeln.

Läs också: De 10 bästa HR-verktygen för 2023

HR avtal

2. Vilka är fördelarna med automatiserade HR-avtal?

Det finns många fördelar med att automatisera HR-avtal. Men det här är de viktigaste:

  • Ökad effektivitet – Automatisering av HR-avtal sparar tid genom att effektivisera processen för att skapa och signera avtal. Detta resulterar i snabbare avtalsgenerering och undertecknande, vilket minskar tiden det tar att anställa nya medarbetare
  • Förbättrad noggrannhet – Automatiserade HR-avtalssystem eliminerar risken för manuella fel och säkerställer att avtalen genereras i ett standardiserat format.
  • Bättre efterlevnad – Automatiserade HR-avtalssystem kan konfigureras för att se till att avtalen genereras i enlighet med relevanta lagar och förordningar, vilket minskar risken för rättsliga åtgärder. Om lokala lagar och förordningar ändras kan avtalshanteringssystemen enkelt anpassas för att återspegla dessa förändringar.
  • Förbättrad säkerhet – Automatiserade HR-avtalssystem använder säkra digitala signaturer, vilket säkerställer att avtal är manipuleringssäkra och att konfidentiell information skyddas.

Detta är bara några av fördelarna med att automatisera dina HR-avtal. Men det är inte allt. Det bästa är att organisationer kan implementera HR-avtalsautomatisering snabbt och effektivt.

3. Hur man automatiserar HR-avtal

Allt du behöver göra för att dra full nytta av dessa fördelar är att införa avtalsautomatisering. Här är en snabb översikt över hur du automatiserar HR-avtal:

  • Identifiera – Identifiera de olika typer av HR-avtal som din organisation använder, inklusive anställningsavtal och sekretessavtal.
  • Välj – Välj den programvara för avtalshantering som uppfyller organisationens behov och budget. Tänk på faktorer som användarvänlighet, anpassningsmöjligheter och säkerhet.
  • Konfigurera – Skapa och konfigurera avtalsmallar i ditt nya system och se till att de överensstämmer med relevanta lagar och förordningar. Detta tar lite tid, men behöver bara göras en gång.
  • Onboarding – Onboarding av nya anställda och låt dem signera sina HR-avtal elektroniskt med hjälp av din nya programvara för avtalshantering.
  • Övervaka – Övervaka efterlevnaden av avtalen med hjälp av automatiseringssystemet för att se till att avtalen uppdateras och signeras vid behov.

Men innan du ger dig in i automatiseringen av HR-avtal är det viktigt att du utvärderar din organisations nuvarande processer för hantering av HR-avtal. På så sätt kan du identifiera eventuella problemområden och förbättringsområden som kan lösas genom automatisering. Det är också ett utmärkt tillfälle att utvärdera dina nuvarande HR-avtalsmallar och göra nödvändiga uppdateringar för att se till att de uppfyller dina affärsbehov och skyldigheter.

Läs också: Det är inte bara ChatGPT! De 12 bästa AI-tillämpningarna för B2B-företag

HR avtal

4. Standardisera dina HR-avtal

Förutom de fördelar som redan nämnts hjälper automatisering också till att standardisera HR-avtalsprocesser i hela organisationen. Denna standardisering bidrar till att säkerställa att alla anställda får samma erfarenhet av att anställa och att HR-avtalsprocesser är konsekvent och rättvis. Detta förbättrar i sin tur de anställdas tillfredsställelse och moral, vilket leder till bättre anställningsfrekvens.

En annan fördel med automatiserade HR-avtal är möjligheten att hantera avtal elektroniskt. Detta eliminerar behovet av pappersbaserade avtal, som kan förloras, skadas eller vara svåra att komma åt när de behövs. 

Med HTML-avtal kan HR-team enkelt få tillgång till och hantera avtal från en central plats, vilket gör det lättare att spåra avtalsstatus, utgångsdatum och annan viktig information.

5. Håll dig uppdaterad om eventuella juridiska förändringar

Det är också viktigt att notera att automatisering av HR-avtal kan hjälpa organisationer att ligga steget före nya lagkrav och ändringar i regelverk. Programvara för avtalshantering kan konfigureras för att automatiskt uppdatera avtalen som svar på förändringar i lagar, förordningar och organisationspolicyer, vilket säkerställer att avtalen förblir kompatibla och uppdaterade.

Utöver de steg som redan har beskrivits kan organisationer också implementera en process för granskning och godkännande av avtal som en del av deras HR-avtalsautomatiseringssystem. Denna process innebär att HR-chefer eller juridiska experter granskar och godkänner avtal innan de skickas ut till de anställda, samt att de upprättar en signeringsordning för att säkerställa att organisationen och den nyanställde skriver under i rätt ordning. Detta bidrar till att se till att avtalen är korrekta, fullständiga och lagliga.

För att ytterligare förbättra processerna för hantering av HR-avtal kan organisationer också överväga att integrera HR-avtalsautomatisering med andra verktyg, t.ex. HRIS- och lönesystem. Denna integration ger en enda sanningskälla för HR-information och bidrar till att säkerställa att HR-data är korrekta och uppdaterade.

Slutsats

Automatisering av HR-avtal erbjuder många fördelar för organisationer och hjälper till att effektivisera och standardisera HR-avtalsprocesser. Genom att implementera ett system för automatisering av HR-avtal kan organisationer förbättra effektiviteten, efterlevnaden och säkerheten, samtidigt som de minskar risken för fel och juridiska åtaganden. De steg som granskas i den här artikeln ger en färdplan för organisationer som tittar på hur de kan automatisera sina HR-avtal och förbättra sina HR-administrativa processer.

Prev:

Det är inte bara ChatGPT! De 12 bästa AI-tillämpningarna för B2B-företag

Next:

Varför Tech har drabbats av uppsägningar

Liknande artiklar

Avtal

Topp 5 programvaror för avtalshantering som kan integreras med Salesforce

Avtal

AI-baserad avtalsförhandling: Det nya sättet att hantera dina avtal

Nyheter & event

Håll koll på alla dina avtalshändelser med Oneflows kalendervy

Avtal

Vilka är de bästa alternativen till Dropbox Sign (HelloSign) 2024?

Avtal

Elektroniska och traditionella avtal: En praktisk jämförelse

Elektroniska signaturer

Top 10 program för e-signering som finns 2024

Avtal

Bästa strategierna för framgångsrika avtalsförhandlingar

Avtal

Fördelarna med standardiserade avtal