Skip to content

Werk & cultuur

Waarom zijn digitale contracten voor HR-afdelingen nodig?

In het snelle en altijd lastige zakenlandschap van vandaag de dag moeten je processen zo snel en efficiënt mogelijk zijn. De traditionele papieren contracten zijn vervangen door digitale contracten voor HR, en daar is een goede reden voor. Digitale contracten bieden een heleboel voordelen voor HR-afdelingen. 

In dit artikel onderzoeken we waarom digitale contracten voor HR afdelingen nodig zijn en hoe ze je HR processen kunnen stroomlijnen.

We behandelen:

  • Verbeterde efficiëntie
  • Eenvoudige toegang en opslag
  • Verbeterde nauwkeurigheid en veiligheid
  • Verbeterde nauwkeurigheid en veiligheid
  • Verbeterde naleving
  • Een betere werknemerservaring

De voordelen van digitale contracten voor HR

1. Verbeterde efficiëntie

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van digitale contracten in HR is de verbeterde efficiëntie die ze bieden. Met digitale contracten kunnen HR-afdelingen contracten maken, ondertekenen en opslaan in slechts enkele minuten, vergeleken met de dagen of zelfs weken die het kan duren met traditionele contracten. Digitale contracten maken printen, scannen en mailen overbodig, waardoor je HR-team veel tijd en middelen kan besparen.

Daarnaast kunnen digitale contracten worden gemaakt met vooraf ingevulde gegevens, waardoor je minder tijd en moeite hoeft te steken in het handmatig invullen van de contractvelden. Deze functie is vooral handig bij contractverlengingen, waarbij de meeste informatie hetzelfde blijft en slechts een paar velden moeten worden bijgewerkt. Door gebruik te maken van de functie voor vooraf ingevulde gegevens kunnen HR-teams tijd besparen en zich richten op andere taken die meer aandacht nodig hebben.

Lees ook: Waarom HR jouw geheime wapen is voor een digitale transformatie

2. Gemakkelijke toegang en opslag

Een ander voordeel van digitale contracten is de gemakkelijke toegang en opslag. Met traditionele contracten moesten HR-afdelingen ze opslaan in archiefkasten of dozen, wat kostbare kantoorruimte in beslag kan nemen. Bovendien kan het vinden van een specifiek contract tussen honderden andere een ontmoedigende taak zijn, wat leidt tot tijdverspilling en frustratie.

Digitale contracten daarentegen kunnen worden opgeslagen in de cloud, waardoor ze eenvoudig toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel, waar ook ter wereld. Het enige wat nodig is, is een internetverbinding en de juiste referenties om toegang te krijgen tot de contractenbibliotheek. Bovendien kunnen digitale contracten worden geïndexeerd en getagd met specifieke trefwoorden, waardoor het eenvoudiger wordt om het juiste document snel te vinden. Dit betekent dat je HR-team contracten kan inzien en beheren vanaf hun laptop of mobiele apparaten, wat vooral handig is voor teams op afstand.

3. Verbeterde nauwkeurigheid en veiligheid

Digitale contracten bieden meer nauwkeurigheid en veiligheid. Bij traditionele contracten bestaat altijd het risico op fouten door een menselijke fout of een verkeerde plaatsing. Een verkeerd geplaatst of verloren contract kan ernstige gevolgen hebben, zoals juridische geschillen, tijdverlies en schade aan de reputatie van het bedrijf. Digitale contracten elimineren deze risico’s door een betrouwbaar en veilig systeem te bieden voor het maken, delen en opslaan van contracten.

Digitale contracten maken gebruik van encryptie en beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de informatie die erin staat veilig en vertrouwelijk is. Bovendien kunnen digitale contracten worden ingesteld met goedkeuringsworkflows, zodat alleen geautoriseerd personeel het document kan inzien en ondertekenen. Deze functie vermindert het risico op ongeautoriseerde toegang en zorgt ervoor dat het contract op het juiste moment door de juiste personen wordt ondertekend.

Lees ook: Waarom je bedrijfscultuur je beste wapen is in de strijd om talent

Digital contracts for HR - Improved security - Oneflow
Digital contracts increase both security and accuracy.

Hoe digitale contracten voor HR processen stroomlijnen

1. Sneller inwerken

Het inwerken van nieuwe werknemers kan een lang en vervelend proces zijn, maar met digitale contracten kan het worden gestroomlijnd. HR-afdelingen kunnen digitale contracten naar nieuwe werknemers sturen voordat ze beginnen, zodat ze de contracten op afstand kunnen bekijken en ondertekenen. Dit betekent dat nieuwe werknemers contracten kunnen ondertekenen voor hun eerste dag, zodat ze geen tijd hoeven te besteden aan het invullen van papierwerk op hun eerste dag. Dit kan ook de tijd verkorten die nodig is om nieuwe werknemers in te werken, wat je HR-team waardevolle middelen kan besparen.

Digitale contracten kunnen ook worden aangepast aan de specifieke behoeften van elke werknemer, zodat het contract alle benodigde informatie en clausules bevat die zijn afgestemd op hun rol en verantwoordelijkheden. Deze functie vermindert de kans op fouten en zorgt ervoor dat de werknemer de voorwaarden van zijn contract begrijpt.

2. Verbeterde naleving

Een andere manier waarop digitale contracten voor HR processen kunnen stroomlijnen is door de naleving te verbeteren. Met digitale contracten kunnen HR-afdelingen ervoor zorgen dat alle contracten up-to-date zijn en voldoen aan de laatste regelgeving. Dit kan het risico op juridische problemen verkleinen en ervoor zorgen dat je organisatie aan haar wettelijke verplichtingen voldoet.

Digitale contracten kunnen ook worden ingesteld met automatische herinneringen voor contractverlengingen, zodat HR-teams altijd op de hoogte zijn van de laatste regels en deadlines. Bovendien kunnen digitale contracten worden gevolgd en gecontroleerd, zodat je een complete geschiedenis krijgt van alle wijzigingen die in het document zijn aangebracht en wie ze heeft aangebracht. Deze functie zorgt voor transparantie en verantwoording en helpt juridische geschillen te voorkomen.

3. Een betere werknemerservaring

Digitale contracten voor HR kunnen ook de werknemerservaring verbeteren. Met digitale contracten kunnen werknemers contracten op afstand ondertekenen, wat hen tijd en gedoe kan besparen. Dit kan bijdragen aan een positieve indruk van je organisatie en de tevredenheid van je werknemers verbeteren.

Bovendien kunnen digitale contracten worden ondertekend met elektronische handtekeningen, waardoor er geen fysieke handtekeningen meer nodig zijn en er geen gedoe is met het afdrukken en scannen van documenten. Elektronische handtekeningen zijn wettelijk bindend en hebben dezelfde juridische waarde als traditionele handtekeningen, waardoor ze een betrouwbare en veilige manier zijn om contracten te ondertekenen.

De belangrijkste opmerkingen

Digitale contracten worden steeds populairder in het bedrijfsleven, en daar is een goede reden voor. Ze bieden tal van voordelen, vooral voor HR-afdelingen. Digitale contracten kunnen de efficiëntie verbeteren, zorgen voor eenvoudige toegang en opslag, en vergroten de nauwkeurigheid en veiligheid. Ze kunnen ook HR-processen stroomlijnen, waaronder onboarding, naleving en de ervaring van werknemers. Daarom is het essentieel voor HR-afdelingen om digitale contracten te omarmen om hun processen te stroomlijnen en de concurrentie voor te blijven.

Kortom, digitale contracten in HR zijn noodzakelijk voor elke organisatie die concurrerend wil blijven, de efficiëntie wil verbeteren en een positieve werknemerservaring wil creëren. Door digitale contracten te omarmen kan je HR-team tijd en middelen besparen, de naleving verbeteren en de nauwkeurigheid en veiligheid vergroten. Dus waar wacht je nog op? Het is tijd om de overstap te maken naar digitale contracten in HR.

Prev:

Top 9 voordelen van digitale contracten

Next:

Voordat je tekent: Wat moet goede contractmanagement software eigenlijk doen vóór het ondertekenen?

Related Article

Contracten

De 17 beste DocuSign alternatieven die je moet kennen

The best PandaDoc alternative - Oneflow
Contracten

Nadenken over PandaDoc alternatieven: 18 tools om te ontdekken

Contracten

10 beste software voor contractmanagement in 2024

Contracten

Contractautomatisering: Een complete gids

Contracten

Top 5 contract management software die kan worden geïntegreerd met Salesforce

Sales

Top 10 digitale sales room software voor 2024

Werk & cultuur

Top 5 HR automatiseringssoftware die je werk gemakkelijker maakt

Sales

10 manieren om je sales proces te optimaliseren