Nykyään nopeatempoisessa ja jatkuvasti muuttuvassa liiketoiminnassa prosessien on seurattava mukana ja oltava mahdollisimman nopeita ja tehokkaita. Perinteiset kynä ja paperi -sopimukset on korvattu HR:ssä digitaalisilla sopimuksilla, ja hyvästä syystä. Digitaaliset sopimukset tarjoavat HR-osastoille lukuisia etuja.
Tässä artikkelissa tarkastelemme, miksi digitaaliset sopimukset ovat välttämättömiä HR-osastoille ja miten ne voivat virtaviivaistaa HR-prosesseja.
Käsittelemme mm. seuraavia seikkoja:
- Tehokkuuden parantaminen
- Helppo saatavuus ja säilyttäminen
- Parantunut tarkkuus ja turvallisuus
- Nopeampi työsuhteen aloitus
- Parempi vaatimustenmukaisuus
- Parempi työntekijäkokemus
Digitaalisten sopimusten edut HR:lle
1. Parempi tehokkuus
Yksi merkittävimmistä eduista, joita digitaalisten sopimusten käyttäminen henkilöstöhallinnossa tarjoaa, on niiden tarjoama tehokkuus. Digitaalisten sopimusten avulla HR-osastot voivat luoda, allekirjoittaa ja tallentaa sopimuksia muutamassa minuutissa, kun perinteisten sopimusten tekeminen voi kestää päiviä tai jopa viikkoja. Digitaalisten sopimusten ansiosta tulostaminen, skannaaminen ja postittaminen ei ole enää tarpeen, mikä voi säästää henkilöstöhallinnon tiimiltä huomattavan paljon aikaa ja resursseja.
Lisäksi digitaaliset sopimukset voidaan luoda ennakkoon täytetyillä tiedoilla, jolloin sopimuksen kenttien täyttämiseen manuaalisesti kuluva aika ja työ vähenevät. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen sopimusten uusimisen yhteydessä, kun suurin osa tiedoista pysyy samana ja vain muutama kenttä on päivitettävä. Hyödyntämällä esitäytettyjen tietojen ominaisuutta henkilöstöhallinnon tiimit voivat säästää aikaa ja keskittyä muihin tehtäviin, jotka vaativat enemmän huomiota.
2. Helppo saatavuus ja säilyttäminen
Toinen digitaalisten sopimusten etu on niiden helppo saatavuus ja varastointi. Perinteisissä sopimuksissa henkilöstöosastojen oli säilytettävä niitä arkistokaapeissa tai laatikoissa, mikä voi viedä arvokasta toimistotilaa. Lisäksi tietyn sopimuksen löytäminen satojen muiden sopimusten joukosta voi johtaa ajanhukkaan ja turhautumiseen.
Digitaaliset sopimukset voidaan sen sijaan tallentaa pilvipalveluun, jolloin ne ovat helposti valtuutetun henkilöstön saatavilla mistä päin maailmaa tahansa. Sopimuskirjastoon pääsemiseksi tarvitaan vain internet-yhteys ja asianmukaiset valtuudet. Lisäksi digitaaliset sopimukset voidaan indeksoida ja merkitä tietyillä avainsanoilla, mikä helpottaa oikean asiakirjan nopeaa löytämistä. Tämä tarkoittaa, että HR-tiimisi voi käyttää ja hallita sopimuksia kannettavilta tietokoneilta tai mobiililaitteilta, mikä on erityisen hyödyllistä etänä työskenteleville tiimeille.
3. Parantunut tarkkuus ja turvallisuus
Digitaaliset sopimukset parantavat tarkkuutta ja turvallisuutta. Perinteisissä sopimuksissa on aina riski inhimillisille virheille. Sopimuksen hukkaaminen tai katoaminen voi johtaa vakaviin seurauksiin, kuten oikeusriitoihin, ajanhukkaan ja yrityksen maineen vahingoittumiseen. Digitaaliset sopimukset poistavat nämä riskit tarjoamalla luotettavan ja turvallisen järjestelmän sopimusten luomiseen, jakamiseen ja tallentamiseen.
Digitaalisissa sopimuksissa käytetään salausta ja turvatoimia sen varmistamiseksi, että niiden sisältämät tiedot ovat turvassa ja luottamuksellisia. Lisäksi digitaalisiin sopimuksiin voidaan liittää hyväksyntätyönkulkuja, joilla varmistetaan, että vain valtuutettu henkilöstö pääsee käsiksi tietoihin ja voi allekirjoittaa asiakirjan. Tämä ominaisuus vähentää luvattoman käytön riskiä ja varmistaa, että sopimuksen allekirjoittavat oikeat henkilöt oikeaan aikaan.
Miten HR:n digitaaliset sopimukset virtaviivaistavat prosesseja
1. Nopeampi työsuhteen aloitus
Uusien työntekijöiden työsuhteen aloitus voi olla pitkä ja työläs prosessi, mutta digitaalisten sopimusten avulla sitä voidaan virtaviivaistaa. Henkilöstöosastot voivat lähettää uusille työntekijöille digitaalisia sopimuksia ennen heidän työsuhteensa aloitusta, jolloin he voivat tarkistaa ja allekirjoittaa sopimukset etänä. Näin uudet työntekijät voivat allekirjoittaa sopimukset ennen ensimmäistä työpäiväänsä, jolloin heidän ei tarvitse käyttää aikaa paperitöiden täyttämiseen ensimmäisenä työpäivänään. Tämä voi myös auttaa lyhentämään uusien työntekijöiden työhönottoon kuluvaa aikaa, mikä voi säästää henkilöstöhallinnon arvokkaita resursseja.
Digitaaliset sopimukset voidaan myös räätälöidä kunkin työntekijän erityistarpeisiin sopiviksi, jolloin varmistetaan, että sopimus sisältää kaikki tarvittavat tiedot ja lausekkeet, jotka on räätälöity työntekijän roolin ja vastuualueiden mukaan. Tämä ominaisuus vähentää virheiden riskiä ja varmistaa, että työntekijä ymmärtää sopimuksensa ehdot.
2. Parempi vaatimustenmukaisuus
Toinen tapa, jolla henkilöstöhallinnon digitaaliset sopimukset voivat tehostaa prosesseja, on vaatimustenmukaisuuden parantaminen. Digitaalisten sopimusten avulla henkilöstöosastot voivat varmistaa, että kaikki sopimukset ovat ajan tasalla ja viimeisimpien säännösten mukaisia. Tämä voi auttaa vähentämään oikeudellisten ongelmien riskiä ja varmistamaan, että organisaatio täyttää oikeudelliset velvoitteensa.
Digitaalisiin sopimuksiin voidaan myös liittää automaattisia muistutuksia sopimusten uusimisesta, jolloin varmistetaan, että henkilöstöhallinnon tiimit ovat aina ajan tasalla uusimmista säädöksistä ja määräajoista. Lisäksi digitaalisia sopimuksia voidaan seurata ja tarkastaa, jolloin saadaan kattava historiatieto kaikista asiakirjaan tehdyistä muutoksista ja niiden tekijöistä. Tämä ominaisuus varmistaa avoimuuden ja vastuullisuuden ja auttaa välttämään oikeudellisia kiistoja.
3. Parempi työntekijäkokemus
Henkilöstöhallinnon digitaaliset sopimukset voivat myös parantaa työntekijäkokemusta. Digitaalisten sopimusten avulla työntekijät voivat allekirjoittaa sopimukset etänä, mikä voi säästää aikaa ja vaivaa. Tämä voi auttaa luomaan myönteisen vaikutelman organisaatiostasi ja parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Lisäksi digitaaliset sopimukset voidaan allekirjoittaa sähköisiä allekirjoituksia käyttäen, jolloin fyysisiä allekirjoituksia ja asiakirjojen tulostamisesta ja skannaamisesta aiheutuvaa vaivaa ei synny. Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia ja niillä on sama oikeudellinen arvo kuin perinteisillä allekirjoituksilla, joten ne ovat luotettava ja turvallinen tapa allekirjoittaa sopimuksia.
The key takeaways
Digitaaliset sopimukset ovat yhä suositumpia yritysmaailmassa, ja siihen on hyvä syy. Ne tarjoavat monia etuja erityisesti henkilöstöosastoille. Digitaaliset sopimukset voivat parantaa tehokkuutta, helpottaa sopimusten löytämistä ja tallentamista, sekä lisätä tarkkuutta ja turvallisuutta. Ne voivat myös virtaviivaistaa HR-prosesseja, kuten työsuhteen aloitusta, oikeudellisten sääntöjen noudattamista ja työntekijäkokemusta.
Yhteenvetona voidaan todeta, että digitaaliset sopimukset henkilöstöhallinnossa ovat välttämättömiä kaikille organisaatioille, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä, parantaa tehokkuutta ja luoda myönteisen työntekijäkokemuksen. Ottamalla käyttöön digitaaliset sopimukset HR-tiimisi voi säästää aikaa ja resursseja, parantaa vaatimustenmukaisuutta sekä lisätä tarkkuutta ja turvallisuutta. Joten mitä enää odotat? Kokeile digitaalisia sopimuksia ilmaiseksi jo tänään.
