Skip to content

Bedriftskultur

Hvorfor er det nødvendig med digitale kontrakter for HR-avdelinger?

I dagens fartsfylte og stadig mer turbulente forretningslandskap må prosessene dine være så raske og effektive som mulig. De tradisjonelle penn-og-papir-kontraktene har blitt erstattet av digitale kontrakter for HR, og det er det en god grunn til. Digitale kontrakter har nemlig mange fordeler for HR-avdelinger. 

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvorfor digitale kontrakter for HR-avdelinger er nødvendige, og hvordan de kan effektivisere HR-prosessene.

Fordelene med digitale kontrakter for HR

1. Forbedret effektivitet

En av de største fordelene ved å bruke digitale kontrakter i HR er den økte effektiviteten de gir. Med digitale kontrakter kan HR-avdelingen opprette, signere og lagre kontrakter i løpet av få minutter, sammenlignet med de dagene eller ukene det kan ta med tradisjonelle kontrakter. Digitale kontrakter eliminerer behovet for utskrift, skanning og utsendelse, noe som kan spare HR-teamet for mye tid og ressurser.

I tillegg kan digitale kontrakter opprettes med forhåndsutfylte data, slik at du slipper å fylle ut kontraktsfeltene manuelt. Denne funksjonen er spesielt nyttig ved fornyelse av kontrakter, der mesteparten av informasjonen er den samme, og bare noen få felter må oppdateres. Ved å utnytte funksjonen for forhåndsutfylte data kan HR-teamene spare tid og fokusere på andre oppgaver som krever mer oppmerksomhet.

Les også: The key benefits of contract labor management§

2. Enkel tilgang og oppbevaring

En annen fordel med digitale kontrakter er at de er lett tilgjengelige og enkle å oppbevare. Med tradisjonelle kontrakter måtte HR-avdelingene lagre dem i arkivskap eller esker, noe som kan ta opp verdifull kontorplass. Dessuten kan det være vanskelig å finne en bestemt kontrakt blant hundrevis av andre, noe som kan føre til bortkastet tid og frustrasjon.

Digitale kontrakter kan derimot lagres i nettskyen, noe som gjør dem lett tilgjengelige for autorisert personell hvor som helst i verden. Alt som trengs, er en internettforbindelse og riktig påloggingsinformasjon for å få tilgang til kontraktsbiblioteket. Digitale kontrakter kan dessuten indekseres og merkes med spesifikke nøkkelord, noe som gjør det enklere å finne frem til riktig dokument med en gang. Det betyr at HR-teamet ditt kan få tilgang til og administrere kontrakter fra bærbare eller mobile enheter, noe som er spesielt nyttig for eksterne team.

3. Forbedret nøyaktighet og sikkerhet

Digitale kontrakter gir økt nøyaktighet og sikkerhet. Med tradisjonelle kontrakter er det alltid en risiko for feil på grunn av menneskelige feil eller feilplassering. Hvis en kontrakt kommer på avveie eller går tapt, kan det få alvorlige konsekvenser, for eksempel i form av rettstvister, bortkastet tid og svekket omdømme. Digitale kontrakter eliminerer denne risikoen ved å tilby et pålitelig og sikkert system for å opprette, dele og lagre kontrakter.

Digitale kontrakter bruker kryptering og sikkerhetstiltak for å sikre at informasjonen i dem er sikker og konfidensiell. I tillegg kan digitale kontrakter konfigureres med arbeidsflyter for godkjenning, slik at bare autorisert personell får tilgang til og kan signere dokumentet. Denne funksjonen reduserer risikoen for uautorisert tilgang og sikrer at kontrakten signeres av de rette personene til rett tid.

Les også: HR Tech: People, technology and digital transformation

Digital contracts for HR - Improved security - Oneflow
Digitale HR-kontrakter øker både sikkerheten og nøyaktigheten.

Hvordan digitale HR-kontrakter effektiviserer prosesser

1. Raskere onboarding

Onboarding av nyansatte kan være en lang og kjedelig prosess, men med digitale kontrakter kan den effektiviseres. HR-avdelingen kan sende kontrakter til nyansatte før de begynner i jobben, slik at de kan gjennomgå og signere kontraktene på avstand. Det betyr at de nyansatte kan signere kontrakten før første arbeidsdag, slik at de slipper å bruke tid på å fylle ut papirer den første dagen. Dette kan også bidra til å redusere tiden det tar å introdusere nye medarbeidere, noe som kan spare HR-teamet for verdifulle ressurser.

Digitale kontrakter kan også tilpasses den enkelte ansattes spesifikke behov, slik at kontrakten inneholder all nødvendig informasjon og klausuler som er skreddersydd for den ansattes rolle og ansvar. Denne funksjonen reduserer risikoen for feil og sikrer at den ansatte forstår vilkårene og betingelsene i kontrakten.

Les også: Hvorfor HR er det hemmelige våpenet ditt for en digital transformasjon

2. Forbedret compliance

En annen måte digitale HR-kontrakter kan effektivisere prosessene på, er ved å forbedre compliance. Med digitale HR-kontrakter kan HR-avdelingen sørge for at alle kontrakter er oppdaterte og i samsvar med gjeldende regelverk. Dette kan bidra til å redusere risikoen for juridiske problemer og sikre at organisasjonen oppfyller sine juridiske forpliktelser.

Digitale HR-kontrakter kan også settes opp med automatiske påminnelser om kontraktsfornyelser, slik at HR-teamene alltid er oppdatert på de nyeste reglene og fristene. Digitale HR-kontrakter kan dessuten spores og revideres, noe som gir en fullstendig oversikt over alle endringer som er gjort i dokumentet, og hvem som har gjort dem. Denne funksjonen sikrer åpenhet og ansvarlighet og bidrar til å unngå juridiske tvister.

3. En bedre medarbeideropplevelse

Digitale HR-kontrakter kan også forbedre medarbeidernes opplevelse. Med Digitale HR-kontrakter kan de ansatte signere kontrakter eksternt, noe som kan spare dem for tid og problemer. Dette kan bidra til å skape et positivt inntrykk av organisasjonen og øke medarbeidertilfredsheten.

Digitale HR-kontrakter kan dessuten signeres med elektroniske signaturer, noe som eliminerer behovet for fysiske signaturer og besværet med å skrive ut og skanne dokumenter. Elektroniske signaturer er juridisk bindende og har samme juridiske verdi som tradisjonelle signaturer, noe som gjør dem til en pålitelig og sikker måte å signere kontrakter på.

Les også: Mennesker. Den viktigste delen av organisasjonen din

Sammendrag

Digitale kontrakter blir stadig mer populære i næringslivet, og det er ikke uten grunn. De gir en rekke fordeler, særlig for HR-avdelinger. Digitale kontrakter kan forbedre effektiviteten, gi enkel tilgang og lagring, og øke nøyaktigheten og sikkerheten. De kan også effektivisere HR-prosesser, inkludert onboarding, compliance og medarbeideropplevelse. Derfor er det viktig at HR-avdelingene tar i bruk digitale kontrakter for å effektivisere prosessene og holde seg i forkant av konkurrentene.

Digitale HR-kontrakter er en nødvendighet for alle organisasjoner som ønsker å være konkurransedyktige, forbedre effektiviteten og skape en positiv medarbeideropplevelse. Ved å ta i bruk digitale kontrakter kan HR-teamet spare tid og ressurser, forbedre etterlevelsen og øke nøyaktigheten og sikkerheten. Så hva venter du på? Det er på tide å gå over til digitale kontrakter i HR.

Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter

Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.

Prev:

Hvordan lykkes man med å forhandle frem en avtale?

Next:

Få bedriften til å vokse med programvare for kontraktshåndtering

Relaterte artikler

Kontrakter

Hva er kontraktsprosessen? Og hvordan fungerer den?

Markedsføring

Hva er de 13 beste ContractPodAi-alternativene?

Kontrakter

Hvorfor halvparten av selskaper ser hvordan AI kan bidra til risiko og compliance management

Kontrakter

Digitale kontrakter revolusjoneres av AI

Kontrakter

Hva er underforstått samtykke?

Elektroniske signaturer

Hvorfor elektroniske signaturer er like gyldige som håndskrevne signaturer

Produkt

Hvor lenge varer en kontrakt uten utløpsdato?

Kontrakter

Forstå forskjellen mellom kontraktens ikrafttredelsesdato og gjennomføringsdato