I dagens snabba och ständigt kritiska affärslandskap måste dina processer vara så snabba och effektiva som möjligt. De traditionella avtalen med papper och penna har ersatts av digitala avtal för HR-avdelningar, och det finns en bra anledning till det. Digitala avtal erbjuder massor av fördelar för HR-avdelningar.
I den här artikeln kommer vi att undersöka varför digitala avtal för HR-avdelningar är nödvändiga och hur de kan effektivisera dina HR-processer.
Vi kommer att gå igenom:
- Förbättrad effektivitet
- Enkel åtkomst och förvaring
- Förbättrad noggrannhet och säkerhet
- Snabbare introduktion
- Förbättrad GDPR-efterlevnad
- En bättre upplevelse för de anställda
Fördelarna med digitala avtal för HR-avdelningar
1. Förbättrad effektivitet
En av de största fördelarna med digitala avtal inom HR är den ökade effektiviteten. Med digitala avtal för HR-avdelningar kan de skapa, underteckna och lagra avtal på några minuter, jämfört med de dagar eller till och med veckor som det kan ta med traditionella avtal. Digitala avtal eliminerar behovet av att skriva ut, skanna och posta, vilket kan spara din HR-grupp en betydande mängd tid och resurser.
Dessutom kan digitala avtal skapas med förfyllda uppgifter, vilket minskar den tid och ansträngning som krävs för att fylla i avtalets fält manuellt. Den här funktionen är särskilt användbar vid förnyelse av avtal, där de flesta uppgifter förblir desamma och endast några få fält behöver uppdateras. Genom att utnyttja funktionen för ifylld data kan HR-team spara tid och fokusera på andra uppgifter som kräver mer uppmärksamhet.
Läs även: The key benefits of contract labor management
2. Enkel åtkomst och förvaring
En annan fördel med digitala avtal är att de är lätta att komma åt och lagra. Med traditionella avtal måste personalavdelningarna förvara dem i arkivskåp eller lådor, vilket kan ta upp värdefullt kontorsutrymme. Dessutom kan det vara en svår uppgift att hitta ett specifikt avtal bland hundratals andra, vilket leder till slöseri med tid och frustration.
Digitala avtal kan däremot lagras i molnet, vilket gör dem lättillgängliga för behörig personal var som helst i världen. Allt som krävs är en internetuppkoppling och rätt autentiseringsuppgifter för att få tillgång till avtalsbiblioteket. Dessutom kan digitala avtal indexeras och märkas med specifika nyckelord, vilket gör det lättare att snabbt hitta rätt dokument. Detta innebär att ditt HR-team kan få tillgång till och hantera avtal från sina bärbara datorer eller mobila enheter, vilket är särskilt användbart för fjärrstyrda team.
3. Förbättrad noggrannhet och säkerhet
Digitala avtal ger ökad noggrannhet och säkerhet. Med traditionella avtal finns det alltid en risk för fel på grund av mänskliga misstag eller felplacering. Om ett avtal placeras fel eller förloras kan det leda till allvarliga konsekvenser, t.ex. rättsliga tvister, slöseri med tid och skada på företagets rykte. Digitala avtal eliminerar dessa risker genom att tillhandahålla ett tillförlitligt och säkert system för att skapa, dela och lagra avtal.
Digitala avtal använder kryptering och säkerhetsåtgärder för att se till att informationen i dem är säker och konfidentiell. Dessutom kan digitala avtal konfigureras med arbetsflöden för godkännande, vilket säkerställer att endast auktoriserad personal kan få tillgång till och underteckna dokumentet. Denna funktion minskar risken för obehörig åtkomst och säkerställer att avtalet undertecknas av rätt personer vid rätt tidpunkt.
Läs även: HR Tech: People, technology and digital transformation
Hur digitala avtal för HR-avdelningar effektiviserar processerna
1. Snabbare onboarding
Onboarding av nya anställda kan vara en lång och tråkig process, men med digitala avtal kan den effektiviseras. HR-avdelningar kan skicka digitala avtal till nya anställda innan de börjar arbeta, så att de kan granska och underteckna avtalet på distans. Detta innebär att nyanställda kan underteckna avtal innan deras första dag, vilket eliminerar behovet av att de behöver ägna tid åt att fylla i pappersarbete på sin första dag. Detta kan också bidra till att minska den tid det tar att onboarda nya anställda, vilket kan spara värdefulla resurser för ditt HR-team.
Digitala avtal kan också anpassas för att passa varje anställds specifika behov, vilket säkerställer att avtalet innehåller all nödvändig information och klausuler som är skräddarsydda för deras roll och ansvarsområden. Denna funktion minskar risken för fel och säkerställer att den anställde förstår villkoren i sitt avtal.
Läs även: Därför är HR ditt hemliga vapen för digital transformation
2. Förbättrad GDPR-efterlevnad
Ett annat sätt som digitala avtal för HR-avdelningar kan effektivisera processerna är att förbättra efterlevnaden. Med digitala avtal kan personalavdelningar se till att alla avtal är uppdaterade och uppfyller de senaste bestämmelserna. Detta kan bidra till att minska risken för juridiska problem och se till att din organisation uppfyller sina juridiska skyldigheter.
Digitala avtal kan också ställas in med automatiska påminnelser för avtalsförnyelser, vilket säkerställer att HR-avdelningar alltid är uppdaterade med de senaste bestämmelserna och tidsfristerna. Dessutom kan digitala avtal spåras och granskas, vilket ger en fullständig historik över alla ändringar som gjorts i dokumentet och vem som gjort dem. Denna funktion säkerställer transparens och ansvarighet och hjälper till att undvika rättsliga tvister.
3. En bättre upplevelse för de anställda
digitala avtal för HR-avdelningar kan också förbättra de anställdas upplevelse. Med digitala avtal kan de anställda underteckna avtal på distans, vilket kan spara tid och besvär. Detta kan bidra till att skapa ett positivt intryck av din organisation och förbättra de anställdas tillfredsställelse.
Dessutom kan digitala avtal undertecknas med hjälp av elektroniska signaturer, vilket eliminerar behovet av fysiska signaturer och besväret med att skriva ut och skanna dokument. Elektroniska signaturer är juridiskt bindande och har samma juridiska värde som traditionella signaturer, vilket gör dem till ett tillförlitligt och säkert sätt att underteckna avtal.
Läs även: Människor. Den viktigaste delen av din organisation
Summering
Digitala avtal blir alltmer populära i affärsvärlden, och det finns en bra anledning till det. De erbjuder en mängd fördelar, särskilt för personalavdelningar. Digitala avtal kan förbättra effektiviteten, ge enkel åtkomst och lagring samt öka noggrannheten och säkerheten. De kan också effektivisera HR-processer, inklusive onboarding, efterlevnad och medarbetarupplevelser. Därför är det viktigt att HR-avdelningar tar till sig digitala avtal för att effektivisera sina processer och ligga steget före konkurrenterna.
Sammanfattningsvis är digitala avtal för HR-avdelningar nödvändiga för alla organisationer som vill förbli konkurrenskraftiga, förbättra effektiviteten och skapa en positiv medarbetarupplevelse. Genom att anamma digitala avtal kan ditt HR-team spara tid och resurser, förbättra efterlevnaden och öka noggrannheten och säkerheten. Så vad väntar du på? Det är dags att byta till digitala avtal inom HR.
