Det er vel og bra å si at programvare for kontraktshåndtering er bra for virksomheten, men hva betyr det egentlig i praksis? Av hensyn til tidsbruken holder vi oss i denne guiden til å svare på det spørsmålet, men vi vil kun ta for oss hva programvaren bør kunne gjøre før den viktige signaturen settes på den stiplede linjen.
1. Utforming av kontrakten
Det kan ta tid å utarbeide kontrakter. Du må opprette den i et dokument, sørge for at all nødvendig informasjon er med, og deretter få den godkjent internt. Det tar tid og koster penger i form av tid og arbeidstimer.
Selv om du har et kopierbart rammeverk du kan bruke, tar det likevel tid å utarbeide kontrakten. Og i den viktige fasen før signering kan det bety at potensielle kunder forsvinner, særlig hvis de blir kontaktet av konkurrentene dine.
Alt dette høres ikke så bra ut, eller hva? Det er her god programvare for kontraktsadministrasjon kommer inn i bildet. Det handler ikke bare om å få en signatur, men også om å administrere hele prosessen og gjøre den så sømløs som mulig.
Og når det gjelder forhåndssignering, begynner det med maler.
Les også: Oneflows funksjon for håndskrevet signatur
2. Bruk av flotte maler for før-signering
En god programvare for kontraktshåndtering bør leveres med gode maler som standard. Maler for alle slags kontrakter, fra ansettelseskontrakter til etiske retningslinjer og innkjøpsavtaler.
Det eneste du trenger å gjøre, er å velge den du trenger og sette i gang med redigeringen. Men maler i programvare for kontraktsadministrasjon bør ikke være uforanderlige. De utgjør en viktig del av prosessen før signering, så du må kunne legge til egne maler etter hvert som du trenger dem. Dette er spesielt viktig hvis du opererer innenfor en nisje.
Hvis du for eksempel er innkjøpsmegler, kan det være en nisje innen B2B. Du trenger alle slags innkjøpskontrakter, taushetserklæringer og finansielle avtaler. Med god programvare for kontraktsadministrasjon kan du sette opp maler for alle de ulike kontraktstypene du trenger.
Med maler kan du gå gjennom selve opprettelsesdelen av prosessen før signering. Alt du trenger å gjøre, er å legge inn informasjon om interessenter, sette opp regler for seksjoner, hvis det er varer eller tjenester involvert, og sette opp en signeringsrekkefølge hvis det er flere interessenter involvert, med bare noen få klikk.
3. Før-signering: Få det godkjent internt – på en smidig måte
Når du utarbeider kontrakter selv, kan det være en hodepine for det juridiske teamet eller salgsteamet. Uansett hvordan godkjenningsprosessen er lagt opp, kan det ta lang tid å utarbeide kontraktene selv, og det kan lett føre til etterslep. Og vi er alle enige om at etterslep ofte fører til tapte inntekter.
En god programvare for kontraktshåndtering kan bidra til å eliminere dette etterslepet. Du kan sende kontrakten internt for en rask sjekk, og deretter sende den direkte til potensielle kunder. Når avtalemalene er standardisert for virksomheten din, kan du til og med eliminere godkjenningsprosessen hvis alt som trengs, er opplysninger om interessentene.
Uansett hvordan godkjenningsprosessen fungerer i dag, kan programvare for kontraktshåndtering gjøre den til en smidig og enkel arbeidsflyt.
4. Integrasjoner for før-signeringsprosessen med ett klikk
Ryggraden i all god programvare for kontraktsadministrasjon er integrasjonene, helst native integrasjoner. Uansett hvilket CRM-system du bruker, enten det er HubSpot, Salesforces eller Pipedrive, må programvaren for kontraktshåndtering kunne integreres sømløst med det.
Med native integrasjoner kan du utarbeide kontrakten og se den i CRM-systemet uten å måtte laste den ned manuelt og deretter laste den opp til CRM-systemet på nytt.
Integrasjoner kan utgjøre en usynlig, men viktig del av arbeidsflyten før signering. Ved å la kontraktene dine gå direkte til CRM-systemet kan du unngå mange ting, blant annet:
- Å måtte flytte dokumenter manuelt
- Tap av dokumenter
- Ved et uhell forårsake datainnbrudd ved å lagre eller oppbevare dokumenter på feil sted.
Kort sagt kan mange av de mulige menneskelige feilene i prosessen unngås helt.
Les også: “Hvis det ikke er i Salesforce, eksisterer det ikke” – Oneflow for Salesforce-oppdatering
5. Gjør før-signeringsprosessen ukomplisert
Vi er alle enige om at før-signering er en viktig del av kontraktsprosessen. Signeringsprosessen er tross alt den første kundeopplevelsen potensielle kunder har med deg. En god programvare for kontraktsadministrasjon kan bidra til å gjøre denne prosessen så god som mulig.
Ved å fjerne mye av det administrative arbeidet i prosessen før signering kan salgsteamet bruke mer tid på å snakke med potensielle kunder, bli bedre kjent med dem og bygge en enda bedre relasjon basert på deres forretningsbehov.
Men det kan også påvirke sluttresultatet. For å si det enkelt: Hvis salgsteamet får frigjort mer tid til administrasjon, får de mer tid til å selge.
Sammendrag
En god programvare for kontrakthåndtering kan hjelpe deg gjennom hele prosessen før signering. Den bør hjelpe deg med alt fra utarbeidelse til godkjenning og integrering. Den bør også inneholde en rekke ferdige maler som hjelper deg med å komme i gang fra dag én.
Men det er ikke alt. Gode før-signeringsfunksjoner bør fjerne mange av de administrative oppgavene som salgsteamet ditt står overfor. Dermed får de mer tid til å bygge relasjoner med potensielle kunder og kunder, og ikke minst til å selge mer.
Når det gjelder før-signering, er riktig programvare for kontraktsadmin bra for bedriften.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
