Het is allemaal goed en wel om te zeggen dat software voor contractmanagement geweldig is voor bedrijven, maar wat betekent dat eigenlijk in de praktijk? Omwille van de tijd houden we het antwoord op die vraag in deze gids beperkt tot wat het zou moeten kunnen doen voordat die zo belangrijke handtekening op de stippellijn wordt gezet.
We behandelen:
- Je contract opstellen
- Gebruik maken van geweldige templates voor ondertekening
- Intern laten goedkeuren – en soepel
- Integraties voor vooraf ondertekenen met één muisklik
- Het proces van vooraf ondertekenen ongecompliceerd maken
1. Je contract opstellen
Het opstellen van contracten kan veel tijd kosten. Je moet het in een document zetten, ervoor zorgen dat alle benodigde informatie erin staat en het dan intern laten ondertekenen. Dat kost tijd en geld in termen van tijd en gewerkte uren.
Zelfs als je kopieerbare kaders hebt die je kunt gebruiken, kost het nog steeds tijd om je contract op te stellen. En in die zo belangrijke fase voorafgaand aan de ondertekening kan het betekenen dat je prospect wegglipt, vooral als hij wordt benaderd door je concurrenten.
Dat klinkt allemaal niet geweldig, nietwaar? Nou, dat is waar goede software voor contractbeheer om de hoek komt kijken. Het gaat er niet alleen om die handtekening te krijgen, het gaat er ook om het hele proces te beheren en zo naadloos mogelijk te laten verlopen.
En als het gaat om vooraf ondertekenen, begint dat met sjablonen.
Lees ook: Top 9 voordelen van digitale contracten
2. Gebruik maken van geweldige templates voor het ondertekenen
Goede software voor contractbeheer moet standaard worden geleverd met kant-en-klare sjablonen. Sjablonen voor allerlei soorten contracten, van arbeidscontracten tot gedragscodes en inkoopovereenkomsten.
Je hoeft alleen maar te kiezen wat je nodig hebt en dan aan de slag. Maar sjablonen in contractbeheersoftware moeten niet onveranderlijk zijn. Ze vormen een belangrijk onderdeel van het pre-sign proces, dus je moet je eigen sjablonen kunnen toevoegen als en wanneer je ze nodig hebt. Dit is vooral belangrijk als je binnen een niche opereert.
Als je bijvoorbeeld een inkoopmakelaar bent, dan kan dat een B2B niche zijn. Je hebt allerlei soorten inkoopcontracten, NDA’s en financiële overeenkomsten nodig. Met goede software voor contractbeheer kun je sjablonen maken voor alle verschillende soorten contracten die je nodig hebt.
Met sjablonen kun je het creatiegedeelte van het pre-tekenproces doorlopen. Je hoeft alleen maar de gegevens van de belanghebbenden in te voeren, de sectieregels in te stellen als het om goederen of diensten gaat en een ondertekeningsvolgorde in te stellen als er meerdere belanghebbenden bij betrokken zijn.
3. Vooraf ondertekenen: Laat het intern goedkeuren – en soepel
Als je zelf contracten opstelt, kan dat veel hoofdpijn opleveren voor je juridische team of je senior salesteam. Hoe je goedkeuringsproces ook is opgezet, als je je contracten zelf opstelt, kan het lang duren en gemakkelijk leiden tot achterstanden. En we zijn het er allemaal over eens dat achterstanden vaak leiden tot inkomstenverlies.
Goede software voor contractbeheer kan die achterstand wegwerken. Je kunt het contract intern opsturen voor een snelle controle en het dan meteen doorsturen naar je prospect. Als je sjablonen eenmaal gestandaardiseerd zijn voor je bedrijf, kun je misschien zelfs het goedkeuringsproces elimineren als je alleen de gegevens van je belanghebbenden nodig hebt.
Hoe je goedkeuringsproces op dit moment ook werkt, software voor contractbeheer kan er een soepele, eenvoudige workflow van maken.
4. Voordat je tekent: Integraties voor een pre-sign proces met één klik
De ruggengraat van alle goede contractbeheersoftware zijn integraties, idealiter native integraties. Welk CRM je ook gebruikt, of het nu HubSpot, Salesforces of Pipedrive is, je contractbeheersoftware moet er naadloos mee integreren.
Met native integraties kun je je contract opstellen en in je CRM zien, zonder dat je het handmatig hoeft te downloaden en vervolgens weer hoeft te uploaden naar je CRM.
Integraties kunnen een onzichtbaar, maar essentieel onderdeel vormen van je pre-sign workflow. Door je contracten rechtstreeks naar je CRM te sturen, kun je veel dingen vermijden, zoals:
- Documenten handmatig moeten verplaatsen
- Documenten kwijtraken
- Per ongeluk datalekken veroorzaken door documenten op de verkeerde plaats op te slaan of te bewaren
Kortom, veel van de mogelijke menselijke fouten in het proces kunnen helemaal worden vermeden.
Lees ook:
5. Maak het pre-teken proces ongecompliceerd
We zijn het er allemaal over eens dat voorondertekening een essentieel onderdeel is van het contractproces. Per slot van rekening is dat ondertekeningsproces de eerste klantervaring die je prospect met je heeft. Goede software voor contractbeheer kan helpen om dat proces zo goed mogelijk te maken.
Door veel van het administratieve werk dat komt kijken bij het proces voorafgaand aan het ondertekenen weg te nemen, kan je verkoopteam ook meer tijd besteden aan het praten met hun prospects, hen beter leren kennen en een nog betere relatie opbouwen op basis van hun zakelijke behoeften.
Maar het kan ook invloed hebben op het resultaat. Simpel gezegd: als je verkoopteam meer tijd overhoudt voor administratieve taken, hebben ze meer tijd om te verkopen.
De belangrijkste conclusies
Goede software voor contractmanagement kan je helpen tijdens het hele proces voorafgaand aan het ondertekenen. Het moet je helpen bij het opstellen, het goedgekeurd krijgen en de integraties. Het moet ook worden geleverd met een hele reeks kant-en-klare sjablonen waarmee je vanaf de eerste dag aan de slag kunt.
Maar dat is nog niet alles. Goede functies voor vooraf ondertekenen moeten veel administratieve taken van je verkoopteam wegnemen. Hierdoor hebben ze meer tijd om te bouwen aan hun relaties met hun prospects en klanten en, wat cruciaal is, om meer te verkopen.
Als het gaat om vooraf ondertekenen, is de juiste software voor contractbeheer goed voor het bedrijf.
