Está muy bien decir que el software de gestión de contratos es estupendo para las empresas, pero ¿qué significa eso en la práctica? En aras del tiempo, en esta guía mantendremos la respuesta a esa pregunta relacionada únicamente con lo que debería ser capaz de hacer antes de que se firme sobre la línea de puntos.
Cubriremos:
- Redactar tu contrato
- Utilizar grandes plantillas pre-firma
- Consigue que se apruebe internamente, y sin problemas
- Integraciones para un proceso de prefirma con un solo clic
- Haz que el proceso previo a la firma no sea complicado
1. Redactar tu contrato
Redactar contratos puede llevar tiempo. Tienes que crearlo en un documento, asegurarte de que contiene toda la información necesaria y, a continuación, firmarlo internamente. Eso lleva tiempo y cuesta dinero en términos de tiempo y horas trabajadas.
Aunque dispongas de marcos copiables que puedas utilizar, redactar tu contrato sigue llevando tiempo. Y, en esa importantísima fase previa a la firma, podría significar que tu cliente potencial se te escapara, sobre todo si está siendo captado por tus competidores.
Todo eso no suena muy bien, ¿verdad? Pues ahí es donde entra en juego un buen software de gestión de contratos. No se trata sólo de conseguir esa firma, sino también de gestionar todo el proceso y hacerlo lo más fluido posible.
Y, cuando se trata de pre-firmar, eso empieza con las plantillas.
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2. Utilizar grandes plantillas pre-firma
Un buen software de gestión de contratos debe incluir de serie plantillas listas para usar. Plantillas para todo tipo de contratos, desde contratos de trabajo a códigos de conducta o acuerdos de contratación.
Lo único que tienes que hacer es elegir la que necesites y ponerte a editar. Pero las plantillas del software de gestión de contratos no deben ser inmutables. Constituyen una parte fundamental del proceso previo a la firma, así que tienes que poder añadir las tuyas propias cuando las necesites. Esto es especialmente importante si operas dentro de un nicho.
Por ejemplo, si eres corredor de compras, puede ser un nicho B2B. Necesitarás todo tipo de contratos de aprovisionamiento, acuerdos de confidencialidad y acuerdos financieros. Con un buen software de gestión de contratos, puedes crear plantillas para todos los tipos de contratos que puedas necesitar.
Con las plantillas, puedes pasar por la parte de creación del proceso previo a la firma. Todo lo que tienes que hacer es introducir los datos de las partes interesadas, establecer normas de sección, si se trata de bienes o servicios, y establecer una orden de firma si hay varias partes interesadas en unos pocos clics.
3. Firma previa: Consigue que se apruebe internamente, y sin problemas
Cuando redactas los contratos tú mismo, puede ser un quebradero de cabeza para tu equipo jurídico o tu equipo de ventas senior. Independientemente de cómo esté configurado tu proceso de aprobación, si estás redactando tus contratos tú mismo, puede ser largo y provocar fácilmente retrasos. Y todos estamos de acuerdo en que los retrasos suelen provocar pérdidas de ingresos.
Un buen software de gestión de contratos puede ayudar a eliminar ese retraso. Puedes enviar el contrato internamente para una comprobación rápida, y luego enviarlo directamente a tu cliente potencial. Una vez que tus plantillas estén estandarizadas para tu empresa, podrás incluso eliminar el proceso de aprobación si todo lo que se necesita son los datos de las partes interesadas.
Sea como sea tu proceso de aprobación actual, el software de gestión de contratos puede convertirlo en un flujo de trabajo fácil y fluido.
4. Integraciones para un proceso de prefirma con un solo clic
La columna vertebral de todo buen software de gestión de contratos son sus integraciones, idealmente integraciones nativas. Sea cual sea el CRM que utilices, HubSpot, Salesforces o Pipedrive, tu software de gestión de contratos debe integrarse perfectamente con él.
Las integraciones nativas te permiten redactar tu contrato y verlo en tu CRM, sin tener que descargarlo manualmente y volver a subirlo a tu CRM.
Las integraciones pueden formar una parte invisible, pero vital, de tu flujo de trabajo previo a la firma. Si tus contratos van directamente a tu CRM, se pueden evitar muchas cosas, entre ellas:
- Tener que mover manualmente los documentos
- Pérdida de documentos
- Provocar accidentalmente violaciones de datos guardando o almacenando documentos en el lugar equivocado
En resumen, se puede evitar por completo gran parte del posible error humano en el proceso.
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5. Haz que el proceso previo a la firma no sea complicado
Todos estamos de acuerdo en que la pre-firma es una parte vital del proceso contractual. Al fin y al cabo, ese proceso de firma es la primera experiencia que tu cliente potencial tendrá contigo. Un buen software de gestión de contratos puede ayudar a que ese proceso sea el mejor posible.
Al eliminar gran parte del trabajo administrativo que conlleva el proceso previo a la firma, también permite a tu equipo de ventas dedicar más tiempo a hablar con sus clientes potenciales, conocerlos mejor y establecer una relación aún más estrecha en torno a sus necesidades empresariales.
Pero también puede repercutir en la cuenta de resultados. En pocas palabras: si tu equipo de ventas tiene más tiempo libre de tareas administrativas, tendrá más tiempo para vender.
Los puntos clave
Un buen software de gestión de contratos puede ayudarte durante todo el proceso previo a la firma. Debe cubrirte las espaldas desde la redacción, pasando por la aprobación, hasta las integraciones. También debe incluir un montón de plantillas listas para usar que te ayuden a empezar desde el primer día.
Pero eso no es todo. Las grandes funciones de pre-firma deberían eliminar muchas de las tareas administrativas a las que se enfrenta tu equipo de ventas. Esto les deja más tiempo para desarrollar sus relaciones con clientes potenciales y, lo que es más importante, para vender más.
Cuando se trata de prefirmar, el software de gestión de contratos adecuado es bueno para el negocio.
