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Verträge

Bevor Sie unterschreiben: Was sollte eine gute Vertragsmanagement-Software eigentlich vor der Unterzeichnung tun?

pre-sign and contract management software

Es ist schön und gut zu sagen, dass Vertragsmanagement-Software gut für das Geschäft ist, aber was bedeutet das eigentlich in der Praxis? Aus Zeitgründen beschränken wir uns bei der Beantwortung dieser Frage darauf, was die Software können sollte, bevor die wichtige Unterschrift auf der gepunkteten Linie geleistet wird.

Wir werden das Thema behandeln:

  1. Ausarbeitung Ihres Vertrags
  2. Verwendung von großartigen Vorlagen vor der Unterzeichnung
  3. Interne Genehmigung – und zwar reibungslos
  4. Integrationen für einen Ein-Klick-Vorunterzeichnungsprozess
  5. Machen Sie den Prozess der Vorabunterzeichnung unkompliziert

1. Ausarbeitung Ihres Vertrags

Das Aufsetzen von Verträgen kann Zeit kosten. Sie müssen ihn in einem Dokument erstellen, sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind, und ihn dann intern abzeichnen lassen. Das braucht Zeit und kostet Geld in Form von Zeit und Arbeitsstunden.

Selbst wenn Sie über kopierfähige Vorlagen verfügen, kostet es Zeit, den Vertrag zu erstellen. Und in der so wichtigen Phase vor der Unterzeichnung könnte dies bedeuten, dass Ihr Interessent Ihnen entwischt, insbesondere wenn er von Ihren Konkurrenten umworben wird.

Das klingt alles nicht gerade toll, oder? Genau hier kommt eine gute Vertragsmanagement-Software ins Spiel. Es geht nicht nur darum, die Unterschrift zu bekommen, sondern auch darum, den gesamten Prozess zu verwalten und ihn so nahtlos wie möglich zu gestalten.

Und wenn es um die Unterschriftsvorbereitung geht, fängt das mit Vorlagen an.

Lesen Sie auch: Oneflow’s handschriftliche Unterschriftsfunktion

pre-sign bubble

2. Verwendung von großartigen Vorlagen vor der Unterzeichnung

Eine gute Software für das Vertragsmanagement sollte standardmäßig über einsatzbereite Vorlagen verfügen. Vorlagen für alle Arten von Verträgen, von Arbeitsverträgen über Verhaltenskodizes bis hin zu Beschaffungsvereinbarungen.

Sie müssen nur die Vorlage auswählen, die Sie benötigen, und dann mit der Bearbeitung beginnen. Aber Vorlagen in Vertragsmanagement-Software sollten nicht unveränderlich sein. Sie sind ein wichtiger Bestandteil des Vorvertragsprozesses, daher müssen Sie in der Lage sein, bei Bedarf eigene Vorlagen hinzuzufügen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in einer Nische tätig sind.

Wenn Sie zum Beispiel ein Beschaffungsmakler sind, dann kann das eine B2B-Nische sein. Sie werden alle Arten von Beschaffungsverträgen, NDAs und Finanzvereinbarungen benötigen. Mit einer guten Vertragsverwaltungssoftware können Sie Vorlagen für all die verschiedenen Arten von Verträgen einrichten, die Sie benötigen.

Mit den Vorlagen können Sie den Erstellungsprozess der Vorabunterzeichnung durchlaufen. Sie müssen lediglich die Details der Beteiligten eingeben, Regeln für die Abschnitte festlegen, wenn es um Waren oder Dienstleistungen geht, und eine Unterzeichnungsreihenfolge einrichten, wenn mehrere Beteiligte beteiligt sind – und das alles mit nur wenigen Klicks.

pre-sign - contract templates - Oneflow

3. Vorab unterzeichnen: Lassen Sie es intern genehmigen – und zwar reibungslos

Wenn Sie Ihre Verträge selbst aufsetzen, kann das Ihrem Rechtsteam oder Ihrem leitenden Vertriebsteam Kopfschmerzen bereiten. Wie auch immer Ihr Genehmigungsverfahren aussieht, wenn Sie Ihre Verträge selbst aufsetzen, kann es langwierig sein und leicht zu Rückständen führen. Und wir sind uns alle einig, dass Rückstände oft zu Umsatzeinbußen führen.

Eine gute Vertragsverwaltungssoftware kann dazu beitragen, diesen Rückstand zu beseitigen. Sie können den Vertrag intern für eine schnelle Prüfung versenden und ihn dann direkt an Ihren Kunden weiterleiten. Sobald Ihre Vorlagen für Ihr Unternehmen standardisiert sind, können Sie vielleicht sogar den Genehmigungsprozess eliminieren, wenn Sie nur noch die Details Ihrer Interessenvertreter benötigen.

Wie auch immer Ihr Genehmigungsverfahren im Moment funktioniert, Vertragsmanagement-Software kann es in einen reibungslosen, einfachen Arbeitsablauf verwandeln.

4. Integrationen für einen Ein-Klick-Vorunterzeichnungsprozess

Das Rückgrat jeder guten Vertragsmanagement-Software sind ihre Integrationen, idealerweise native Integrationen. Welches CRM Sie auch immer verwenden, ob HubSpot, Salesforces oder Pipedrive, Ihre Vertragsmanagement-Software muss sich nahtlos in dieses integrieren lassen.

Native Integrationen ermöglichen es Ihnen, Ihren Vertrag zu entwerfen und ihn in Ihrem CRM zu sehen, ohne ihn manuell herunterladen und wieder in Ihr CRM hochladen zu müssen.

Integrationen können ein unsichtbarer, aber wichtiger Teil Ihres Arbeitsablaufs vor der Unterzeichnung sein. Wenn Ihre Verträge direkt an Ihr CRM weitergeleitet werden, können viele Dinge vermieden werden, z. B.:

  • Dokumente manuell verschieben zu müssen
  • Verlust von Dokumenten
  • Versehentliches Verursachen von Datenverletzungen durch Speichern oder Ablegen von Dokumenten am falschen Ort

Kurz gesagt, ein Großteil der möglichen menschlichen Fehler in diesem Prozess kann vollständig vermieden werden.

Lesen Sie auch: “Wenn es nicht in Salesforce ist, existiert es nicht” – Oneflow für Salesforce Update

pre-sign - integrations - Oneflow

5. Machen Sie den Prozess der Vorabunterzeichnung unkompliziert

Wir sind uns alle einig, dass die Unterschriftsvorbereitung ein wichtiger Teil des Vertragsprozesses ist. Schließlich ist der Unterzeichnungsprozess die erste Erfahrung, die Ihr potenzieller Kunde mit Ihnen machen wird. Eine gute Vertragsverwaltungssoftware kann dazu beitragen, diesen Prozess so gut wie möglich zu gestalten.

Durch den Wegfall eines Großteils der administrativen Arbeit, die mit dem Prozess vor der Unterzeichnung verbunden ist, kann Ihr Vertriebsteam mehr Zeit für Gespräche mit potenziellen Kunden aufwenden, sie besser kennenlernen und eine noch engere Beziehung zu ihnen aufbauen, die auf ihren geschäftlichen Anforderungen basiert.

Aber es kann auch Auswirkungen auf das Endergebnis haben. Einfach ausgedrückt: Wenn Ihr Vertriebsteam mehr Zeit für die Verwaltung hat, hat es auch mehr Zeit für den Verkauf.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Eine gute Vertragsverwaltungssoftware kann Sie während des gesamten Prozesses vor der Unterzeichnung unterstützen. Sie sollte Ihnen vom Entwurf über die Genehmigung bis hin zur Integration den Rücken freihalten. Außerdem sollte sie eine ganze Reihe fertiger Vorlagen enthalten, die Ihnen helfen, vom ersten Tag an loszulegen.

Aber das ist noch nicht alles. Gute Pre-Signing-Funktionen sollten Ihrem Vertriebsteam einen Großteil der Verwaltungsaufgaben abnehmen. So haben sie mehr Zeit, die Beziehungen zu ihren Interessenten und Kunden auszubauen und – ganz wichtig – mehr zu verkaufen.

Wenn es um die Vorabunterzeichnung geht, ist die richtige Vertragsmanagement-Software gut fürs Geschäft.

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