É muito bonito dizer que o software de gestão de contratos é óptimo para as empresas, mas o que é que isso significa na prática? Por uma questão de tempo, neste guia, vamos manter a resposta a essa pergunta relacionada apenas com o que deve ser capaz de fazer antes de assinar o contrato na linha pontilhada.
Iremos abordar:
- Redigir o seu contrato
- Utilize excelentes modelos de pré-assinatura
- Faça com que seja aprovado internamente – e sem problemas
- Integrações para um processo de pré-assinatura com um clique
- Torne o processo de pré-assinatura simples
1. Redigir o seu contrato
A redação de contratos pode demorar algum tempo. Tem de o criar num documento, certificar-se de que todas as informações necessárias estão lá, e depois assiná-lo internamente. Isso leva tempo e custa dinheiro em termos de tempo e horas trabalhadas.
Mesmo que tenha quadros copiáveis que possa utilizar, a redação do seu contrato continua a demorar algum tempo. E, na importante fase de pré-assinatura, isso pode significar que o seu potencial cliente se esquece, especialmente se estiver a ser procurado pelos seus concorrentes.
Tudo isto não lhe soa muito bem, não é verdade? Bem, é aí que entra um óptimo software de gestão de contratos. Não se trata apenas de obter essa assinatura, trata-se também de gerir todo o processo e torná-lo o mais simples possível.
E, quando se trata de pré-assinatura, isso começa com os modelos.
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2. Utilize excelentes modelos de pré-assinatura
Um bom software de gestão de contratos deve incluir modelos prontos a utilizar. Modelos para todos os tipos de contratos, desde contratos de trabalho, a códigos de conduta, a acordos de aquisição.
Tudo o que tem de fazer é escolher o modelo de que necessita e depois começar a editar. Mas os modelos do software de gestão de contratos não devem ser imutáveis. Constituem uma parte essencial do processo de pré-assinatura, pelo que tem de poder adicionar os seus próprios modelos quando precisar deles. Isto torna-se particularmente importante se estiver a trabalhar num nicho.
Por exemplo, se for um corretor de aquisições, pode ser um espaço B2B de nicho. Vai precisar de todo o tipo de contratos de aquisição, NDA e acordos financeiros. Com um excelente software de gestão de contratos, pode definir modelos para todos os diferentes tipos de contratos de que possa precisar.
Com os modelos, pode passar pela parte de criação do processo de pré-assinatura. Tudo o que tem de fazer é introduzir os dados das partes interessadas, definir regras de secção, se estiverem envolvidos bens ou serviços, e definir uma ordem de assinatura se houver várias partes interessadas envolvidas, em apenas alguns cliques.
3. Assine previamente: Obtenha a sua aprovação internamente – e sem problemas
Quando redige os seus próprios contratos, pode ser uma dor de cabeça para a sua equipa jurídica ou para a sua equipa de vendas sénior. Independentemente da forma como o seu processo de aprovação está configurado, se estiver a redigir os seus contratos por si próprio, pode ser moroso e pode facilmente levar a atrasos. E todos concordamos que os atrasos conduzem frequentemente à perda de receitas.
Um bom software de gestão de contratos pode ajudar a eliminar esse atraso. Pode enviar o contrato internamente para uma verificação rápida e, em seguida, enviá-lo diretamente para o seu potencial cliente. Uma vez que os seus modelos são padronizados para a sua empresa, pode até ser capaz de eliminar o processo de aprovação se tudo o que é necessário são os detalhes dos seus intervenientes.
Independentemente do modo como o seu processo de aprovação funciona atualmente, o software de gestão de contratos pode transformá-lo num fluxo de trabalho simples e fácil.
4. Integrações para um processo de pré-assinatura com um clique
A espinha dorsal de qualquer bom software de gestão de contratos são as suas integrações, idealmente integrações nativas. Seja qual for o CRM que utiliza, seja HubSpot, Salesforces ou Pipedrive, o seu software de gestão de contratos tem de se integrar perfeitamente com ele.
As integrações nativas permitem-lhe redigir o seu contrato e vê-lo no seu CRM, sem ter de o descarregar manualmente e depois voltar a carregá-lo no seu CRM.
As integrações podem constituir uma parte invisível, mas vital, do seu fluxo de trabalho de pré-assinatura. Ao enviar os seus contratos diretamente para o seu CRM, pode evitar muitas coisas, incluindo
- Ter de deslocar documentos manualmente
- Perda de documentos
- Causar acidentalmente violações de dados ao guardar ou armazenar documentos no local errado
Em suma, muitos dos possíveis erros humanos no processo podem ser totalmente evitados.
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5. Torne o processo de pré-assinatura simples
Todos concordamos que a pré-assinatura é uma parte vital do processo contratual. Afinal de contas, esse processo de assinatura é a primeira experiência que o seu potencial cliente terá consigo. Um bom software de gestão de contratos pode ajudar a tornar esse processo o melhor possível.
Ao eliminar grande parte do trabalho administrativo envolvido no processo de pré-assinatura, também permite que a sua equipa de vendas passe mais tempo a falar com os seus potenciais clientes, conhecendo-os melhor e construindo ainda mais uma relação baseada nas suas necessidades comerciais.
Mas também pode ter impacto no resultado final. Simplificando: se a sua equipa de vendas tiver mais tempo livre da administração, terá mais tempo para vender.
As principais conclusões
Um bom software de gestão de contratos pode ajudá-lo durante todo o processo de pré-assinatura. Deve apoiá-lo desde a redação, passando pela aprovação, até às integrações. Também deve vir com uma série de modelos prontos a usar que o ajudarão a começar logo no primeiro dia.
Mas isso não é tudo. As excelentes funcionalidades de pré-assinatura devem eliminar muitas das tarefas administrativas que a sua equipa de vendas enfrenta. Isto dá-lhe mais tempo para desenvolver as relações com os seus potenciais e actuais clientes e, sobretudo, para vender mais.
Quando se trata de pré-assinatura, o software de gestão de contratos correto é bom para o negócio.
