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O que são contratos digitais?

e-signature software for small businesses - Signed

Deixe de usar papéis impressos, assinaturas manuscritas e arquivos físicos e passe a usar contratos verdadeiramente digitais, seguros e orientados por dados – dando-lhe a liberdade de se concentrar no que mais importa.

O que são contratos digitais?

Os contratos digitais, também conhecidos como contratos electrónicos ou e-contratos, são acordos que se formam e executam utilizando métodos digitais. Em vez de lidar com pilhas de papelada, estes contratos são criados, armazenados e geridos através de meios electrónicos, como e-mails, plataformas online ou assinaturas digitais. A vantagem dos contratos digitais é que facilitam a vida a todas as pessoas envolvidas. É possível criar, assinar e armazenar contratos online sem o incómodo de imprimir, digitalizar ou enviar documentos por correio. Tudo é feito electronicamente, o que poupa tempo e dinheiro. Além disso, os contratos digitais incluem medidas de segurança adicionais, como a encriptação e a autenticação, o que os torna uma opção mais segura. Assim, quer se trate de uma empresa ou de um particular, os contratos digitais ajudam-no a simplificar os seus processos e a efectuar transacções online com facilidade.

O que é a contratação digital?

A contratação digital é o processo de criação, execução e gestão destes contratos num ambiente digital. O mundo da contratação digital dispõe de uma vasta gama de software para ajudar a automatizar e melhorar vários componentes deste ciclo de vida do contrato, mas existem geralmente dois tipos de software de contratação digital.

Os dois tipos de contratos digitais

Existem basicamente duas escolas na gestão de contratos digitais. Uma assenta na adição de assinaturas a PDFs estáticos e a outra baseia-se em HTML, tornando o processo de contrato baseado no browser, dinâmico e interativo. Por outras palavras, em vez de assinar uma imagem estática de um documento, os contratos digitais permitem-lhe criar o contrato arrastando e largando texto num documento colaborativo, editar o contrato depois de este ter sido enviado, incluir vídeos, anexos e campos de produtos reactivos para a sua contraparte preencher.

Os contratos em HTML também permitem extrair os metadados de todos os seus contratos. Em contrapartida, ao assinar em PDF, as informações do contrato não podem ser extraídas e têm de ser documentadas manualmente. Por outras palavras, pode recolher informações e compreender o valor da transacção, os produtos vendidos e as partes envolvidas em todos os seus contratos sem necessitar de um CRM ou de uma solução manual adicional.

Cinco razões pelas quais as equipas adoram os contratos digitais

  1. Controlo personalizável

Os contratos exigem frequentemente uma elevada segurança ou sensibilidade, razão pela qual algumas soluções de contratos digitais, como a Oneflow, têm permissões de utilizador personalizáveis e assinatura BankID para garantir que os contratos nunca vão parar às mãos erradas. A Oneflow também permite bloquear blocos de texto nos modelos de contrato para que, se um utilizador estiver a enviar um contrato criado por outra pessoa da sua equipa, só possa editar os campos negociáveis.

  1. Integrações perfeitas

Os contratos podem, muitas vezes, ser uma distração complicada de outros fluxos de trabalho, razão pela qual encontrar uma solução de contrato digital que se integre com o seu outro software mais utilizado é uma medida essencial para poupar tempo. Estas integrações podem muitas vezes preencher automaticamente os dados do seu software no contrato, o que aumenta a consistência dos dados e reduz o erro humano na criação manual de contratos. Se quiser ir mais longe, alguns softwares permitem a ligação a aplicações avançadas como o Zapier ou o Microsoft Power Automate para automatizar fluxos de trabalho, como a criação automática de um contrato quando ocorre uma acção específica nas suas outras aplicações.

  1. Organizado

Com um software de contratos digitais como a Oneflow, as empresas podem criar espaços de trabalho dedicados com modelos, painéis de controlo e arquivos específicos para diferentes equipas ou departamentos. A organização entra ainda mais em jogo após a assinatura, onde pode navegar facilmente por todos os seus contratos utilizando pastas, etiquetas, ligações de contratos, pesquisa global e lembretes internos.

  1. Não há recolha ou reenvio

A diferença entre o envio de PDFs estáticos e de contratos dinâmicos é que pode editá-los mesmo depois de terem sido enviados. Pode negociar em tempo real com comentários e, em seguida, adicionar uma funcionalidade de assinar mais tarde quando estiver de acordo com a sua contraparte – tudo isto sem ter de voltar a carregar um contrato sempre que algo for alterado.

  1. Rastreio e dados

Com um software como a Oneflow, também pode acompanhar o envolvimento e o estado dos seus contratos, por exemplo, se a sua contraparte abrir, comentar ou preencher um campo de formulário. Isto permite-lhe reagir e contactar a sua contraparte quando é mais importante. Também pode exportar os metadados totais de todos os seus contratos, para que possa compreender o valor da transacção, os produtos vendidos e as partes envolvidas em todos os seus contratos sem necessitar de um CRM ou de uma solução adicional.

Oneflow b2b sales contract on phone – benefits of e-procurement blog

O que é que pode utilizar para assinar contratos digitais?

Qualquer que seja o tipo de contrato que possa imaginar, pode criá-lo, negociá-lo e assiná-lo utilizando contratos digitais.

Eis alguns exemplos do que pode assinar utilizando contratos digitais:

Contratos de vendas

Fechar o próximo grande negócio? Porque não dar a si próprio mais tempo para flexibilizar as suas capacidades de vendas e conseguir que os seus contratos sejam assinados em horas, ou mesmo minutos, em vez de dias. A melhor parte é que, graças às nossas integrações com sincronizações bidireccionais, nem sequer tem de transportar manualmente os dados.

Documentação para novos contratados

Todos sabemos que há uma tonelada de papelada envolvida cada vez que traz alguém novo para a empresa. Mas quando utiliza contratos digitais, uma grande parte do trabalho administrativo manual desaparece. Utilize várias opções de assinatura, uma excelente função de arquivo e integrações com o seu ATS para garantir que nenhuma informação vital é copiada. Os contratos digitais também têm outra utilidade: podem ajudar os RH a gerir melhor a conformidade interna.

Oneflow b2b sales contract on phone – Employee contract

Alugueres

Quer esteja à procura de um novo escritório ou a precisar de um local para um evento, pode criar e enviar um contrato de arrendamento como um contrato digital. Já não precisa de procurar em armários de arquivo ou em estruturas de pastas complicadas da próxima vez que precisar de verificar uma cláusula. O mesmo se aplica aos contratos com fornecedores.

Estas são apenas três das formas como os contratos digitais podem ajudar a sua empresa a encontrar fluxo.

Como os contratos digitais podem ajudar a sua equipa a prosperar

Equipas jurídicas

Uma salva de palmas para a sua equipa jurídica. Afinal de contas, são eles que se debruçam sobre linhas e linhas de letras pequenas, e também as escrevem. Agora, com os contratos digitais, não podemos eliminar as letras pequenas, mas podemos reduzir enormemente a quantidade de tempo que gasta com elas. Com os modelos, só precisa de criar cada tipo de contrato uma vez e, em seguida, as suas equipas de vendas, RH e marketing podem utilizá-lo, com a certeza de que está em conformidade.

contratos digitais: Equipas de RH

Imagine isto: a sua passagem de empresa em fase de arranque para empresa em expansão. De repente, está a recrutar para dezenas de funções em toda a empresa. Se estiver a utilizar PDFs ou, pior ainda, contratos em papel e tinta, sabe quão rapidamente pode ficar atolado em tarefas administrativas. Com os poderosos contratos digitais da Oneflow, pode seguir todas as etapas do processo diretamente a partir do seu ATS e utilizar plenamente a função de arquivo para armazenar de forma segura todos os seus contratos num único local.

Equipas de vendas

É um vendedor. Quer estar a fazer o que sabe fazer melhor, sem se preocupar com tarefas administrativas aborrecidas. Agora, graças aos contratos digitais, pode reduzir o tempo que demora a assinar até 8 vezes. O resultado? Pode vender mais e aumentar o tão importante ARR.

digital contracts - Oneflow - How digital contracts can help your team thrive

Poupe tempo, deixe a cloud tratar do assunto – contratos digitais

Quer se trate de assinaturas electrónicas ou de contratos digitais, poupa-se muito tempo e trabalho administrativo, independentemente do departamento em que se esteja. Mas pode aumentar essa poupança graças ao armazenamento na cloud. Tal como o seu telemóvel guarda as suas fotografias e vídeos na cloud, a Oneflow guarda os seus contratos num arquivo digital, que pode ser recuperado a qualquer momento com um simples clique. É realmente uma solução tudo-em-um para a sua plataforma.

Compare isso com os contratos em papel. Não só tem de desembolsar quantias potencialmente elevadas para os portes de correio, como também tem de ter um local para os guardar. A sala que todos os escritórios em papel têm, repleta de armários de arquivo que apenas uma ou duas pessoas sabem utilizar. Com a assinatura electrónica e os contratos digitais, essas salas podem tornar-se uma coisa do passado.

Contratos mais inteligentes: assinados, selados e entregues

Todos concordamos que os contratos digitais são uma forma mais inteligente e rápida de trabalhar. Mas e quanto à legalidade de tudo isto?

Os contratos digitais são um direito legal na UE, no EEE e no Reino Unido. No Reino Unido, os contratos digitais podem ser juridicamente vinculativos, desde que cumpram determinados requisitos. Estes requisitos incluem:

  • As partes envolvidas devem ter tido a intenção de criar relações jurídicas.
  • O contrato deve ser suscetível de ser claramente comunicado e compreendido por todas as partes.
  • O contrato deve conter todos os termos e condições necessários.
  • As partes devem ter chegado a acordo sobre os termos do contrato.

Além disso, há certos tipos de contratos que não podem ser executados digitalmente no Reino Unido, como os contratos de venda de terrenos ou de execução de um testamento.

digital contracts - Oneflow

Como é que os contratos digitais o ajudam a fechar negócio mais rapidamente

Quantas vezes já ouviu falar de contratos digitais e de como podem ajudá-lo a aumentar as taxas de sucesso? Então, o que é que pode acelerar o seu negócio e levá-lo ao fecho mais rapidamente? A resposta são os contratos digitais.

Contratos adaptados à mobilidade

Vivemos e respiramos o telemóvel. É o nosso modo de vida no mundo moderno. A assinatura electrónica facilita a realização de negócios a partir do local onde os seus consumidores estão – no telemóvel. Também permite que os representantes respondam rapidamente à medida que o negócio avança – mesmo quando estão em movimento.

Envolver o decisor

No B2B, não está a vender apenas a um único potencial cliente, está a vender a um grupo de pessoas. E qualquer um dos seus potenciais clientes pode facilmente reencaminhar PDFs para a concorrência para obter um preço diferente. Com os contratos digitais, todos os decisores podem ser incluídos no processo e podem ser feitas alterações a um contrato digital em directo.

Uma única versão para todas as partes

Sejamos realistas, todos nós já carregámos no botão enviar demasiado cedo. Quando nos apercebemos do erro, é provável que reenviemos a mensagem de correio eletrónico com o anexo de que nos esquecemos e arranjamos uma desculpa parva. Uma vez que os contratos digitais se encontram na nuvem – e não num documento offline que anexo em mensagens de correio eletrónico – existe apenas uma versão do contrato, pelo que não há mais erros de envio!

Duplique a sua produtividade de vendas

Os representantes podem deixar de perder tempo à procura de contratos em falta, a introduzir ou actualizar manualmente dados nas suas propostas e a mudar de contexto por necessitarem de ferramentas diferentes para criar e gerir propostas. Com um único clique, os contratos digitais podem replicar as propostas com melhor desempenho, aceder a qualquer proposta com um arquivo electrónico e fornecer uma visão geral do progresso e do estado do negócio.

Tomar decisões baseadas em dados

Os gestores de vendas podem fazer melhores juízos de valor compreendendo o desempenho das vendas com base em dados de contratos digitais. Qual é o valor total dos contratos assinados durante o último trimestre? Quais os modelos com a melhor taxa de sucesso? Quanto tempo demora a assinatura de um contrato desde o momento em que foi criado? Estes são os dados que ajudam as organizações de vendas a crescer.

Minimizar os riscos legais

A jurisdição exige duas coisas para provar a aplicabilidade legal de um contrato: primeiro, que a pessoa que assina é quem diz ser e, segundo, que o documento assinado não foi adulterado depois de ter sido assinado. Estes detalhes estão incorporados numa assinatura eletrónica. O documento assinado é também “selado” electronicamente, pelo que qualquer tentativa de adulteração do documento será registada e visível.

Perguntas frequentes sobre contratos digitais

Os contratos digitais são seguros?

Sim, e muito mais seguro do que os contratos em papel! A segurança está no centro de tudo o que fazemos. Aqui na Oneflow, estamos empenhados em manter seguros os seus documentos mais sensíveis e críticos. Saiba mais sobre as funcionalidades de segurança, conformidade e fiabilidade no Centro de Segurança.

Para que é que posso utilizar os contratos digitais?

Os contratos digitais criam um fluxo de trabalho quotidiano mais simples e podem ser utilizados para qualquer tipo de acordo: desde propostas de vendas a contratos de trabalho e NDAs.

Porquê escolher contratos digitais em vez de PDFs?

  • O PDF percorreu um longo caminho desde que foi introduzido em 1993 (há quase 3 décadas!), mas continua a não se adequar ao nosso mundo orientado para os dados, porque o formato em si é um documento completamente estático e “morto”. Muitos “fornecedores de assinaturas electrónicas” acrescentam uma camada de campos de dados a um PDF ou utilizam software de reconhecimento de imagem para o tornar mais útil.
  • Por mais campos de dados que se acrescentem, um PDF nunca será totalmente interativo e reativo. Os contratos digitais são dinâmicos, pesquisáveis e podem ser processados para se integrarem noutros sistemas empresariais.

A Oneflow é segura mesmo para uma empresa?

Sim! Muitos dos utilizadores da Oneflow são utilizadores empresariais com requisitos rigorosos de segurança e conformidade. O nosso produto está preparado para empresas e foi concebido para ser dimensionado com funcionalidades como espaços de trabalho e controlos de acesso que permitem aos nossos utilizadores organizar a Oneflow de acordo com a estrutura da sua organização. Também oferecemos integrações nativas para muitos dos sistemas que já utiliza.

Quantas línguas é que a Oneflow suporta?

Actualmente, suportamos dez línguas: Inglês, sueco, norueguês, dinamarquês, alemão, espanhol, francês, finlandês, holandês e português. A lista está a crescer e, se faltar uma língua, informe-nos!
 

Que IDs electrónicos são suportados pela Oneflow?

Actualmente, suportamos o BankID sueco, norueguês e finlandês, bem como o NemID dinamarquês. A adição de uma camada adicional de assinatura através de eIDs torna o processo mais seguro para os nossos utilizadores.

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