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Assinatura electrónica: As vantagens e como funciona

electronic signatures

O que é uma assinatura electrónica?

Uma assinatura electrónica é uma forma económica e segura de assinar rapidamente documentos electrónicos. As assinaturas electrónicas são juridicamente vinculativas na grande maioria dos países do mundo e podem ter o mesmo peso e efeito jurídico que uma assinatura com tinta ou manuscrita.

As assinaturas electrónicas são geralmente juridicamente vinculativas, mas isso depende do local onde vive. Saiba tudo o que precisa de saber aqui.

As assinaturas electrónicas também podem ser diferentes das assinaturas digitais – se quiser saber mais sobre a diferença entre assinaturas electrónicas e assinaturas digitais, clique aqui.

Os diferentes tipos de assinaturas electrónicas

A Oneflow oferece assinaturas electrónicas simples (SES) e avançadas (AdES). A assinatura electrónica simples apresenta-se sob várias formas, incluindo as seguintes:

Assinatura electrónica normal

Esta é a forma mais comum de assinaturas electrónicas, em que se assina com um clique num botão através de uma ligação privada e encriptada.

Oneflow electronic signatures Standard e-signature
Standard e-signature

SMS ou mensagem de texto

Se optar por assinar com um SMS ou mensagem de texto, o signatário receberá um SMS com um código de 6 dígitos, que utilizará para confirmar a sua identidade ao assinar o contrato.

Oneflow Electronic signature guide sms verification
SMS or text message signing

Assinatura manuscrita

A assinatura manuscrita é também conhecida como “assinatura com tinta húmida” e pode ser conveniente quando se pretende que o signatário assine “no mesmo dispositivo”. Este método permite-lhe desenhar ou escrever a sua assinatura e tem o mesmo efeito jurídico que uma assinatura electrónica normal.


Oneflow electronic signatures Handwritten signature
Handwritten signature

Identificação electrónica

Este método permite-lhe a si e à sua contraparte assinar os seus contratos utilizando a identificação electrónica. Para fornecer eIDs seguros e fiáveis e assinaturas avançadas num vasto leque de países, a Oneflow tem uma parceria com a Signicat, o corrector de eID líder na UE/EEE e um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado.

electronic signatures

As assinaturas electrónicas são seguras?

Aqui, centrar-nos-emos na Europa. Resumindo: sim.

Uma parte essencial do eIDAS é o reconhecimento das assinaturas electrónicas como uma forma válida de assinatura. Isto significa que nenhum tribunal da UE/EEE pode rejeitar uma assinatura electrónica apenas por estar em formato electrónico.

No entanto, nem todas as assinaturas são iguais e o regulamento define três níveis de assinaturas electrónicas: assinatura electrónica “simples”, assinatura electrónica avançada e assinatura electrónica qualificada. Os requisitos de cada nível baseiam-se nos requisitos do nível inferior, de modo a que uma assinatura electrónica qualificada cumpra o maior número de requisitos e uma assinatura electrónica “simples” o menor. Saiba tudo o que precisa de saber aqui.

Se quiser saber mais sobre a legalidade das assinaturas electrónicas, leia a nossa publicação no blogue aqui para obter mais informações.

Quais são as vantagens de utilizar uma assinatura electrónica?

Acelerar o tempo de assinatura

Na negociação de contratos, todo o processo de impressão, assinatura, envio, etc. pode demorar dias, se não semanas. Quando o destinatário recebe os documentos, repete o mesmo processo de impressão do documento, assinatura e envio para si. Este processo de ida e volta é frustrante e moroso. Com um contrato digital, é possível fechar um negócio em minutos utilizando assinaturas electrónicas. Alguns softwares de contratos digitais, como a Oneflow, também permitem editar o contrato depois de este ter sido enviado, para que não seja necessário reescrever e voltar a carregar um contrato sempre que haja uma alteração.

Rever e assinar em qualquer lugar

O mundo moderno adora a ideia de estar sempre em movimento. Facilite à sua contraparte a revisão e assinatura do seu contrato em qualquer lugar. Faça com que o assinem a partir de qualquer dispositivo, do telemóvel, do computador portátil, onde quer que estejam, desde que haja Internet. As assinaturas electrónicas facilitam a assinatura de qualquer pessoa em qualquer lugar.

Mantenha-se seguro e em conformidade

Passe todo o processo de assinatura de contratos de um processo manual para um fluxo de trabalho digital, reduzindo os riscos de erros dispendiosos e as consequências legais. Com algum software de contratos digitais como a Oneflow, pode ter permissões de utilizador personalizáveis, assinatura BankID e lembretes internos para se manter em conformidade e seguro.

Criar e gerir assinaturas electrónicas

A assinatura é apenas uma parte do ciclo de vida do contrato e o que dá à Oneflow um toque especial em relação a outros produtos de assinatura electrónica actualmente existentes no mercado é a sua abrangência em todo o processo, desde a pré-assinatura até à pós-assinatura.

  • Criar contratos utilizando modelos
  • Colaboração em directo antes e depois do envio
  • Armazenamento de contratos num arquivo organizado
  • Definir lembretes internos para períodos de renovação
  • Exportar dados processáveis sobre o conteúdo dos seus contratos

Que departamentos beneficiam com as assinaturas electrónicas?

Vendas

As assinaturas electrónicas simplificam o processo de vendas, eliminando a necessidade de papelada física e de assinatura manual. As equipas de vendas podem enviar contratos, acordos e propostas aos clientes electronicamente, permitindo tempos de resposta mais rápidos. As assinaturas electrónicas melhoram a experiência do cliente, reduzindo os atrasos e simplificando o processo de assinatura, acelerando assim o fecho de negócios e a geração de receitas.

Para mais informações sobre as características específicas de que beneficiam as equipas de vendas, leia aqui.

RH

Os departamentos de RH lidam com inúmeros documentos que requerem assinaturas, como contratos de trabalho, cartas de oferta, formulários de integração e políticas de funcionários. As assinaturas electrónicas simplificam o fluxo de trabalho dos RH, permitindo a assinatura digital de documentos, eliminando a impressão, a digitalização e o armazenamento físico. Isto melhora a eficiência, poupa tempo, reduz os erros e melhora a experiência global de integração dos empregados.

Se quiser saber mais sobre as características específicas de que as equipas de RH mais beneficiam, leia aqui para obter mais informações.

TI e operações

As equipas de TI e de operações tratam frequentemente de contratos, acordos com fornecedores, acordos de nível de serviço e outros documentos operacionais. As assinaturas electrónicas permitem a estes departamentos simplificar os processos através da digitalização da assinatura de documentos. As equipas de TI também podem beneficiar das assinaturas electrónicas ao obterem aprovação para alterações ao sistema, implementação de software ou permissões de acesso. As assinaturas electrónicas reduzem as despesas administrativas, melhoram a conformidade e facilitam a tomada de decisões mais rápidas.

Para obter mais informações sobre as características específicas de que as equipas de TI&Ops mais beneficiam, leia aqui.

Jurídico

Os departamentos jurídicos lidam frequentemente com contratos, acordos de confidencialidade, avisos legais e outros documentos legais que requerem assinaturas. As assinaturas electrónicas oferecem várias vantagens à equipa jurídica, incluindo tempos de execução mais rápidos, maior segurança, melhores registos de auditoria e custos reduzidos associados à impressão, envio e armazenamento. As soluções de assinatura electrónica incluem frequentemente medidas avançadas de autenticação e encriptação, garantindo a integridade e a autenticidade dos documentos assinados.

Finanças

Os departamentos financeiros tratam de vários acordos financeiros, como facturas, ordens de compra, contratos com fornecedores e relatórios de despesas. A implementação de assinaturas electrónicas simplifica os processos financeiros, permitindo a assinatura digital, reduzindo a burocracia e melhorando a eficiência. As assinaturas electrónicas também proporcionam um acesso mais rápido aos documentos financeiros, melhoram a conformidade e oferecem um registo de auditoria para acompanhar as assinaturas e aprovações.

Para ler mais sobre as características específicas de que as equipas financeiras mais beneficiam, clique aqui para mais informações.

Características a ter em conta ao escolher o melhor software de assinatura electrónica

Criação de contratos com base no browser ou em PDF

Escolha um software que lhe permita criar contratos num formato dinâmico baseado no browser, em vez de carregar apenas PDFs estáticos. Esta capacidade irá beneficiá-lo a curto prazo, facilitando a edição e a colaboração em directo, e também o ajudará a longo prazo, permitindo-lhe descarregar os metadados de todos os seus contratos para tomar decisões baseadas em dados.

Capacidade para várias equipas

Ter equipas diferentes a utilizar software de assinatura eletrónica diferente pode resultar num pesadelo jurídico e de auditoria. Certifique-se de que o seu software tem capacidade para satisfazer as necessidades de todas as suas equipas e pode alojar todos os modelos das diferentes equipas com permissões de utilizador, de modo a que os funcionários vejam apenas os contratos que lhes dizem respeito.

Colaboração e edição em direto

Com o trabalho remoto, é mais importante do que nunca poder colaborar com os seus colegas e contrapartes diretamente no software do contrato. Com um serviço como a Oneflow, pode editar em directo com os seus colegas e deixar comentários internos ou externos.

Arquivo de contratos

Armazenar os contratos num software diferente do software de envio acrescenta um ponto de risco adicional. Os funcionários podem esquecer-se de guardar os contratos, guardá-los no local errado ou esquecer-se deles quando tiverem de ser renovados. Escolha um software como a Oneflow que tenha armazenamento automático e pesquisável e lembretes internos para todos os eventos do ciclo de vida do contrato.

Oneflow product tour
Um breve passo a passo da plataforma de gestão de contratos Oneflow

Perguntas frequentes sobre assinatura electrónica

Quais são os níveis de assinaturas electrónicas de acordo com o eIDAS?

Nem todas as assinaturas são criadas da mesma forma e o regulamento define três níveis de assinaturas electrónicas: assinatura electrónica “simples”, assinatura electrónica avançada e assinatura electrónica qualificada. Os requisitos de cada nível baseiam-se nos requisitos do nível inferior, de modo a que uma assinatura electrónica qualificada cumpra o maior número de requisitos e uma assinatura electrónica “simples” o menor. Mais informações aqui.

As assinaturas electrónicas são juridicamente vinculativas no meu país?

Uma das perguntas mais frequentes dos nossos utilizadores é se as assinaturas electrónicas são juridicamente vinculativas nos países em que operam.

Em primeiro lugar, é importante compreender que, embora o regulamento eIDAS estabeleça um quadro para ajudar as empresas a efectuar transacções mais seguras em todos os países do “Mercado Único Europeu” e transfronteiriças na UE/EEE, as legislações locais de cada país variam. Em muitos casos, as legislações locais têm precedência sobre os regulamentos eIDAS e, além disso, as legislações são continuamente actualizadas.

Isto significa que, a menos que consulte um advogado especializado nesta área do direito no país em que opera, tudo o que ler na Internet terá uma declaração de exoneração de responsabilidade “isto não é um aconselhamento jurídico” para evitar litígios.

A Oneflow desenvolve, vende e implementa sistemas de gestão e automatização de contratos digitais. Nós, sendo o fornecedor de uma plataforma de automatização de contratos SaaS, bem como muitos fornecedores de assinaturas electrónicas na indústria, não estamos em qualquer posição credível para aconselhar qualquer pessoa ou qualquer empresa em questões legais.

A única coisa que podemos fazer é informá-lo sobre como a Oneflow funciona, como os diferentes níveis de assinaturas são implementados e em que pressupostos o sistema funciona. Caberá sempre a si, enquanto utilizador, garantir que utiliza o tipo de assinatura adequado ao seu tipo de documento e circunstância.

Que tipos de assinaturas electrónicas oferece a Oneflow?

Os tipos de assinatura eletrónica simples que a Oneflow oferece incluem o seguinte:

  • Assinatura electrónica padrão através da qual assina com um clique num botão através de uma ligação privada e encriptada
  • Assinatura com um SMS ou mensagem de texto;
  • Assinatura com “tinta húmida” ou assinatura manuscrita;
  • Assinatura com identificação electrónica através dos nossos parceiros eID.

Para a assinatura electrónica avançada, a Oneflow conta com parceiros externos, como o BankID sueco e norueguês e a Signicat.

Como é que as assinaturas electrónicas na Oneflow cumprem os níveis de assinatura do regulamento eIDAS?

A Oneflow oferece assinaturas electrónicas de nível simples (Assinatura Electrónica Simples, SES) e avançado (Assinatura Electrónica Avançada, AdES).

O nível simples não tem requisitos para além de “dados em formato electrónico que são anexados ou logicamente associados a outros dados em formato electrónico e que são utilizados pelo signatário para assinar” (artigo 3.º do eIDAS). Todas as nossas assinaturas simples fazem isto e muito mais. Também recolhemos vários pontos de dados para cada assinatura, tornando mesmo o nível simples, em muitos casos, mais seguro do que uma assinatura manuscrita tradicional.

O nível avançado impõe requisitos rigorosos à identificação do signatário e ao seu controlo sobre os meios de assinatura. Na Oneflow, isto é tratado pelos vários eIDs que podem ser utilizados para a assinatura. Também incluímos a assinatura efectiva, tal como nos é fornecida pelo fornecedor de eID, no contrato assinado, para que possa ser posteriormente verificada e validada.

Tal como descrito acima, na secção “Como é que o regulamento eIDAS se aplica à UE/EEE e não só?”, a Oneflow não oferece aconselhamento jurídico e não pode dizer-lhe que tipo de assinatura necessita no seu caso específico (tipo de documento e circunstância).

Quais são as diferenças entre selos electrónicos e assinaturas electrónicas?

O quadro jurídico e a aplicação técnica dos selos são, na maioria dos aspectos, idênticos aos das assinaturas. A principal diferença entre os dois é o facto de as assinaturas implicarem uma intenção legal por parte do signatário, o que não acontece com os selos.

Os três níveis de assinaturas, SES, AdES e QES, existem também para os selos e, de forma algo confusa, têm a mesma designação, nomeadamente Selo Electrónico Simples (SES), Selo Electrónico Avançado (AdES) e Selo Electrónico Qualificado (QES).

Quais são as diferenças entre assinaturas electrónicas e assinaturas digitais?

  • Uma assinatura electrónica é um termo abrangente que se refere a qualquer processo electrónico que signifique a concordância com um documento ou contrato, incluindo clicar num botão “Concordo” ou escrever o seu nome num campo de assinatura.
  • Uma assinatura digital, no entanto, é um tipo específico de assinatura electrónica que utiliza tecnologia de encriptação para verificar a autenticidade do signatário e garantir que o documento não foi alterado desde que foi assinado.
  • Leia mais sobre este assunto aqui!

Quais são os três tipos de assinaturas electrónicas?

Existem diferentes tipos ou níveis de assinaturas electrónicas de acordo com o Regulamento eIDAS: SES (Assinatura Electrónica Simples), AdEs (Assinatura Electrónica Avançada) e QES (Assinatura Electrónica Qualificada).

SES (Assinatura Electrónica Simples)

A definição de assinatura electrónica ao abrigo da legislação sueca e da UE significa que “significa dados em formato electrónico que são anexados ou logicamente associados a outros dados em formato electrónico e que são utilizados pelo signatário para assinar” (artigo 3.º do Regulamento eIDAS).

Uma vez que não existem requisitos de segurança específicos estabelecidos por lei, não é possível determinar o valor jurídico dessa assinatura sem avaliar o método e a segurança aplicados no caso específico.

AdEs (Assinatura Eletrónica Avançada)

Como o nome sugere, é uma forma avançada de assinatura que oferece mais segurança do que uma simples assinatura electrónica. Pode também identificar a pessoa que assinou o documento.

Este tipo de assinatura electrónica permite-lhe detectar se alguém adulterou a assinatura depois de o signatário a ter colocado no documento. Estas assinaturas são protegidas com a ajuda de chaves criptográficas.
De acordo com o Regulamento eIDAS, uma assinatura electrónica avançada significa “uma assinatura electrónica que cumpre os seguintes requisitos:

  1. está exclusivamente ligado ao signatário;
  2. Todas as partes são capazes de identificar o signatário;
  3. deve ser criada utilizando dados de criação de assinaturas electrónicas que o signatário possa, com um elevado nível de confiança, utilizar sob o seu controlo exclusivo. E
  4. está ligado aos dados com ele assinados de forma a que qualquer alteração posterior dos dados seja detectável.

QES (Assinatura Electrónica Qualificada)

O Regulamento eIDAS define assinatura electrónica qualificada como uma assinatura electrónica avançada criada por um dispositivo qualificado de criação de assinaturas electrónicas, que se baseia num certificado qualificado para assinaturas electrónicas”.

Estas assinaturas são assinaturas electrónicas avançadas, mas devem respeitar determinadas normas da UE. (ou seja, com base no chamado certificado qualificado), o que significa que oferecem controlos de protecção adicionais em relação às assinaturas avançadas.

Esta assinatura é criada com a ajuda de um dispositivo especificamente concebido para criar assinaturas electrónicas. Em princípio, um tribunal deve atribuir a estes certificados o mesmo valor jurídico que a uma assinatura manuscrita.

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