Signature électronique : Le guide complet

Beaucoup de choses ont été écrites au sujet des signatures électroniques. Dans cet article, nous aimerions vous présenter un guide simple sur la signature électronique et ce qui les rend juridiquement contraignantes.

Dans le monde moderne, tout a été numérisé avec le temps. Du shopping en ligne à l’automatisation de fonctions commerciales complexes, tout est numérique aujourd’hui, et cela pose également les bases de notre futur. La signature électronique, ou e-signature, fait partie des choses qui sont devenues populaires.

Cependant, puisqu’il semble facile de signer un document en ligne, il n’est pas rare que la valeur juridique des signatures électroniques nous préoccupe.  Est-ce que la signature électronique sur un contrat donne au document une valeur juridique ?

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Tout comme votre signature manuscrite, la signature de documents en ligne est un moyen pour vous de signer des documents. Vous pouvez utiliser un outil de signature électronique qui vous donne la possibilité de signer un document en un clic, ou bien écrire votre signature sur un document numérique à l’aide de la souris. La présence d’une telle signature sur un document peut lui conférer ou non une valeur juridique (plus ou moins forte), selon plusieurs facteurs énumérés plus loin dans le guide.

La valeur juridique des signatures électroniques

Maintenant que vous savez ce que sont les signatures électroniques, vous vous interrogez certainement sur leur valeur juridique. Oui, vous pourriez apposer une signature électronique sur un document, mais cela rend-il le document légal ?

La signature électronique est juridiquement contraignante dans 30 pays européens, aux États-Unis, et dans la vaste majorité des pays du monde. Une signature électronique peut avoir le même poids et la même valeur juridique qu’un document papier traditionnel avec une signature au stylo et à l’encre.

Dans tous les pays où les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes, leur valeur juridique dépend de la preuve de la présence de ces trois éléments :

1. Qui a signé ?

C’est la partie où l’identité du signataire doit être vérifiable. Il existe un certain nombre de méthodes qui peuvent être utilisées pour effectuer une vérification d’identité, telles que la vérification par SMS, e-mail, ou identité électronique. Plus le contrôle d’identité de la méthode est strict, plus cette méthode offre une sécurité élevée.

De plus, de nombreuses informations sur toutes les interactions dans le contrat sont sauvegardées et enregistrées. Souvenez-vous qu’aucune de ces méthodes d’identification n’est sûre à 100 %, même si le numérique est presque toujours préférable à l’alternative analogue !

2. Qu’est-ce qui a été signé ?

La partie suivante qui affecte la valeur juridique d’un document signé est le contenu du document et l’intention des parties. Qu’est-ce qui a été signé ? Est-ce que les parties invitées au contrat avaient l’intention de signer et de s’engager légalement sur le document ?

C’est là où le contenu du contrat et ce que les parties ont déclaré dans la version signée du document ont de l’importance. Si un contrat est modifié avant d’être signé, la nouvelle formulation deviendra la nouvelle offre de contrat. S’il y a plus d’une partie qui est invitée à signer le document, le contrat est alors considéré comme signé uniquement lorsque tout le monde a signé, en se mettant d’accord sur le contenu commun.

3. Le document a-t-il été modifié ou altéré après la signature ?

La partie finale qui détermine la valeur juridique d’un document signé électroniquement est l’intégrité du document après la signature. Cela signifie qu’après que les parties ont signé le document, il doit être conservé intact et ne pas être modifié ou altéré. 

En utilisant une signature électronique basée sur une ICP (infrastructure à clés publiques), le document est « haché » et signé en utilisant une paire de clés de cryptage asymétriques. La valeur de hachage est comme une empreinte du document, et elle est unique. L’intégrité du document est protégée afin que le moindre changement dans le document, par exemple un changement de virgule, de point ou d’espace, crée une valeur de hachage complètement différente, révélant qu’un changement a eu lieu.

`Les conditions requises pour qu’une signature électronique soit juridiquement contraignante.

Comme vous pouvez désormais le constater, toutes les signatures électroniques ne sont pas considérées comme juridiquement contraignantes. Bien évidemment, vous ne pouvez pas juste prendre une photo de votre signature sur un bout de papier, la recadrer et la coller dans vos documents pour l’utiliser afin de rendre les documents « légaux ». Cette méthode ne fournit pas un niveau décent de preuve, puisque quelqu’un d’autre peut facilement la copier-coller de votre document sur un autre.

La valeur juridique d’une signature électronique va dépendre de la capacité à prouver qui l’a apposée, l’identité de la personne, et que les données signées n’ont pas été modifiées après la signature.

La réglementation sur les signatures électroniques. 

Les types de signatures ci-dessus sont décrits plus en détail dans le règlement de l’Union européenne sur l’eIDAS (electronic IDentification Authentication and trust Services). L’eIDAS est un règlement complet qui concerne l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur de l’Union européenne. Aux États-Unis, la loi ESIGN réglemente les signatures électroniques au niveau fédéral.

Oneflow suit les normes et les meilleures pratiques mises en place ou suivant le règlement eIDAS.

Les types de signatures électroniques. 

Il existe différents types ou niveaux de signatures électroniques selon le règlement eIDAS : SES (Simple Electronic Signature), AdEs (Advanced Electronic Signature), et QES (Qualified Electronic Signature).

SES (simple)

Les lois française et européenne définissent la signature électronique comme des « données au format électronique qui sont jointes ou logiquement associées à d’autres données au format électronique et qui sont utilisées par le signataire afin de signer » (règlement eIDAS , article 3). Puisqu’il n’y a pas d’exigences de sécurité spécifiques stipulées par la loi, ce n’est pas possible de déterminer la valeur juridique d’une telle signature sans évaluer la méthode et la sécurité appliquées dans le cas spécifique.

AdES (avancée)

Comme le nom l’indique, il s’agit d’une forme de signature avancée qui offre plus de sécurité qu’une signature électronique simple et qui peut également identifier la personne qui a signé le document. Ce type de signature électronique vous permet de détecter si quelqu’un a altéré la signature après que le signataire l’a apposée sur le document. Ces signatures sont sécurisées à l’aide de clés cryptographiques. Selon le règlement eIDAS, une signature électronique avancée signifie « une signature électronique qui répond aux exigences suivantes :

1. elle est liée de manière unique au signataire ;
2. elle est capable d’identifier le signataire ;
3. elle est créée en utilisant des données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son seul contrôle ; et
4. elle est liée aux données signées avec celle-ci d’une telle manière que toute modification ultérieure dans les données est détectable. »

QES (qualifiée)

La signature électronique qualifiée est une forme avancée de signature numérique qui offre un niveau élevé de sécurité et d’authenticité. Elle repose sur un certificat électronique délivré par un prestataire de services de certification reconnu, ce qui lui confère une légitimité juridique. En d’autres termes, la signature électronique qualifiée est l’équivalent numérique de la signature manuscrite, mais avec des mécanismes technologiques qui garantissent sa validité.

Pour fonctionner, cette signature utilise une paire de clés cryptographiques : une clé privée, gardée secrète par le signataire, et une clé publique, qui est accessible à tous. Lorsqu’un document est signé avec la clé privée, un hash du document est généré et chiffré. Ce processus assure que toute modification ultérieure du document invaliderait la signature. La vérification peut alors se faire grâce à la clé publique, garantissant ainsi que seul le signataire a pu apposer sa signature.

Sécurité autour de la signature électronique

Le Règlement eIDAS définit la signature électronique qualifiée comme « une signature électronique avancée qui est créée par un appareil de création de signature électronique qualifié, et qui est basée sur un certificat qualifié pour les signatures électroniques ».

Ces signatures sont des signatures électroniques avancées, mais elles doivent respecter certaines normes de l’UE (entre autres être basées sur un certificat qualifié), ce qui signifie qu’elles offrent des contrôles de protection supplémentaires par rapport aux équivalents avancés. Vous créez cette signature à l’aide d’un appareil qui est spécialement conçu pour créer des signatures électroniques. Un tribunal doit normalement accorder à ces certificats la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Une fois qu’un contrat dans Oneflow a été signé dans le processus de contrat électronique de Oneflow par tous les signataires, Oneflow apporte des informations supplémentaires sur la sécurité et la validité sur l’ensemble des contrats, après quoi l’ensemble est scellé avec un cachet électronique qualifié.

Comme avec les signatures électroniques, les cachets électroniques ont également différents types en accord avec le règlement eIDAS : simple, avancé et qualifié. Le principe est similaire à celui du niveau de signature électronique : les exigences de chaque niveau du cachet électronique sont basées sur les exigences du niveau en dessous. Un cachet électronique qualifié répond au plus grand nombre d’exigences, et un cachet électronique simple au plus petit nombre.

Le cachet permet d’éviter une modification intentionnelle ou accidentelle du document après que celui-ci a été signé, ce qui veut dire que vos partenaires et vous pouvez être rassurés en sachant que ce que vous avez signé aujourd’hui restera inchangé de façon vérifiable maintenant et dans le futur, et ce, même dans 20 ans.

Le cachet utilisé par Oneflow est appliqué par son partenaire Sovos TrustWeaver.

Comment vérifier l’authenticité d’une signature électronique.

Lorsque vous apposez une signature électronique sur un document, vous voulez être sûr que votre signature est vérifiable indépendamment.

Et si quelqu’un altérait votre document après que vous l’avez signé ?

Et si votre fournisseur de signatures électroniques faisait faillite ? Devez-vous vous fier à votre fournisseur de signatures électroniques pour la vérification ? Vous pouvez alors vous retrouver en bien mauvaise posture.

Voici comment vous pouvez vérifier que vous avez signé le document avec votre signature électronique valide.

1. Utilisez Adobe Reader pour ouvrir le document sur lequel vous avez votre signature électronique.
2. Regardez en haut de la page et voyez si vous pouvez trouver l’une de ces options.

• Option A : Votre document ne comporte pas de signature malgré que les signataires aient été identifiés par votre service de signature électronique.
• Option B : Le document est vérifié avec la signature et les signataires aussi. Cependant, la vérification de signature sera difficile sans votre service de signature électronique.
• Option C : C’est la meilleure option, qui vérifie votre signature comme une signature électronique qualifiée. C’est la forme de signature électronique la plus sécurisée que vous pouvez trouver à ce jour.

Les avantages clés d’utiliser des signatures électroniques 

Cela vous fait gagner du temps

Imaginez un scénario où vous devez négocier un accord avec une entreprise située dans un pays de l’autre côté du monde. Tout le processus pour imprimer l’accord, le signer, le poster, etc. va prendre des jours, si ce n’est pas des semaines. Une fois que le destinataire recevra les documents, il répètera le même processus consistant à imprimer le document, le signer et vous l’envoyer par la poste. Ce processus de va-et-vient est frustrant et chronophage. À l’opposé, vous pouvez conclure une affaire en quelques minutes seulement en utilisant les signatures électroniques.

Cela vous permet de signer en déplacement

Le monde moderne adore l’idée d’être mobile. Du shopping en ligne aux investissements boursiers, vous pouvez tout faire sur un appareil portable, en toute mobilité. C’est pareil avec les signatures électroniques, elles vous permettent de signer où que vous vous trouviez. 

Cela vous fait économiser de l’argent.

Le temps, c’est de l’argent. Et avec les signatures électroniques, vous pouvez en économiser beaucoup. En plus, pensez à tout le papier que vous gâchez pour imprimer les accords. Sans surprise, certains contrats peuvent contenir des dizaines de pages. C’est beaucoup de gâchis de papier et de ressources naturelles. Avec les signatures électroniques, vous pouvez passer entièrement au zéro papier.

Quels sont les services qui bénéficient de la signature électronique ?

Sales (Ventes)

Les signatures électroniques rationalisent le processus de vente en éliminant le besoin de documents physiques et de signatures manuelles. Les équipes de vente peuvent envoyer des contrats, des accords et des propositions aux clients par voie électronique, ce qui permet d’accélérer les délais d’exécution. Les signatures électroniques améliorent l’expérience du client en réduisant les délais et en simplifiant le processus de signature, ce qui accélère la conclusion des contrats et la génération de revenus.

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Ressources Humaines

Les services des ressources humaines traitent de nombreux documents nécessitant des signatures, tels que les contrats de travail, les lettres d’offre, les formulaires d’intégration et les politiques relatives aux employés. Les signatures électroniques simplifient le flux de travail des RH en permettant la signature numérique des documents, éliminant ainsi l’impression, la numérisation et le stockage physique. Cela permet d’améliorer l’efficacité, de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer l’expérience globale d’intégration des employés.

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Informatique et opérations

Les équipes informatiques et opérationnelles gèrent souvent des contrats, des accords avec les fournisseurs, des accords de niveau de service et d’autres documents opérationnels. Les signatures électroniques permettent à ces départements de rationaliser les processus en numérisant la signature des documents. Les équipes informatiques peuvent également bénéficier des signatures électroniques lorsqu’elles doivent obtenir l’autorisation de modifier un système, de déployer un logiciel ou d’obtenir des autorisations d’accès. Les signatures électroniques réduisent les frais administratifs, améliorent la conformité et accélèrent la prise de décision.

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Légal

Les services juridiques gèrent fréquemment des contrats, des accords de confidentialité, des avis juridiques et d’autres documents juridiques nécessitant des signatures. Les signatures électroniques offrent plusieurs avantages à l’équipe juridique, notamment des délais d’exécution plus courts, une sécurité accrue, des pistes d’audit améliorées et une réduction des coûts liés à l’impression, à l’expédition et au stockage. Les solutions de signature électronique comprennent souvent des mesures avancées d’authentification et de cryptage, garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents signés.

Finance

Les services financiers gèrent divers accords financiers, tels que les factures, les bons de commande, les contrats avec les fournisseurs et les notes de frais. La mise en œuvre de la signature électronique simplifie les processus financiers en permettant la signature numérique, en réduisant la paperasserie et en améliorant l’efficacité. Les signatures électroniques permettent également un accès plus rapide aux documents financiers, améliorent la conformité et offrent une piste d’audit pour le suivi des signatures et des approbations.

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Caractéristiques pour choisir le meilleur logiciel de signature électronique

Création de contrats par navigateur ou au format PDF

Choisissez un logiciel qui vous permet de créer des contrats dans un format dynamique basé sur un navigateur, au lieu de télécharger uniquement des PDF statiques. Cette capacité vous sera utile à court terme en facilitant l’édition et la collaboration en direct, et à long terme en vous permettant de télécharger les métadonnées de tous vos contrats afin de prendre des décisions fondées sur des données.

Capacité multi-équipes

Le fait que plusieurs équipes utilisent des fournisseurs de signature électronique différents peut se traduire par un cauchemar juridique et d’audit. Assurez-vous que votre logiciel a la capacité de répondre aux besoins de toutes vos équipes, et qu’il peut héberger tous les modèles de vos différentes équipes avec des permissions d’utilisateur afin que les employés ne voient que les contrats qui les concernent.

Collaboration et édition en direct

Avec le travail à distance, il est plus important que jamais de pouvoir collaborer avec vos collègues et vos contreparties directement dans le logiciel de contrat. Avec un service comme Oneflow, vous pouvez éditer en direct avec vos collègues et laisser des commentaires internes ou externes.

Archivage des contrats

Le stockage de vos contrats dans un logiciel différent de votre logiciel d’envoi ajoute un point de risque supplémentaire. Les employés peuvent oublier de stocker les contrats, les stocker au mauvais endroit ou les oublier lorsqu’ils doivent être renouvelés. Choisissez un logiciel comme Oneflow qui offre un stockage automatique et consultable, ainsi que des rappels internes pour tous les événements du cycle de vie du contrat.