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Signatures électroniques : Les avantages et le fonctionnement

Saviez-vous que le terme « signature électronique » peut désigner un large éventail de méthodes de signature ? Cela va de la simple signature électronique à la signature numérique avancée et juridiquement contraignante.

Dans cet article, nous expliquons ce que signifie chaque type de signature électronique et nous vous aidons à décider lequel utiliser quand. Nous vous présenterons également tous les avantages de la signature électronique, à commencer par une efficacité et une sécurité accrues.

Nous vous montrerons également comment créer vos propres signatures électroniques afin que vous puissiez traiter les documents plus efficacement. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un moyen économique et sûr de faire signer rapidement des documents électroniques.

Si vous vous demandez si une signature électronique est juridiquement contraignante, la bonne nouvelle est qu’elle l’est dans la grande majorité des pays du monde. La bonne nouvelle, c’est qu’elle est en fait juridiquement contraignante dans la grande majorité des pays du monde et qu’elle peut avoir le même poids et le même effet juridique qu’une signature encrée ou manuscrite.

Voir aussi : Signature manuscrite et signature électronique

Signature électronique ou signature numérique – quelle est la différence ?

Vous avez peut-être entendu les termes « signature électronique » et « signature numérique » comme s’ils signifiaient la même chose, mais ils ne sont pas tout à fait identiques.

Une signature électronique peut être une simple image numérisée de votre signature ou même la signature que vous utilisez au bas de vos courriels.

Les signatures numériques sont un type de signature électronique qui utilise une technologie spéciale pour sécuriser les documents et s’assurer qu’ils n’ont pas été modifiés. Il s’agit d’un code sécurisé qui est ajouté à un document, un peu comme une version high-tech de votre signature manuscrite.

Créer et gérer des signatures électroniques avec Oneflow

Si vous avez cherché des signatures électroniques en ligne, vous avez probablement rencontré un certain nombre de solutions différentes. Vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre ces solutions.

Les principales différences entre les outils de signature électronique se situent au niveau de la facilité d’utilisation, du niveau de sécurité, du prix et des autres fonctionnalités qu’ils offrent.

Oneflow est une solution très conviviale et polyvalente qui vous permet de signer des contrats en ligne et de créer différents types de signatures électroniques : de la signature standard à la signature manuscrite en passant par l’eID.

Mais c’est bien plus que cela. Oneflow est un outil complet d’automatisation des contrats qui vous permet de prendre le contrôle de l’ensemble de la gestion du cycle de vie des contrats. Il est livré avec de nombreux modèles pour tous les types de documents, de sorte que vous pouvez créer, signer, suivre et gérer vos documents en un seul endroit.

Ce qui le différencie des autres outils, c’est la possibilité de créer plusieurs types de signature électronique en un seul clic. Vous avez le choix entre

  • Signature électronique standard (SES) : Il s’agit de l’option la plus populaire pour les situations où vous devez signer quelque chose rapidement. Nous vous fournissons un lien crypté qui vous permet de signer en un seul clic.
  • Signature manuscrite : Si vous préférez les signatures à l’encre humide, vous devriez jeter un coup d’œil à la fonction de signature manuscrite de Oneflow. Elle vous permet de dessiner votre signature à la main ou de choisir l’une des nombreuses polices de caractères disponibles. Notre signature manuscrite n’est pas seulement belle, mais plus important encore, elle a la même validité légale qu’une signature électronique standard.
  • Vérification par SMS : Si vous souhaitez vérifier l’identité d’un signataire, nous pouvons lui envoyer un code à 6 chiffres par SMS.
  • Carte d’identité électronique : Si vous avez besoin d’une couche supplémentaire de sécurité et d’identification, vous pouvez opter pour l’eID. Oneflow dispose de cartes d’identité électroniques pour de nombreux pays, y compris le Royaume-Uni et la plupart des pays de l’UE.
Oneflow’s dashboard showing e-sign analytics
signature électronique

Voici ce que vous pouvez faire d’autre avec Oneflow :

  • Créer des contrats à l’aide de modèles
  • Collaborer en direct avant et après l’envoi
  • Stocker les contrats dans une archive organisée
  • Définir des rappels internes pour les périodes de démission
  • Exporter des données traitables sur le contenu de vos contrats

Un guide étape par étape pour créer des signatures électroniques

Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités de notre outil, il est temps de le voir en action. Voici comment créer une signature électronique avec Oneflow.

  1. Créez un compte gratuit et remplissez vos données.
  2. Cliquez sur la section Marché dans le menu de gauche.
signature électronique

Vous verrez une variété de modules complémentaires. Cliquez sur le module complémentaire Signature manuscrite pour l’activer (ne vous inquiétez pas, vous n’avez rien à payer en plus).

Oneflow’s add-on library

Lorsque vous signez un document, vous avez le choix entre deux options. Tout d’abord, vous pouvez dessiner votre propre signature à l’aide de votre souris ou de votre pavé tactile.

An example of a hand-written signature created in Oneflow by drawing

Si vous souhaitez un aspect plus soigné, il vous suffit de taper votre nom et de choisir une police qui vous plaît parmi les différents styles proposés par Oneflow.

An example of a hand-written signature created in Oneflow using one of our fonts
  1. Vous pouvez prévisualiser plusieurs versions jusqu’à ce que vous trouviez celle qui vous convient le mieux. Cliquez ensuite sur le bouton Signer et le tour est joué.

Nous avons également des guides détaillés sur la façon de convertir votre signature existante en signature électronique :

Les différents types de signatures électroniques

Oneflow propose des signatures électroniques simples (SES) et avancées (AdES). La première option se décline sous plusieurs formes, dont les suivantes.

La signature électronique standard

Il s’agit de la forme de signature électronique la plus couramment utilisée, où vous signez des documents en cliquant sur un bouton par le biais d’un lien privé et crypté. Cliquez ici pour savoir comment signer un PDF en ligne gratuitement.

Oneflow’s dashboard showing a document and standard electronic signatures

SMS ou message texte

Si vous choisissez de signer des documents par SMS, votre signataire recevra un SMS contenant un code à 6 chiffres, qu’il utilisera pour confirmer son identité lors de la signature du contrat.

SMS or text message document signing with Oneflow

Signature manuscrite

La signature manuscrite est également connue sous le nom de signature à l’encre humide et peut s’avérer pratique lorsque vous souhaitez que votre signataire signe « sur le même support ». Cette méthode vous permet de dessiner ou d’écrire votre signature et a le même effet juridique qu’une signature électronique standard.

Cliquez ici pour apprendre comment créer une signature manuscrite en ligne ou comment créer une signature électronique cursive.

An example of a handwritten signature created in Oneflow plus icons of other features

La signature électronique est-elle sûre et sécurisée ?

En ce qui concerne les États-Unis, oui, les signatures électroniques sont sûres et sécurisées, grâce aux lois qui protègent leur utilisation aux États-Unis. Il existe deux lois principales : l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA) et l’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign Act).

L’UETA a été adoptée par la plupart des États pour garantir la validité juridique des signatures électroniques. La loi sur la signature électronique, adoptée en 2000, renforce ce principe en stipulant que les signatures électroniques ont le même poids que les signatures manuscrites traditionnelles pour les contrats, même au-delà des frontières d’un État.

Pour qu’une signature électronique soit valide, le signataire doit avoir l’intention de signer et toutes les parties doivent avoir accès aux informations signées. Bien qu’elles soient généralement sûres, il est important de veiller à ce qu’elles soient correctement stockées et accessibles afin de préserver leur validité.

Il existe trois types de signatures électroniques : simples, avancées et qualifiées, les signatures qualifiées répondant aux exigences les plus strictes et les signatures simples aux exigences les moins strictes.

En Europe, en revanche, eIDAS confère une valeur juridique aux signatures électroniques, de sorte que les tribunaux ne peuvent pas les rejeter au seul motif qu’elles sont électroniques.

Si vous souhaitez approfondir ce sujet, nous avons des articles entiers à ce sujet :

Guide de base sur les signatures électroniques et ce qui les rend légales

Quels sont les avantages de l’utilisation des signatures électroniques ?

Voici les trois principales raisons de mettre en œuvre les signatures électroniques.

Accélérer le délai de signature

Lors de la négociation de contrats, les processus d’impression, de signature et d’envoi peuvent prendre des jours, voire des semaines. Une fois que le destinataire a reçu les documents, il doit répéter les mêmes actions avant que vous puissiez recevoir le document.

Ce va-et-vient est frustrant et prend du temps. Avec un contrat numérique, vous pouvez conclure une affaire en quelques minutes en utilisant les signatures sous forme électronique. Un logiciel de contrat numérique comme Oneflow permet également d’éditer le document après son envoi, de sorte que vous n’avez pas besoin de réécrire et de télécharger à nouveau un contrat à chaque fois que vous y apportez des modifications.

Réviser et signer n’importe où

Le monde moderne aime l’idée d’être en déplacement. Facilitez la révision et la signature de votre contrat par votre contrepartie, où qu’elle se trouve. Demandez-lui de le signer à partir de n’importe quel appareil – téléphone mobile ou ordinateur portable – où qu’il aille, pourvu qu’il y ait de l’Internet. Les signatures électroniques permettent à quiconque de signer des documents de n’importe où.

Cliquez ici pour savoir comment signer sur un ordinateur ou sur un Mac.

Sécurité et conformité

Transformez l’ensemble du processus de signature des contrats d’une tâche manuelle fastidieuse en un processus électronique rationalisé, réduisant ainsi les risques d’erreurs coûteuses et les conséquences juridiques. Avec un logiciel d’automatisation des contrats numériques comme Oneflow, vous pouvez personnaliser les permissions des utilisateurs, la signature BankID et les rappels internes pour rester en conformité et en sécurité.

Pour en savoir plus, consultez ces 16 raisons de commencer la signature électronique et les contrats électroniques.

Quels sont les départements qui bénéficient des signatures électroniques ?

Les signatures électroniques peuvent être utilisées dans tous les secteurs. Voici quelques exemples de la manière dont elles peuvent être utilisées pour simplifier le processus pour vos clients et stimuler la productivité des employés dans différents secteurs de votre entreprise.

Vente

Les signatures électroniques rationalisent le processus de vente en éliminant le besoin de documents physiques et de signatures manuelles. Les équipes de vente peuvent envoyer des contrats, des accords et des propositions aux clients par voie électronique, ce qui accélère les délais d’exécution. Les signatures électroniques améliorent l’expérience du client en réduisant les délais et en simplifiant le processus de signature, ce qui accélère la conclusion des contrats et la génération de revenus.

RH

Les services des ressources humaines traitent de nombreux documents nécessitant des signatures, tels que les contrats de travail, les lettres d’offre, les formulaires d’intégration et les politiques relatives aux employés. Les signatures électroniques simplifient le flux de travail des RH en permettant la signature numérique des documents et en éliminant l’impression, la numérisation et le stockage physique. Cela permet d’améliorer l’efficacité, de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer l’expérience d’intégration des employés.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités spécifiques dont les équipes RH bénéficient le plus, consultez nos solutions pour les RH pour plus d’informations.

Informatique et opérations

Les équipes informatiques et opérationnelles gèrent souvent des contrats, des accords avec les fournisseurs, des accords de niveau de service et d’autres documents opérationnels. Les signatures électroniques permettent à ces départements de rationaliser les processus en numérisant la signature des documents. Les équipes informatiques peuvent également bénéficier des signatures électroniques lorsqu’elles doivent obtenir l’autorisation de modifier un système, de déployer un logiciel ou d’obtenir des autorisations d’accès. Les signatures électroniques réduisent les frais administratifs, améliorent la conformité et accélèrent la prise de décision.

Pour plus d’informations sur les fonctionnalités spécifiques dont les équipes IT&Ops bénéficient le plus, consultez nos solutions pour IT et ops.

Services juridiques

Les services juridiques traitent fréquemment des contrats, des accords de confidentialité, des avis juridiques et d’autres documents juridiques qui nécessitent tous des signatures. Les signatures électroniques permettent d’accélérer les délais d’exécution, de renforcer la sécurité, d’améliorer les pistes d’audit et de réduire les coûts liés à l’impression, à l’expédition et au stockage. Ces solutions comprennent souvent des mesures avancées d’authentification et de cryptage, garantissant l’intégrité et l’authenticité du document signé.

Services financiers

Les services financiers gèrent divers accords financiers, tels que les factures, les bons de commande, les contrats avec les fournisseurs et les notes de frais. La mise en œuvre de la signature électronique simplifie les processus en permettant la signature numérique, en réduisant la paperasserie et en améliorant l’efficacité. Les signatures électroniques permettent également un accès plus rapide aux documents financiers, améliorent la conformité et offrent une piste d’audit pour le suivi des signatures et des approbations.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités spécifiques dont les équipes financières bénéficient le plus, cliquez ici pour découvrir pourquoi Oneflow est une plateforme contractuelle pour tous les départements.

Il ne s’agit là que de quelques-uns des départements qui pourraient bénéficier de l’utilisation des signatures électroniques, mais la liste est bien plus longue.

Voir aussi :

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans les solutions de signature électronique ?

Vous devez choisir un outil de signature électronique qui réponde à vos besoins et qui soit conforme aux lois sur la signature électronique en vigueur dans votre secteur d’activité et dans votre pays. Voici quelques caractéristiques universelles à rechercher :

  • Création de contrats par navigateur ou au format PDF : Choisissez un logiciel qui vous permet de créer des contrats dans un format dynamique basé sur un navigateur, au lieu de télécharger uniquement des PDF statiques. Cette capacité vous sera utile à court terme, car elle facilitera l’édition et la collaboration en direct. Toutefois, elle vous sera également utile à long terme en vous permettant de télécharger les métadonnées de tous vos contrats afin de suivre les modifications et d’optimiser les nouveaux documents sur la base de données historiques.
  • Capacité multi-équipes : Le fait que plusieurs équipes utilisent des fournisseurs de signature électronique différents peut se traduire par un cauchemar juridique et d’audit. Assurez-vous que votre logiciel peut répondre aux besoins de toutes vos équipes et héberger tous les modèles de vos différentes équipes avec des autorisations d’utilisateur. Ainsi, les employés ne verront que les contrats qui les concernent, ce qui évitera toute confusion et tout problème de confidentialité.
  • Collaboration et édition en direct : Le travail à distance gagnant en popularité, il est plus important que jamais de pouvoir collaborer avec vos collègues et contreparties directement dans le logiciel de contrat. Avec un service comme Oneflow, vous pouvez modifier des documents en direct avec vos collègues et laisser des commentaires internes ou externes.
  • Archivage des contrats : Le stockage de vos contrats dans un logiciel différent de celui que vous utilisez pour l’envoi ajoute un risque supplémentaire. Les employés peuvent oublier de sauvegarder la dernière version d’un contrat, le stocker au mauvais endroit ou l’oublier lorsqu’il doit être renouvelé. Choisissez un outil offrant un stockage automatique et consultable, ainsi que des rappels internes pour tous les événements du cycle de vie du contrat.

Conclusion

La gestion des signatures peut souvent sembler insurmontable, surtout si l’on considère le volume de contrats traités par les entreprises. C’est là que les signatures électroniques interviennent, en rationalisant le processus de signature et en renforçant la sécurité.

Mais Oneflow est bien plus qu’un simple outil de signature électronique. Il s’agit de plusieurs outils en un. Avec Oneflow, vous pouvez créer, éditer et signer des documents sans changer d’outil.

Oneflow se distingue comme une solution moderne, sécurisée et conviviale pour la gestion des contrats qui est livrée avec de nombreux modèles et différents formats pour les signatures électroniques, y compris les signatures électroniques et manuscrites.

Essayez Oneflow aujourd’hui gratuitement et transformez vos processus contractuels pour le mieux !

FAQ

Comment créer une signature électronique ?

Il existe plusieurs façons de créer une signature électronique, par exemple en signant votre nom avec un stylo et en le scannant, en utilisant des outils en ligne gratuits, Microsoft Office, etc. Toutefois, si vous souhaitez rationaliser votre processus de signature et disposer d’une signature électronique entièrement sécurisée, nous vous suggérons d’utiliser des outils de signature électronique spécialisés tels que Oneflow.

Quelle est la différence entre une signature numérique et une signature électronique ?

La principale différence entre une signature numérique et une signature électronique est que la signature numérique utilise le cryptage pour plus de sécurité et d’intégrité. En revanche, une signature électronique peut être quelque chose de simple, comme une image scannée de votre signature. Les signatures numériques sont généralement plus sûres et plus fiables que les signatures électroniques de base.

Une signature PDF est-elle une signature électronique ?

Une signature PDF peut être une signature électronique ou numérique. Avec un outil comme Oneflow, vous pouvez facilement ajouter des signatures électroniques à vos documents PDF.

Quelle est la légalité d’une signature électronique ?

According to federal law, an electronically signed document is legally valid and can be used in court. However, if it’s not a Qualified Electronic Signature (QES), you must prove the signer’s identity. A QES provides an audit trail and requires in-person verification, making it a more reliable option for confirming the signature’s legality.

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