Signer des contrats sur papier en personne ou les envoyer par la poste n’est plus optimal. Des études récentes montrent que 71 % des équipes juridiques utilisent un modèle de travail hybride, ce qui signifie que les postes au bureau deviennent minoritaires. Ce secteur n’est pas le seul à se tourner vers le travail à distance. Environ 20 % des employés américains travailleront à domicile en 2023, et ces chiffres ne diminuent pas. Cette évolution a un impact considérable sur la manière dont nous faisons des affaires et, par conséquent, dont nous signons des contrats.
Vos contrats doivent évoluer comme les emplois, le commerce de détail et la technologie. Pour éviter les inefficacités, les processus de gestion du cycle de vie des contrats et de signature des documents doivent s’adapter en conséquence à l’aide d’un logiciel dédié.
Dans ce guide, je vous montrerai comment signer des contrats en ligne, je préciserai les types de documents avec lesquels vous pouvez le faire et je vous donnerai quelques conseils de sécurité. Allons-y, plongeons !
27 types de documents que vous pouvez signer en ligne
Les contrats définissent les termes et conditions d’une transaction, d’une relation ou d’un arrangement entre deux ou plusieurs parties. Sans eux, il serait pour le moins difficile de prouver les droits, les responsabilités et les attentes de chaque partie. Les contrats fournissent également un cadre juridique pour protéger les intérêts de toutes les parties concernées. Voici quelques exemples de contrats juridiques que vous pouvez signer en ligne :
- Proposition de vente – Envoyée par une entreprise à un client. Elle précise les conditions de la vente (description de la commande, prix, modalités de paiement, etc.)
- Contrat de travail – Rédigé par une entreprise d’embauche lorsqu’une personne se voit proposer un emploi. Il réglemente le salaire, les heures de travail, les conditions générales, etc.
- Code de conduite – Il s’agit d’un engagement volontaire qui décrit la conduite de l’entreprise en termes d’éthique et d’impact social et environnemental.
- Demande de proposition ou d’information – Demande adressée aux fournisseurs pour qu’ils soumettent des offres dans des conditions précises.
- Contrat de sous-traitance – Signé entre un fournisseur et un sous-traitant lorsque ce dernier doit fournir un composant du produit final.
- Accord de non-divulgation (NDA)– Accord de confidentialité visant à protéger les secrets commerciaux, signé entre des organisations ou des entreprises et leurs employés.
- Procuration – Document qui permet à une personne de prendre des mesures juridiques spécifiques au nom de quelqu’un d’autre.
- Procès-verbal de réunion du conseil d’administration – Compte rendu des actions et décisions du conseil d’administration, généralement signé par un secrétaire, le président et un expert sélectionné.
- Rapport annuel – Signé par le conseil d’administration et un auditeur désigné. Il fournit aux actionnaires et aux autres parties intéressées un rapport complet sur les activités de l’entreprise au cours de l’exercice précédent.
- Accord de conseil – Accord entre le client et le consultant ou la société de conseil qui détaille généralement l’étendue de la mission.
- Accord de cohabitation – Détermine la répartition des biens en cas de séparation, lors de la demande d’un prêt hypothécaire ou de l’établissement d’une pension alimentaire pour les enfants.
- Contrat de licenciement à court terme – Signé entre l’employé et l’employeur, ce contrat précise les conditions d’une réduction temporaire du temps de travail.
- Bail ou contrat de location– Document décrivant les conditions dans lesquelles une partie accepte de louer un bien appartenant à une autre.
- Pacte d’actionnaires ou contrat de société– Contrat entre les actionnaires d’une société qui régit les relations juridiques entre eux.
- Accord sur les options d’achat d’actions – Signé entre l’employeur et l’employé, cet accord régit les règles d’émission d’options d’achat d’actions.
- Demande de congé – Document signé par le salarié, puis par le responsable concerné, indiquant les détails et les dates de l’absence prévue.
- Accord de coopération – Accord qui définit les lignes directrices de la coopération entre deux ou plusieurs parties.
- Accord de traitement des données – Ce type de document engage le sous-traitant à se conformer aux exigences du GDPR.
- Contrat de licence– Contrat qui accorde le droit d’utiliser une invention ou un autre droit de propriété intellectuelle.
- Contrat d’ordre de livraison – Document qui régit les conditions de livraison entre les parties, telles que la livraison, le paiement, les prix et les retards.
- Contrat d’achat et de vente – Signé par les vendeurs et les acheteurs lors de transactions portant sur des actifs tels que des biens immobiliers, des voitures et des bateaux.
- Contrat de construction – Accord entre deux parties impliquées dans un projet de construction, qui définit les risques et les obligations des deux parties.
- Reçus – Preuve que le destinataire a reçu un article ou que le paiement a été effectué.
- Accord-cadre ou commande globale – Accord entre acheteurs et vendeurs, dans lequel les deux parties fixent les conditions régissant les transactions futures.
- Accord de fusion – Contrat qui réunit deux entreprises existantes en une seule organisation et qui définit les conditions de la fusion.
- Demanded’action en justice – Demande que vous déposez auprès du tribunal de district lorsque vous souhaitez poursuivre une autre partie.
- Accord de cessation d’emploi ou avis de cessation d’emploi – Avis envoyé par un employeur à un employé pour lui signifier la fin de son contrat de travail. Ce terme peut également désigner de manière générale la notification formelle de la fin d’un contrat entre deux ou plusieurs parties.
Signer des contrats en ligne – Définition
Signer des contrats en ligne est la prochaine étape dans l’histoire de la signature. Elle permet aux parties d’examiner et de signer des contrats en ligne. Vous pouvez le faire à votre convenance, n’importe où dans le monde – à la maison, dans un café ou même en voyageant à l’étranger. Elle réduit considérablement les délais d’exécution, car ce qui prenait auparavant des jours, voire des semaines, peut désormais être accompli en quelques minutes.
Les plateformes pour signer des contrats en ligne intègrent des fonctions de sécurité avancées – cryptage et mesures d’authentification – qui garantissent que vos accords sont à l’abri de toute altération. Grâce à une trace numérique permettant de savoir qui a signé quoi et quand il l’a fait, ces outils offrent un niveau de responsabilité supplémentaire que les méthodes de signature traditionnelles ne peuvent égaler.
Le processus implique que deux entités juridiques (entreprises ou personnes) signent un accord à l’aide d’une signature numérique ou d’une signature électronique (ces termes ne doivent pas être confondus – essentiellement, une signature numérique est une technique par laquelle vous appliquez la signature, et les signatures électroniques sont le type de signature). Aujourd’hui, la plupart des signatures électroniques utilisent des signatures numériques, mais ce n’est pas la seule option. Par exemple, le fait d’écrire votre signature sur un ordinateur à l’aide d’un stylet ou d’une souris est considéré comme une signature électronique, mais pas comme une signature numérique.
Qu’est-ce qu’une signature numérique? Il s’agit essentiellement d’une technique mathématique qui garantit la paternité et l’intégrité d’un message ou d’un élément de données. Dans le cas présent, il s’agit de la signature d’un contrat, mais il peut également s’agir de courriers électroniques ou de transactions bancaires.
Voir aussi : Qu’est-ce que la gestion des contrats ? Votre guide ultime
Comment signer des contrats en ligne en toute sécurité
Les signatures numériques sont, de par leur conception, plus sûres que les méthodes de signature traditionnelles, mais il faut tout de même prendre certaines précautions :
- Utilisez un fournisseur de signature numérique réputé : Choisissez un fournisseur qui offre une interface utilisateur conviviale, une plateforme sécurisée et une excellente assistance à la clientèle.
- Maintenir les logiciels à jour : vérifiez régulièrement les mises à jour, car elles peuvent souvent inclure des correctifs de sécurité qu’une version obsolète n’offrirait pas.
- Ne partagez pas votre clé privée : votre clé privée est la clé de voûte de la sécurité de votre signature numérique. Conservez cette information en lieu sûr et évitez de la partager avec qui que ce soit.
- Choisissez un mot de passe fort : N’utilisez pas de mots ou de phrases faciles à deviner. Utilisez un mélange de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux.
- Utilisez l’authentification à deux facteurs : Elle ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant un deuxième formulaire de vérification, tel qu’un code envoyé par SMS ou par courrier électronique.
Comment signer des contrats en ligne ?
De nombreuses entreprises utilisent encore des fichiers PDF pour les contrats, il est donc essentiel de savoir comment signer un PDF en ligne. Heureusement, avec Oneflow, le processus est simple.
- Créez le contrat que vous avez l’intention de signer à l’aide d’un éditeur de documents (vous pouvez utiliser des documents Microsoft Word, Google Docs, etc.) ). Exportez-le ensuite au format PDF.
- Créez votre compte Oneflow gratuit en visitant le site web et en fournissant les détails nécessaires (y compris une adresse électronique viable).
- Vérifiez votre adresse email – cliquez sur le lien dans l’email Oneflow et complétez votre inscription en remplissant les champs requis.
- Ajoutez l’adresse électronique de la contrepartie à l’aide du panneau situé à droite de l’écran. Répétez cette étape pour toutes les contreparties (s’il y en a plusieurs).
- Vous pouvez également personnaliser les messages ou ajouter une vidéo au contrat.
- Envoyez le document et les contreparties recevront une demande de signature. Vous serez automatiquement averti lorsqu’elles recevront l’e-mail et ouvriront ou signeront votre contrat PDF.
- Signez le contrat vous-même et attendez que les contreparties fassent de même.
- Vous pouvez télécharger le contrat PDF signé par le biais de l’email que Oneflow vous enverra automatiquement une fois le processus de signature terminé.
Vous pouvez utiliser Oneflow gratuitement pour envoyer, recevoir et signer des contrats PDF.
Il existe une meilleure façon de signer des contrats en ligne
Si vous avez déjà essayé de lire un PDF sur votre téléphone, vous savez que l’expérience n’est pas optimale. Dans le même temps, 84 % des personnes interrogées dans le cadre de notre récent rapport Contract Compass déclarent que la possibilité de signer des contrats en ligne sur n’importe quel appareil est cruciale pour l’avenir des contrats.
Heureusement, vous n’êtes pas obligé d’utiliser des fichiers PDF. L’autre option est de passer au tout numérique. Qu’est-ce qu’un contrat numérique? Contrairement aux PDF, il s’agit de documents entièrement modifiables basés sur HTML. Ils éliminent le besoin d’envoyer des contrats avec des révisions sans fin – vous pouvez travailler sur une seule version, éditable en temps réel, et signer une fois qu’elle est prête.
Avec les contrats HTML de Oneflow, vous pouvez ajuster la taille du texte et les sauts de ligne pour les rendre faciles à lire. Avec ces contrats véritablement numériques, vous pouvez également encourager la négociation et la collaboration en ajoutant des champs interactifs que le destinataire peut remplir. Toutes les modifications et mises à jour sont effectuées en temps réel.
Voir aussi : Pourquoi les signatures électroniques sont tout aussi valables que les signatures manuscrites
Comment signer un contrat dans Oneflow
La signature de contrats HTML entièrement numériques via Oneflow diffère de l’utilisation de fichiers PDF. L’ensemble du processus se déroule au sein de la plateforme. Vous pouvez signer des contrats en ligne de trois manières différentes ; quelle que soit la méthode choisie, la signature sera sécurisée et juridiquement contraignante – elle a le même poids qu’une signature physique traditionnelle à l’encre humide.
Vous avez les options suivantes lorsque vous voulez signer des contrats en ligne avec Oneflow :
- Signer des contrats en ligne en un clic
C’est l’approche par défaut et la plus simple. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur un gros bouton vert dans Oneflow et voilà ! Vous avez un contrat juridiquement contraignant. Cette opération s’effectue par le biais d’un lien sécurisé et crypté.
- Signer des contrats en ligne avec BankID
C’est la manière la plus avancée de signer un contrat, applicable lorsque vous avez besoin d’un niveau de sécurité plus élevé et d’assurer la conformité. En signant avec BankID, vous avez la certitude que le contrat ne tombera pas entre de mauvaises mains ou ne sera pas signé par une personne non autorisée.
- Signer des contrats en ligne par SMS ou par e-mail
Vous pouvez également signer à l’aide d’un code SMS ou d’une autorisation par e-mail. Vous recevez un code que vous pouvez utiliser pour vérifier votre signature dans le cadre du processus de signature.
- Signer des contrats en ligne avec une signature manuscrite
Une signature à l’encre humide a le même poids qu’une signature électronique standard. Cette méthode permet à votre signataire de dessiner ou d’écrire sa signature directement sur l’appareil qu ‘il utilise.
Autres fonctionnalités utiles de Oneflow
Oneflow propose également de nombreuses autres fonctions utiles d’automatisation des contrats et de gestion générale des contrats. En voici quelques exemples :
- Oneflow AI – Utilisez des outils d’IA pour importer et examiner les contrats afin de détecter les erreurs et les problèmes de conformité ou pour trouver rapidement des informations dans votre base de données de contrats. Pour plus d’informations, consultez notre article dédié à l’utilisation de l’IA dans le travail contractuel.
- Modèles dynamiques – Utilisez une bibliothèque de modèles personnalisables pour créer des contrats plus facilement et plus rapidement.
- Suivi – Utilisez les fonctions de suivi et le calendrier intégré pour optimiser et rationaliser la gestion du cycle de vie des contrats.
- Gestion – Configurez des rôles d’administrateur, des rappels personnalisables, des notifications, etc.
- Espaces de travail et collaboration – Facilitez la collaboration sur les contrats grâce à des espaces de travail personnalisés en fonction du flux de travail de votre entreprise, des enregistrements d’écran vidéo, des essais d’audit, des commentaires, des déclencheurs configurables et des règles d’accès.
- Analyse – Suivez les données d’engagement et d’autres mesures essentielles (nombre de visiteurs, taux d’ouverture) afin d’identifier les problèmes et d’améliorer les futurs contrats.
- Intégrations – Utilisez différents types d’intégrations (HubSpot, Teatailor, Salesforce, etc.) pour améliorer et personnaliser la solution en fonction de votre cas d’utilisation particulier.
Comment signer des contrats en ligne : Résumé
Dans le monde numérique dans lequel nous vivons, signer des contrats en ligne n’est plus seulement une commodité, mais une nécessité. Elle permet de rationaliser les flux de travail, d’améliorer la sécurité et de gagner un temps précieux. Avec l’augmentation des collaborations globales et du travail à distance, les signatures traditionnelles sur papier deviennent une relique du passé.
Oneflow permet de signer des contrats en ligne sans effort. Grâce à ses puissantes fonctionnalités de création et de gestion de contrats, telles que les modèles et les outils d’intelligence artificielle qui rationalisent le processus de rédaction et de révision des accords, vous pouvez littéralement générer et envoyer un document à vos contreparties en quelques minutes.
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FAQ
Pouvez-vous signer un contrat à distance ?
La réponse est un oui retentissant ! Les progrès technologiques ont rendu la signature de contrats à distance de plus en plus viable et sûre. Les signatures en ligne étant désormais légalement reconnues dans de nombreuses juridictions, les entreprises et les particuliers peuvent exécuter des contrats sans présence physique.
Comment puis-je signer mon contrat en ligne ?
Trouvez une plateforme de signature électronique fiable telle que Oneflow, téléchargez ou créez le document que vous souhaitez signer, puis choisissez la méthode de signature (l’option par défaut consiste à signer en cliquant simplement sur un bouton, mais vous pouvez également utiliser la vérification par SMS, la signature manuscrite ou la vérification par BankID). Vous pouvez également utiliser Oneflow pour signer numériquement des fichiers PDF.
Comment signer des contrats en ligne gratuitement ?
Vous pouvez utiliser Oneflow, qui vous permet de signer, d’envoyer et de recevoir des fichiers PDF avec un compte gratuit.
Signer des contrats en ligne est-ce légal ?
Oui, si vous utilisez une plateforme professionnelle comme Oneflow, ces contrats seront juridiquement contraignants.