Verträge auf herkömmliche Weise mit Stift und Papier (oder sogar im PDF-Format) zu unterzeichnen, kann unglaublich langsam und mühsam sein. Wenn Sie immer noch mit diesen veralteten Methoden arbeiten, ist es höchste Zeit, dass Sie die Vorzüge der Online-Vertragsunterzeichnung kennenlernen. Es ist nicht nur eine effizientere Methode, sondern bietet auch mehr Sicherheit.
1. Was ist eine Online-Vertragsunterzeichnung?
Bei der Online-Vertragsunterzeichnung wird mit einer digitalen Signatur oder einer elektronischen Signatur (E-Signatur) unterschrieben. Diese beiden Begriffe sollten jedoch nicht miteinander verwechselt werden. Grundsätzlich sollten Sie bei einer digitalen Signatur an die Technik denken, mit der die Unterschrift geleistet wird, und bei elektronischen Signaturen an die Art der Unterschrift.
Die meisten elektronischen Unterschriften werden heute mit einer digitalen Signatur geleistet, aber das bedeutet nicht, dass sie das auch müssen. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Unterschrift mit einem Stift oder einer Maus auf einem Computer schreiben, gilt dies als elektronische, aber nicht als digitale Unterschrift.
Was also ist eine digitale Signatur? Im Grunde genommen handelt es sich um eine mathematische Technik, die dazu dient, die Urheberschaft und Integrität einer Nachricht oder eines Datensatzes zu garantieren. In diesem Fall geht es um die Unterschrift auf einem Vertrag, aber auch um Dinge wie E-Mails oder Banktransaktionen.
2. Wie unterschreibt man einen Online-Vertrag?
Es ist sehr aufschlussreich, dass das Suchvolumen für “sign pdf online” in die Millionen geht (und es hat einen hohen CPC – glauben Sie uns). Der Vorgang selbst ist jedoch unglaublich einfach. Es gibt viele Dienste, mit denen Sie einen Vertrag online unterzeichnen können.
Folgen Sie einfach diesen einfachen Schritten:
- Erstellen Sie den zu unterzeichnenden Vertrag mit einem beliebigen Dokumenteditor (z. B. Google Docs oder Microsoft Word). Exportieren Sie ihn dann als PDF.
- Wählen Sie hier einen gültigen Anbieter für elektronische Signaturen.
- Nehmen wir einmal an, Sie haben sich für Oneflow entschieden (Sie können hier ein Konto erstellen).
- Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse – klicken Sie auf den Link in der Oneflow-E-Mail und vervollständigen Sie Ihre Registrierung, indem Sie die erforderlichen Felder ausfüllen.
- Ta-da! Sie sind drin. Wählen Sie “Neuen Vertrag erstellen” und wählen Sie die “PDF-Vorlage”.
- Laden Sie die PDF-Datei, die Sie unterzeichnen möchten, in die Vorlage hoch.
- Fügen Sie die E-Mail-Adresse der Gegenpartei auf der rechten Seite hinzu, und schon ist Ihr Vertrag versandfertig! Sie können dem Vertrag auf der Oneflow-Plattform auch persönliche Nachrichten oder sogar ein Video hinzufügen.
- Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn Ihre Gegenpartei Ihren PDF-Vertrag erhält, öffnet oder unterzeichnet.
- Unterschreiben Sie den Vertrag und voilà! Sie haben soeben ein PDF-Dokument online mit einer rechtsverbindlichen elektronischen Unterschrift unterzeichnet.
- Der unterzeichnete PDF-Vertrag kann über die E-Mail heruntergeladen werden, die Oneflow nach der Unterzeichnung durch alle Parteien automatisch versendet.
3. Sichere Online-Vertragsunterzeichnung
Digitale Signaturen sind von Haus aus eine viel sicherere Methode zum Unterschreiben, aber es gibt zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Sicherheit zu erhöhen. Wir haben hier einige wichtige Tipps für Sie zusammengestellt:
Verwenden Sie einen seriösen Anbieter von digitalen Signaturen: Wählen Sie einen Anbieter, der eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine sichere Plattform und einen guten Kundensupport bietet.
Halten Sie die Software auf dem neuesten Stand: Suchen Sie regelmäßig nach Updates, da diese oft Sicherheits-Patches enthalten, die eine veraltete Version nicht bieten würde.
Geben Sie Ihren privaten Schlüssel nicht weiter: Ihr privater Schlüssel ist das Herzstück der Sicherheit Ihrer digitalen Signatur. Bewahren Sie diese Informationen an einem sicheren Ort auf und geben Sie sie nicht an Dritte weiter.
Wählen Sie ein sicheres Passwort: Verwenden Sie keine Wörter oder Phrasen, die leicht zu erraten sind, und versuchen Sie, eine Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen zu verwenden.
Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung: Sie ist aus gutem Grund sehr beliebt geworden, da sie eine zusätzliche Sicherheitsebene schafft, indem sie eine zweite Form der Verifizierung erfordert, z. B. einen Verifizierungscode, der Ihnen per SMS oder E-Mail zugeschickt wird.
4. Das A-Z der Online-Vertragsunterzeichnung
Die Erstellung einer Online-Signatur ist sehr einfach und kann in wenigen Schritten durchgeführt werden. So geht’s (am Beispiel der Oneflow-Plattform):
1: Wählen Sie Ihren Anbieter für digitale Signaturen
Als Erstes müssen Sie einen Anbieter für digitale Signaturen auswählen. Es gibt eine ganze Reihe von Anbietern, aber es ist wichtig, dass Sie einen auswählen, der Ihren Anforderungen entspricht. Idealerweise sollten Sie einen Anbieter wählen, der eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine sichere Plattform und einen guten Kundendienst bietet. Zum Beispiel Oneflow.
2: Erstellen Sie Ihr Konto
Nachdem Sie sich für einen Anbieter digitaler Signaturen entschieden haben, müssen Sie Ihr Konto einrichten. In der Regel werden Sie aufgefordert, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse anzugeben und ein Passwort zu wählen. Oneflow bietet ein kostenloses Konto an – sobald Sie dieses erstellt haben, erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie aufgefordert werden, Ihr Konto zu verifizieren.
3: Vollständige Registrierung
Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, die Sie erhalten haben, und Sie werden aufgefordert, die Registrierung Ihres Kontos abzuschließen.
4: Wählen Sie Ihr Dokument
Sie haben nun die Möglichkeit, “einen neuen Vertrag zu erstellen”. Wählen Sie diese Option aus und wählen Sie dann “PDF hochladen”. (Es sei denn, Sie arbeiten mit der Premium-Version von Oneflow und erstellen einen wirklich digitalen Vertrag!) Sie können nun die PDF-Datei hochladen, die Sie unterschreiben möchten.
5: Fügen Sie Ihre Gegenpartei(en) hinzu
Sie können nun die E-Mail-Adresse Ihrer Gegenpartei in der rechten Spalte hinzufügen. Wenn sie Ihren Vertrag erhalten, öffnen oder unterschreiben, werden Sie automatisch benachrichtigt.
6: Personalisierung hinzufügen
Vor dem Versand können Sie dem Empfänger direkt in Oneflow eine persönliche Nachricht oder ein Video mit Anweisungen oder einfach nur einer freundlichen Anmerkung zukommen lassen.
7: Senden und unterschreiben
Jetzt können Sie den Vertrag an Ihre Gegenpartei senden und selbst unterschreiben – Sie haben Ihren PDF-Vertrag mit einer rechtsverbindlichen elektronischen Unterschrift versehen!
5. Es gibt einen besseren Weg, Ihre Online-Verträge zu unterzeichnen
Die andere Möglichkeit für Verträge (neben dem klassischen Papier und der Unterzeichnung von PDF-Dateien) sind wirklich digitale Verträge. Im Gegensatz zu PDFs sind diese HTML-basiert und vollständig bearbeitbar. Anstatt sich mit dem Hin- und Herschicken von Verträgen mit endlosen Überarbeitungen herumzuschlagen, können Sie nur an einer Version arbeiten, sie in Echtzeit bearbeiten und Verwirrung und Fehler vermeiden!
Es ist auch kein Geheimnis, dass immer mehr Menschen alles von ihrem Mobiltelefon aus erledigen (70 % der B2B-Verträge werden am Telefon unterzeichnet). Wenn Sie schon einmal versucht haben, eine PDF-Datei auf Ihrem Handy zu lesen, wissen Sie genau, dass das kein Vergnügen ist.
Bei den HTML-Verträgen von Oneflow werden Textgröße und Zeilenumbrüche so angepasst, dass sie leicht zu lesen sind. Mit diesen wirklich digitalen Verträgen können Sie auch Verhandlungen und Zusammenarbeit fördern, indem Sie interaktive Felder hinzufügen, die der Empfänger ausfüllen kann. Alle Änderungen und Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit, wie von Zauberhand!
