Firmar contratos de la forma tradicional, con bolígrafo y papel (o incluso en PDF), puede ser increíblemente lento y tedioso. Si sigues utilizando estos métodos anticuados, ya es hora de que experimentes las alegrías de la firma de contratos online. No sólo es un método más eficaz, sino que también proporciona más seguridad.
1. ¿Qué es la firma de contratos online?
La firma de contratos online consiste en firmar utilizando una firma digital o firma electrónica (e-firma). Sin embargo, estos dos términos no deben confundirse. Básicamente, debes pensar en la firma digital como la técnica por la que se aplica la firma y en la firma electrónica como el tipo de firma.
La mayoría de las firmas electrónicas actuales se realizan utilizando una firma digital, pero eso no significa que tengan que serlo. Por ejemplo, si escribes tu firma en un ordenador con un lápiz óptico o un ratón, esto contará como firma electrónica, pero no digital.
¿Qué es una firma digital? Básicamente es una técnica matemática que se utiliza para garantizar la autoría e integridad de un mensaje o dato. En este caso hablamos de la firma de un contrato, pero también podría incluir cosas como correos electrónicos o transacciones bancarias.
2. ¿Cómo se firma un contrato online?
Es muy revelador que el volumen de búsqueda de “firmar pdf online” sea de millones (y tiene un CPC elevado, créenos). Sin embargo, el proceso en sí es increíblemente sencillo. Hay muchos servicios disponibles que te permiten firmar un contrato online.
Sólo tienes que seguir estos sencillos pasos:
- Crea el contrato que pretendes firmar utilizando cualquier editor de documentos (por ejemplo, Google Docs o Microsoft Word). A continuación, expórtalo como PDF.
- Elige aquí un proveedor de firma electrónica válido.
- Supongamos que eliges Oneflow (puedes crear una cuenta aquí).
- Verifica tu dirección de correo electrónico: haz clic en el enlace del correo electrónico de Oneflow y completa tu inscripción rellenando los campos obligatorios.
- ¡Tachán! Ya estás dentro. Elige “crear nuevo contrato” y elige la “plantilla PDF”.
- Sube a la plantilla el archivo PDF que quieres firmar.
- Añade la dirección de correo electrónico de la contraparte en el panel derecho y ¡tu contrato estará listo para enviar! También puedes incluir mensajes personales o incluso añadir un vídeo al contrato desde la plataforma Oneflow.
- Recibirás automáticamente una notificación cuando tu contraparte reciba, abra o firme tu contrato en PDF.
- Firma el contrato y ¡voilà! Acabas de firmar un documento PDF online con una firma electrónica legalmente vinculante.
- El contrato firmado en PDF puede descargarse a través del correo electrónico enviado automáticamente por Oneflow una vez firmado por todas las partes.
3. Firma del contrato en línea de forma segura
Las firmas digitales son, por su diseño, un método de firma mucho más seguro, pero hay precauciones adicionales que puedes tomar para aumentar la seguridad. Hemos reunido aquí algunos consejos para ayudarte a hacerlo:
Utiliza un proveedor de firma electrónica de confianza: Elige un proveedor que ofrezca una interfaz de usuario amigable, una plataforma segura y una gran atención al cliente
Mantén el software actualizado: Comprueba regularmente si hay actualizaciones, ya que a menudo pueden incluir parches de seguridad que una versión obsoleta no proporcionaría.
No compartas tu clave privada: Tu clave privada es el quid de la seguridad de tu firma digital. Asegúrate de guardar esta información en un lugar seguro y evita compartirla con nadie.
Elige una contraseña segura: No utilices palabras o frases fáciles de adivinar e intenta incluir una mezcla de letras, números y caracteres especiales.
Utiliza la autenticación de dos factores: Se ha hecho muy popular por una buena razón, ya que añade una capa adicional de seguridad al requerir una segunda forma de verificación, como un código de verificación que te envían por mensaje de texto o correo electrónico.
4. La A-Z de la firma de contratos online
Crear una firma online es muy sencillo y puede realizarse en pocos pasos. He aquí cómo (utilizando la plataforma Oneflow como ejemplo):
1: Elige tu proveedor de firma electrónica
Lo primero es lo primero: tendrás que elegir un proveedor de firma electrónica. Existen bastantes proveedores, pero es importante elegir uno que satisfaga tus necesidades. Lo ideal es un proveedor que ofrezca una interfaz de usuario sencilla, una plataforma segura y un gran servicio de atención al cliente. Por ejemplo, Oneflow.
2: Crea tu cuenta
Cuando hayas elegido un proveedor de firma electrónica, tendrás que crear tu cuenta. Por lo general, se te pedirá que indiques tu nombre, dirección de correo electrónico y que elijas una contraseña. Oneflow ofrece una cuenta gratuita: una vez creada, recibirás un correo electrónico pidiéndote que verifiques tu cuenta.
3: Completa el registro
Haz clic en el enlace del correo electrónico que has recibido y se te pedirá que completes el registro de tu cuenta.
4: Elige tu documento
Ahora tienes la opción de “crear un nuevo contrato”. Selecciónalo y luego elige “subir PDF”. (¡A menos que estés trabajando desde la versión Premium de Oneflow y estés creando un contrato realmente digital!) Ahora puedes subir el PDF que quieres firmar.
5: Añade tu(s) contraparte(s)
Ahora podrás añadir la dirección de correo electrónico de tu contraparte en la columna de la derecha. Cuando reciban, abran o firmen tu contrato, se te notificará automáticamente.
6: Añade algo de personalización
Antes de enviar, puedes añadir un mensaje personalizado o un vídeo al destinatario, proporcionándole instrucciones o simplemente una nota amistosa, directamente en Oneflow.
7: Enviar y firmar
Ya puedes enviar el contrato a tu contraparte y firmarlo tú mismo: ¡ya has firmado tu contrato en PDF con una firma electrónica legalmente vinculante!
5. Hay una forma mejor de firmar tus contratos online
Tu otra opción cuando se trata de contratos (además del papel de la vieja escuela y los PDF firmados) son los contratos verdaderamente digitales. A diferencia de los PDF, éstos están basados en HTML y son totalmente editables. En lugar de vivir con la fricción de enviar contratos de un lado a otro interminablemente con revisiones, ¡puedes trabajar en una sola versión, editar en tiempo real y evitar confusiones y errores!
Tampoco es ningún secreto que cada vez más gente lo maneja todo desde el móvil (el 70% de los contratos B2B se firman por teléfono). Si alguna vez has intentado leer un PDF en tu teléfono, sabes perfectamente que no es divertido.
Con los contratos HTML de Oneflow, el tamaño del texto y los saltos de línea se ajustan para facilitar su lectura. Con estos contratos verdaderamente digitales, también puedes fomentar la negociación y la colaboración añadiendo campos interactivos que el destinatario puede rellenar. Todos los cambios y actualizaciones se realizan en tiempo real, ¡como por arte de magia!
