Hvordan signere kontrakter online: En komplett guide

Det er ikke lenger optimalt å signere papirkontrakter personlig eller sende dem via postkontoret. Nyere studier viser at 71 % av alle juridiske team bruker en hybrid arbeidsmodell, noe som betyr at stillinger på kontoret er i ferd med å bli i mindretall. Det er imidlertid ikke bare denne bransjen som blir fjernstyrt. Omtrent 20 % av alle ansatte i USA jobbet hjemmefra i 2023, og dette tallet er ikke synkende. Dette påvirker i stor grad hvordan vi driver selskaper – og følgelig signerer kontrakter.

Kontraktene dine bør utvikle seg i takt med jobbene, detaljhandelen og teknologien. For å unngå ineffektivitet må administrasjonen av kontraktens livssyklus (CLM) og prosessene for dokumentsignering tilpasses tilsvarende med dedikert programvare.

I denne guiden viser jeg deg hvordan du signerer en kontrakt på nettet, hvilke typer dokumenter du kan gjøre det med, og gir deg noen sikkerhetstips. La oss dykke ned i det!

27 typer dokumenter du kan signere på nettet

Kontrakter beskriver vilkårene og betingelsene for en transaksjon, et forhold eller en avtale mellom to eller flere parter. Uten dem kan det mildt sagt være vanskelig å bevise hver parts rettigheter, ansvar og forventninger. Kontrakter gir også et juridisk rammeverk for å beskytte interessene til alle involverte. Noen eksempler på juridiske kontrakter du kan signere på nettet, er:

1. Salgstilbud – Sendes fra en bedrift til en kunde. Det beskriver vilkårene for salget (ordrebeskrivelse, pris, betalingsdetaljer osv.).
2. Arbeidskontrakt – Skrives av et ansettelsesfirma når en person får tilbud om ansettelse. Den regulerer lønn, arbeidstid, vilkår og betingelser osv.
3. Etiske retningslinjer – Fungerer som en frivillig forpliktelse som beskriver selskapets atferd når det gjelder etikk og sosial og miljømessig påvirkning.
4. Forespørsel om tilbud eller informasjon – En forespørsel til leverandører om å inngi tilbud på nærmere angitte vilkår.
5. Underleverandøravtale – Inngås mellom en leverandør og en underleverandør når sistnevnte skal levere en komponent til sluttproduktet.
6. Non-disclosure agreement (NDA) – En konfidensialitetsavtale for å beskytte forretningshemmeligheter som inngås mellom organisasjoner eller selskaper og deres ansatte.
7. Fullmakt – Et dokument som gir en person rett til å foreta bestemte juridiske handlinger på vegne av en annen.
8. Styremøteprotokoll – Et referat av styrets handlinger og beslutninger, vanligvis signert av en sekretær, styrelederen og en utvalgt justeringsmann.
9. Årsrapport – Undertegnet av styret og en valgt revisor. Den gir aksjonærene og andre interesserte en omfattende rapport om selskapets virksomhet gjennom det foregående regnskapsåret.
10. Konsulentavtale – En avtale mellom kunden og konsulenten eller konsulentselskapet som vanligvis beskriver omfanget av oppdraget.
11. Samboeravtale – Bestemmer hvordan eiendommen skal fordeles ved et eventuelt samlivsbrudd, når det skal søkes om boliglån eller jobbes med barnebidrag.
12. Avtale om korttidspermittering – Avtalen inngås mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, og spesifiserer vilkårene for midlertidig reduksjon av arbeidstiden.
13. Leieavtale – Et dokument som beskriver vilkårene for at en part skal leie en eiendom som eies av en annen.
14. Aksjonæravtale eller partneravtale – En kontrakt mellom aksjonærene i et selskap som regulerer det juridiske forholdet mellom dem.
15. Aksjeopsjonsavtale – Avtalen inngås mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og regulerer reglene for utstedelse av aksjeopsjoner.
16. Permisjonssøknad – Et dokument som er signert av den ansatte og deretter den aktuelle lederen, og som beskriver detaljer og datoer for det planlagte fraværet.
17. Samarbeidsavtale – En avtale som fastsetter retningslinjene for samarbeidet mellom to eller flere parter.
18. Databehandleravtale – Denne typen dokument forplikter underleverandøren til å overholde kravene i GDPR
19. Lisensavtale – En avtale som gir rett til å bruke en oppfinnelse eller annen immateriell rettighet.
20. Leveringsordrekontrakt – Et dokument som regulerer vilkårene for leveranser mellom partene, for eksempel levering, betaling, priser og forsinkelser.
21. Kjøps- og salgsavtale – Signeres av selger og kjøper i forbindelse med transaksjoner av eiendeler som fast eiendom, biler og båter.
22. Byggekontrakt – En avtale mellom to parter som er involvert i et byggeprosjekt, og som beskriver begge parters risiko og plikter.
23. Kvitteringer – Bevis på at mottakeren har mottatt en vare eller at betaling har blitt utført.
24. Rammeavtale eller rammeordre – En avtale mellom kjøpere og leverandører, der begge parter fastsetter vilkårene for fremtidige transaksjoner.
25. Fusjonsavtale – En kontrakt som forener to eksisterende selskaper til én organisasjon og beskriver vilkårene for fusjonen.
26. Innlevering av søksmål – En begjæring du sender til tingretten når du ønsker å saksøke en annen part.
27. Oppsigelsesavtale eller oppsigelsesvarsel – Et varsel som sendes av en arbeidsgiver til en arbeidstaker for å varsle om at arbeidskontrakten opphører. Det kan også være en formell melding om at en kontrakt mellom to eller flere parter opphører.

Les også: Hvordan kan e-signaturer være til hjelp i eiendomsbransjen? og Elektronisk signatur for innkjøp: Hva du trenger å vite

Hva er kontraktsignering på nett?

Online kontraktsignering er det neste steget i signaturens historie. Det gjør det mulig for partene å gjennomgå og signere dokumenter via Internett. Du kan gjøre dette når det passer deg, hvor som helst i verden – hjemme, på en kaffebar eller til og med på reise i utlandet. Det reduserer behandlingstiden betydelig, fordi det som før tok dager eller uker, nå kan gjøres på få minutter.

Online-plattformer for signering av kontrakter har avanserte sikkerhetsfunksjoner – kryptering og autentisering – for å sikre at avtalene dine er trygge mot manipulering. Takket være et digitalt spor av hvem som har signert hva og når de gjorde det, gir disse verktøyene et ekstra lag med ansvarlighet som tradisjonelle signeringsmetoder ikke kan matche.

Prosessen innebærer at to juridiske enheter (selskaper eller personer) signerer en avtale ved hjelp av en digital signatur eller elektronisk signatur (disse begrepene må ikke forveksles – i hovedsak er en digital signatur en teknikk som du bruker for å bruke signaturen, og elektroniske signaturer er typen signatur). De fleste elektroniske signeringer i dag bruker digitale signaturer, men det er ikke det eneste alternativet. Hvis du for eksempel skriver signaturen din på en datamaskin med en penn eller mus, teller det som en elektronisk signatur, men ikke som en digital signatur.

Så hva er en digital signatur? Det er i bunn og grunn en matematisk teknikk som garanterer opphavsmannen og integriteten til en melding eller et stykke data. I dette tilfellet snakker vi om signaturen på en kontrakt, men dette kan også omfatte ting som e-post eller banktransaksjoner.

Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide

Hvordan signere kontrakter på nett på en sikker måte

Digitale signaturer er i utgangspunktet sikrere enn tradisjonelle signeringsmetoder, men det er likevel noen forholdsregler du må ta:

• Bruk en anerkjent leverandør av digitale signaturer: Velg en leverandør som tilbyr et brukervennlig grensesnitt, en sikker plattform og utmerket kundestøtte.
• Hold programvaren oppdatert: Se jevnlig etter oppdateringer, da de ofte kan inneholde sikkerhetsoppdateringer som en utdatert versjon ikke ville gitt
• Ikke del den private nøkkelen: Den private nøkkelen er selve kjernen i den digitale signaturens sikkerhet. Oppbevar denne informasjonen på et trygt sted, og unngå å dele den med noen.
• Velg et sterkt passord: Ikke bruk ord eller fraser som er lette å gjette. Bruk en blanding av bokstaver, tall og spesialtegn.
• Bruk tofaktorautentisering: Det gir et ekstra sikkerhetslag ved å kreve en ekstra bekreftelse, for eksempel en kode som du får tilsendt på SMS eller e-post.

Hvordan signerer du dokumenter på nett?

Mange bedrifter bruker fortsatt PDF-filer til kontraktsrelaterte formål, så det er viktig å vite hvordan man signerer en PDF online. Heldigvis er prosessen enkel med Oneflow.

1. Skap kontrakten du har tenkt å signere ved hjelp av et hvilket som helst dokumentbehandlingsprogram (du kan bruke Microsoft Word-dokumenter, Google Docs osv.). Deretter eksporterer du den som en PDF-fil.
2. Skap din gratis Oneflow-konto ved å gå til nettstedet og oppgi de nødvendige opplysningene (inkludert en levedyktig e-postadresse).
3. Bekreft e-postadressen din – klikk på lenken i Oneflow-e-posten, og fullfør registreringen ved å fylle ut de obligatoriske feltene.

5. Legg til motpartens e-postadresse ved hjelp av panelet til høyre på skjermen. Gjenta dette trinnet for alle motparter (hvis det er mer enn én).
6. Du kan også tilpasse meldingene eller legge til en video i kontrakten.
7. Send dokumentet, og motpartene vil motta en signaturforespørsel. Du blir automatisk varslet når de mottar e-posten og åpner eller signerer PDF-kontrakten din.
8. Signer kontrakten selv, og vent på at motpartene gjør det samme.
9. Du kan laste ned den signerte PDF-kontrakten via e-posten Oneflow automatisk sender deg når signeringsprosessen er fullført.

Du kan bruke Oneflow gratis til å sende, motta og signere PDF-kontrakter.

Det finnes en bedre måte å signere nettkontrakter på

Hvis du noen gang har prøvd å lese en PDF-fil på telefonen, vet du at det ikke er den beste opplevelsen. Samtidig sier 84 % av respondentene i Contract Compass-rapporten vår at det å kunne signere dokumenter på en hvilken som helst enhet er avgjørende for fremtidens kontrakter.

Heldigvis trenger du ikke å bruke PDF-filer. Det andre alternativet er å gå helt digitalt. Hva er digitale kontrakter? I motsetning til PDF-filer er dette HTML-baserte, fullt redigerbare dokumenter. Du slipper å sende kontrakter frem og tilbake med endeløse revisjoner – du kan jobbe med én versjon, som kan redigeres i sanntid, og så er det bare å signere når den er klar.

Med Oneflows HTML-kontrakter kan du justere tekststørrelsen og linjeskift for å gjøre dem enkle å lese. Med disse heldigitale kontraktene kan du også oppmuntre til forhandlinger og samarbeid ved å legge til interaktive felt som mottakeren kan fylle ut. Alle endringer og oppdateringer gjøres i sanntid.

Les også: Why electronic signatures are just as valid as handwritten signatures

Hvordan signere en kontrakt i Oneflow

Signering av heldigitale HTML-kontrakter via Oneflow skiller seg fra bruk av PDF-filer. Hele prosessen foregår på plattformen. Du kan signere dokumenter på nettet på tre forskjellige måter. Uansett hvilken metode du velger, vil signaturen være sikker og juridisk bindende – den har samme tyngde som en tradisjonell, fysisk signatur med vått blekk.

You have the following options when signing a digital contract online with Oneflow:

1. Signer dokumenter på nett med ett klikk

Det er standardmetoden og den enkleste. Alt du trenger å gjøre er å klikke på en stor grønn knapp i Oneflow, og voilà! Du har en juridisk bindende kontrakt. Dette gjøres via en sikker, kryptert lenke.

2. Signer dokumenter på nett med BankID

Det er den mest avanserte måten å signere en avtale på, og kan brukes når du trenger et høyere sikkerhetsnivå og sikre compliance. Ved å signere med BankID kan du være sikker på at avtalen ikke havner i gale hender eller signeres av noen uvedkommende.

3. Signer dokumenter online med SMS eller e-post

Du kan også signere ved hjelp av en SMS-kode eller e-postautorisasjon. Du mottar en kode som du kan bruke til å verifisere signaturen din som en del av signeringsprosessen.

4. Signer kontrakter på nettet med en håndskrevet signatur

En blekksignatur har samme tyngde som en standard elektronisk signatur. Med denne metoden kan underskriveren fysisk tegne eller skrive signaturen sin direkte på enheten man bruker.

Andre nyttige Oneflow-funksjoner

Oneflow tilbyr også mange andre nyttige funksjoner for kontraktsautomatisering og generell kontraktshåndtering. Her er noen eksempler:

• Oneflow AI – Bruk AI-verktøy til å importere og gjennomgå kontrakter for å finne feil og problemer med compliance, eller til å finne informasjon raskt i kontraktsdatabasen din. Les vår egen artikkel om hvordan du kan bruke AI i kontraktsarbeidet for mer informasjon.
• Dynamiske maler – Bruk et bibliotek med tilpassbare maler for å skape kontrakter mye enklere og raskere.
• Sporing – Bruk sporingsfunksjonene og den innebygde kalenderen til å optimalisere og effektivisere kontraktshåndteringen.
• Management – Configure admin roles, customizable reminders, notifications etc. 
• Workspaces og samarbeid – Gjør det enklere å samarbeide om kontrakter med merkevarebaserte arbeidsområder som er tilpasset bedriftens arbeidsflyt for kontrakter, videoopptak av skjermbilder, revisjonsprøver, kommentarer, konfigurerbare utløsere og tilgangsregler.
• Analyse – Følg med på engasjementsdata og andre viktige beregninger (antall besøkende, åpningsfrekvens) for å identifisere problemer og forbedre fremtidige kontrakter.
• Integrasjoner – Bruk ulike typer integrasjoner (HubSpot, Teatailor, Salesforce osv.) for å forbedre og tilpasse løsningen til ditt spesifikke bruksområde.

Hvordan du signerer dokumenter online: Sammendrag

I den digitale verden vi lever i, har det å signere dokumenter online ikke bare blitt en bekvemmelighet, men en nødvendighet. Det effektiviserer arbeidsflyten, forbedrer sikkerheten og sparer verdifull tid. Med stadig mer globalt samarbeid og fjernarbeid er tradisjonelle papirbaserte signaturer i ferd med å bli en relikvie fra fortiden.

Oneflow gjør det enkelt å signere kontrakter online. Takket være de kraftige funksjonene for utarbeidelse og kontraktshåndtering, for eksempel maler og AI-verktøy som effektiviserer prosessen med å skrive og gjennomgå avtaler, kan du bokstavelig talt generere og sende et dokument til motparter på få minutter.

Vil du sjekke det ut? Prøv Oneflow i dag og se alle funksjonene våre i aksjon med vår 14-dagers gratis prøveperiode! og linjeskift for å gjøre dem enkle å lese. Med disse digitale kontraktene kan du også oppmuntre til forhandlinger og samarbeid ved å legge til interaktive felt som mottakeren kan fylle ut. Alle endringer og oppdateringer gjøres i sanntid, som ved et trylleslag!