En elektronisk signatur for innkjøp gjør arbeidet ditt raskere og mer effektivt enn noensinne. Men det kan være vanskelig å vite hvor man skal begynne. Det er her vi kommer inn i bildet. I denne veiledningen tar vi en titt på hvordan en elektronisk signatur for innkjøp kan hjelpe deg med å komme videre – og hvordan du best kan bruke den.
Hva er innkjøp?
Enkelt sagt er innkjøp en prosess som går ut på å skaffe varer og tjenester. Disse varene og tjenestene kan omfatte råvarer, komponenter og ferdige produkter som trengs til produksjon av andre varer og tjenester. Men det kan også omfatte håndteringen av kontraktsforholdet mellom kjøperen og leverandøren av varer og tjenester.
Innkjøp er en integrert del av enhver organisasjon. Det hjelper organisasjoner med å nå sine mål og målsettinger. Anskaffelsesprosessen sikrer at organisasjonen får mest mulig valuta for pengene ved å skaffe de riktige varene eller tjenestene til riktig pris.
Les også: Dette er hvordan og hvorfor du bør bruke AI i innkjøp: En komplett guide for 2023
1. Hvordan kan du bruke elektronisk signatur for innkjøp?
Elektronisk signatur, også kjent som e-signatur, er en digital signatur som brukes til å signere elektroniske dokumenter. Det er en juridisk bindende måte å signere dokumenter på som eliminerer behovet for papirbaserte signaturer. E-signatur er mye brukt i anskaffelsesprosesser for å effektivisere og automatisere signeringen av anskaffelsesdokumenter.
En av de viktigste fordelene ved å bruke e-signaturer for innkjøp er at det bidrar til å gjøre innkjøpsprosessen raskere. Med e-signaturer kan innkjøpsdokumenter signeres og returneres raskt, noe som eliminerer behovet for papirbaserte signaturer, som kan ta dager eller uker.
E-signaturer er også sikrere enn tradisjonelle papirbaserte signaturer. De bruker krypteringsteknologi for å beskytte dokumentet og signaturen, slik at signaturen ikke kan forfalskes eller manipuleres. I tillegg støttes e-signaturer ofte av juridiske rammer og forskrifter som sikrer at de er gyldige og kan håndheves.
For å kunne bruke e-signaturer i innkjøp er det noen få ting organisasjoner må gjøre. Først må de identifisere hvilke typer dokumenter som kan signeres med e-signatur. Dette kan omfatte innkjøpsordrer, kontrakter og andre innkjøpsrelaterte dokumenter. Deretter må organisasjonen velge en e-signaturløsning som dekker behovene. Det finnes mange e-signaturløsninger, fra enkle nettbaserte løsninger til mer komplekse systemer på bedriftsnivå.
Når en e-signaturløsning er valgt, må organisasjonen sette opp systemet og lære opp de ansatte i hvordan det skal brukes. Dette kan innebære å utarbeide retningslinjer og prosedyrer for bruk av e-signaturer og gi opplæring i hvordan systemet brukes effektivt.
2. Hva er fordelene ved å bruke elektronisk signatur for innkjøp?
Elektroniske signaturer er et effektivt verktøy som kan gi flere betydelige fordeler for innkjøpsprosesser. I en verden der papirbaserte prosesser blir stadig mer utdaterte, kan elektroniske signaturer hjelpe innkjøpere med å effektivisere prosessene, redusere administrative oppgaver og forbedre sikkerheten og åpenheten.
En av de største fordelene med elektroniske signaturer er at de gjør det raskere å signere viktige anskaffelsesdokumenter, noe som kan redusere den vanlige ventetiden på 4-6 uker betraktelig. Med tradisjonelle papirbaserte prosesser kan det å innhente signaturer være en tidkrevende og tungvint prosess som innebærer utskrift, signering, skanning og videresending av dokumenter.
Dette kan føre til forsinkelser og ineffektivitet, noe som kan redusere innkjøpssyklusene og øke arbeidsmengden for innkjøpere. Elektroniske signaturer er et raskere og mer effektivt alternativ som gjør det mulig å signere dokumenter raskt og enkelt, uten at fysiske dokumenter må skrives ut eller skannes.
Elektroniske signaturer kan også forbedre sikkerheten i innkjøpsprosessene. I dagens digitale verden er risikoen for svindel og cyberangrep et stort problem for alle organisasjoner. Elektroniske signaturer kan bidra til å redusere denne risikoen ved å gi en sikker og pålitelig måte å verifisere identiteten til underskriveren på og sikre at signaturen ikke er manipulert. Dette kan bidra til å redusere risikoen for svindel og sikre at anskaffelsesprosesser gjennomføres på en sikker og pålitelig måte.
En annen fordel med elektroniske signaturer er at de gjør innkjøpsprosessene mer transparente og etterprøvbare. Med elektroniske signaturer er det mulig å spore når dokumenter ble signert og av hvem, noe som gir en klar oversikt over innkjøpsaktivitetene. Dette kan bidra til økt ansvarlighet og gjøre det enklere å overholde lovpålagte krav, for eksempel når det gjelder journalføring og databeskyttelse.
Les også: En komplett guide til innkjøp for 2023
3. Hvordan få mest mulig ut av elektroniske signaturerfor innkjøp?
Når det gjelder elektroniske signaturer for innkjøp, er Oneflow en signaturløsning som kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av prosessene. Elektroniske signaturer er et effektivt verktøy for innkjøpere, ettersom de kan bidra til å strømlinjeforme prosesser, øke effektiviteten og redusere antall feil. Her er noen måter Oneflow kan hjelpe innkjøpsteam med å få mest mulig ut av elektroniske signaturer:
- Faster turnaround times: With Oneflow, contracts can be signed quickly and easily, which can help to reduce the time it takes to complete procurement processes.
- Increased accuracy: Electronic signatures are more accurate than paper-based signatures, as they can’t be altered or forged. This can help to reduce the risk of fraud and errors in procurement processes.
- Increased security: Oneflow uses advanced security measures to ensure that electronic signatures are secure and tamper-proof. This can help to protect sensitive procurement information and reduce the risk of data breaches.
- Improved collaboration: Oneflow allows multiple parties to sign a document electronically, which can help to improve collaboration between procurement teams and suppliers.
- Better tracking: Oneflow provides detailed tracking and audit trails for all electronic signatures, which can help procurement teams to monitor the progress of procurement processes, identify bottlenecks, and improve efficiency.
Sammendrag
Med raskere behandlingstid, økt nøyaktighet, økt sikkerhet, bedre samarbeid og bedre sporing kan Oneflow bidra til å effektivisere innkjøpsprosessene og øke effektiviteten. Ved å utnytte kraften i en elektronisk signatur for innkjøp kan du spare tid, redusere antall feil og forbedre den generelle effektiviteten i innkjøpsprosessene dine.
