Innkjøp er en av de mest usexy delene av en virksomhet. Den er svært viktig, men ikke like glamorøs og spennende som andre deler av virksomheten, for eksempel salg og markedsføring. Den har en tendens til å gå under radaren, men en vellykket innkjøpsstrategi kan bokstavelig talt være avgjørende for en bedrift. Særlig når de økonomiske forholdene er ustabile.
For det første, hva er en innkjøp?
Innkjøp er prosessen med å skaffe tjenester eller materialer til virksomheten. For at en bedrift skal kunne skape et produkt eller en tjeneste, trenger den forsyninger. Eller det må sikre seg tjenester fra et annet selskap for å skaffe materialer. Hvordan skal man ellers kunne produsere det man prøver å selge? Det er her innkjøp kommer inn i bildet. Det er prosessen med å skaffe de riktige materialene til riktig pris for å sikre at virksomheten kan operere.
Målet med innkjøp er å redusere virksomhetens kostnader og øke fortjenesten ved å øke marginene på produktene som selges.
Her er de ti trinnene for å skape en vellykket innkjøpsstrategi:
Vurdere virksomhetens og innkjøpsprosessens nåværende tilstand
Før du setter i gang med noe som helst, er det lurt å se på hvor du er i dag. Du bør ikke kaste deg ut i en ny prosess eller endre på ting uten å ha en klar oppfatning av hvor du vil. Og det er ikke sikkert at du vet hvor du skal hvis du ikke vet hvor du er akkurat nå. Ta deg derfor tid til å evaluere dine nåværende behov og anskaffelsesprosesser. Hva fungerer? Hva fungerer ikke? Skriv det ned. Når du har skrevet det ned, kan du ta et skritt tilbake og vurdere hvordan det går, med et fullstendig fugleperspektiv.
Les også: Slik overlever og trives du i en lavkonjunktur
Analysere den nåværende markedssituasjonen og markedsforholdene.
Når du jobber med innkjøpsstrategi, opererer du i et svært dynamisk miljø som er ekstremt konjunkturfølsomt. Prisene stiger og faller hele tiden, men når hele virksomheten er avhengig av å sikre riktig mengde av et bestemt materiale til riktig pris, er det selvsagt best å kjøpe når prisene er lave. Det er imidlertid ikke slik markedet fungerer. Det er ikke akkurat rasjonelt, og til tross for at økonomifaget forutsetter at alle aktører er rasjonelle, er ikke mennesker det.
Hvis det for øyeblikket er mangel på noe, øker prisen på varen, og da vil folk være villige til å betale mer fordi de vet at det er knapphet på varen. Dermed øker også etterspørselen. Ettersom innkjøp handler om å sikre seg materialer eller tjenester, er det ekstremt følsomt for markedsforholdene og kan føre til virksomhetens undergang hvis kostnadene ved å anskaffe varer blir for høye. Da spiser det av fortjenestemarginen. Det er mange bedrifter som har gått konkurs på grunn av flismangel eller høye tømmerkostnader.
Det kan også være muligheter å utnytte. Hvis det er overflod av materialer som du ikke trenger for øyeblikket, men du har mulighet til å få tak i dem i store kvanta til en god pris som du kan tjene penger på, er det bare å slå til. Noen ganger er det slike beslutninger som kan ha en enorm innvirkning på bunnlinjen når det gjelder innkjøp.
Sett deg målbare mål
Hva prøver du å oppnå? Fra et forretningsperspektiv? Og fra et innkjøpsperspektiv? Når du vet hva du sikter mot, har du en klarere retning for hvordan du skal oppnå det.
Disse målene bør følge S.M.A.R.T.-rammeverket.
Spesifikke. Målbare. Oppnåelig. Relevant. Tidsavgrenset.
Når du setter deg mål, bør du gjøre det i henhold til dette rammeverket, ettersom det er tidstestet og bekreftet at det gir resultater. De er bokstavelig talt smarte, det ligger i navnet.
Les også: De beste tipsene for å få mest mulig ut av e-signaturer
Definere retningslinjer for innkjøp
Hvilke grenser har du for hva du er villig til å betale? Hvilke egenskaper er det du er ute etter i materialene du kjøper? Er du villig til å gjøre en avveining mellom kvalitet og pris? Eller kvantitet kontra kvalitet? Det er denne typen spørsmål som vil danne grunnlaget for innkjøpspolitikken din fremover.
Hvis du for eksempel vet at du ikke er villig til å betale mer enn 4 dollar per enhet med et minimumskvantum på 5 000, er dette basisprisen din. Det er utgangspunktet du jobber ut fra (i hvert fall når det gjelder prisstrategi).
Det viktigste når du utarbeider retningslinjer, er at du har et rammeverk som du kan jobbe ut fra. Og at du er innforstått med at det kan være nødvendig å gjøre avveininger for å sikre riktig mengde, riktig kvalitet eller riktig tidspunkt. Det bør også være klart hvem som har beslutningsmakt når det gjelder å sikre de varene eller tjenestene du trenger for at virksomheten din skal fungere. På den måten unngår du at ulike tilbud flyr rundt til feil personer og gjør hele prosessen uoversiktlig.
Diskutere med interessenter
Interessenthåndtering er viktig i alle organisasjoner og for alle funksjoner. Dette gjelder også for innkjøp, fordi innkjøp kan ha stor innvirkning på en bedrift hvis det gjøres riktig, og enda større innvirkning hvis det gjøres feil. Diskuter derfor innkjøpsstrategien og -planen med innkjøpssjefen, innkjøpsteamet og andre interessenter som sitter i ledergruppen eller er involvert i prosessen. For eksempel de som styrer selve produksjonen av produktet, kvalitetssikringsteamet osv. De vil alle kunne gi verdifulle innspill til hvilke materialer du bør kjøpe inn, og bidra til å fastsette verdien av dem.
Sikre deg de riktige verktøyene
Som med alle andre jobber finnes det verktøy som er nødvendige for å utføre jobben. Når det gjelder innkjøp, kan det være å ha den rette programvaren eller plattformen som gjør det mulig å få de beste tilbudene. Eller hvor du kan finne de største eller beste leverandørene av materialene du trenger.
Å ha de riktige verktøyene kan være en enorm fordel eller ulempe for innkjøpsprosessen. Det kan enten fremskynde eller forsinke den betraktelig. Digitale kontrakter er naturligvis et godt supplement til innkjøpsprosessen, men det finnes også andre verktøy som definitivt bidrar til å få jobben gjort.
Les også: De ti beste programvareverktøyene for innkjøp du trenger i 2023
Skissere og ferdigstille innkjøpsstrategien
Når du har målene dine, interessentene er med på laget og du har de riktige verktøyene til rådighet. Da er du så godt som i mål. Du må bare samle alt sammen og sette det inn i en sammenhengende struktur. En struktur som er lett å forstå for alle som skal gjennomføre strategien.
Når alt er på plass, er det lettere for alle å bli enige. De vet hva som er deres ansvar og hva de skal gjøre. Det skaper samstemthet og gjør det neste steget enklere.
Tips til en vellykket innkjøpsstrategi: Gjennomfør
Den siste, men viktigste delen er å gjennomføre strategien du har jobbet så hardt og lenge med. Det er definitivt den vanskeligste delen, men hvis alt annet er på plass, kan du følge trinnene for å gjennomføre planen fullt ut. Det er selvsagt lettere sagt enn gjort, men hvis alle de foregående trinnene er gjennomført og du stoler på teamet ditt, er det egentlig alt du kan be om.
Det er mye arbeid å utarbeide en innkjøpsstrategi. Det er mange bevegelige deler. Mange mennesker må involveres, og det er utsatt for utenforstående krefter som er utenfor bedriftens kontroll. Når det er sagt, er det en svært viktig prosess som ligger i hjertet av et selskap. Hvis anskaffelsesprosessen blir feil, kan virksomheten gå konkurs. Men hvis de gjør det riktig, kan virksomheten blomstre. Det er definitivt et tveegget sverd.
Les også: Betydningen av datadrevet beslutningstaking for virksomheter
Evaluere og optimalisere
Kontinuerlig evaluering av anskaffelsesprosessen er avgjørende for å sikre at den forblir relevant for organisasjonens skiftende behov. Endringer i markedet, teknologi og andre eksterne faktorer kan påvirke anskaffelsesprosessen, noe som gjør det nødvendig å gjennomgå og oppdatere retningslinjer og prosedyrer for anskaffelser med jevne mellomrom. Dette vil bidra til å sikre at anskaffelsesprosessen er i tråd med organisasjonens forretningsmål.
Forbedring av innkjøpsprosessen er også nødvendig for å optimalisere effektiviteten og redusere kostnadene. Ved å identifisere ineffektivitet og implementere prosessforbedringer kan organisasjonen effektivisere anskaffelsesprosessen og redusere tiden og ressursene som trengs for å anskaffe varer og tjenester. Dette kan resultere i betydelige kostnadsbesparelser for organisasjonen, som kan reinvesteres i andre deler av virksomheten.
For å kunne evaluere og forbedre anskaffelsesprosessen kontinuerlig bør organisasjonen ta i bruk en datadrevet tilnærming. Dette innebærer å samle inn og analysere data om innkjøpsaktiviteter for å identifisere forbedringsområder. Dataanalyseverktøy kan brukes til å evaluere leverandørenes prestasjoner, identifisere muligheter for kostnadsbesparelser og optimalisere arbeidsflyten i innkjøpsprosessen.
Føre detaljerte registre
Nøyaktig registrering gir verdifull innsikt i innkjøpsprosessen og gjør det mulig for organisasjoner å identifisere ineffektivitet og forbedringsmuligheter. Denne informasjonen kan brukes til å evaluere leverandørenes prestasjoner, optimalisere arbeidsflyten i innkjøpsprosessen og redusere kostnadene.
Effektiv registrering hjelper også organisasjoner med å håndtere risiko ved å dokumentere alle innkjøpsaktiviteter og sikre at kontraktsforpliktelsene overholdes. Hvis det oppstår en tvist eller konflikt, kan nøyaktig dokumentasjon brukes til å løse problemet raskt og effektivt.
I tillegg er det viktig å føre nøyaktig dokumentasjon for å overholde lovpålagte krav. Mange bransjer er underlagt strenge regulatoriske krav, og hvis man ikke fører nøyaktige registre, kan det føre til betydelige bøter og straffer, noe ingen ønsker.
