Skip to content

Henkilöstö & kulttuuri

10 askelta menestyksekkään hankintastrategian luomiseen

Hankinnat ovat yksi liiketoiminnan epäseksikkäimmistä osista. Se on elintärkeä osa-alue, mutta siinä ei ole samaa glamouria tai jännitystä kuin muissa liiketoiminnan osissa, kuten myynnissä tai markkinoinnissa. Se jää yleensä vähemmälle huomiolle, mutta onnistunut hankintastrategia voi tehdä yrityksestä menestyneen – erityisesti silloin, kun taloudelliset olosuhteet ovat epävakaat.

Ensinnäkin, mitä on hankinta?

Hankinta on prosessi, jossa hankitaan palveluita tai materiaaleja yrityksesi käyttöön. Jotta yritys voi luoda tuotteen tai palvelun, se tarvitsee tarvikkeita. Tai sen on varmistettava jonkin yrityksen palvelut, jotta se voi toimittaa sille joitakin materiaaleja. Hankinta on prosessi, jossa varmistetaan oikeat materiaalit oikeaan hintaan, jotta yritys voi toimia.

Hankinnan tavoitteena on alentaa yrityksen kustannuksia ja kasvattaa voittoja lisäämällä katteita, joita yritys saa myymistään tuotteista.

Procurement Strategy

Tässä on siis kymmenen askelta onnistuneen hankintastrategian luomiseen:

Arvioi liiketoimintasi ja hankintaprosessisi nykytila

Ennen kuin aloitat mitään, on järkevää tarkastella, missä tilanteessa olet tällä hetkellä. Sinun ei pitäisi ryhtyä uuteen prosessiin tai muuttaa asioita ilman selkeää suuntaa siitä, mihin haluat mennä. Etkä välttämättä tiedä, minne mennä, jos et tiedä, missä olet sillä hetkellä. Ota siis aikaa arvioida nykyisiä tarpeitasi ja hankintaprosessiasi. Mikä toimii? Mikä ei toimi? Kirjoita kaikki ylös. Kun olet kirjannut kaiken muistiin, voit ottaa askeleen taaksepäin ja arvioida, miten kaikki sujuu, ja tarkastella asioita lintuperspektiivistä.

Lue myös: Mitä sähköinen hankinta on ja mitä hyötyä siitä on yrityksellesi?

Analysoi markkinoiden nykytilanne ja olosuhteet

Kun työskentelet hankintastrategian parissa, toimit hyvin dynaamisessa ympäristössä, joka on erittäin altis nykyiselle taloudelliselle ilmapiirille. Hinnat nousevat ja laskevat edestakaisin, mutta kun koko liiketoimintasi on riippuvainen siitä, että varmistat oikean määrän tiettyä materiaalia oikeaan hintaan, on tietenkin parempi ostaa silloin, kun hinnat ovat alhaiset. Markkinat eivät kuitenkaan toimi näin. Se ei ole aivan rationaalista, vaikka taloustieteessä näin oletetaankin.

Jos jostakin tavarasta on tällä hetkellä pulaa, se nostaa sen hintaa, ja silloin ihmiset ovat valmiita maksamaan enemmän. Myös kysyntä kasvaa. Koska hankinnoissa on siis kyse materiaalien tai palveluiden hankkimisesta, ne ovat erittäin alttiita markkinaolosuhteille ja voivat aiheuttaa yrityksen kaatumisen, jos tavaroiden hankintakustannukset nousevat liian korkeiksi. Silloin se syö yritysten voittomarginaalia. Monet yritykset ovat kaatuneet lastupulan tai korkeiden puutavarakustannusten vuoksi.

Myös mahdollisuuksia voi olla hyödynnettävissä. Jos materiaalia, jota et tällä hetkellä tarvitse, on runsaasti, mutta sinulla on mahdollisuus saada sitä irtotavarana edulliseen hintaan ja saada siitä voittoa, niin tartu siihen. Joskus nämä ovat päätöksiä, joilla voi olla ylivoimainen vaikutus lopputulokseen.

Aseta mitattavissa olevat tavoitteet hankintastrategiallesi

Mitä yrität saavuttaa liiketoiminnan näkökulmasta? Entä hankinnan näkökulmasta? Kun tiedät, mihin pyrit, sinulla on selkeämpi suunta, miten se saavutetaan.

Tavoitteiden tulisi olla:

Tarkkoja, mitattavissa, saavutettavissa relevantteja ja aikaan sidottuja.

Kun asetat tavoitteita, niiden tulisi noudattaa tätä kehystä, sillä se on testattu ja todennettu tuloksekkaaksi.

Lue myös: Sähköinen allekirjoitus hankintoja varten: Mitä sinun on tiedettävä?

Rabbit reading from a book on procurement strategy on pink carpet

Määritä hankintapolitiikat

Mitkä ovat rajat sille, mitä olet valmis maksamaan? Mitä ominaisuuksia etsit hankkimissasi materiaaleissa? Oletko valmis tekemään kompromissin laadun ja hinnan välillä? Vai meneekö määrä laadun edelle? Tämäntyyppiset kysymykset vaikuttavat hankintakäytäntöihisi jatkossa.

Jos esimerkiksi tiedät, ettet ole valmis maksamaan enempää kuin 4 euroa yksikköä kohti, kun vähimmäismäärä on 5 000 kappaletta, se on perushintasi. Siitä lähtökohdasta lähdet liikkeelle (ainakin hinnoittelustrategian osalta).

Tärkeintä käytäntöjä laadittaessa on, että sinulla on puitteet, joiden pohjalta voit työskennellä. Ja että ymmärrät, että kompromisseja on ehkä tehtävä, jotta voit varmistaa oikean määrän, oikean laadun tai oikean ajan. Lisäksi olisi oltava selvää, kenellä on päätösvalta, kun on kyse sellaisten tavaroiden tai palvelujen hankkimisesta, joita tarvitset liiketoimintasi pyörittämiseksi. Näin erilaiset tarjoukset eivät lennä väärille ihmisille ja sekoita koko prosessia.

Keskustele sidosryhmien kanssa

Sidosryhmien hallinta on tärkeää missä tahansa organisaatiossa ja missä tahansa toiminnossa. Tämä pätee myös hankintoihin, koska hankinnoilla voi olla valtava vaikutus yritykseen, jos ne tehdään oikein – ja vielä enemmän, jos ne tehdään väärin. Keskustele siis hankintastrategiasta ja -suunnitelmasta hankintapäällikön, hänen hankintatiiminsä ja muiden sidosryhmien kanssa, jotka saattavat kuulua johtoryhmään tai olla mukana prosessissa. Esimerkiksi ne, jotka hallinnoivat tuotteesi varsinaista tuotantoa, laadunvarmistusta jne. Heillä kaikilla on arvokasta tietoa siitä, mitä materiaaleja kannattaa hankkia, ja he auttavat määrittämään niiden arvon.

Hanki oikeat työkalut hankintastrategiasi toteuttamiseksi

Kuten jokaiseen muuhunkin työhön, myös hankintaan tarvitaan työkaluja. Hankinnoissa voi olla kyse oikeasta ohjelmistosta tai alustasta, jonka avulla voit saada parhaat tarjoukset.

Työkalut voivat olla valtava siunaus tai este hankintaprosessillesi. Ne voivat joko nopeuttaa asioita tai hidastaa niitä ratkaisevasti. Digitaaliset sopimukset ovat luonnollisesti loistava lisä hankintaprosessiisi, mutta on olemassa muitakin työkaluja, jotka varmasti auttavat työn tekemisessä.

Lue myös: 10 parasta hankintaohjelmistoa vuonna 2024

Hahmottele ja viimeistele hankintastrategia

Kun sinulla on tavoitteesi, sidosryhmät mukana ja oikeat työkalut käytössäsi, olet melko pitkälti valmis. Sinun on vain koottava kaikki yhteen ja saatava kasaan johdonmukainen rakenne. Sellainen strategia, joka on helposti ymmärrettävissä kaikille osapuolille.

Kun suunnittelu on tehty hyvin, kaikkien on helpompi päästä samalle sivulle. He tietävät, mitkä ovat heidän vastuualueensa ja mitä heidän on tehtävä. Se luo yhdenmukaisuutta ja tekee seuraavasta vaiheesta helpomman.

Vinkkejä onnistuneeseen hankintastrategiaan: Toteuttaminen

Viimeinen mutta tärkein osa on sen strategian toteuttaminen, jonka parissa olet työskennellyt kovasti ja pitkään. Se on ehdottomasti vaikein osa, mutta jos kaikki muu on kunnossa, voit vain seurata vaiheita suunnitelman täydelliseen toteuttamiseen. Se on tietysti paljon helpommin sanottu kuin tehty, mutta jos kaikki edeltävät vaiheet on suoritettu ja luotat tiimiisi, muuta et voi pyytää.

Hankintastrategian luominen vaatii paljon työtä. Siihen liittyy monia liikkuvia osia. Mukaan on saatava paljon ihmisiä, ja se on altis ulkopuolisille voimille, joihin yritys ei voi vaikuttaa. Tästä huolimatta se on ratkaisevan tärkeä prosessi, joka on yrityksen ytimessä. Jos hankinnat tehdään väärin, yritys voi epäonnistua. Mutta jos ne tehdään oikein, yritys voi kukoistaa. Kyseessä on ehdottomasti kaksiteräinen miekka.

Lue myös: Hankintojen hallitseminen: RFP:n, RFQ:n ja RFI:n erojen ymmärtäminen

Arvioi ja optimoi

Hankintaprosessin jatkuva arviointi on olennaisen tärkeää sen varmistamiseksi, että prosessi vastaa organisaation muuttuvia tarpeita. Markkinoiden, teknologian ja muiden ulkoisten tekijöiden muutokset voivat kaikki vaikuttaa hankintoihin, minkä vuoksi on tarpeen tarkistaa ja päivittää hankintamenettelyjä säännöllisesti. Näin voidaan varmistaa, että hankintastrategia pysyy linjassa organisaation liiketoiminnan tavoitteiden ja päämäärien kanssa.

Hankintaprosessin parantaminen on tarpeen myös tehokkuuden optimoimiseksi ja kustannusten vähentämiseksi. Tunnistamalla tehottomia alueita ja toteuttamalla prosessien parannuksia organisaatiot voivat virtaviivaistaa hankintaprosessia ja vähentää tavaroiden ja palvelujen hankintaan tarvittavaa aikaa ja resursseja. Tämä voi johtaa organisaatiolle merkittäviin kustannussäästöihin, jotka voidaan investoida uudelleen liiketoiminnan muihin osa-alueisiin.

Jotta organisaatiot voisivat jatkuvasti arvioida ja parantaa hankintastrategiaansa, niiden olisi omaksuttava dataan perustuva lähestymistapa. Tähän kuuluu hankintatoimia koskevien tietojen kerääminen ja analysointi parannuskohteiden tunnistamiseksi. Data-analyysityökaluja voidaan käyttää toimittajien suorituskyvyn arviointiin, kustannussäästömahdollisuuksien tunnistamiseen ja hankintatyönkulkujen optimointiin.

Pidä yksityiskohtaista kirjanpitoa

Tarkka kirjanpito antaa arvokasta tietoa hankintaprosessista, minkä ansiosta organisaatiot voivat tunnistaa tehottomuusalueet ja parannusmahdollisuudet. Näiden tietojen avulla voidaan arvioida toimittajien suorituskykyä, optimoida hankintojen työnkulkuja ja vähentää kustannuksia.

Tehokas kirjanpito auttaa organisaatioita myös hallitsemaan riskejä, sillä sen avulla voidaan tallentaa kaikki hankintatoimet ja varmistaa, että sopimusvelvoitteita noudatetaan. Riita- tai konfliktitilanteissa tarkkojen tietojen avulla asia voidaan ratkaista nopeasti ja tehokkaasti.

Lisäksi tarkan kirjanpidon ylläpitäminen on olennaista sääntelyvaatimusten noudattamisen kannalta. Monilla teollisuudenaloilla on tiukat sääntelyvaatimukset, ja tarkan kirjanpidon laiminlyönti voi johtaa huomattaviin sakkoihin ja rangaistuksiin, joita kukaan ei halua.

Prev:

Tekoäly ja sopimusanalytiikka

Lisää artikkeleita

Sopimukset

Tekoäly ja sopimusanalytiikka

Hankinta

Mitä sähköinen hankinta on ja mitä hyötyä siitä on yrityksellesi?

Sopimukset

Kuinka vähentää kustannuksia allekirjoitusta edeltävässä vaiheessa Oneflown avulla?

Turvallisuus

5 vaarallista kyberturvallisuusvirhettä, joita yritykset tekevät

Sopimukset

Mikä on implisiittinen suostumus?

Sähköinen allekirjoitus

Miten tehdä digitaalinen allekirjoitus turvallisesti?

Sopimukset

Miten löytää oikea työkalu sopimusten tarkistamiseen?

Myynti

Miten myydä tapahtumissa?