Sähköinen allekirjoitus hankinnoissa tekee työstäsi nopeampaa ja tehokkaampaa kuin koskaan ennen. Mutta voi olla hankalaa tietää, mistä niiden kanssa kannattaa aloittaa. Tässä me tulemme apuun! Tässä oppaassa tarkastelemme, miten sähköinen allekirjoitus hankinnoissa voi auttaa sinua ja miten voit parhaiten hyödyntää sitä.
Käydään läpi:
- Miten sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää hankinnoissa?
- Mitä etuja sähköisen allekirjoituksen käyttämisestä hankinnoissa on?
- Miten hankintojen sähköisistä allekirjoituksista saadaan kaikki hyöty irti?
Mutta ennen kaikkea tätä…
Mitä on hankinta?
Yksinkertaisesti sanottuna hankinta on prosessi tavaroiden ja palveluiden hankkimiseen. Näihin tavaroihin ja palveluihin voi kuulua raaka-aineita, komponentteja ja valmiita tuotteita, joita tarvitaan muiden tavaroiden ja palvelujen tuottamiseen. Hankintaan voi kuitenkin liittyä myös tavaroiden ja palvelujen ostajan ja toimittajan välisten sopimussuhteiden hallinnointi.
Hankinnat ovat olennainen osa mitä tahansa organisaatiota. Ne auttavat organisaatioita saavuttamaan päämääränsä ja tavoitteensa. Hankintaprosessilla varmistetaan, että organisaatiot saavat parhaan vastineen rahoilleen hankkimalla oikeat tavarat tai palvelut oikeaan hintaan.
Lue myös: Hankinnan opas vuodelle 2024
1. Miten sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää hankinnoissa?
Sähköinen allekirjoitus, joka tunnetaan myös nimellä e-allekirjoitus, on digitaalinen allekirjoitus, jota käytetään sähköisten asiakirjojen allekirjoittamiseen. Se on oikeudellisesti sitova tapa allekirjoittaa asiakirjoja, ja tällöin paperisia allekirjoituksia ei enää tarvita. Sähköistä allekirjoitusta käytetään laajalti hankintaprosesseissa hankinta-asiakirjojen allekirjoittamisen tehostamiseksi ja automatisoimiseksi.
Yksi tärkeimmistä eduista, joita sähköisten allekirjoitusten käytöstä hankinnoissa saadaan, on se, että se auttaa nopeuttamaan hankintaprosessia. Sähköisten allekirjoitusten avulla hankinta-asiakirjat voidaan allekirjoittaa ja palauttaa nopeasti, jolloin ei tarvita paperisia allekirjoituksia, joiden tekeminen voi kestää päiviä tai jopa viikkoja.
Sähköiset allekirjoitukset ovat myös turvallisempia kuin perinteiset paperiset allekirjoitukset. Niissä käytetään salaustekniikkaa asiakirjan ja allekirjoituksen suojaamiseen, jolloin varmistetaan, ettei allekirjoitusta voida väärentää tai peukaloida. Lisäksi sähköisiä allekirjoituksia tukevat usein oikeudelliset puitteet ja määräykset, joilla varmistetaan niiden pätevyys ja täytäntöönpanokelpoisuus.
Jotta organisaatiot voivat käyttää sähköisiä allekirjoituksia hankinnoissa, niiden on tehtävä muutamia asioita. Ensinnäkin niiden on määriteltävä asiakirjatyypit, jotka voidaan allekirjoittaa sähköisillä allekirjoituksilla. Tällaisia voivat olla ostotilaukset, sopimukset ja muut hankintoihin liittyvät asiakirjat. Seuraavaksi organisaation on valittava sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, joka vastaa sen tarpeita. Saatavilla on monia sähköisen allekirjoituksen ratkaisuja, jotka vaihtelevat yksinkertaisista verkkopohjaisista ratkaisuista monimutkaisempiin, yritystason järjestelmiin.
Kun sähköisen allekirjoituksen ratkaisu on valittu, organisaation on otettava järjestelmä käyttöön ja koulutettava henkilöstö. Tämä voi edellyttää sähköisten allekirjoitusten käyttöä koskevien toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen luomista sekä järjestelmän tehokkaan käytön opastamista.
2. Mitä etuja sähköinen allekirjoitus tarjoaa hankinnassa?
Sähköiset allekirjoitukset ovat tehokas väline, joka voi tarjota useita merkittäviä etuja hankintaprosesseissa. Maailmassa, jossa paperipohjaiset prosessit ovat yhä enenevässä määrin vanhentumassa, sähköiset allekirjoitukset voivat auttaa hankinta-alan ammattilaisia virtaviivaistamaan prosessejaan, vähentämään hallinnollisia tehtäviä ja parantamaan turvallisuutta ja avoimuutta.
Yksi sähköisten allekirjoitusten merkittävimmistä eduista on niiden kyky nopeuttaa tärkeiden hankinta-asiakirjojen allekirjoittamista, mikä saattaa lyhentää huomattavasti tavanomaista 4-6 viikon odotusaikaa. Perinteisissä paperipohjaisissa prosesseissa allekirjoitusten hankkiminen voi olla aikaa vievä ja hankala prosessi, johon kuuluu asiakirjojen tulostaminen, allekirjoittaminen, skannaaminen ja lähettäminen.
Tämä voi johtaa viivästyksiin ja tehottomuuteen, jotka voivat hidastaa hankintasykliä ja lisätä hankinta-alan ammattilaisten työmäärää. Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat nopeamman ja tehokkaamman vaihtoehdon, sillä ne mahdollistavat asiakirjojen allekirjoittamisen nopeasti ja helposti, eikä fyysisiä asiakirjoja tarvitse tulostaa tai skannata.
Sähköiset allekirjoitukset voivat myös parantaa hankintaprosessien turvallisuutta. Tämän päivän digitaalisessa maailmassa petosten ja verkkohyökkäysten riski on kaikkien organisaatioiden suuri huolenaihe. Sähköiset allekirjoitukset voivat auttaa vähentämään näitä riskejä tarjoamalla turvallisen ja luotettavan keinon todentaa allekirjoittajan henkilöllisyys ja varmistaa, että allekirjoitusta ei ole peukaloitu. Näin voidaan vähentää petosriskiä ja varmistaa, että hankintaprosessit toteutetaan turvallisesti ja luotettavasti.
Toinen sähköisten allekirjoitusten etu on niiden kyky parantaa hankintaprosessien avoimuutta ja tarkastettavuutta. Sähköisten allekirjoitusten avulla on mahdollista seurata, milloin asiakirjat on allekirjoitettu ja kuka ne on allekirjoittanut, jolloin hankintatoimista saadaan selkeä selvitys. Tämä voi parantaa vastuuvelvoitetta ja helpottaa esimerkiksi kirjanpitoon ja tietosuojaan liittyvien sääntelyvaatimusten noudattamista.
Lue myös: 10 parasta hankintaohjelmistoa vuonna 2024
3. Miten hankintojen sähköisistä allekirjoituksista saadaan kaikki hyöty irti?
Kun on kyse hankintojen sähköisistä allekirjoituksista, Oneflow on allekirjoitusratkaisu, jonka avulla saat kaiken irti prosesseista. Sähköiset allekirjoitukset ovat tehokas työkalu hankinta-alan ammattilaisille, sillä niiden avulla voidaan virtaviivaistaa prosesseja, lisätä tehokkuutta ja vähentää virheitä. Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla Oneflow voi auttaa hankintatiimejä saamaan kaiken irti sähköisistä allekirjoituksista:
- Nopeammat läpimenoajat: Oneflown avulla sopimukset voidaan allekirjoittaa nopeasti ja helposti, mikä voi auttaa lyhentämään hankintaprosessien läpivientiin kuluvaa aikaa.
- Lisääntynyt tarkkuus: Sähköiset allekirjoitukset ovat tarkempia kuin paperiset allekirjoitukset, koska niitä ei voi muuttaa tai väärentää. Tämä voi auttaa vähentämään petosten ja virheiden riskiä hankintaprosesseissa.
- Lisääntynyt turvallisuus: Oneflow käyttää kehittyneitä turvatoimia varmistaakseen, että sähköiset allekirjoitukset ovat turvallisia. Tämä auttaa suojaamaan arkaluonteisia hankintatietoja ja vähentää tietomurtojen riskiä.
- Parempi yhteistyö: Oneflow sallii useiden osapuolten allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti, mikä voi parantaa hankintatiimien ja toimittajien välistä yhteistyötä.
- Parempi seuranta: Oneflow tarjoaa yksityiskohtaista seurantaa ja kirjausketjuja kaikille sähköisille allekirjoituksille, mikä voi auttaa hankintatiimejä seuraamaan hankintaprosessien etenemistä, tunnistamaan pullonkaulat ja parantamaan tehokkuutta.
Tiivistelmä
Oneflow auttaa virtaviivaistamaan hankintaprosesseja ja lisäämään tehokkuutta nopeamman läpimenoajan, paremman tarkkuuden, lisääntyneen turvallisuuden, paremman yhteistyön ja läpinäkyvän seurannan ansiosta. Hyödyntämällä sähköisen allekirjoituksen tehoa hankinnoissa voit säästää aikaa, vähentää virheitä ja parantaa hankintaprosessien yleistä tehokkuutta.
