En elektronisk signatur vid upphandling gör ditt arbete snabbare och effektivare än någonsin tidigare. Men det kan vara svårt att veta var man ska börja med dem. Det är där vi kommer in i bilden. I den här guiden tar vi en titt på hur en elektronisk signatur för upphandling kan hjälpa dig att komma framåt – och hur du bäst kan använda den.
Vad är upphandling?
Upphandling är helt enkelt en process för att skaffa varor och tjänster. Dessa varor och tjänster kan omfatta råmaterial, komponenter och färdiga produkter som behövs för att producera andra varor och tjänster. Men det kan också handla om förvaltningen av avtalsförhållandena mellan köparen och leverantören av varor och tjänster.
Upphandling är en integrerad del av varje organisation. Den hjälper organisationer att uppnå sina mål och målsättningar. Upphandlingsprocessen säkerställer att organisationerna får bäst värde för sina pengar genom att få rätt varor eller tjänster till rätt pris.
1. Vad är en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur är ett kostnadseffektivt och säkert sätt att snabbt få elektroniska dokument undertecknade. E-signaturer är juridiskt bindande i de allra flesta länder runt om i världen och kan ha samma tyngd och rättsliga verkan som en bläckad eller handskriven signatur.
En elektronisk signatur för upphandling innebär att du kan få viktiga kontrakt, avsiktsförklaringar och NDA:er undertecknade på ett ögonblick. Dagarna då du måste vänta på att få en PDF-fil tillbaka via e-post eller, ännu värre, på att få ett undertecknat papperskontrakt kan nu vara ett minne blott.
Läs också: Här är hur och varför du bör använda AI vid upphandling: En komplett guide för 2023
2. Hur kan du använda en elektronisk signatur vid upphandling?
Elektronisk signatur, även kallad e-signatur, är en digital signatur som används för att underteckna elektroniska dokument. Det är ett juridiskt bindande sätt att underteckna dokument som eliminerar behovet av pappersbaserade signaturer. E-signatur används ofta i upphandlingsprocesser för att effektivisera och automatisera undertecknandet av upphandlingsdokument.
En av de viktigaste fördelarna med att använda elektroniska signaturer vid upphandling är att det bidrar till att påskynda upphandlingsprocessen. Med e-signaturer kan upphandlingsdokumenten undertecknas och returneras snabbt, vilket eliminerar behovet av pappersbaserade signaturer som kan ta dagar eller till och med veckor att genomföra.
E-signaturer är också säkrare än traditionella pappersbaserade signaturer. De använder krypteringsteknik för att skydda dokumentet och signaturen, vilket garanterar att signaturen inte kan förfalskas eller manipuleras. Dessutom stöds e-signaturer ofta av rättsliga ramar och bestämmelser som garanterar deras giltighet och verkställbarhet.
För att använda e-signaturer vid upphandling finns det några saker som organisationer måste göra. För det första måste de identifiera vilka typer av dokument som kan undertecknas med hjälp av e-signaturer. Det kan handla om inköpsorder, kontrakt och andra upphandlingsrelaterade dokument. Därefter måste organisationen välja en lösning för e-signaturer som uppfyller deras behov. Det finns många e-underskriftslösningar tillgängliga, allt från enkla webbaserade lösningar till mer komplexa system på företagsnivå.
När en lösning för elektroniska signaturer har valts måste organisationen konfigurera systemet och utbilda personalen i hur det ska användas. Detta kan innebära att skapa policyer och rutiner för användning av e-signaturer, samt att tillhandahålla utbildning om hur man använder systemet effektivt.
3. Vilka är fördelarna med att använda en elektronisk signatur vid upphandling?
Elektroniska signaturer är ett kraftfullt verktyg som kan ge flera betydande fördelar för upphandlingsprocesser. I en värld där pappersbaserade processer blir alltmer föråldrade kan elektroniska signaturer hjälpa upphandlare att effektivisera sina processer, minska de administrativa uppgifterna och förbättra säkerheten och insynen.
En av de viktigaste fördelarna med elektroniska signaturer är att de kan påskynda undertecknandet av viktiga upphandlingsdokument, vilket kan minska den vanliga väntetiden på 4-6 veckor avsevärt. Med traditionella pappersbaserade processer kan det vara en tidskrävande och besvärlig process att få fram signaturer, vilket innebär att dokumenten måste skrivas ut, undertecknas, skannas och vidarebefordras.
Detta kan leda till förseningar och ineffektivitet som kan fördröja upphandlingscyklerna och öka arbetsbördan för upphandlarna. Elektroniska signaturer är ett snabbare och effektivare alternativ som gör det möjligt att underteckna dokument snabbt och enkelt, utan att fysiska dokument behöver skrivas ut eller skannas.
Elektroniska signaturer kan också förbättra säkerheten i upphandlingsprocessen. I dagens digitala värld är risken för bedrägerier och cyberattacker ett stort problem för alla organisationer. Elektroniska signaturer kan bidra till att minska dessa risker genom att tillhandahålla ett säkert och tillförlitligt sätt att verifiera undertecknarens identitet och säkerställa att signaturen inte har manipulerats. Detta kan bidra till att minska risken för bedrägerier och se till att upphandlingsprocesser genomförs på ett säkert och tillförlitligt sätt.
En annan fördel med elektroniska signaturer är deras förmåga att förbättra insynen och granskningen av upphandlingsprocesser. Med elektroniska signaturer är det möjligt att spåra när dokumenten undertecknades och av vem, vilket ger en tydlig dokumentation av upphandlingsverksamheten. Detta kan bidra till att förbättra ansvarsskyldigheten och underlätta efterlevnaden av lagstadgade krav, t.ex. i fråga om registerhållning och dataskydd.
Läs också: En komplett guide till upphandling för 2023
4. Hur får man ut det mesta av elektroniska signaturer vid upphandling?
När det gäller elektroniska signaturer för upphandling är Oneflow en signaturlösning som kan hjälpa dig att få ut det mesta av deras processer. Elektroniska signaturer är ett kraftfullt verktyg för upphandlingspersonal, eftersom de kan hjälpa till att effektivisera processer, öka effektiviteten och minska antalet fel. Här är några sätt som Oneflow kan hjälpa upphandlingsteam att få ut det mesta av elektroniska signaturer:
- Snabbare handläggningstider: Med Oneflow kan kontrakt undertecknas snabbt och enkelt, vilket kan bidra till att minska den tid det tar att slutföra upphandlingsprocesser.
- Ökad noggrannhet: Elektroniska signaturer är mer exakta än pappersbaserade signaturer eftersom de inte kan ändras eller förfalskas. Detta kan bidra till att minska risken för bedrägerier och fel i upphandlingsprocesser.
- Ökad säkerhet: Oneflow använder avancerade säkerhetsåtgärder för att se till att elektroniska signaturer är säkra och manipulationsskyddade. Detta kan bidra till att skydda känslig upphandlingsinformation och minska risken för dataintrång.
- Förbättrat samarbete: Oneflow gör det möjligt för flera parter att underteckna ett dokument elektroniskt, vilket kan bidra till att förbättra samarbetet mellan upphandlingsteam och leverantörer.
- Bättre spårning: Oneflow ger detaljerad spårning och revisionsspår för alla elektroniska signaturer, vilket kan hjälpa upphandlingsteam att övervaka framstegen i upphandlingsprocesser, identifiera flaskhalsar och förbättra effektiviteten.
Läs också: Ta kontroll över inköpsflödet
Slutsats
Oneflow kan hjälpa till att effektivisera upphandlingsprocesser och öka effektiviteten med snabbare genomströmningstider, ökad noggrannhet, ökad säkerhet, förbättrat samarbete och bättre spårning. Genom att utnyttja kraften i en elektronisk signatur för upphandling kan du spara tid, minska antalet fel och förbättra den övergripande effektiviteten i dina upphandlingsprocesser.
